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办公室担负着上情下达、下情上报、对外交往和后勤服务等繁重工作，具有参谋、助手、协调、服务、把关、督办等多项职能，这就要求办公室工作人员具有较高的政治敏锐性、较准确的预见性，工作具有超前性和丰富经验。不论是办文、办事、办会，还是管理、服务、协调，任何一个环节出了问题，都会产生很大的影响，甚至给企业发展带来被动或造成损失。文书工作是办公室一项基本工作，也一项政治性、事务性、执行性很强的工作，并具有琐碎和繁杂的特点。其主要内容包括文件的收发、登记、传阅、立卷、归档及各种会议、重大活动的通知协调等。其工作的好坏，直接影响到办公室的工作效率。怎样提高办公室文书工作水平，笔者认为主要抓住“收、发两条线”：收是指外来文件的签收登记办理工作，发是指企业内部文件审核发送工作。
一、认真履行职责，严谨细致地做好收文工作
收文处理工作是一项细致的工作，对于每天来自各方面的文件，文书人员应该从以下几点认真办理，就不会导致文件遗失或接收不及时。
（一）准确规范地登记文件
文书处理要坚持集中统一管理的原则，文书人员要认真做好文件的签收登记工作。在OA办公系统中，如果不细心就会进入错误的收文件流程，而且无法更改，只能做手工补救。这就要求文书人员一定要严把收文关口，无论是上级单位下发的文件、通知，平级单位发来的函件，还是下级报送的请示、报告，都应做到统收、统办、统管，以便于规范管理、查阅利用。针对不同的来文进行相对应的操作，严谨规范地对来文核对无误后，快速签收，详细登记，盖签收章、编流水号并准确填写公文处理单，送负责人签批
（二）及时有效地传递文件
公文在传递、办理过程中， 都有明确严格的时效要求。“及时” 是确保公文处理工作时效性的基本前提。为便于领导更好地批示，文书人员要把来文按一定的类别、一定的内容摆放在一起呈领导阅批。这就需要文书人员必须先阅读一下文件的内容，根据实际情况需要将最重要的文件放在上面，依次类推将与本企业有直接关系的文件放在最上面，而关系不大的文件放在最后，做好文件的分类叠放工作。在处理过程中，要准确理解领导批示意见，凡是批示意见中涉及到的领导和部门要一一传阅到位，不能随意简化传阅程序或扩大传阅范围。文件传阅时，要随到随办，不积压、不拖拉、不误事，这是公文处理工作时效性的最基本要求。文书人员必须具有较强的时间观念，在各个环节上尽可能化繁为简，使文件流程简捷，管理科学，操作手续简便，最大限度地提高文件管理效率。如果领导不在办公室，文书人员要根据文件承办轻重缓急情况，及时将文件精神以电话告知领导，并将文件超前性地复印给承办部门，提前承办，以不耽误工作。在传阅文件的过程中，要随时做好文件流转的登记工作，理清领导批示内容、办理程度等情况，做到每一份文件的处理过程都有一条清晰的运转轨迹，便于领导在文件运转期间随时调阅。因此文书人员一定要增强时间观念、效率观念和程序观念，一旦超过时限就可能错过时机，贻误工作，造成损失。对于涉密文件，文书人员要牢固树立保密观念，严格遵守《中华人民共和国保密法》的献宝，按照文件自身的保密要求和阅知范围办理，在运行和处理过程中妥善保管。文书人员是涉密文件的直接接触者，必须时刻注意并经常检查自身的言行，办理好、保护好自己每一份涉密文件，确保安全保密。
（三）细致认真地归档文件
归档工作是文书处理的最后环节。公文办完后，文书人员要把文件归类、有序地存放，一些重要的文件如涉及本单位改制的、单位名称更换的以及领导职务任免的单独存放，这样查找起来方便。年终根据文书立卷、归档的有关规定，及时分类整理，定期向档案部门移交。
