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摘 要：独立学院对于会议会务工作有其独特的要求，本文阐述了独立学院办公室新人做好会议会务工作的体会，即一要认识会务的重要性，二要掌握会务工作要求，三要理解会务工作内容，这样才能较好地保证办会效果。
关键词：独立学院 会议 会务
一要认识“会务”工作重要性。会务工作是会议能够如期召开、顺利进行、圆满完成的重要保证，也是会议能否取得预期效果的重要前提。会签准备工作充分与否，是决定会议能否成功的关键环节。会中的灵活应变是推进会议顺利进行的润滑剂，会后的总结完善是下次会议顺利召开的奠基石。只有明白会务工作对整个会议的重要性才能更好地做好准备工作，处理临时问题，做到“三满意”：领导满意、来宾满意、自己满意。
二要掌握“会务”工作要求。
1.胸中有蓝图，脑中有构思。在接到会议通知后，脑中要先把会议整体流程过一遍，把想到的大概事项写下来，脑中再对事项过一遍，尽量把能想到的细节再写下来，脑中对细节过第三遍，查漏补缺。这时胸中已经对会务工作有了一个基本的蓝图：方案制定、材料收集、会议通知、会场布置、食宿安排、应急方案。接下来考虑自己在每一项进展中可以扮演什么角色，有能力胜任或者应该胜任哪些任务。
2.分工要明确，协作需加强。第一，由于会务工作巨大繁杂，涉及到部门较多，所以应该细化到每项任务、每个环节、每个时间节点都有相应负责部门和负责人员，避免出现工作遗漏和责任推诿。第二，在制定进度表时，外部分工应该立足各部门的工作职能、范围，内部分工时应该注意并考虑到每个人员的性格特点及工作特长，对新进人员最好安排有经验的人员指导。第三，查漏补缺，增强协作。新人应该与会务工作的各部门以及人员积极沟通、配合，及时报告自己负责工作的进度，不明白的地方一定要敢于问、仔细问，对于他人工作中出现的遗漏应及时提醒。与公办院校不同，独立学院存在一个特殊的机构：董事会。在一些大会会议中，往往有董事会的参与，所以独立学院会议中，一定要掌握董事会在会议中所扮演的角色，并根据实际情况进行联系和工作汇报。
3.工作要细致，遇事要灵活。会务工作涉及到会前准备、会中服务和会后整理等不同阶段，在工作内容方面涉及到材料准备、会议通知、会场布置、交通安全、餐饮食宿等。每个阶段、每个方面又包含众多环节，大到重要参会人员的邀请，小到嘉宾牌的摆放位置。所以在工作中每进行一个环节都要进行相应的检查，仔细核对，认真探讨，及时修正错误，修补遗漏。会务工作涉及的人员众多。内部有设立宣传组、秘书组、会务组、设备组、后勤组等，外部又有参会人员、学院领导、董事会成员，作为新人，应该积极与各类人员进行沟通，特别是承担接待任务时，既要听取领导和董事会意见，及时向领导反馈邀请情况，同时要掌握嘉宾信息，给其他小组特别是宣传组提供第一手资料。会务工作经常出现各种临时情况，例如：更换发言嘉宾、会议材料修改等，作为新人，首先是要及时记录问题，向领导汇报后，由领导出面解决或是按照领导指示，给出答复或做出行动。
4.重点要把握，成本應节约。会务工作内容巨多，但要明白事有轻重缓急。应该想清楚哪些事项比较重要，哪些内容较为紧急，哪些应该首先处理，哪些工作可以缓一缓。例如在晚宴上，要明白哪些嘉宾应该慎重对待，应该引见领导。只有这样才能有条不紊，减少重复劳动与差错出现。独立学院是完全依靠学费来运作的机构，所以在成本方面要加大控制。会务工作花费较多，例如会场租借、食宿安排、材料印制等等，所以会务人员应当在确保会议质量和效果的前提下，做好会务预算工作，力争少花钱、办大事、办好事、例如材料印制方面，多利用已有材料，多联系厂家，进行比较，讨价还价，精打细算。
