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随着我国职业教育事业快速的发展，各个高职院校的办学规模不断扩大，各种职能不断完善，原有的办学模式已经不能胜任高素质技术技能人才培养的需要，所以各高职院校逐渐将工作重心由学校管理为主转移到二级学院自主管理，二级学院在学校宏观调控下负责本学院的具体管理工作，对本学院的办学绩效负责。这就对二级学院的教学秘书提出了新的要求。面对新局面，教学秘书如何顺应形势，把握工作重心，创造性地开展工作，摆在了每一个教学秘书的面前，值得大家去深入思考。
一、二级管理模式下学院管理工作存在的问题
1.角色转变慢，工作难度大。传统教学管理模式下，二级学院的教学管理工作大多是在教务处的统一安排下完成的。二级管理模式下，就要由二级学院根据学校管理规定制定本单位教学管理实施细则，并进行组织实施，这就要充分发挥二级学院在管理工作中的作用，同时也要求教学秘书及时转变工作方向。传统的教学秘书大多是被动式工作，缺乏工作的主动性，由于权限问题，无法独立性开展工作，只能是执行者，无法变为管理者。二级管理模式下，教学秘书应该转变角色定位，不能局限于做教学执行工作，还要根据学校教务处的统一安排，主动制定适合本学院需要的相关政策，并且及时调整各类规章制度，完善工作流程，并组织实施。
2.面对的部门多，服务对象广。传统教学管理的大部分工作都是针对教务处开展的，由教务处统一安排布置，二级管理模式下，除了和教务处沟通，还需要和督导室、发展规划处、招生就业处、学生处等相关部门进行联系。教学秘书在其中不能仅仅只是做一个传话筒，还要发挥组织协调作用，除了上传下达，还要能统筹规划，寻找最便捷的工作方式方法，在对各个部门的工作中都能有条不紊地开展。
3.管理内容多，工作任务重。二级管理模式下，教务处将许多权利下放到二级学院，二级学院的教学秘书要发挥一个微型教务处的职能，涵盖教学工作的各方各面，包括课程安排、考试补考安排、教学计划的制定、教学大纲的修订、毕业证书的发放、教学质量监控、四六级各类考试的安排、实习实训、技能大赛、社会服务、教学工作量统计、各类教学档案的整理和归档等工作。可以说是任务繁重，涉及面广，工作量大。
二、二级管理模式下教学秘书的角色定位
1.做好领导的参谋，发挥执行者作用。二级管理体制下，教学工作职能权力下放，过程管理逐步向目标管理转变，职能上发挥了很大变化，二级学院承担着重要的管理职能，教学秘书作为一线管理人员，必须能为部门领导出谋划策，及时了解新形势，充分理解各项工作的职能和内容，当好部门领导的谋士。同时还要能够较好完成各项教学相关工作，保证教学工作顺利运行。
2.做好组织协调，发挥桥梁纽带作用。二级管理模式下，教学秘书充当着交通枢纽的重要职能，一面要服务于学院领导、教研室主任、辅导员和任课教师，另一面还要服务于相关职能部门、院系之间，同时还要及时了解学院广大学生对教学过程的反馈意见和建议，并且及时反馈给学院。还要充分发挥桥梁纽带的承上启下作用，做好各个教学单位之间的沟通协调以及日常各类来访接待工作等。
3.做好管理工作，发挥服务职能。教学秘书主要就是为教学服务，为师生服务，必须服从领导的安排，将国家、省市、学校的各种文件精神及时、准确的进行上传下达，还要注重沟通，协调好老师和学生之间的关系。教师是学院教学工作的主体，必须做教师的得力助手，提高教学质量，协助教师完成教学任务。学生是学校的主体，作为一线的服务人员，要牢固树立服务意识，做好学生的引导者，帮助学生解决学习及生活上的困难，真心实意地为学生服务。
三、教学秘书需要增强的职业素养