二、提高业务技能，严格精准的做好发文工作，
文书工作的另一个重要内容就是发文件的审核，机关各职能部门的文件起草流转到办公室审核阶段就需要文书人员对文件的格式，字句进行审核把关。
（一）把握公文格式特点，准确行文
《党政机关公文处理工作条例》规定的公文种类主要有：决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要等15种。公文是为解决实际问题而存在，是逻辑思维的活动。公文的内容必须反映公务中的情况，是对工作情况表明态度，对工作问题提出解决的方针原则、措施和办法，其目的性很强，带有任务式，同时有相对应的文种、格式和行文方式。不同的文种有不同的行文格式和要求，开关、结尾都不相同。这种固定的格式和行文方式是机关公文法定权威和鲜明的政治性的体现，应该用请示不能用报告，平级单位不能发上行文，这就要求文书人员具备较强的业务能力准确行文。
（二）分析公文主旨内容，精炼语言
办公室文书人员审稿要把好政治关、结构关、文字关。要把好政治关。就是看是否符合中央和上级精神，是否符合党的路线方针政策和法律法规，是否符合本地区实际。要把好结构关，就是看文稿是否具有条理性、贯通性和严谨性;看层次是否着眼于思想内容的划分，段落是否侧重于文字表达的需要，段落划分是否集中、完整和匀;看文章的过渡是否承上启下，能否使先后相关的两个层次和段落上下连贯，前后衔接，前后内容是否关照呼应，是否使文章结构严密、脉络连贯;看文章的开头和结尾，是否从文章的整体出发，有利于主题的表达和全文各部分的和谐。要把好文字关，就是要求论点与论据之间关系紧密，文字要准确、简洁、鲜明、易懂，不能出现错别字或丢字，标点符号要准确。公文必须简短扼要，忌过繁过细过详、忌滥用华丽辞藻，这要求文书人员具备较强的文字功底，审核后的公文语言达到规范的要求：文风端正、语言得体、表述严谨、语序合理、叙事简明、繁简适度。
总之，公文处理水平的高低既是对公文处理精益求精的具体体现，又是对文书人员素质和能力的一种考验。做好办公室文书工作，需要在实践中不断地摸索，要多总结、多锻炼，要有强烈的责任感和事业心，任何一点随意性，任何一点主观臆断，任何一点粗心大意，都可能会造成失误，甚至会给企业造成重大损失。
一、认真履行职责，严谨细致地做好收文工作
收文处理工作是一项细致的工作，对于每天来自各方面的文件，文书人员应该从以下几点认真办理，就不会导致文件遗失或接收不及时。
（一）准确规范地登记文件
文书处理要坚持集中统一管理的原则，文书人员要认真做好文件的签收登记工作。在OA办公系统中，如果不细心就会进入错误的收文件流程，而且无法更改，只能做手工补救。这就要求文书人员一定要严把收文关口，无论是上级单位下发的文件、通知，平级单位发来的函件，还是下级报送的请示、报告，都应做到统收、统办、统管，以便于规范管理、查阅利用。针对不同的来文进行相对应的操作，严谨规范地对来文核对无误后，快速签收，详细登记，盖签收章、编流水号并准确填写公文处理单，送负责人签批
（二）及时有效地传递文件
公文在传递、办理过程中， 都有明确严格的时效要求。“及时” 是确保公文处理工作时效性的基本前提。为便于领导更好地批示，文书人员要把来文按一定的类别、一定的内容摆放在一起呈领导阅批。这就需要文书人员必须先阅读一下文件的内容，根据实际情况需要将最重要的文件放在上面，依次类推将与本企业有直接关系的文件放在最上面，而关系不大的文件放在最后，做好文件的分类叠放工作。在处理过程中，要准确理解领导批示意见，凡是批示意见中涉及到的领导和部门要一一传阅到位，不能随意简化传阅程序或扩大传阅范围。