科研院所科研经费精细化管理小议

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  摘要:科研经费管理是科研院所财务管理的一项重要内容。精细化管理是一种企业管理理念。本文以A科研院所为例,阐述了A科研院所科研经费管理存在的问题,实施科研经费精细化管理采取的措施及取得的成效,说明加强科研经费精细化管理,能够有效提高科研经费财务管理水平,提高财务管理人员对科研经费的综合掌控能力、计划管理能力、预算执行能力、风险管理能力、执行把关能力和决策支持能力,对全面提升科研院所的科研经费管理水平具有一定的意义。
  关键词:科研院所;科研经费;精细化管理
  一、科研经费精细化管理的背景
  近年来,我国科研经费出现了以下四个明显变化:一是国家科技经费投入持续增加;二是国家关于科研经费的管理规定不断调整和完善;三是关于科研经费使用的社会关注程度越来越高;四是对科研经费使用的审计检查力度不断加大,科研经费财务审计、验收已经列入财务部的常规工作。随着我国财政对科研经费资助力度的加大,科研院所科研经费投入力度也逐年增加,科研课题项目数量和金额增加显著,科研经费管理难度与日剧增。
  精细化管理是一种企业管理理念,源于20世纪50年代日本,是建立在常规管理的基础上,并将常规管理引向深入精细的基本思想和管理模式,其以“精、准、细、严”为基本原则,通过提升员工素质,加强企业内部控制,强化链接协作管理,从整体上提升企业整体效益。
  科研经费精细化管理是将精细化管理理念引入到科研經费管理中,促使科研经费管理向科学化、精细化发展,加强科研经费财务内部控制,强化财务与科研管理部门、科研承担部门之间的链接协作管理,提高科研经费使用效率,从而从整体上提高科研经费管理的效率。
  为保证科研经费真正用在科研上,加大科研经费的投入产出比,促进科研成果的快速转化,实施科研经费精细化管理在科研院所财务管理工作中显得十分重要。
  二、A科研院所科研经费管理存在的问题
  A科研院所属于自收自支事业单位,主要从事医学病毒学、免疫学、分子生物学、医学遗传学、分子流行病学等基础和应用研究,同时进行疫苗、免疫制品和基因工程产品的规模化生产,也是B医学院硕士和博士学位授予点,具有传染病疫苗基础研究及应用研究、疫苗产业化及研究生教育为一体的产学研集成特点。
  A科研院所从“十一五”规划开始,制定了一系列科研创新激励制度,加大了科研经费投入,无论是申请到的财政科研经费还是单位自行投入的科研经费均呈现持续快速增长。A科研院所每年的科研支出上亿元,科研课题数目几百个,项目类型广泛,涵盖国家科技重大专项项目、863项目、973项目、国家科技支撑项目、国际合作与交流项目、国家自然科学基金项目、比尔盖茨基金、火炬计划、人才引进计划、省科技项目、单位重大专项研发项目、与其他企业横向合作项目等。A科研院所科研项目信息平台建设滞后,经费管理部门、使用部门之间配合与沟通有待提高,存在科研经费预算管控能力低、科研项目成本不合理的现象。
  (一)科研经费预算执行管理较为粗放,预算管控不强
  面对项目数量繁多的科研课题和巨额的科研经费,A科研院所科研经费财务管理人员配备不足,科研岗财务人员仅1人,疲于应对日渐增长的报账业务和财务审计,工作量非常大且繁琐。由于财务人员不了解科研项目执行情况,人员配备有限,难以对报账单据实施深入细致的监督检查,难以对开支经费的相关性、合理性作出准确判断,一般仅对开支经费进行预算额度内的金额控制,不做经费具体内容的控制,预算执行管理较为粗放,预算管控不强,约束力不够。
  (二)科研项目管理与经费管理相对独立,预算、决算与实际开支存在差异
  A科研院所科研项目管理和经费管理相对独立。科研处负责科研项目的管理,内容包括指导项目的申报、立项,绩效考评、临床申报、项目结题管理等工作;计财处负责科研项目的经费管理和会计核算;课题组负责科研项目的申报和项目经费的使用。由于科研处关注重点为项目申请的命中率以及项目执行期间技术任务的完成;计财处对科研经费的管理核算因不熟悉项目技术任务内容及进展情况,无法有效监督科研经费使用的合规、合理、有效性;课题组只关心项目经费的争取,为获取更多经费支持,科研经费预算很难科学、合理、真实,执行时不关心经费使用和预算执行问题,更多的只考虑技术问题,三者的沟通和协作还有待进一步提高。
  由于信息的不对称性,财务人员对研发信息不够了解,无法将经费的使用进度和项目的使用进度相结合,项目经费使用与项目实施进度不符,再加上预算经费编制时缺乏科学性,导致A科研院所研发项目预算、决算与实际开支存在差异。