三要理解“会务”工作内容。
1.会前准备。
1.1制定工作安排表。在接到会议举办通知后，第一时间要按照以往办会程序制定工作安排表，考虑到会议涉及的相关部门和人员进行工作分工。在办公室内部分工时，一定要细致，从组别来看，要涉及到秘书组、宣传组、事务组，从内容要细到材料袋包含的物品及装袋截止时间点。
1.2做好经费预算。在确定会议议程之后，要根据日程来做出经费预算，大到来宾住宿，往返机票，小到横幅的印刷，会议铅笔的购置。经费包括食宿费、交通费、场地租用费、设备使用费、会议用品费、宣传费、通讯费、学生志愿者误餐费等等。经费预算既要合理又要弹性。
1.3准备会议物资。在准备会议物资时尽量听取各个合作部门或小组的意见，提供必要的物资。例如，秘书组拟好领导讲话稿后，应该准备稿夹，贴上便签以便确认。会议开始之前应该确定材料袋物品的到位以及装袋。对于会议文件应该做好复印装订。在入住会议场所前，应准备打印一体机，嘉宾牌、剪刀、胶纸等细小物件以备不时之用。
1.4做好会场管理。主要包括会场的布置、会议用品的准备、会议设施的调试等。会场布置包括会场装饰、主席台的布置、与会人员座次席的安排。会场布置应该根据会议主题进行适当的变换调整，但整体要以简单大方为基调。会议用品准备要看场合而定，一般包括桌椅、文具、台布、茶具、嘉宾牌、会议材料袋、签到本等，还有特殊用品准备，比如揭牌仪式，需要准备红绸、红花，若有舞狮表演需准备点睛笔、朱砂，选举会议需要准备选票、投票箱。如有发言时间限制，需准备时间提示牌。设施调试主要是指会场音响、幻灯机、投影仪的调试，如是校外场地，需要指派专业人员提前几天进行现场熟悉、调试。如果进行参会人员合影，应提前考察会议场地，考虑光线、天气等因素给出方案。
2.会中保障。
2.1做好签到工作。会前确定签到场地，做好签到处布置工作，会议开始前负责人员必须到位，分类放好签到本、签字笔、嘉宾代表证、会议材料袋、纪念品等。
2.2做好保障工作。要及时关注会场情况，如音响、灯光、网络出现状况，第一时间告知负责人员并进行维护。如嘉宾提出要求，在合理范围内及时给予解决；如茶歇物资稍有不足，及时采购补上。
3.会后工作。
3.1送别参会代表。不管是办会方提供机票或车票，或是与会代表自己订购，会务人员都应该将时间记录成表，并提前与参会代表确定返程时间、出发时间，与后勤组联系安排好送站车辆，确保与会人员安全及时到达机场或车站。送站会务人员和司机必须注意着装。
3.2会场整理。会后及时清理会场，带回并保管剩余会议资料、会议用品，安排好留会代表住宿，与酒店做好沟通，并做好费用结算工作等。
3.3整理会议文件。充分收集并整理好整个会议期间的会议资料，包括会议手册、领导发言稿、发言PPT等资料的纸质版和电子版，最后对资料进行立卷归档。
3.4经费报销。根据会议预算整理会议的各种花销，根据学院规定，收集、分类、整理相关工作人员手头的发票，经相关领导同意签字后向财务部报销，报销完成后分发经费并做好记录工作。
3.5会务总结。对会务工作进行认真的总结，肯定成绩，发现不足，向支持会议工作的有关部门和同事表示感谢，着重提出在会务工作中表现突出的人员。通过会议工作总结，积累会议工作经验，及时提出建议，不断提高会务人员综合能力，增强团队协作意识。
参考文献：
[1]孙建国.对强化高职院校学院办公室“三办”工作的思考[J].科技资讯，2014（18） ：237.
[2]张凯.于喜海.浅谈高校办公室会务工作中的精细化管理[J].中国电力教育，2013（1） ：214-215.
