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内容摘要 基于对企业办公室文秘工作效率提升策略的探讨研究，首先要明确提高企业办公室文秘工作效率的重要意义与文秘日常工作中的主要问题，然后与其中内容相结合，对提高企业办公室文秘工作效率的有效措施进行分析，希望能够在实现文秘工作高效化的基础上，为企业的健康发展提供更多帮助。
关键词 企业运行 办公室文秘 效率提升
1 引言
随着社会经济的飞速发展，我国企业体制机制的改革也在不断深化，新时期下的企业运行，对办公室人员综合素质的要求也在不断提升，但由于电力企业办公室文秘人员的特殊性较强，除需要具备相应的专业知识之外，还需掌握电力行业相关知识，这也是导致其日常工作复杂性强的主要原因。站在宏观角度上来看，电力企业办公室的工作虽然枯燥且烦琐，但却是企业运行过程中不可忽视的重中之重，此时只有促进企业办公室文秘工作效率的真正提升，才能够为企业在激烈市场竞争下的良好发展提供更高保证。
2 办公室文秘对于企业发展的重要意义
在企业日常运行中，办公室文秘最主要的工作职责就是为领导服务，文秘人员不仅需负责领导工作事项的合理规划与安排，事件铺垫与信息收集也是其工作内容的主要构成，譬如文秘人员除需做好相应的文件工作外，在领导需要外出时，也需事先安排好领导行程与出行工具等。文秘前期准备工作的效率与质量，也会对领导办公决策产生直接影响，其需要对领导的思想意图准确把握，才能通过对办公时间与内容的科学规划，充分发挥自身对于领导而言的重要作用。
3 企业办公室文秘工作中的主要问题
3.1 综合水平相对较低
部分办公室文秘人员在职责不清、责任心不强的情况下，认为日常事务处理即为自身的全部工作内容，如此不仅难以把控领导的工作重点，内容关键点掌控的准确性也无法得到保证，问题处理水平与紧急情况应对能力极差。此时再受到上下级交流思想偏差的影响，文秘人员能够为领导提供的帮助微乎其微，从而导致在文秘人员工作效率低下的同时，领导层的工作效率也随之降低。
3.2 日常工作压力较大
由于电力企业的特殊性较强，再加上办公室文秘人员数量较少，现有人员由于工作压力过大，而导致工作效率下降的问题十分普遍，特别是对于中小型企业而言，在经济条件与发展方向等多种因素的制约下，造成人员数量、素质与电力企业办公室职能需求严重不符的现象。还有很多企业为满足实际发展需求，强迫办公室文秘人员加班，却不想给予应有的待遇或补偿，长此以往不仅会降低文秘人员的工作效率与质量，还会严重磨灭其工作积极性，造成离职率的大幅增长。
3.3 没有明确的工作目标
若办公室文秘人员没有明确的工作目标，工作规划的整体性与有序性自然也无法得到保证，在片面掌握领导意向的情况下，极易在工作中出现错误判断。导致办公室文秘人员工作目标不明确的主要原因，通常为以下两点：第一，并未对工作标准进行统筹分析，从而致使在实际工作中把控失衡;第二，办公室文秘主动性思维能力与创造性较低，领导意向任务无法在积极自主的情况下完成，进一步降低工作效率。
3.4 工作模式与理念未及时更新
部分文秘人员在日常工作中，依然遵循着传统陈旧的工作模式与理念，在刻板化思维的消极影响下，不仅无法保证工作内容把控的合理性，还会导致日常工作愈发机械化，不利于工作效率的提升。另外，由于电力企业办公室文秘工作性质较特殊，因此，很多文秘对自身所处岗位的认知，都存在一定程度的偏差，此时若企业对文秘人员培训力度也比较弱，文秘人员服务意识差、工作散漫的状态也难以避免，进而影响到工作质量[1]。
4 提高企业办公室文秘工作效率的有效策略
4.1 促进文秘人员综合素质的提升
