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摘要：学生档案工作是学校一项重要的基础性工作，它既是学生在学习阶段活动留下的痕迹和成长记录，也是学校档案和校史的重要组成部分。还是社会了解学生在校期间综合情况及用人单位录用人才的重要依据，但当前高职院校学生档案工作中却存在着不少问题。本文针对这些问题进行分析。为把学生档案管理工作提高到新的水平提出相应的对策。
关键词：学生档案；作用；问题；对策
学生档案是学生在学习阶段留下的痕迹和成长记录，它较为全面地反映了学生在校期间的综合素质状况、学生社会关系、经济状况、家庭组成等多方面的情况。记录了学生的个人成长经历。是学校考察、培养教育学生的第一手资料。同时也为社会了解学生在校期间综合情况及用人单位录用人才提供重要参考依据。高职院校学生档案是学生在学习、实践、技能活动中形成的记述及反映高职院校学生独特的个人成长经历、表现，并以个体为单元按归档制度整理、保管。以备查考的信息载体。它与本科院校的学生档案既有共同点。又有其自身所固有的特点。本人现就高职院校学生档案管理工作的作用、存在问题及对策谈谈自己的认识。
一、学生档案的价值作用
1 学生档案是全面了解学生个人历史的有效窗口
学生档案是学生学习阶段的重要记录。就一个学生来说，不论他日后的发展如何。他在这一阶段所表现出来的感情、理念、品行、操守与他的一生都紧密相连。对他以后的发展都将产生重要的影响。因此，如果要考察一个学生在某个历史阶段中的真实情况。则他的个人档案就是十分珍贵的材料，它可以帮助我们全面了解有关个人的历史情况。
2 学生档案是加强学生思想政治工作、学生管理工作的重要途径
学生档案不但有利于大学生自觉提高综合素质，而且也是教育者加强思想政治工作、学生管理工作的一条重要途径。通过学生档案可以了解学生的历史状况，这对我们加强思想政治和学生管理工作提供了极大的帮助，增强思想政治工作的针对性、实效性。
3 学生档案是学生就业过程中为用人单位提供的可信依据
充分利用学生档案。既是对社会负责。同时也是对学生个人负责。首先。它能够为用人单位提供可信度很强的依据。根据档案材料，用人单位可确定对被考察学生的留用与否，以及决定其具体的工作岗位。这对深化用人制度改革将起到很好的指导和促进作用。其次，也是对学生个人负责。如果学生在走向社会后因疏忽而丢失了毕业证书。为求得用人单位的学历认可。此时唯一的补救方法就是查阅其有关学历档案。这样，既可以真实地反映学生的学历，又可以有效防止当今社会上不法之徒假造学历证书的恶行，维护学校声誉。
二、当前高职院校学生档案管理中存在的问题
1 档案管理制度亟待完善
多年来，高职院校学生档案缺乏必要的管理制度。虽然国家对高职院校学生管理下达了不少文件。但其中并没有涉及高职院校学生档案的具体管理，更没有一项专门的规定。使得高职院校学生档案工作制度不完善，具体操作中没有统一的程序和标准，容易产生随意性。
2 档案管理无序，专业人员缺乏
一般而言，高职院校都是由学生处负责学生日常管理等工作。学生档案应该由学生处设置专业岗位、选派专业人员来管理。但目前相当部分高职院校学生档案管理虽统一归学生处专门人员管理，但很少通过专业培训，造成学生档案管理人员专业知识欠缺。仅凭经验和感觉来操作，这势必造成学生档案管理上不够严肃、规范。
3 档案管理模式陈旧，技术落后
目前，高职院校还没有一套完整适用、统一规范的学生档案管理应用软件，学生档案的管理基本上还处于传统的、原始的、手工操作的实体管理模式中。给档案信息的开发利用带来很大的困难。学生档案管理体制、管理模式上存在的问题，必然导致学生档案管理落后于形势发展的要求。也制约了学生档案工作标准化、现代化进程。
