旅行社客户档案的建立与管理

来源 :经营管理者·中旬刊 | 被引量 : 0次 | 上传用户:xushihuinuaa
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  摘 要:随着旅游市场的发展,客户需求逐渐走向更加多元化,同时带来的还有日益激烈的市场竞争。各种旅行机构越来越多,每一个旅行社都希望在未来收获更多的业务。这种在根本上依据不同客户群体开展的经营活动,逐渐形成了新的客户关系管理理念。当然最根本的是产品,但是要是想让自己的效率更高,就必须做好客户管理,客户管理最核心的部分就是客户档案的建立与管理。每个旅行社都很重视客户档案的建立,并积极运用于旅行社经日常的经营运作中,客户档案关系营销已成为业务发展的重要手段。[1]建立和管理好旅行社客户档案,能够有针对性地为客户提供优质服务,能够更好的保护好有效的客户资源,这使得客户档案工作成为现代旅行社发展的重要途径。本文通过对当前旅行社的发展方向和重要工作进行分析,得出旅行社只有逐步实现产品中心化向档案中心化转变,才能在当下的激烈竞争中赢得一席之地。
  关键词:旅行社客户档案 建立 管理
  一、旅行社客户档案的概念和建立客户档案的现实意义
  1.旅行社客户档案的概念。随着当代旅行社市场化、国际化不断地深入,行业之间竞争非常激烈,这为旅行社的顾客档案建立和管理提供了客观环境。旅行社在适应发展的过程中开始大量运用顾客关系营销,大大提高旅行社的顾客满意度,这就会使得相关利益方愿意继续进行商业合作,从而使自身尽快走出盲目价格竞争,进入长期稳定发展的时期。作为一个旅行社想要做好关系营销,其基础就是客户档案的建立和管理。旅行社客户档案,是一个综合概念,包括旅行社经营过程中与供应商、分销商、旅游者以及相关部门之间的各种业务来往关系记录。旅行社可以从客户的档案中分析出整体旅游市场的发展变化,充分了解消费者的个人爱好,从而更加及时、有效地对自身进行调整,从而规避经营风险,节省运行成本。针对不同的客户档案情况可以确定不同的营销策略,对大客户和普通客户要实行不同的的条件和优惠政策,有效提高公关针对性。
  2.建立旅行社客户档案的现实意义。对于旅行社来说客户就是基础和资源,建立完整的客户档案尤为重要,每一个旅行社都应该充分提高客户感受,同时开拓市场和提高营销效率。通过客户档案,旅行社能够发现长期客户,选择稳定的合作伙伴重点服务。
  2.1建立客户档案有利于旅行社深入了解客户需求。建立全面的顾客档案能够使旅行社充分了解顾客需求,了解相关供应商的需求。通过档案分析能够更好地面对竞争,充分选择更有价值和成功率更高的客户,这对商业竞争来说来说意义重大。通过在档案中明确记载客户的基本情况、需求偏好等等,就能筛选出合适稳定的客户,建立独特的长期合作模式,逐步在档案中增加整条产业的供应及业务情况,建立更完备的客户档案。逐渐完备的档案记录,能够详细地了解客户的消费需求,打造独特的产品和服务。
  2.2建立客户档案有利于提高自身形象。旅行社在日常的经营中最普遍的就是客户营销,会遇到各种各样的问题,对问题的处理直接会影响旅行社的形象。管理者对档案本身的价值认识程度不同,认为客户档案仅仅是材料的简单堆砌,实际意义不大。这种错误的认识有旅行社自身的认识原因,也有对客户价值认知的偏差,从思想上就没有充分的重视起来,比如资金的投入方面往往缺乏量的积累。旅行社在发展中建立客户档案,要有专业人员去管理和应用,形成在营销上的客户中心理论,充分把握中心经营理念,重视客户,关怀客户。
  2.3建立客户档案有利于旅行社提升运行效率。很多旅行社在建立之初,为了降低成本,会用比较传统的档案管理方式,这种传统的档案管理效率低下而且容易出错,而且在档案之间信息记载也都大同小异,忽视了不同客户之间的差别。在建立档案后要充分利用大数据时代的计算方式,将客户资料录人数据库,进行大数据分析和检测,建顾客进行详细的分类,更加具有针对性。对于新数据要及时应用,对于老数据要及时更新,对多个网点进行检测,提高运行效率。
