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摘要：项目档案是在项目建设过程中形成的重要原始历史记录，由于固定资产投资项目多数投资规模较大、建设周期较长、技术要求高，因此在整个项目建设中形成的档案种类多，数量大，如何做好项目档案的归档工作显得非常重要，本文根据项目档案的特点，从七个方面谈如何做好项目档案工作。
关键词：项目；档案；归档
中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1001-828X（2014）04-00-01
固定资产投资项目建设是为满足型号研制保障、解决型号研制工程薄弱环节、改善研制手段、提高研制质量和测试精度而采取的型号研制技术保障措施，是进一步强化产业能力、圆满完成重大科技专项和重点型号工程的重要保障。固定资产投资项目工作提升了型号保障、自主创新、产业化发展能力，是持续、稳定、协调发展的重要措施，为单位统筹考虑后续任务，发展壮大打下了基础。
固定资产投资项目档案是项目建设工作的重要组成部分，是项目建设的基础和保障，是完成项目建设和竣工验收的前提和保证，是档案工作中的一项重要工作。确保项目档案的完整性、准确性、系统性和有效性，是项目验收的基础，也是我们工作中一贯遵循的原则。就如何做好项目档案的归档工作，笔者根据多年来单位的管理经验做具体的交流，供档案从业同行分享。
一、领导重视、职责明确，是归档工作圆满完成的重要前提
历年来，在项目归档管理工作中，我单位均通过下发红头文件的形式成立项目领导小组和工作小组，并制定详细工作计划，使归档工作得以顺利开展。主管领导任领导小组组长，综合档案室主任和相关部门领导任领导小组成员，领导小组对项目验收工作进行组织和管理，对重大事项进行决策和指导。工作小组成员中包括项目管理人员、技术人员、档案人员、财务人员、技术安全人员等，从而加强了项目建设工作过程的监管和验收工作的管理，确保了全员参与、职责明确，使相关人员对项目实施过程中的文件进行了认真收集、积累和建立预立卷工作，档案部门有专人负责档案的指导、归档工作，为项目档案归档工作的顺利进行提供了组织及人员的保证。
二、源头抓起、制度健全，是归档工作顺利开展的坚实基础
我们根据项目涉及业务部门多、涉及档案类别多、归档验收材料多等固定资产项目工作特点，多年来，结合工作实际不断摸索，将有关要求和经验不断固化于日常多项管理工作制度中，形成了较为完善的制度体系。
除档案部门制定的《档案工作管理规定》及相关档案门类对项目归档有明确要求，并建立了兼职档案员管理网络外，我单位与固定资产投资项目有关的业务部门，如综合处、技术处、质保处、行政处、财务处等机关也在主管业务中制定了相关规定，对日常工作中形成的文件资料、编制内容、预立卷单位等，明晰职责，明确要求，使档案材料在形成过程中有据可依，为后续档案材料的形成积累提供了有力的支撑。工作中的这种网络化、制度化、规范化，保证了项目档案工作“三纳入”、“四参加”、“四同步”要求的有效落实。
三、注重收集、强化过程，是归档文件齐全完整的有力保证
文件材料的收集归档工作就是要按照项目档案的形成规律，严格按照归档范围和归档要求，接收分散在项目建设各业务部门的文件材料，集中到档案部门的工作。
文件材料的收集工作是档案管理的重要环节，是档案工作的基础。一般而言，收集工作包括：档案部门对项目文件形成、积累和归档进行监督、检查和指导；定期收集、归档项目建设各业务部门形成并具有保存价值的文件材料；补充归档文件的收集工作。
文件材料收集工作的质量决定档案的质量，因此，各单位应充分认识到文件材料收集工作的重要意义。将项目文件材料的收集归档工作从源头抓起，也就是从项目立项开始就加强对项目文件形成积累归档的监督、检查与业务指导，坚持档案工作与项目建设同步进行，明确项目各业务部门在文件材料收集和归档工作的职责，保证项目文件材料收集工作的良好的开展。