4 学生档案材料内容不统一，规范性较差
生源地区的多样性和差异性，决定了学生档案的多样性。生源中普通高中类的毕业生注重《学籍卡片》《考试成绩登记表》《高中学生思想品德考核表》等反映学生学科成绩的材料；而中等职业学校类别的学生档案中更侧重《考生职业技能鉴定表》、实习、实训等反映职业学校特点的内容。省外学生的档案内容就更显多样。有的省份只有一张学籍卡，有的是一张毕业生登记表。
三、改善高职院校学生档案管理工作的对策和措施
1 大力宣传档案工作的重要性，增强广大师生的档案意识
学生档案管理工作是关系到为社会主义经济建设的各条战线输送合格人才的大事，是关系到客观公正反映一个学生的实际情况，使他们能够顺利毕业和就业的大事。因此，提高对学生档案工作的认识，积极关心支持学生档案工作。就必须在广大师生员工中大力宣传学生档案以及档案工作的重要性，增强师生的档案意识。使其对归档材料的各种要求及规范归档材料的重要性有一个正确的认识。只有使档案管理工作规范化、科学化、制度化，才能为安全保管和有效利用档案创造良好条件，确保学生档案材料归档及时和完整。
2 统一建档标准，明确归档内容与范围
学生档案是人事档案的基础，国家有关部门应制定统一的、适合各级各类学校操作的建档标准，统一的制表内容。各院校也应加强领导，高度重视档案建设，并建立健全收集、归档制度。使学生档案按照统一立卷内容和建档标准进行规范管理。具体来说。主要做好三方面的工作：一是要严格学生档案移交手续，做到新生档案必须由考生所在地的高招办统一邮寄至录取院校招生办，招生办根据录取名册一一核对无误后。再移交至档案管理部门，防止和杜绝学生自带档案，确保档案内容真实、完整。二是根据统一的建档标准。做到归档材料收集齐全。保证不缺人、不缺项目、不缺页，确保每个学生的每份档案材料填写清楚、齐全，签字、盖章不遗漏。三是组建一个有招生、就业、系部、教务、团委、医务等部门参与的学生档案材料收集小组。每个部门设一名联络员。组织他们进行建档、立卷等方面的专业知识培训。保证收集材料的质量，定期或不定期向学生档案管理部门送交材料。
3 丰富档案内容，提高档案利用价值
高职院校培养的学生是高素质、高技能应用型人才，其档案内容也应有别于本科院校而形成自身的特色。应注重收集体现其实际动手能力方面的材料。如各种技能证书、技术等级证书等。此外。在校期间因考试作弊、打架等原因受过处分的材料、检查。以及因表现较好撤销处分的材料都应如实归档。学生参加社会公益活动情况。如青年志愿者等。以及反映学生贷款信用状况的助学贷款还款情况、在校期间通过自学同时获得本科学历的证书等等。都应归入学生档案。从而丰富学生档案的内容。立体地、全面地反映出学生的发展情况，使学生档案能真正成为学校或用人单位培养人才、使用人才的可靠依据。
4 采取现代化的手段管理学生档案
学生在校期间，根据他们的特点，把每个学生可以规范化的档案材料录入到计算机中。在建好基本信息的基础上，随时录入学生的最新信息，及时对录入的信息进行维护与更新，确保信息数据完整、真实、准确。日常工作中可运用计算机进行学生个人信息的查询、统计、服务。当用人单位来考查学生时。我们就可以及时为其提供或打印一份准确的毕业生个人信息资料，不仅节省了大量人力、物力。同时也提高了档案管理工作的准确性和高效性。只有这样，学生档案才能在市场经济的大潮中发挥其潜在的能量和价值。更好地为社会主义现代化事业服务，这也是学生档案管理工作发展的趋势。