  2.4建立客户档案有利于旅行社增强业务链的完整性。作为商业业态供应链的中间环节,旅行社从很多方面也需要对客户进行分类,首先要了解广义和狭义的客户,狭义的客户就是旅行社的直接个人消费者;广义是指所有有关人员的集合。由于旅游活动涉及日常生活的各个方面和多个环节,这些都是以旅游活动为中心。本身就是中间环节的旅行社要与这些环节相关的很多机构进行交流和沟通,这些往来都应该有专门的档案进行记录。
  二、旅行社客户档案的内容
  我们现在建立旅行社的客户档案在普通的档案中仅包含一般客户的自身情况,只有团体单位客户的负责人及重要成员才另立详尽情况的重点档案,主要记载重要客户单位的基本情况和相关内容。
  1.客戶基本情况。如果档案针对的是集体客户,就要重点收录该单位的名称、地址、性质、负责人的姓名、地址和联系方式等等,要尽可能的详尽收录一切与该单位有关的事情消息和各种信息;如果只是针对普通的个体客户,就要尽量多的收录并标记个体顾客的消费体验和意见以及客户基本身份信息和联系方式,这些最基本的客户信息才是档案的建立基础,基础工作很重要很杂乱,但是这是最基本的档案组成部分。
  2.单位客户负责人情况。单位负责人的情况就是单位集体客户的领导人或负责人的身份信息等等,这些都要在档案中详细记载,例如姓名、职务、年龄和爱好,这是公共营销的最重要的客户基础,要尽可能的详尽。
  3.单位概况。主要是指在当客户不可分的为多个人整体为一个服务对象的时候,要充分记录一个单位的经济情况、单位人员规模、员工人数、工资状况、盈利状况、等很多单位方面的信息,因为这些信息能够反映客户的整体消费水平和实力一定要详细记载和收录。
  4.与客户业务往来的相关材料。在业务往来的资料中,我们主要收录业务双方用来联系的电函、合同和签订的意向书等等书面材料。每一个客户合同等法律文书的保存都是一次合作的记录,很多合作必须要有合同作为书证,是重要的客户往来经验和记录,要着重收录。   三、建立旅行社客户档案的方法
  1.分类法。在旅行社的日常经营活动过程中,经常与旅行社发生业务关系的客户有很多人,如很多景区附近的宾馆酒店都是旅行社的下级服务供应商,宣传媒体和广告公司是旅行社的公关途径,很多的集体和单位、个人都是旅行社标注的重点客户。这就要求我们根据各种标准对客户进行逐一分类,建立快速对应的档案管理体系。旅行社在进行客户档案的建立和管理可以按照多种分类进行,例如个人情况、单位情况、消费情况、家庭情况等等。当然我们也可以按照旅游景点的方向和分类角度去进行分析和鉴别,例如合作单位、个人消费、联合出团等等来设置客户档案。无论用什么方法,都要尽量详尽。
  2.排序法。随着旅行社在经营和活动的规模不断扩大,很多的客户档案数量越来越多,信息量越来越大,在档案的记录范围内每一个个体的内容也会越来越多,如果不做好排列和分类会造成查阅困难。档案管理人员在设立客户档案初期就应该预见到查阅上的具体问题。
  3.点建法。点建法从字义上理解就是将某些重点客户拿出来,重点建档,虽然对于当今的旅行社来说,都是顾客中心主义,效益和结果的追求,使得旅行社不可能对所有的客户实行同一个营销方案。在客户档案的的收集建立过程中,还是要有所区别的,重点攻击重点服务对象,通过服务不同层级的客户,就能体现出营销手段的重要。对于那些对旅行社经营利润做出巨大贡献的顾客来说,当然要重点接待,在基本档案的基础上建立 VIP档案,指派专人跟踪服务注重客户消费体验的反馈,这对旅行社的经营利润增长是非常有效的。
  四、旅行社客户档案的管理
  1.旅行社客户档案管理存在的具体问题分析。
  1.1重视程度不够。大部分旅行社并没有在发展中敏锐的把握客户档案的重要性,在对客户档案管理上缺乏最基本的概念认知,认为建立客户档案只是材料的简单堆积,其实客户档案管理是一种比较专业的工作,是提高自身把握市场能力的有效手段。管理层的忽视使得客户档案管理工作没有得到应有的重视,很多旅行社没有相关的资金投入或者投入很少。很多旅行社并没有设立专门的档案管理机构,从事客户档案管理的人员都是业余兼职并不专门处理档案工作。绝大多数旅行社面对市场的激烈竞争,仅仅重视提高市场的占有率和工作业绩,对客户档案的建立和管理却很少认真对待。