1.加强高职政策理论学习，提高自身素质。要不断加强学习，及时了解国家关于职业教育的各种政策文件，包括《国务院关于加快发展现代职业教育的决定》、《教育部关于深化职业教育教学改革全面提高人才培养质量的若干意见》（教职成[2015]6号）、《国务院办公厅关于深化高等学校创新创业教育改革实施意见》（国办发〔2015〕36号）、《高等职业教育创新发展行动计划（2015-2018年）》、《职业院校管理水平提升行动计划（2015-2018年）》等，同时还要对每年召开的全国高职院校校长联席会议的各种材料进行认真学习，及时登录高职高专教育网，掌握最新资讯，要主动学习，用高职理论武装自己，掌握现代职业教育的发展趋势，以提高教学管理水平。
2.发挥主观能动性，做好服务工作。教学活动不是一个人就能独立完成的工作，所以在工作过程中要注重密切联系相关部门，及时与教务处等部门沟通，随时和其他学院保持联系，及时传达各类信息，通过合作，提高工作效率。教学秘书作为学院最直接的教学管理人员，是领导决策的参谋和助手，管理从本质上来讲就是为教学服务，教学秘书要认清自己的角色，摆正位置，在教学过程中，教师会發挥主导作用，是整个教学过程的核心，学生是教学的主体，在教学管理过程中，要牢固树立服务意识，为教师、学生营造一个良好的教学和学习环境。
3.提高工作水平，及时做好上情下达。教学秘书首先应该具备较高的沟通协调能力，做好上情下达，及时传递各类信息，要掌握一定的沟通艺术。同时还要增强写作能力，掌握请示、汇报、函等各类公文写作的基本技巧，能够在部门领导的指导下完成部门工作计划和工作总结的起草，对学院开展的各类活动能够及时形成通讯，进行新闻报道，能够准确修订、完善各类规章制度。
4.及时调节心理状态，保持工作热情。教学秘书工作需要非常细致，不能有任何的失误，所以就需要承担教学秘书的人员有较好的心理素质和积极向上的工作热情。教学秘书工作时间久了，就容易产生职业倦怠感，特别是在工作中有很多时候会被教师误解，会有不顺心的时候，这就容易对工作产生厌烦心理，就难以做好服务工作。教学秘书应该在工作中寻找乐趣，树立起工作的责任感和使命感，发自内心的爱岗敬业，应该学会控制自己的情绪，保持良好心态，乐观的心境，要用严以律己宽以待人的态度对待工作，任何情况下都要保持一颗平常心。
5.创新性开展工作 提高工作效率。要不断加强自身教学管理经验的积累，敢于突破传统束缚，寻找高效率的工作方式方法，与时俱进，灵活运用各种新技术，特别是要善于使用计算机和网络技术，掌握各种移动终端的使用方法，将微信、QQ等网络工具应用到教学工作中，随时掌握各种信息，做好数据统计，提高工作效率。
一、二级管理模式下学院管理工作存在的问题
1.角色转变慢，工作难度大。传统教学管理模式下，二级学院的教学管理工作大多是在教务处的统一安排下完成的。二级管理模式下，就要由二级学院根据学校管理规定制定本单位教学管理实施细则，并进行组织实施，这就要充分发挥二级学院在管理工作中的作用，同时也要求教学秘书及时转变工作方向。传统的教学秘书大多是被动式工作，缺乏工作的主动性，由于权限问题，无法独立性开展工作，只能是执行者，无法变为管理者。二级管理模式下，教学秘书应该转变角色定位，不能局限于做教学执行工作，还要根据学校教务处的统一安排，主动制定适合本学院需要的相关政策，并且及时调整各类规章制度，完善工作流程，并组织实施。
2.面对的部门多，服务对象广。传统教学管理的大部分工作都是针对教务处开展的，由教务处统一安排布置，二级管理模式下，除了和教务处沟通，还需要和督导室、发展规划处、招生就业处、学生处等相关部门进行联系。教学秘书在其中不能仅仅只是做一个传话筒，还要发挥组织协调作用，除了上传下达，还要能统筹规划，寻找最便捷的工作方式方法，在对各个部门的工作中都能有条不紊地开展。
3.管理内容多，工作任务重。二级管理模式下，教务处将许多权利下放到二级学院，二级学院的教学秘书要发挥一个微型教务处的职能，涵盖教学工作的各方各面，包括课程安排、考试补考安排、教学计划的制定、教学大纲的修订、毕业证书的发放、教学质量监控、四六级各类考试的安排、实习实训、技能大赛、社会服务、教学工作量统计、各类教学档案的整理和归档等工作。可以说是任务繁重，涉及面广，工作量大。
二、二级管理模式下教学秘书的角色定位
