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【文章摘要】
当前，档案工作也走向了信息化与网络化的时代，本文对档案管理信息系统时代进行全面需求分析，并制定了具体的各项功能需求，为系统需求打好坚实基础。
【关键词】
档案管理；功能需求；信息化
伴随着现代信息技术的高速发展，档案管理信息系统是档案信息化建设中的重要内容，越来越多的先进技术和管理理念被广泛地引入到档案领域，实现现代化档案管理和提供档案方便利用，充实和丰富了档案管理内容，在整项工作中处于基础性的地位，形成了别具特色的现代档案管理。
1 档案管理信息系统分析及设想
为了知晓现实情况，设计了档案管理信息系统调查表，以问卷形式作为客观获取信息的途径，围绕需求分析的相关问题，以档案部门相关人员的访谈结果作为主观获取信息的途径，记录了大量的访谈内容，给研究工作提供了较大的帮助。
信息系统使用过程中遇到主要的问题，信息系统使用过程中遇到主要的问题，单位信息化进程缓慢，或者是档案业务单一，档案管理系统接口的更新、升级速度慢，对于档案日常的管理工作及后续的利用查询工作不利，未进行全面的需求分析，没有统筹规划；对档案信息总化的意识及认知度有偏差，信息整合也十分困难，归档制度与系统不能很好的融合；系统不友好，操作不方便，降低了管理的效率也会造成一定程度的混乱；几乎所有的档案管理信息系统都能实现检索这一功能，但检索问题却成为使用档案管理信息系统反映最多的问题之一，大家普遍对现有的检索查询功能感到不满。
综合调研结果进行分析，进行一个合理、良好、符合自身实际的需求分析，对于一个新档案管理信息系统的建设，一个详实、切合本单位实际的需求分析是系统建设的开端及系统实施的关键。
2 档案管理信息系统通用需求
结合实际调研结果及我国的相关规定、标准，对档案管理信息系统的概念进行描述，满足和帮助档案机构建立需求分析框架，其中总体业务需求描述了档案部门及相关人员对档案管理信息系统的总体或者说是高层次的目标及要求。
在信息时代，随着现代管理技术的发展，档案部门建设档案管理信息系统的原因是因为档案部门的手工管理及利用方式已不适应现实状况，另外由于档案部门已经有档案管理信息系统多种原因不能满足现在的需求，必须加强档案管理信息系统建设。系统的目标一定要与本单位实际相结合，在办公自动化的前提下实现归档自动化，并带有一定前瞻性且性价比高的系统，以网络为基础的文档一体化，是档案价值体现之所在，形成电子档案的电子文件归档系统，实现更加便捷、完善的档案现代化利用，防止信息“孤岛”的出现。
结合实际工作中遇到的实际功能需求，捕获与归档功能，电子文件管理系统应具备如下捕获功能：可以捕获来自于多种外部系统的文件，不同单位可以根据本单位实际选择外部系统的类型；必须能够捕获各种类型电子文件，捕获各种类型的子文件的能力是作为电子文件管理系统所必须具备，如：博客、压缩文件、多媒体文档。保持各组件间的有机联系，具有自动捕获电子文档及尽可能多的相关元数据的功能，确保各个组件结构上的完整，而且数据的完整性和准确性也得到提高；系统设计前要确定各种数据类型的获取方法，根据系统的配置规则和初始文号，可以批量捕获外部系统的文件，批量导入过程中，文件和元数据需要一并导入，并能及时修正导入过程中的错误，可以将原有文件转换格式后捕获，并保留格式间的联系，系统应该告知用户进行处理，档案管理信息系统必须具有预归档的功能。
分类功能是档案管理信息系统的基础与核心，系统应确保设置分类方案不打乱电子文件形成时的有机联系，应该基于对机构职能和业务活动的分析；系统应允许授权用户的分类方案进行相关变动，系統应该允许授权用户对原分类方案进行相应操作；在分类方案的不同类目、案卷下允许存在相同的名称或编码，系统应该允许存在相同的名称或者编码。
鉴定和处置功能，对档案的鉴定工作非常重要，系统可以设置电子档案的保管期限表，具有进行保管期限定义、修改、维护的能力。系统可以自动检索出过期档案，并加入待销毁列表，经过鉴定后发现其并无保存价值需要销毁；系统具有复审功能，档案管理员根据销毁审批单；系统必须具有转存与迁移的功能，需要我们及时更换软、硬件载体；销毁时要保证该电子文件的彻底销毁，必须确保已销毁的文件已经从系统中彻底清除，档案管理系统必须为转移或销毁的文件保留元数据存根。