四、培养队伍、提升能力，是归档工作组织实施的人才保障
项目管理人员和从事项目的人员基本上将参与项目的始终，他们对归档验收要求的认识将会在工作中得到体现，使档案管理工作前移，材料在形成、收集及预立卷方面就更有针对性。为此，我们非常重视对项目工作的意识和对工作人员能力的培养。
我们多次请上级档案馆的同志给有关人员讲课，就如何做好预立卷、如何确定归档范围、项目前期文件的收集及工作中的注意事项等内容进行深入专业的讲解，提高了中层领导对项目归档工作的重视，提升了项目管理人员和专兼职档案人员的业务素质，使他们在后来的工作中目标更明确，对过程文件的形成、收集、积累工作也更专业，更符合要求。
五、计划管理、严格考核，是归档工作有序开展的主要手段
多年来，主管领导高度重视项目归档工作，将档案工作纳入单位考核体系中，并严格按照计划进行管理。档案部门以红头文件的形式，对归档工作的要求和时间节点进行明确，分解下达AVIDM计划，并将归档完成情况列入双文明考核，作为对相关单位档案工作考核的重要内容。这样，加强了归档工作的严肃性，不仅督促了有关单位能够按照计划节点完成工作，在一定程度上，也督促提醒相关单位对项目归档工作的重视。把项目归档工作与科研生产工作摆在同等的位置，同计划、同考核，有利地保证了项目归档工作的有序开展、顺利完成。
六、全员参与、专兼互补，是归档工作过程受控的有效方法
项目归档中，档案人员积极主动参与指导，工作中注意点面结合，使指导工作主次分明。对文件、标准中明确的收集资料项目，档案人员经常对相关人员进行提醒，并把指导的重点放在重点环节上。档案人员在原来工作指导的基础上，更多地体现有重点的节点性指导，固定资产投资项目的进行是按上级年度计划开展工作的，但根据具体的实施情况经常要进行计划的调整，这些调整包括项目本身的整合、实施单位的变化、经费渠道的变化、时间节点的变化等等。这些调整文件的完整性是归档工作的重要方面，不关注提醒这些细节材料的收集，归档文件的完整性将无法保证。关注细节，重点把关，使项目归档工作注重普遍性的同时兼顾特殊性，也使档案工作人员指导更得力，使专职档案员与兼职档案员形成有力的互补，确保了归档工作的有效完成。
七、抓住特点、集中办公，是归档工作出色完成的有力措施
针对不同项目的特点，采用不同的方式进行归档工作的组织。例如某建设项目投资数额大、建设周期长，所形成的文件不仅数量繁多、种类不一，而且业务涉及面广，此项目的归档工作为我们积累了宝贵的经验。在日常工作中各部门间紧密配合，档案人员一直跟进项目并参与关键时间节点和进度的协调会，督促、指导各类文件材料的收集与积累的同时，针对归档整理工作量大、部门间协调配合多的特点，成立了专门的验收工作项目组，采取脱产集中办公的形式开展工作，保证了相关部门工作人员都参与到项目归档工作中，达到了资源保障到位、协调问题快、工作效率高的效果，集体智慧得以有效发挥，确保了归档的进度和质量。
以上是笔者多年从事项目档案归档过程中总结和提炼的经验，项目档案做的好与坏直接影响到项目的竣工验收，在项目档案管理工作中要坚持的最基本的要求就是：“三纳入”、“四参加”、“四同步”。“三纳入”即项目档案管理要纳入项目建设计划；纳入项目管理各个环节；纳入有关领导和工作人员的岗位责任制。“四参加”即档案部门或有关人员应参加有关项目建设的重要会议；参加设备仪器开箱验收；参加项目评审；参加项目竣工验收。“四同步”是指项目建设同时应提出项目文件形成、积累、整理和归档要求；检查项目计划进度的同时要检查文件形成和积累情况；工程项目竣工验收的同时要对文件材料进行归档审查；上报登记和评审时，档案部分要出具专题说明。
总之，在固定资产项目归档中，我们从零开始，一点点的积累，已经形成了一定的工作模式。虽然在项目归档工作上做了一些探索，但我们也深深地感到：从归档工作本身的要求上和我们目前对项目归档工作的把握上，还有一定的差距，希望在今后的工作中，能与同行多交流经验和做法，相互学习和提高，为把项目归档工作完成得更好，充分发挥档案人员在项目管理中的作用，为高效完成项目档案尽我们档案工作人员最大的能力。