1.做好领导的参谋，发挥执行者作用。二级管理体制下，教学工作职能权力下放，过程管理逐步向目标管理转变，职能上发挥了很大变化，二级学院承担着重要的管理职能，教学秘书作为一线管理人员，必须能为部门领导出谋划策，及时了解新形势，充分理解各项工作的职能和内容，当好部门领导的谋士。同时还要能够较好完成各项教学相关工作，保证教学工作顺利运行。
2.做好组织协调，发挥桥梁纽带作用。二级管理模式下，教学秘书充当着交通枢纽的重要职能，一面要服务于学院领导、教研室主任、辅导员和任课教师，另一面还要服务于相关职能部门、院系之间，同时还要及时了解学院广大学生对教学过程的反馈意见和建议，并且及时反馈给学院。还要充分发挥桥梁纽带的承上启下作用，做好各个教学单位之间的沟通协调以及日常各类来访接待工作等。
3.做好管理工作，发挥服务职能。教学秘书主要就是为教学服务，为师生服务，必须服从领导的安排，将国家、省市、学校的各种文件精神及时、准确的进行上传下达，还要注重沟通，协调好老师和学生之间的关系。教师是学院教学工作的主体，必须做教师的得力助手，提高教学质量，协助教师完成教学任务。学生是学校的主体，作为一线的服务人员，要牢固树立服务意识，做好学生的引导者，帮助学生解决学习及生活上的困难，真心实意地为学生服务。
三、教学秘书需要增强的职业素养
1.加强高职政策理论学习，提高自身素质。要不断加强学习，及时了解国家关于职业教育的各种政策文件，包括《国务院关于加快发展现代职业教育的决定》、《教育部关于深化职业教育教学改革全面提高人才培养质量的若干意见》（教职成[2015]6号）、《国务院办公厅关于深化高等学校创新创业教育改革实施意见》（国办发〔2015〕36号）、《高等职业教育创新发展行动计划（2015-2018年）》、《职业院校管理水平提升行动计划（2015-2018年）》等，同时还要对每年召开的全国高职院校校长联席会议的各种材料进行认真学习，及时登录高职高专教育网，掌握最新资讯，要主动学习，用高职理论武装自己，掌握现代职业教育的发展趋势，以提高教学管理水平。
2.发挥主观能动性，做好服务工作。教学活动不是一个人就能独立完成的工作，所以在工作过程中要注重密切联系相关部门，及时与教务处等部门沟通，随时和其他学院保持联系，及时传达各类信息，通过合作，提高工作效率。教学秘书作为学院最直接的教学管理人员，是领导决策的参谋和助手，管理从本质上来讲就是为教学服务，教学秘书要认清自己的角色，摆正位置，在教学过程中，教师会發挥主导作用，是整个教学过程的核心，学生是教学的主体，在教学管理过程中，要牢固树立服务意识，为教师、学生营造一个良好的教学和学习环境。
3.提高工作水平，及时做好上情下达。教学秘书首先应该具备较高的沟通协调能力，做好上情下达，及时传递各类信息，要掌握一定的沟通艺术。同时还要增强写作能力，掌握请示、汇报、函等各类公文写作的基本技巧，能够在部门领导的指导下完成部门工作计划和工作总结的起草，对学院开展的各类活动能够及时形成通讯，进行新闻报道，能够准确修订、完善各类规章制度。
4.及时调节心理状态，保持工作热情。教学秘书工作需要非常细致，不能有任何的失误，所以就需要承担教学秘书的人员有较好的心理素质和积极向上的工作热情。教学秘书工作时间久了，就容易产生职业倦怠感，特别是在工作中有很多时候会被教师误解，会有不顺心的时候，这就容易对工作产生厌烦心理，就难以做好服务工作。教学秘书应该在工作中寻找乐趣，树立起工作的责任感和使命感，发自内心的爱岗敬业，应该学会控制自己的情绪，保持良好心态，乐观的心境，要用严以律己宽以待人的态度对待工作，任何情况下都要保持一颗平常心。
5.创新性开展工作 提高工作效率。要不断加强自身教学管理经验的积累，敢于突破传统束缚，寻找高效率的工作方式方法，与时俱进，灵活运用各种新技术，特别是要善于使用计算机和网络技术，掌握各种移动终端的使用方法，将微信、QQ等网络工具应用到教学工作中，随时掌握各种信息，做好数据统计，提高工作效率。