总之。要进一步加强高职院校学生档案管理工作。规范收集、归档制度。及时丰富学生档案内容，不断利用现代科技手段，充分发挥其利用价值，促进高职院校各项工作又好又快发展。
(长沙环境保护职业技术学院)
关键词：学生档案；作用；问题；对策
学生档案是学生在学习阶段留下的痕迹和成长记录，它较为全面地反映了学生在校期间的综合素质状况、学生社会关系、经济状况、家庭组成等多方面的情况。记录了学生的个人成长经历。是学校考察、培养教育学生的第一手资料。同时也为社会了解学生在校期间综合情况及用人单位录用人才提供重要参考依据。高职院校学生档案是学生在学习、实践、技能活动中形成的记述及反映高职院校学生独特的个人成长经历、表现，并以个体为单元按归档制度整理、保管。以备查考的信息载体。它与本科院校的学生档案既有共同点。又有其自身所固有的特点。本人现就高职院校学生档案管理工作的作用、存在问题及对策谈谈自己的认识。
一、学生档案的价值作用
1 学生档案是全面了解学生个人历史的有效窗口
学生档案是学生学习阶段的重要记录。就一个学生来说，不论他日后的发展如何。他在这一阶段所表现出来的感情、理念、品行、操守与他的一生都紧密相连。对他以后的发展都将产生重要的影响。因此，如果要考察一个学生在某个历史阶段中的真实情况。则他的个人档案就是十分珍贵的材料，它可以帮助我们全面了解有关个人的历史情况。
2 学生档案是加强学生思想政治工作、学生管理工作的重要途径
学生档案不但有利于大学生自觉提高综合素质，而且也是教育者加强思想政治工作、学生管理工作的一条重要途径。通过学生档案可以了解学生的历史状况，这对我们加强思想政治和学生管理工作提供了极大的帮助，增强思想政治工作的针对性、实效性。
3 学生档案是学生就业过程中为用人单位提供的可信依据
充分利用学生档案。既是对社会负责。同时也是对学生个人负责。首先。它能够为用人单位提供可信度很强的依据。根据档案材料，用人单位可确定对被考察学生的留用与否，以及决定其具体的工作岗位。这对深化用人制度改革将起到很好的指导和促进作用。其次，也是对学生个人负责。如果学生在走向社会后因疏忽而丢失了毕业证书。为求得用人单位的学历认可。此时唯一的补救方法就是查阅其有关学历档案。这样，既可以真实地反映学生的学历，又可以有效防止当今社会上不法之徒假造学历证书的恶行，维护学校声誉。
二、当前高职院校学生档案管理中存在的问题
1 档案管理制度亟待完善
多年来，高职院校学生档案缺乏必要的管理制度。虽然国家对高职院校学生管理下达了不少文件。但其中并没有涉及高职院校学生档案的具体管理，更没有一项专门的规定。使得高职院校学生档案工作制度不完善，具体操作中没有统一的程序和标准，容易产生随意性。
2 档案管理无序，专业人员缺乏
一般而言，高职院校都是由学生处负责学生日常管理等工作。学生档案应该由学生处设置专业岗位、选派专业人员来管理。但目前相当部分高职院校学生档案管理虽统一归学生处专门人员管理，但很少通过专业培训，造成学生档案管理人员专业知识欠缺。仅凭经验和感觉来操作，这势必造成学生档案管理上不够严肃、规范。
3 档案管理模式陈旧，技术落后
目前，高职院校还没有一套完整适用、统一规范的学生档案管理应用软件，学生档案的管理基本上还处于传统的、原始的、手工操作的实体管理模式中。给档案信息的开发利用带来很大的困难。学生档案管理体制、管理模式上存在的问题，必然导致学生档案管理落后于形势发展的要求。也制约了学生档案工作标准化、现代化进程。
4 学生档案材料内容不统一，规范性较差