办公室文秘人员作为领导的参谋与助手，不仅需高效处理办公室日常事务，也要为办公活动的展开做好基础工作。与此同时，企业办公室文秘还应有参政设谋、督促检查以及协调等职责，在企业内各部门与上下级的沟通、业务交办以及事务协调工作中，都应起到不可代替的重要作用。此时为提高文秘人员的综合素质，进一步推动其工作效率提升，企业可以从两方面采取措施：一方面，企业可通过招聘的方式引进人才;另一方面，企业也可结合实际情况，定期展开对办公室文秘人员的有效培训，同时注重企业文化宣传，增强其工作效率与积极性。
4.2 合理控制文秘人员的数量
对于电力企业的日常运行而言，办公室文秘人员的日常工作本就十分枯燥且烦琐，若人员数量始终无法提升，其在压力越来越大、精力越来越少的同时，工作效率与准确性也必然会降低，同时，企业也需注重文秘人员数量不能太多，否则不仅会造成资源浪费，现有人才的能力也难以充分发挥。经实践证明，只有确保人员配置模式构筑的科学性，将人才合理分配到合适的岗位上，才能真正意义上做到人尽其才、人尽其用，确保人力资源利用率的最大化。基于此，企业人力资源部门或相关领导，就需根据企业实际需求进行综合分析与科学评估，在结合文秘人员实际能力的基础上展开调配与安排，进而有效提升办公室文秘的工作效率。
4.3 培养文秘人员的创新意识
企业若想在新时期获得更好的发展，创新意识是绝对不能忽略的重要因素，而办公室工作作为企业管理中承上启下关键所在，作为企业管理能够顺利展开的前提基础，文秘人员创新意识的培养必须要得到重视。同时，因为办公室文秘不僅需与基层人员创建并保持良好沟通，也要向领导学习、为领导服务，因此，在面对各种新状况、新问题的时候，文秘人员只有具备创新思想与足够的创新能力，才能不断探索工作的新方法、新思路。
除此之外，企业也要注重运行理念的有效更新，落后、陈旧的工作模式与方法就要及时淘汰，结合先进理论与实践经验制定办公室工作计划与管理细则，并确保其科学性与合理性，为文秘人员日常工作效率的提升奠定基础[2]。
4.4 全面掌握办公室规章制度
办公室文秘人员除需处理内部事务之外，也要负责与外界的沟通，因此，文秘工作开展的优质与否，将直接决定办公室在外的整体形象与精神面貌。除此之外，办公室规章制度也需合理完善，将企业工作内容与发展实际要求作为根据，一方面确保对岗位职责、工作标准以及工作流程等各个方面的充分考虑，另一方面也要为办公室文秘入职报名、面试、实习、考核直至入职培训，提供健全的制度支持。与此同时，制度在办公室工作中必须要严格落实，办公室包括领导在内的全体人员，都需按照规章制度办事。企业不进需从制度出发进行文秘岗位招聘、管理与培训工作，也要配合办公室文秘提高细节性工作的效率。
4.5 创建健全的激励与考核机制
提高办公室文秘工作效率的关键途径之一，就是增强其工作热情与积极性，而合理有效的激励与考核机制，奖罚分明的制度与措施，正是提高其工作热情与竞争意识的重要手段。尤其是现如今我国多数企业已然步入改革的深水区，此时全体人员在工作中的积极性与主动性，就是企业在激烈市场竞争下稳步前进的巨大动力。同时，企业必须重视绩效考核的强化，在科学完善内部激励机制与奖惩机制的基础上，促进办公室文秘人员向更高的目标前进，最终达成自身综合实力与办公室工作效率全面提升的目的[3]。
5 结语
综上所述，办公室文秘工作效率与质量的提升，是企业从始至终都重点关注的问题，其不仅是企业日常运行水平提升的关键基础，也是企业健康发展重要前提。但与此同时，企业也应明确意识到，办公室文秘人员工作效率的增强，并非是一蹴而就的事情，只有将其当作一件长期发展的事业，才能在提高工作效率的基础上，为企业未来发展奠定更加牢固的基础。
（作者系河南能源化工集团有限公司 助理工程师）
【参考文献】
[1]黄润钦.电力建设企业办公室文秘工作水平的提升途径探讨[J].现代经济信息，2019（10）：104.