[3]陈舜.浅谈高校会务服务的几点体会[J].大学教育，2013 ：149-150.
关键词：独立学院 会议 会务
一要认识“会务”工作重要性。会务工作是会议能够如期召开、顺利进行、圆满完成的重要保证，也是会议能否取得预期效果的重要前提。会签准备工作充分与否，是决定会议能否成功的关键环节。会中的灵活应变是推进会议顺利进行的润滑剂，会后的总结完善是下次会议顺利召开的奠基石。只有明白会务工作对整个会议的重要性才能更好地做好准备工作，处理临时问题，做到“三满意”：领导满意、来宾满意、自己满意。
二要掌握“会务”工作要求。
1.胸中有蓝图，脑中有构思。在接到会议通知后，脑中要先把会议整体流程过一遍，把想到的大概事项写下来，脑中再对事项过一遍，尽量把能想到的细节再写下来，脑中对细节过第三遍，查漏补缺。这时胸中已经对会务工作有了一个基本的蓝图：方案制定、材料收集、会议通知、会场布置、食宿安排、应急方案。接下来考虑自己在每一项进展中可以扮演什么角色，有能力胜任或者应该胜任哪些任务。
2.分工要明确，协作需加强。第一，由于会务工作巨大繁杂，涉及到部门较多，所以应该细化到每项任务、每个环节、每个时间节点都有相应负责部门和负责人员，避免出现工作遗漏和责任推诿。第二，在制定进度表时，外部分工应该立足各部门的工作职能、范围，内部分工时应该注意并考虑到每个人员的性格特点及工作特长，对新进人员最好安排有经验的人员指导。第三，查漏补缺，增强协作。新人应该与会务工作的各部门以及人员积极沟通、配合，及时报告自己负责工作的进度，不明白的地方一定要敢于问、仔细问，对于他人工作中出现的遗漏应及时提醒。与公办院校不同，独立学院存在一个特殊的机构：董事会。在一些大会会议中，往往有董事会的参与，所以独立学院会议中，一定要掌握董事会在会议中所扮演的角色，并根据实际情况进行联系和工作汇报。
3.工作要细致，遇事要灵活。会务工作涉及到会前准备、会中服务和会后整理等不同阶段，在工作内容方面涉及到材料准备、会议通知、会场布置、交通安全、餐饮食宿等。每个阶段、每个方面又包含众多环节，大到重要参会人员的邀请，小到嘉宾牌的摆放位置。所以在工作中每进行一个环节都要进行相应的检查，仔细核对，认真探讨，及时修正错误，修补遗漏。会务工作涉及的人员众多。内部有设立宣传组、秘书组、会务组、设备组、后勤组等，外部又有参会人员、学院领导、董事会成员，作为新人，应该积极与各类人员进行沟通，特别是承担接待任务时，既要听取领导和董事会意见，及时向领导反馈邀请情况，同时要掌握嘉宾信息，给其他小组特别是宣传组提供第一手资料。会务工作经常出现各种临时情况，例如：更换发言嘉宾、会议材料修改等，作为新人，首先是要及时记录问题，向领导汇报后，由领导出面解决或是按照领导指示，给出答复或做出行动。
4.重点要把握，成本應节约。会务工作内容巨多，但要明白事有轻重缓急。应该想清楚哪些事项比较重要，哪些内容较为紧急，哪些应该首先处理，哪些工作可以缓一缓。例如在晚宴上，要明白哪些嘉宾应该慎重对待，应该引见领导。只有这样才能有条不紊，减少重复劳动与差错出现。独立学院是完全依靠学费来运作的机构，所以在成本方面要加大控制。会务工作花费较多，例如会场租借、食宿安排、材料印制等等，所以会务人员应当在确保会议质量和效果的前提下，做好会务预算工作，力争少花钱、办大事、办好事、例如材料印制方面，多利用已有材料，多联系厂家，进行比较，讨价还价，精打细算。
三要理解“会务”工作内容。
1.会前准备。