生源地区的多样性和差异性，决定了学生档案的多样性。生源中普通高中类的毕业生注重《学籍卡片》《考试成绩登记表》《高中学生思想品德考核表》等反映学生学科成绩的材料；而中等职业学校类别的学生档案中更侧重《考生职业技能鉴定表》、实习、实训等反映职业学校特点的内容。省外学生的档案内容就更显多样。有的省份只有一张学籍卡，有的是一张毕业生登记表。
三、改善高职院校学生档案管理工作的对策和措施
1 大力宣传档案工作的重要性，增强广大师生的档案意识
学生档案管理工作是关系到为社会主义经济建设的各条战线输送合格人才的大事，是关系到客观公正反映一个学生的实际情况，使他们能够顺利毕业和就业的大事。因此，提高对学生档案工作的认识，积极关心支持学生档案工作。就必须在广大师生员工中大力宣传学生档案以及档案工作的重要性，增强师生的档案意识。使其对归档材料的各种要求及规范归档材料的重要性有一个正确的认识。只有使档案管理工作规范化、科学化、制度化，才能为安全保管和有效利用档案创造良好条件，确保学生档案材料归档及时和完整。
2 统一建档标准，明确归档内容与范围
学生档案是人事档案的基础，国家有关部门应制定统一的、适合各级各类学校操作的建档标准，统一的制表内容。各院校也应加强领导，高度重视档案建设，并建立健全收集、归档制度。使学生档案按照统一立卷内容和建档标准进行规范管理。具体来说。主要做好三方面的工作：一是要严格学生档案移交手续，做到新生档案必须由考生所在地的高招办统一邮寄至录取院校招生办，招生办根据录取名册一一核对无误后。再移交至档案管理部门，防止和杜绝学生自带档案，确保档案内容真实、完整。二是根据统一的建档标准。做到归档材料收集齐全。保证不缺人、不缺项目、不缺页，确保每个学生的每份档案材料填写清楚、齐全，签字、盖章不遗漏。三是组建一个有招生、就业、系部、教务、团委、医务等部门参与的学生档案材料收集小组。每个部门设一名联络员。组织他们进行建档、立卷等方面的专业知识培训。保证收集材料的质量，定期或不定期向学生档案管理部门送交材料。
3 丰富档案内容，提高档案利用价值
高职院校培养的学生是高素质、高技能应用型人才，其档案内容也应有别于本科院校而形成自身的特色。应注重收集体现其实际动手能力方面的材料。如各种技能证书、技术等级证书等。此外。在校期间因考试作弊、打架等原因受过处分的材料、检查。以及因表现较好撤销处分的材料都应如实归档。学生参加社会公益活动情况。如青年志愿者等。以及反映学生贷款信用状况的助学贷款还款情况、在校期间通过自学同时获得本科学历的证书等等。都应归入学生档案。从而丰富学生档案的内容。立体地、全面地反映出学生的发展情况，使学生档案能真正成为学校或用人单位培养人才、使用人才的可靠依据。
4 采取现代化的手段管理学生档案
学生在校期间，根据他们的特点，把每个学生可以规范化的档案材料录入到计算机中。在建好基本信息的基础上，随时录入学生的最新信息，及时对录入的信息进行维护与更新，确保信息数据完整、真实、准确。日常工作中可运用计算机进行学生个人信息的查询、统计、服务。当用人单位来考查学生时。我们就可以及时为其提供或打印一份准确的毕业生个人信息资料，不仅节省了大量人力、物力。同时也提高了档案管理工作的准确性和高效性。只有这样，学生档案才能在市场经济的大潮中发挥其潜在的能量和价值。更好地为社会主义现代化事业服务，这也是学生档案管理工作发展的趋势。
总之。要进一步加强高职院校学生档案管理工作。规范收集、归档制度。及时丰富学生档案内容，不断利用现代科技手段，充分发挥其利用价值，促进高职院校各项工作又好又快发展。
(长沙环境保护职业技术学院)