  (三)科研项目成本不完整、不真实
  科研项目成本的构成要素一般包括人员费、设备费、材料费、燃料动力、试验外协费等。A科研院所研发项目成本存在不完整、不真实的现象,主要表现在:
  1.生产成本与科研成本有时难以划分。A科研院所产学研一体,既有生产,又有科研。有的科研项目属于现有生产工艺的改进研究,需要在生产过程中摸索。由于信息的不对称性,财务人员得不到有效的资料区分生产费用和科研费用,导致部份科研费用计入生产成本,研发项目成本构成不完整、不真实。
  2.承担多个科研课题费用难以划分。即使不属于生产工艺改进研究的项目,若课题组同时在研两个或两个以上的不同项目,科研人员往往嫌麻烦,并不会对报账费用给予区分。科研人员不重视科研经费预算执行和科研项目成本归集,这就会导致A项目的科研经费有可能从B项目或C项目的预算经费中支出,导致研发项目成本不真实。
  (四)科研经费管理制度有待继续完善
  A科研院所科研经费来源渠道广,层次多,各类科研经费管理制度比较笼统,针对科研经费使用实际情况的科研经费管理制度不够健全,缺乏对研发人员、研发管理人员、财务人员三者责权利划分的相关制度,没有制定科研经费相关内容的细化开支范围、标准,缺乏对科研结余经费的管理规定等。   三、A科研院所科研经费精细化管理措施
  (一)细化科研经费预算执行管理流程,增强预算约束力
  1.细化预算科目内容,增强科研经费预算执行控制的精细化程度
  A科研院所在科研经费预算执行过程中主要依据课题任务合同书中的财务预算,根据批复后的预算书分科目核拨预算经费,大额材料费、设备费、测试化验加工费、国际合作与交流等预算科目在科研经费本中列示预算开支明细内容,实现预算科目精细化控制,具有简洁、一目了然的优点。课题组凭科研经费本在预算科目金额和范围内开支。能够对科研经费预算实行适时动态控制,实现支出范围和支出额度的精细化控制。
  2.科学设置科研经费会计核算科目
  A科研院所科研经费会计核算明细科目根据科研经费预算科目设置,这样设置更科学,能够更直观地显示科研经费各预算科目的执行情况。通过核算软件系统规范项目经费的支出范围和比例,科研经费管理人员能够轻松掌握每个项目在各预算明细科目的预算执行情况,临近结题项目的预算执行情况,引导合理开支。
  3.细化科研经费使用范围、使用标准和报销手续。
  A科研院所细化科研经费报销手续和相关注意事项,如设备费应有完整的设备采购合同、验收入库手续,一般不应列支预算外设备;达到招标标准的需要进行公开招标。会议费支出手续要完备,具有发票、会议通知、会议纪要、参加人员签到表等;会议开支标准应按照国家有关标准执行;严禁开支招待费、礼品费和旅游费用等不合理支出等。
  A科研院所统一规范专家咨询费、劳务费、课题绩效奖励领取模板,模版涵盖领取人姓名、工作单位、身份证号、咨询内容、咨询时间、本人签字、提供咨询事由等关键信息,从制度上规范人员经费的开支,防止虚报冒领现象,加强财务报账手续的规范化管理。
  (二)加强科研项目与科研经费管理人员的沟通协调,减少预算、决算与实际开支存在的差异
  1.加强科研经费管理制度的宣传培训,增强科研人员的经费管理意识
  科研处和计财处加强对科研人员科研经费管理、财经法律法规、预算编制等方面的培训。针对科研人员对经费管理制度学习不够的现象,A科研院所通过QQ群或召开会议学习、解读、讨论新出台政策。如国发2014 11号文《国务院关于改进加强中央财政科研项目和资金管理的若干意见》出台,科研处和计财处及时组织科研人员集中学习,并就科研人员理解模糊的问题进行解答。通过培训工作,强化了科研人员对科研经费管理的认识,有利于科研人员同时加强科研项目和科研经费使用的管理。
  2.加强财务人员对科研项目内容的学习
  财务人员作为科研经费管理人员,应熟悉A科研院所科研资金的使用规律,了解科研项目任务目标、人员组成、预算经费具体开支内容等与科研相关的信息。针对科研任务的具体情况,结合项目负责人编报的预算,有效监督科研经费使用的合规、合理、有效。A科研院所财务人员应发挥财务分析决策的作用,积极参与对科研项目的优选,对科研经费预算执行定期分析,与科研人员和科研管理部门一起认真分析科研项目进展缓慢的原因。
  3.加强三个职能部门有效的沟通和交流
  财务部门与科研管理部门、科研项目组人员应积极沟通,及时掌握科研项目的执行进展,科研管理部门、科研项目组人员也应及时了解科研经费执行情况,将项目任务的执行与项目经费的执行紧密结合起来进行分析,避免项目经费使用与项目实施进度不符,减少预算、决算与实际开支存在的差异。