[2]周洁.国有电力企业基层办公室文秘工作现状及改善策略[J].中外企业家，2018（14）：64.
[3]周锋华.提升电力企业办公室文秘工作水平的途径[J].办公室业务，2014（20）：45.
关键词 企业运行 办公室文秘 效率提升
1 引言
随着社会经济的飞速发展，我国企业体制机制的改革也在不断深化，新时期下的企业运行，对办公室人员综合素质的要求也在不断提升，但由于电力企业办公室文秘人员的特殊性较强，除需要具备相应的专业知识之外，还需掌握电力行业相关知识，这也是导致其日常工作复杂性强的主要原因。站在宏观角度上来看，电力企业办公室的工作虽然枯燥且烦琐，但却是企业运行过程中不可忽视的重中之重，此时只有促进企业办公室文秘工作效率的真正提升，才能够为企业在激烈市场竞争下的良好发展提供更高保证。
2 办公室文秘对于企业发展的重要意义
在企业日常运行中，办公室文秘最主要的工作职责就是为领导服务，文秘人员不仅需负责领导工作事项的合理规划与安排，事件铺垫与信息收集也是其工作内容的主要构成，譬如文秘人员除需做好相应的文件工作外，在领导需要外出时，也需事先安排好领导行程与出行工具等。文秘前期准备工作的效率与质量，也会对领导办公决策产生直接影响，其需要对领导的思想意图准确把握，才能通过对办公时间与内容的科学规划，充分发挥自身对于领导而言的重要作用。
3 企业办公室文秘工作中的主要问题
3.1 综合水平相对较低
部分办公室文秘人员在职责不清、责任心不强的情况下，认为日常事务处理即为自身的全部工作内容，如此不仅难以把控领导的工作重点，内容关键点掌控的准确性也无法得到保证，问题处理水平与紧急情况应对能力极差。此时再受到上下级交流思想偏差的影响，文秘人员能够为领导提供的帮助微乎其微，从而导致在文秘人员工作效率低下的同时，领导层的工作效率也随之降低。
3.2 日常工作压力较大
由于电力企业的特殊性较强，再加上办公室文秘人员数量较少，现有人员由于工作压力过大，而导致工作效率下降的问题十分普遍，特别是对于中小型企业而言，在经济条件与发展方向等多种因素的制约下，造成人员数量、素质与电力企业办公室职能需求严重不符的现象。还有很多企业为满足实际发展需求，强迫办公室文秘人员加班，却不想给予应有的待遇或补偿，长此以往不仅会降低文秘人员的工作效率与质量，还会严重磨灭其工作积极性，造成离职率的大幅增长。
3.3 没有明确的工作目标
若办公室文秘人员没有明确的工作目标，工作规划的整体性与有序性自然也无法得到保证，在片面掌握领导意向的情况下，极易在工作中出现错误判断。导致办公室文秘人员工作目标不明确的主要原因，通常为以下两点：第一，并未对工作标准进行统筹分析，从而致使在实际工作中把控失衡;第二，办公室文秘主动性思维能力与创造性较低，领导意向任务无法在积极自主的情况下完成，进一步降低工作效率。
3.4 工作模式与理念未及时更新
部分文秘人员在日常工作中，依然遵循着传统陈旧的工作模式与理念，在刻板化思维的消极影响下，不仅无法保证工作内容把控的合理性，还会导致日常工作愈发机械化，不利于工作效率的提升。另外，由于电力企业办公室文秘工作性质较特殊，因此，很多文秘对自身所处岗位的认知，都存在一定程度的偏差，此时若企业对文秘人员培训力度也比较弱，文秘人员服务意识差、工作散漫的状态也难以避免，进而影响到工作质量[1]。
4 提高企业办公室文秘工作效率的有效策略
4.1 促进文秘人员综合素质的提升
办公室文秘人员作为领导的参谋与助手，不仅需高效处理办公室日常事务，也要为办公活动的展开做好基础工作。与此同时，企业办公室文秘还应有参政设谋、督促检查以及协调等职责，在企业内各部门与上下级的沟通、业务交办以及事务协调工作中，都应起到不可代替的重要作用。此时为提高文秘人员的综合素质，进一步推动其工作效率提升，企业可以从两方面采取措施：一方面，企业可通过招聘的方式引进人才;另一方面，企业也可结合实际情况，定期展开对办公室文秘人员的有效培训，同时注重企业文化宣传，增强其工作效率与积极性。