档案管理信息系统的控制功能，系统必须具备阻止非法操作行为的功能，使授权用户能够在其权限范围内进行合法操作。系统必须具备审计跟踪功能，以保证文件的真实性和完整性；系统可通过审计跟踪功能记录用户的活动，如检查用户的行为是否存在滥用权限；系统管理员可自行确定用于审计跟踪的行为，应允许管理员选择并决定审计跟踪；系统应对系统内进行监视并形成审计跟踪报告，系统应具备访问控制功能，系统应具备安全类别的划分功能，系统应该支持一个访问控制机制配置选项，系统应允许系统管理员定义用户角色，维护权限管理；系统应能对重要文件进行特别的保护。
查找与检索功能，其系统检索模块应遵守相关规则，系统应支持多途径的检索方式，系统可以选择支持网络化检索方式，系统应支持直观、灵活的检索结果及输出方式，允许同时进行查看、传输和打印等。
系统报表设计和制作功能，系统应具备统计功能，如根据其实际业务需求自定义统计报表的格式；系统必须具备根据统计内容生成内容、形式丰富的统计报表功能。另外管理功能是系统应具备数据处理功能，系统应具备存储保管功能，系统应具备备份和恢复功能。
3 通用性能需求
它是档案管理信息系统在设计时必须考虑的，包括信息系统的准确性，即系统数据在传递过程中吻合程度；系统的及时性是指系统对用户的请求可以在很短的时间内就得到响应；档案管理信息系统应该具备稳定且灵活的体系结构，其功能设计也应当遵守相关规范的要求；系统的友好性，体现为以用户为中心，系统的先进性 保持其最合理、最经济的先进性水平。
【参考文献】
[1]中国档案学会档案自动化管理技术委员会.档案信息化发展现状、趋势的研究报告回顾与展望——中国档案事业发展研究报告，2010.
[2]冯惠玲，钱毅.关于电子文件管理顶层设计的若干设想[j].中国档案，2007.4.
[3]张宁.《电子文件管现通川高求第二版——MoRe@>）解析[j】.北京档案，2008.7.
[4]龚正霞.数据链信息系统准确性效能评估模型分析[j].舰船电子工程，2012.1.
当前，档案工作也走向了信息化与网络化的时代，本文对档案管理信息系统时代进行全面需求分析，并制定了具体的各项功能需求，为系统需求打好坚实基础。
【关键词】
档案管理；功能需求；信息化
伴随着现代信息技术的高速发展，档案管理信息系统是档案信息化建设中的重要内容，越来越多的先进技术和管理理念被广泛地引入到档案领域，实现现代化档案管理和提供档案方便利用，充实和丰富了档案管理内容，在整项工作中处于基础性的地位，形成了别具特色的现代档案管理。
1 档案管理信息系统分析及设想
为了知晓现实情况，设计了档案管理信息系统调查表，以问卷形式作为客观获取信息的途径，围绕需求分析的相关问题，以档案部门相关人员的访谈结果作为主观获取信息的途径，记录了大量的访谈内容，给研究工作提供了较大的帮助。
信息系统使用过程中遇到主要的问题，信息系统使用过程中遇到主要的问题，单位信息化进程缓慢，或者是档案业务单一，档案管理系统接口的更新、升级速度慢，对于档案日常的管理工作及后续的利用查询工作不利，未进行全面的需求分析，没有统筹规划；对档案信息总化的意识及认知度有偏差，信息整合也十分困难，归档制度与系统不能很好的融合；系统不友好，操作不方便，降低了管理的效率也会造成一定程度的混乱；几乎所有的档案管理信息系统都能实现检索这一功能，但检索问题却成为使用档案管理信息系统反映最多的问题之一，大家普遍对现有的检索查询功能感到不满。
综合调研结果进行分析，进行一个合理、良好、符合自身实际的需求分析，对于一个新档案管理信息系统的建设，一个详实、切合本单位实际的需求分析是系统建设的开端及系统实施的关键。
2 档案管理信息系统通用需求
结合实际调研结果及我国的相关规定、标准，对档案管理信息系统的概念进行描述，满足和帮助档案机构建立需求分析框架，其中总体业务需求描述了档案部门及相关人员对档案管理信息系统的总体或者说是高层次的目标及要求。
