职业教育系统如何加强档案管理

• 作 者: 吴桂云
• 出 处: 当代教育管理
• 发表日期: 2015年1期

　　
　　加强职业教育系统档案管理工作，是为职业教育档案查询提供便利、准确的信息资源，保证职业教育健康发展和有效管理提供基础性保障。做好档案管理工作也是衡量职业教育工作业绩与管理水平的重要尺度，因此，如何做好职教系统的档案管理工作，使档案管理适应不断发展着的职教工作，为职业教育工作提供良好的服务是一个值得深入探究的课题。
　　1我县职业教育档案管理的历史现状和存在的问题
　　我县职业教育中心原来仅是县内的一所职业高中，同县内的其他学校一样，隶属于县教育局，由于上面有主管局，没有形成完整的、专一的档案管理部门，档案管理由学校办公室负责，也没有安排专门的档案管理人员负责档案管理工作，档案管理也就成为一项说起来重要，干起来次要，忙起来不要的可有可无的事情。
　　2002年，我县成为省州职业教育改革试点单位，根据改革的初步设计方案，将原来的职业高中、农业广播电视大学、县委党校、农业机械化学校等五所学校合并为县职业教育中心，隶属于县教育局管辖。随着改革的深入和体系的不断完善，职业教育中心从县教育局脱钩，成为科局级建制。随着办学规模的扩大，教学门类的增多，使原本单一的职业高中教育转化为多学科、多层次的教育，整个学校的管理体制也由单一性向多层次、多元化转变。由此以来，档案管理工作也就逐渐提到工作日程上来，在档案管理人员及设施的配备等方面较之前都有了很大改观，但由于多年来在档案管理方面形成的陈旧观念影响和制约着档案管理工作的科学发展，尤其是在多校合并后，档案管理的观念、方式、方法与现实的需要存在着很大差距，如各部门的负责人对档案管理的重视不够，认识不足，对档案的整理和归档不能及时完成，应归档的材料存放不认真，整理不规范，不及时，把整理档案材料当作可作可不作的事情，这些都制约着档案管理工作的有效进行。
　　2加强职业教育中心档案工作的措施
　　2.1提高认识，形成人人重视档案工作的氛围。
　　要通过宣传，使大家认识到档案工作在学校建设与发展的重要作用。档案管理是一项在各单位都存在的工作活动，但其作用又往往不为人们所重视，这是因为无论是在行政机关还是企事业单位，人们看重的往往是本单位的日常业务工作，平时很少有人利用档案或接触档案。因此，要真正使大多数人认识到档案归档的重要作用，就要结合本单位的档案归档实际，有针对性的开展档案归档工作思想教育。在职业教育系统首先要对各部门负责人进行相关档案知识宣传教育，比如党校承担着青年干部和后备干部的教育培训，在培训过程中形成的每个学员的自然信息资料、受训内容、思想状况、结业成绩等资料对这些干部日后的使用，组织部门的考察等都有重要的作用，甚至对他们将来的政治生命起到决定性作用，这就要求干训部门的负责人和任课教师必须清醒的认识到他们在工作中形成的材料是极其重要的，要认真整理归档，不能随意处理，要严格按照档案管理部门提出的要求整理成册，交档案管理部门保管，若不如此，可能会产生严重的后果，影响到他人一生的工作和生活。再比如职业教育部门承担着对学员的职业培训，这种培训常有行业或专业特点，同时又具有历史特点，因为不同的历史时期，社会对职业的要求不同，因而培训的内容也有所变化，这些变化所形成的历史材料为将来职业教育的发展提供借鉴。因此，这一部门同样需要形成完整的档案材料。学校内其他部门如学生管理、教职工人事管理等部门形成的材料同样应纳入档案归档范围之中去。
　　2.2加强职业教育系统档案管理的规范化、现代化、标准化
　　当前随着社会管理科学化、法制化、市场化，整个社会管理进入信息化阶段，作为部门管理的重要组成部分的档案管理也应与时俱进，实现档案管理的标准化、现代化。实现职业教育系统档案管理标准化、现代化除了要求档案管理人员要具备现代化、标准化的管理意识，掌握标准化、现代化的管理知识外，还要求主管档案工作的领导同样具备现代化、标准化的管理理念，只有如此，才能推动档案管理向现代化、标准化发展，因为要实现档案管理的标准化、现代化，既要培养一批具有现代化、标准化管理知识的专职管理人才又要加大技术设备的投入力度，这就要求领导要给予高度重视。实现档案管理标准化、现代化有利于系统内档案资源的共享，提高档案的利用率，更好地为学校建设和发展服务，这也是现代化学校管理的需求。
　　职业教育系统如何做好档案管理工作是一个常新的话题，还需要在实际工作中不断探索，不断思考和总结。