4.2 合理控制文秘人员的数量
对于电力企业的日常运行而言，办公室文秘人员的日常工作本就十分枯燥且烦琐，若人员数量始终无法提升，其在压力越来越大、精力越来越少的同时，工作效率与准确性也必然会降低，同时，企业也需注重文秘人员数量不能太多，否则不仅会造成资源浪费，现有人才的能力也难以充分发挥。经实践证明，只有确保人员配置模式构筑的科学性，将人才合理分配到合适的岗位上，才能真正意义上做到人尽其才、人尽其用，确保人力资源利用率的最大化。基于此，企业人力资源部门或相关领导，就需根据企业实际需求进行综合分析与科学评估，在结合文秘人员实际能力的基础上展开调配与安排，进而有效提升办公室文秘的工作效率。
4.3 培养文秘人员的创新意识
企业若想在新时期获得更好的发展，创新意识是绝对不能忽略的重要因素，而办公室工作作为企业管理中承上启下关键所在，作为企业管理能够顺利展开的前提基础，文秘人员创新意识的培养必须要得到重视。同时，因为办公室文秘不僅需与基层人员创建并保持良好沟通，也要向领导学习、为领导服务，因此，在面对各种新状况、新问题的时候，文秘人员只有具备创新思想与足够的创新能力，才能不断探索工作的新方法、新思路。
除此之外，企业也要注重运行理念的有效更新，落后、陈旧的工作模式与方法就要及时淘汰，结合先进理论与实践经验制定办公室工作计划与管理细则，并确保其科学性与合理性，为文秘人员日常工作效率的提升奠定基础[2]。
4.4 全面掌握办公室规章制度
办公室文秘人员除需处理内部事务之外，也要负责与外界的沟通，因此，文秘工作开展的优质与否，将直接决定办公室在外的整体形象与精神面貌。除此之外，办公室规章制度也需合理完善，将企业工作内容与发展实际要求作为根据，一方面确保对岗位职责、工作标准以及工作流程等各个方面的充分考虑，另一方面也要为办公室文秘入职报名、面试、实习、考核直至入职培训，提供健全的制度支持。与此同时，制度在办公室工作中必须要严格落实，办公室包括领导在内的全体人员，都需按照规章制度办事。企业不进需从制度出发进行文秘岗位招聘、管理与培训工作，也要配合办公室文秘提高细节性工作的效率。
4.5 创建健全的激励与考核机制
提高办公室文秘工作效率的关键途径之一，就是增强其工作热情与积极性，而合理有效的激励与考核机制，奖罚分明的制度与措施，正是提高其工作热情与竞争意识的重要手段。尤其是现如今我国多数企业已然步入改革的深水区，此时全体人员在工作中的积极性与主动性，就是企业在激烈市场竞争下稳步前进的巨大动力。同时，企业必须重视绩效考核的强化，在科学完善内部激励机制与奖惩机制的基础上，促进办公室文秘人员向更高的目标前进，最终达成自身综合实力与办公室工作效率全面提升的目的[3]。
5 结语
综上所述，办公室文秘工作效率与质量的提升，是企业从始至终都重点关注的问题，其不仅是企业日常运行水平提升的关键基础，也是企业健康发展重要前提。但与此同时，企业也应明确意识到，办公室文秘人员工作效率的增强，并非是一蹴而就的事情，只有将其当作一件长期发展的事业，才能在提高工作效率的基础上，为企业未来发展奠定更加牢固的基础。
（作者系河南能源化工集团有限公司 助理工程师）
【参考文献】
[1]黄润钦.电力建设企业办公室文秘工作水平的提升途径探讨[J].现代经济信息，2019（10）：104.
[2]周洁.国有电力企业基层办公室文秘工作现状及改善策略[J].中外企业家，2018（14）：64.
[3]周锋华.提升电力企业办公室文秘工作水平的途径[J].办公室业务，2014（20）：45.