在信息时代，随着现代管理技术的发展，档案部门建设档案管理信息系统的原因是因为档案部门的手工管理及利用方式已不适应现实状况，另外由于档案部门已经有档案管理信息系统多种原因不能满足现在的需求，必须加强档案管理信息系统建设。系统的目标一定要与本单位实际相结合，在办公自动化的前提下实现归档自动化，并带有一定前瞻性且性价比高的系统，以网络为基础的文档一体化，是档案价值体现之所在，形成电子档案的电子文件归档系统，实现更加便捷、完善的档案现代化利用，防止信息“孤岛”的出现。
结合实际工作中遇到的实际功能需求，捕获与归档功能，电子文件管理系统应具备如下捕获功能：可以捕获来自于多种外部系统的文件，不同单位可以根据本单位实际选择外部系统的类型；必须能够捕获各种类型电子文件，捕获各种类型的子文件的能力是作为电子文件管理系统所必须具备，如：博客、压缩文件、多媒体文档。保持各组件间的有机联系，具有自动捕获电子文档及尽可能多的相关元数据的功能，确保各个组件结构上的完整，而且数据的完整性和准确性也得到提高；系统设计前要确定各种数据类型的获取方法，根据系统的配置规则和初始文号，可以批量捕获外部系统的文件，批量导入过程中，文件和元数据需要一并导入，并能及时修正导入过程中的错误，可以将原有文件转换格式后捕获，并保留格式间的联系，系统应该告知用户进行处理，档案管理信息系统必须具有预归档的功能。
分类功能是档案管理信息系统的基础与核心，系统应确保设置分类方案不打乱电子文件形成时的有机联系，应该基于对机构职能和业务活动的分析；系统应允许授权用户的分类方案进行相关变动，系統应该允许授权用户对原分类方案进行相应操作；在分类方案的不同类目、案卷下允许存在相同的名称或编码，系统应该允许存在相同的名称或者编码。
鉴定和处置功能，对档案的鉴定工作非常重要，系统可以设置电子档案的保管期限表，具有进行保管期限定义、修改、维护的能力。系统可以自动检索出过期档案，并加入待销毁列表，经过鉴定后发现其并无保存价值需要销毁；系统具有复审功能，档案管理员根据销毁审批单；系统必须具有转存与迁移的功能，需要我们及时更换软、硬件载体；销毁时要保证该电子文件的彻底销毁，必须确保已销毁的文件已经从系统中彻底清除，档案管理系统必须为转移或销毁的文件保留元数据存根。
档案管理信息系统的控制功能，系统必须具备阻止非法操作行为的功能，使授权用户能够在其权限范围内进行合法操作。系统必须具备审计跟踪功能，以保证文件的真实性和完整性；系统可通过审计跟踪功能记录用户的活动，如检查用户的行为是否存在滥用权限；系统管理员可自行确定用于审计跟踪的行为，应允许管理员选择并决定审计跟踪；系统应对系统内进行监视并形成审计跟踪报告，系统应具备访问控制功能，系统应具备安全类别的划分功能，系统应该支持一个访问控制机制配置选项，系统应允许系统管理员定义用户角色，维护权限管理；系统应能对重要文件进行特别的保护。
查找与检索功能，其系统检索模块应遵守相关规则，系统应支持多途径的检索方式，系统可以选择支持网络化检索方式，系统应支持直观、灵活的检索结果及输出方式，允许同时进行查看、传输和打印等。
系统报表设计和制作功能，系统应具备统计功能，如根据其实际业务需求自定义统计报表的格式；系统必须具备根据统计内容生成内容、形式丰富的统计报表功能。另外管理功能是系统应具备数据处理功能，系统应具备存储保管功能，系统应具备备份和恢复功能。
3 通用性能需求
它是档案管理信息系统在设计时必须考虑的，包括信息系统的准确性，即系统数据在传递过程中吻合程度；系统的及时性是指系统对用户的请求可以在很短的时间内就得到响应；档案管理信息系统应该具备稳定且灵活的体系结构，其功能设计也应当遵守相关规范的要求；系统的友好性，体现为以用户为中心，系统的先进性 保持其最合理、最经济的先进性水平。
【参考文献】
[1]中国档案学会档案自动化管理技术委员会.档案信息化发展现状、趋势的研究报告回顾与展望——中国档案事业发展研究报告，2010.
[2]冯惠玲，钱毅.关于电子文件管理顶层设计的若干设想[j].中国档案，2007.4.
[3]张宁.《电子文件管现通川高求第二版——MoRe@>）解析[j】.北京档案，2008.7.
[4]龚正霞.数据链信息系统准确性效能评估模型分析[j].舰船电子工程，2012.1.