  1.2客户档案管理人员质量不高。由于旅行社的管理者对档案工作的忽视,很多从事档案工作的内部员工也对档案管理工作极端轻视,唯恐落在自己头上,避之不及,甚至认为从事档案管理工作抬不起头。很多档案人员只要有机会就会申请换岗,人员流动性非常大。即使从事档案管理工作大部分也是专业素质较差、责任心不强,很多档案业务一问三不知,文化程度和专业素质堪忧。特别是进入旅游新时期以来,很多旅行社因为掌握客户档案管理专业知识,熟悉客户档案管理流程,取得了巨大的成功,这也使得旅行社整个行业开始对客户档案工作重视起来。
  1.3客户档案管理不够科学规范,方法落后。虽然很多旅行社已经建立了客户档案,但是旅行社的档案管理工作普遍存在管理不规范的问题。这主要表现在:首先很多旅行社并没有设立独立的档案室,或者有档案室而设施功能不全,保管状况堪忧;其次很多旅行社并没有一个规范健全的客户档案收集体制,很多客户档案材料内容缺失,数量短缺,无法为数据分析提供有效的档案数据;再次大部分旅行社的客户档案管理水平低,方法落后,管理不专业造成了很多难题,很多档案存在标题不规范,缺目录等混乱局面。旅行社形象的改善是随着科学技术发展而逐步前进的,旅行社管理的方法和手段越来科技化才能更好地保存和管理利用档案,为旅行社带来更加稳定的业务收入。当前的客户档案的管理方法非常落后,甚至影响了整个行业的业态形势,很多旅行社没有专门信息系统,无法实现客户档案的及时共享和数据分析。
  1.4客户档案信息化落后,档案利用率不高。目前,在旅行社行业内部还没有标准化的档案管理软件,客户档案的收集和管理仍是各自为政,这就导致很多能够共享的档案资源利用率不高,形成了资源浪费。下面我們来共同探讨怎样继续做好旅行社的档案管理工作。
  2.加强旅行社客户档案管理的思路。
  2.1管理者要提高重视,强化客户档案管理意识。要想搞好旅行社的客户管理工作,最重要的是提高旅行社管理者的危机意识,让其自发产生强烈的客户档案管理意识,高度重视,在日常管理工作中要经常强调客户档案工作的重要意义,要充分认识到客户档案管理工作的长远意义。根据需要设立专门的管理机构,调配专业人员来从相关工作。
  2.2加强培训,提高专业素质。旅行社的客户档案工作应该有专业人员来做,所以我们应该多措并举,重视客户档案管理人员自身素质,建立起一支专业知识丰富,业务能力精通的人来管理档案。首先在制度上,我们必须采取更多的实践来激发和调动档案管理人员的自觉性、积极性。其次提高档案管理人员待遇,做到安心档案管理工作。最终形成从事客户档案工作为荣的意识。使档案管理人员能够快速地掌握档案工作基本要领,以适应信息技术和档案事业的发展速度和趋势。
  2.3积极开展档案数字化工作。实现客户档案管理信息化是档案管理的需要,我们需要借助现代化的标志牌,全面展开档案信息化建设,通过引进先进的管理理念,逐步淘汰落后的管理方法和手段进行新的改革,具体包括:首先建立档案信息化的现代制度,同步建立电子信息保障机制。对文字档案进行全方位的迁移或销毁,尽快实现文档全信息化管理,积极创建档案目录数据库,利用大数据和云计算实施档案管理与办公自动化的无缝链接,在此基础上要建设好网络服务终端维护制度,为高效、迅捷的利用档案信息资源打下技术基础,并最终实现客户档案信息资源共享和数字化档案的高利用率。发展客户档案管理工作要注意主题的选择和档案的设立,主要是经营理念的吸收和勃发,在充分利用档案的同时,做好客户服务才是客户档案管理工作的未来发展之路。
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  作者简介:李小田(1993.07—),女,本科生,就读于辽宁师范大学海华学院。研究方向:旅游管理。
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