  (三)细化核算,科学分摊,提高科研人员对研发成本的重视程度,使科研项目成本更完整、真实
  1.合理区分科研、生产费用,科学分摊人工、折旧、水电气费
  财务部门对生产科室成本核算员进行培训,要求工时月报表必须统计反映生产工艺改进研究的工时。财务每月通过生产科室成本核算员的工时月报表,可以计算出科研所用的工时比例,并据此科学分摊生产科室人工、折旧、水电气费,计入研发费用,使科研项目成本更为完整、真实。
  2.加强对科研人员的培训、教育,提高科研人员对研发成本的重视
  科研人员不重视科研项目成本归集,使A项目的科研经费有可能从B项目或C项目的预算经费中支出,导致研发项目成本不真实。从目标相关性原则加强对科研人员的培训教育,并建立成本绩效考核机制,提高科研人员对研发成本的重视。
  (四)根据国家科研经费管理新规定,适应科研活动规律需要,进一步完善调整科研经费管理制度
  近几年,国家关于科研经费的管理规定不断调整和完善。A科研院所科研经费管理人员在目前已有的财务管理办法基础上,根据国家科研经费管理新规定和单位科研活动规律的需要,进一步完善和调整A科研院所科研经费管理制度。如制定了“A科研院所间接经费开支管理規定”,“A科研院所研发结余经费管理制度”、“A科研院所科研经费预算调整规定”、结合单位特点制定的“A科研院所863科研经费管理制度”等。
  四、A科研院所科研经费精细化管理的成效
  在科研管理过程中,A科研院所对科研经费改变了以往粗放式的管理模式,继而进行了精细化管理,科研经费管理有制度,有流程,有标准,有控制,有监督,科研经费的使用更为规范、安全、有效,科研经费投入与科研成果产出成正比,取得了以下成效:
  (一)科研经费管理进一步科学化、精细化,预算约束力加强
  A科研院所通过科研经费精细化管理,预算执行得到有效控制,保证了投入的科研经费真正用于科学研究,避免了财务资金的浪费,有力促进科研工作的可持续发展,同时也为顺利通过科研课题财务验收审计打下了基础。
  (二)科研人员科研经费预算执行意识得到提高,科研项目预算、决算与实际开支逐步一致
  A科研院所科研人员通过培训加强了对科研经费管理的认识,对科研经费开支的特殊事项积极与科研管理部门与财务部门的沟通,科研经费预算执行意识得到提高,科研项目预算、决算与实际开支逐步一致。   (三)科研项目成本较为完整、真实
  A科研院所科研人员对科研项目成本的认识有所提高,财务人员对各科研项目成本内容更为熟悉,通过各部门间的沟通配合,对科研项目占用公共资源的科学分摊,保证了科研项目成本较为完整、真实。
  (四)科研经费管理制度逐步健全,科研经费预算执行有章可循
  A科研院所从完善制度、加强监督入手,结合科研经费监管、合同审计等重点方面,制定了有针对性的内部控制制度和财务管理制度,使得科研经费预算执行能够有章可循,有效的促进了科研经费管理。
  (五)打造了一支熟悉科研活动规律和科研经费管理特点的财务人员队伍
  通过科研经费精细化管理与科研业务管理的融合发展和协同管控,提高了财务管理人员对科研经费的综合掌控能力、计划管理能力、预算执行能力、风险管理能力、执行把关能力和决策支持能力,进一步促进了科研经费精细化管理的深入实施。
  A科研院所通过建立科学合理、职责明确的科研经费精细化管理,加强了科研经费预算执行的科学性、规范性,保证了科研经费使用的有效性。
  五、结论
  A科研院所利用精细化管理的理念,实施科研经费精细化管理,有效解决了科研经费预算管控能力低、科研成本不合理、科研经费、科研经费制度不健全等问题,进一步加强了科研、财务等各方人员的有效沟通协调,建立了有效的科研经费管理体系。通过科研经费精细化管理与科研业务管理的融合发展和协同管控,提高了财务管理人员对科研经费的综合掌控能力、计划管理能力、预算执行能力、风险管理能力、执行把关能力和决策支持能力。
  科研院所肩负着提升国家综合国力、不断创新的重任,科研经费是保障科研活动顺利进行的必要条件。加强科研经费精细化管理,能够有效提高科研经费财务管理水平,确保科研经费使用的规范性、安全性和有效性,防止科研经费浪费和流失,促进科研工作的可持续发展,有力促进研发成果快速转化,对全面提升科研院所的科研管理水平意义重大。
  参考文献:
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