关键词：项目；档案；归档
中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1001-828X（2014）04-00-01
固定资产投资项目建设是为满足型号研制保障、解决型号研制工程薄弱环节、改善研制手段、提高研制质量和测试精度而采取的型号研制技术保障措施，是进一步强化产业能力、圆满完成重大科技专项和重点型号工程的重要保障。固定资产投资项目工作提升了型号保障、自主创新、产业化发展能力，是持续、稳定、协调发展的重要措施，为单位统筹考虑后续任务，发展壮大打下了基础。
固定资产投资项目档案是项目建设工作的重要组成部分，是项目建设的基础和保障，是完成项目建设和竣工验收的前提和保证，是档案工作中的一项重要工作。确保项目档案的完整性、准确性、系统性和有效性，是项目验收的基础，也是我们工作中一贯遵循的原则。就如何做好项目档案的归档工作，笔者根据多年来单位的管理经验做具体的交流，供档案从业同行分享。
一、领导重视、职责明确，是归档工作圆满完成的重要前提
历年来，在项目归档管理工作中，我单位均通过下发红头文件的形式成立项目领导小组和工作小组，并制定详细工作计划，使归档工作得以顺利开展。主管领导任领导小组组长，综合档案室主任和相关部门领导任领导小组成员，领导小组对项目验收工作进行组织和管理，对重大事项进行决策和指导。工作小组成员中包括项目管理人员、技术人员、档案人员、财务人员、技术安全人员等，从而加强了项目建设工作过程的监管和验收工作的管理，确保了全员参与、职责明确，使相关人员对项目实施过程中的文件进行了认真收集、积累和建立预立卷工作，档案部门有专人负责档案的指导、归档工作，为项目档案归档工作的顺利进行提供了组织及人员的保证。
二、源头抓起、制度健全，是归档工作顺利开展的坚实基础
我们根据项目涉及业务部门多、涉及档案类别多、归档验收材料多等固定资产项目工作特点，多年来，结合工作实际不断摸索，将有关要求和经验不断固化于日常多项管理工作制度中，形成了较为完善的制度体系。
除档案部门制定的《档案工作管理规定》及相关档案门类对项目归档有明确要求，并建立了兼职档案员管理网络外，我单位与固定资产投资项目有关的业务部门，如综合处、技术处、质保处、行政处、财务处等机关也在主管业务中制定了相关规定，对日常工作中形成的文件资料、编制内容、预立卷单位等，明晰职责，明确要求，使档案材料在形成过程中有据可依，为后续档案材料的形成积累提供了有力的支撑。工作中的这种网络化、制度化、规范化，保证了项目档案工作“三纳入”、“四参加”、“四同步”要求的有效落实。
三、注重收集、强化过程，是归档文件齐全完整的有力保证
文件材料的收集归档工作就是要按照项目档案的形成规律，严格按照归档范围和归档要求，接收分散在项目建设各业务部门的文件材料，集中到档案部门的工作。
文件材料的收集工作是档案管理的重要环节，是档案工作的基础。一般而言，收集工作包括：档案部门对项目文件形成、积累和归档进行监督、检查和指导；定期收集、归档项目建设各业务部门形成并具有保存价值的文件材料；补充归档文件的收集工作。
文件材料收集工作的质量决定档案的质量，因此，各单位应充分认识到文件材料收集工作的重要意义。将项目文件材料的收集归档工作从源头抓起，也就是从项目立项开始就加强对项目文件形成积累归档的监督、检查与业务指导，坚持档案工作与项目建设同步进行，明确项目各业务部门在文件材料收集和归档工作的职责，保证项目文件材料收集工作的良好的开展。
四、培养队伍、提升能力，是归档工作组织实施的人才保障