文件传阅时，要随到随办，不积压、不拖拉、不误事，这是公文处理工作时效性的最基本要求。文书人员必须具有较强的时间观念，在各个环节上尽可能化繁为简，使文件流程简捷，管理科学，操作手续简便，最大限度地提高文件管理效率。如果领导不在办公室，文书人员要根据文件承办轻重缓急情况，及时将文件精神以电话告知领导，并将文件超前性地复印给承办部门，提前承办，以不耽误工作。在传阅文件的过程中，要随时做好文件流转的登记工作，理清领导批示内容、办理程度等情况，做到每一份文件的处理过程都有一条清晰的运转轨迹，便于领导在文件运转期间随时调阅。因此文书人员一定要增强时间观念、效率观念和程序观念，一旦超过时限就可能错过时机，贻误工作，造成损失。对于涉密文件，文书人员要牢固树立保密观念，严格遵守《中华人民共和国保密法》的献宝，按照文件自身的保密要求和阅知范围办理，在运行和处理过程中妥善保管。文书人员是涉密文件的直接接触者，必须时刻注意并经常检查自身的言行，办理好、保护好自己每一份涉密文件，确保安全保密。
（三）细致认真地归档文件
归档工作是文书处理的最后环节。公文办完后，文书人员要把文件归类、有序地存放，一些重要的文件如涉及本单位改制的、单位名称更换的以及领导职务任免的单独存放，这样查找起来方便。年终根据文书立卷、归档的有关规定，及时分类整理，定期向档案部门移交。
二、提高业务技能，严格精准的做好发文工作，
文书工作的另一个重要内容就是发文件的审核，机关各职能部门的文件起草流转到办公室审核阶段就需要文书人员对文件的格式，字句进行审核把关。
（一）把握公文格式特点，准确行文
《党政机关公文处理工作条例》规定的公文种类主要有：决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要等15种。公文是为解决实际问题而存在，是逻辑思维的活动。公文的内容必须反映公务中的情况，是对工作情况表明态度，对工作问题提出解决的方针原则、措施和办法，其目的性很强，带有任务式，同时有相对应的文种、格式和行文方式。不同的文种有不同的行文格式和要求，开关、结尾都不相同。这种固定的格式和行文方式是机关公文法定权威和鲜明的政治性的体现，应该用请示不能用报告，平级单位不能发上行文，这就要求文书人员具备较强的业务能力准确行文。
（二）分析公文主旨内容，精炼语言
办公室文书人员审稿要把好政治关、结构关、文字关。要把好政治关。就是看是否符合中央和上级精神，是否符合党的路线方针政策和法律法规，是否符合本地区实际。要把好结构关，就是看文稿是否具有条理性、贯通性和严谨性;看层次是否着眼于思想内容的划分，段落是否侧重于文字表达的需要，段落划分是否集中、完整和匀;看文章的过渡是否承上启下，能否使先后相关的两个层次和段落上下连贯，前后衔接，前后内容是否关照呼应，是否使文章结构严密、脉络连贯;看文章的开头和结尾，是否从文章的整体出发，有利于主题的表达和全文各部分的和谐。要把好文字关，就是要求论点与论据之间关系紧密，文字要准确、简洁、鲜明、易懂，不能出现错别字或丢字，标点符号要准确。公文必须简短扼要，忌过繁过细过详、忌滥用华丽辞藻，这要求文书人员具备较强的文字功底，审核后的公文语言达到规范的要求：文风端正、语言得体、表述严谨、语序合理、叙事简明、繁简适度。
总之，公文处理水平的高低既是对公文处理精益求精的具体体现，又是对文书人员素质和能力的一种考验。做好办公室文书工作，需要在实践中不断地摸索，要多总结、多锻炼，要有强烈的责任感和事业心，任何一点随意性，任何一点主观臆断，任何一点粗心大意，都可能会造成失误，甚至会给企业造成重大损失。