1.1制定工作安排表。在接到会议举办通知后，第一时间要按照以往办会程序制定工作安排表，考虑到会议涉及的相关部门和人员进行工作分工。在办公室内部分工时，一定要细致，从组别来看，要涉及到秘书组、宣传组、事务组，从内容要细到材料袋包含的物品及装袋截止时间点。
1.2做好经费预算。在确定会议议程之后，要根据日程来做出经费预算，大到来宾住宿，往返机票，小到横幅的印刷，会议铅笔的购置。经费包括食宿费、交通费、场地租用费、设备使用费、会议用品费、宣传费、通讯费、学生志愿者误餐费等等。经费预算既要合理又要弹性。
1.3准备会议物资。在准备会议物资时尽量听取各个合作部门或小组的意见，提供必要的物资。例如，秘书组拟好领导讲话稿后，应该准备稿夹，贴上便签以便确认。会议开始之前应该确定材料袋物品的到位以及装袋。对于会议文件应该做好复印装订。在入住会议场所前，应准备打印一体机，嘉宾牌、剪刀、胶纸等细小物件以备不时之用。
1.4做好会场管理。主要包括会场的布置、会议用品的准备、会议设施的调试等。会场布置包括会场装饰、主席台的布置、与会人员座次席的安排。会场布置应该根据会议主题进行适当的变换调整，但整体要以简单大方为基调。会议用品准备要看场合而定，一般包括桌椅、文具、台布、茶具、嘉宾牌、会议材料袋、签到本等，还有特殊用品准备，比如揭牌仪式，需要准备红绸、红花，若有舞狮表演需准备点睛笔、朱砂，选举会议需要准备选票、投票箱。如有发言时间限制，需准备时间提示牌。设施调试主要是指会场音响、幻灯机、投影仪的调试，如是校外场地，需要指派专业人员提前几天进行现场熟悉、调试。如果进行参会人员合影，应提前考察会议场地，考虑光线、天气等因素给出方案。
2.会中保障。
2.1做好签到工作。会前确定签到场地，做好签到处布置工作，会议开始前负责人员必须到位，分类放好签到本、签字笔、嘉宾代表证、会议材料袋、纪念品等。
2.2做好保障工作。要及时关注会场情况，如音响、灯光、网络出现状况，第一时间告知负责人员并进行维护。如嘉宾提出要求，在合理范围内及时给予解决；如茶歇物资稍有不足，及时采购补上。
3.会后工作。
3.1送别参会代表。不管是办会方提供机票或车票，或是与会代表自己订购，会务人员都应该将时间记录成表，并提前与参会代表确定返程时间、出发时间，与后勤组联系安排好送站车辆，确保与会人员安全及时到达机场或车站。送站会务人员和司机必须注意着装。
3.2会场整理。会后及时清理会场，带回并保管剩余会议资料、会议用品，安排好留会代表住宿，与酒店做好沟通，并做好费用结算工作等。
3.3整理会议文件。充分收集并整理好整个会议期间的会议资料，包括会议手册、领导发言稿、发言PPT等资料的纸质版和电子版，最后对资料进行立卷归档。
3.4经费报销。根据会议预算整理会议的各种花销，根据学院规定，收集、分类、整理相关工作人员手头的发票，经相关领导同意签字后向财务部报销，报销完成后分发经费并做好记录工作。
3.5会务总结。对会务工作进行认真的总结，肯定成绩，发现不足，向支持会议工作的有关部门和同事表示感谢，着重提出在会务工作中表现突出的人员。通过会议工作总结，积累会议工作经验，及时提出建议，不断提高会务人员综合能力，增强团队协作意识。
参考文献：
[1]孙建国.对强化高职院校学院办公室“三办”工作的思考[J].科技资讯，2014（18） ：237.
[2]张凯.于喜海.浅谈高校办公室会务工作中的精细化管理[J].中国电力教育，2013（1） ：214-215.
[3]陈舜.浅谈高校会务服务的几点体会[J].大学教育，2013 ：149-150.