项目管理人员和从事项目的人员基本上将参与项目的始终，他们对归档验收要求的认识将会在工作中得到体现，使档案管理工作前移，材料在形成、收集及预立卷方面就更有针对性。为此，我们非常重视对项目工作的意识和对工作人员能力的培养。
我们多次请上级档案馆的同志给有关人员讲课，就如何做好预立卷、如何确定归档范围、项目前期文件的收集及工作中的注意事项等内容进行深入专业的讲解，提高了中层领导对项目归档工作的重视，提升了项目管理人员和专兼职档案人员的业务素质，使他们在后来的工作中目标更明确，对过程文件的形成、收集、积累工作也更专业，更符合要求。
五、计划管理、严格考核，是归档工作有序开展的主要手段
多年来，主管领导高度重视项目归档工作，将档案工作纳入单位考核体系中，并严格按照计划进行管理。档案部门以红头文件的形式，对归档工作的要求和时间节点进行明确，分解下达AVIDM计划，并将归档完成情况列入双文明考核，作为对相关单位档案工作考核的重要内容。这样，加强了归档工作的严肃性，不仅督促了有关单位能够按照计划节点完成工作，在一定程度上，也督促提醒相关单位对项目归档工作的重视。把项目归档工作与科研生产工作摆在同等的位置，同计划、同考核，有利地保证了项目归档工作的有序开展、顺利完成。
六、全员参与、专兼互补，是归档工作过程受控的有效方法
项目归档中，档案人员积极主动参与指导，工作中注意点面结合，使指导工作主次分明。对文件、标准中明确的收集资料项目，档案人员经常对相关人员进行提醒，并把指导的重点放在重点环节上。档案人员在原来工作指导的基础上，更多地体现有重点的节点性指导，固定资产投资项目的进行是按上级年度计划开展工作的，但根据具体的实施情况经常要进行计划的调整，这些调整包括项目本身的整合、实施单位的变化、经费渠道的变化、时间节点的变化等等。这些调整文件的完整性是归档工作的重要方面，不关注提醒这些细节材料的收集，归档文件的完整性将无法保证。关注细节，重点把关，使项目归档工作注重普遍性的同时兼顾特殊性，也使档案工作人员指导更得力，使专职档案员与兼职档案员形成有力的互补，确保了归档工作的有效完成。
七、抓住特点、集中办公，是归档工作出色完成的有力措施
针对不同项目的特点，采用不同的方式进行归档工作的组织。例如某建设项目投资数额大、建设周期长，所形成的文件不仅数量繁多、种类不一，而且业务涉及面广，此项目的归档工作为我们积累了宝贵的经验。在日常工作中各部门间紧密配合，档案人员一直跟进项目并参与关键时间节点和进度的协调会，督促、指导各类文件材料的收集与积累的同时，针对归档整理工作量大、部门间协调配合多的特点，成立了专门的验收工作项目组，采取脱产集中办公的形式开展工作，保证了相关部门工作人员都参与到项目归档工作中，达到了资源保障到位、协调问题快、工作效率高的效果，集体智慧得以有效发挥，确保了归档的进度和质量。
以上是笔者多年从事项目档案归档过程中总结和提炼的经验，项目档案做的好与坏直接影响到项目的竣工验收，在项目档案管理工作中要坚持的最基本的要求就是：“三纳入”、“四参加”、“四同步”。“三纳入”即项目档案管理要纳入项目建设计划；纳入项目管理各个环节；纳入有关领导和工作人员的岗位责任制。“四参加”即档案部门或有关人员应参加有关项目建设的重要会议；参加设备仪器开箱验收；参加项目评审；参加项目竣工验收。“四同步”是指项目建设同时应提出项目文件形成、积累、整理和归档要求；检查项目计划进度的同时要检查文件形成和积累情况；工程项目竣工验收的同时要对文件材料进行归档审查；上报登记和评审时，档案部分要出具专题说明。
总之，在固定资产项目归档中，我们从零开始，一点点的积累，已经形成了一定的工作模式。虽然在项目归档工作上做了一些探索，但我们也深深地感到：从归档工作本身的要求上和我们目前对项目归档工作的把握上，还有一定的差距，希望在今后的工作中，能与同行多交流经验和做法，相互学习和提高，为把项目归档工作完成得更好，充分发挥档案人员在项目管理中的作用，为高效完成项目档案尽我们档案工作人员最大的能力。