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随着各类电子化事务活动的普及与发展,电子文件被大量产生,其作为数字时代机构业务活动凭证、人类记忆和国家信息资产,理应得到长期保存。但电子文件数量指数级增长与其管理保存不足之间的矛盾日益突出,一些企事业单位、档案馆虽已采取措施应对这一挑战,却受传统档案管理体制机制与模式等制约,长期保存工作处于各自为政状态,这既不利于电子文件长期保存,同时还造成了人、财、物力浪费。国外同行早在20世纪90年代就关注电子文件长期保存问题,通过合作方式应对长期保存挑战,取得一定成效,为我国提供了有益借鉴。由此,从电子文件生命周期视角,开展以电子文件长期保存为目的的合作成为一种可能。本研究探讨这一合作机制及其实现路径,主要研究工作包括以下四个方面: (1)界定基于电子文件生命周期的电子文件长期保存合作机制的相关概念,电子文件生命周期理论、文件连续体理论、OAIS参考模型、全程管理理论与系统协同理论提供理论支撑,并综述国内外电子文件(数字信息)长期保存相关理论研究与发展现状,理论研究经历从载体、技术到政策、标准、组织管理等方面的探讨,反映了研究视角的不断深化和多元化,发展现状表现出从国家层面,以全局性战略眼光促进长期保存发展,推进实践的特点。 (2)分析归纳电子文件(数字信息)长期保存领域开展的合作案例的几种形式:以攻坚克难为目的的项目驱动的国际层面合作、以提高效率为目的区域层面建立合作联盟、以保存与共享为目的国家层面的馆际合作,并从电子文件生命周期视角,补充提出以确保电子文件质量为目的基于生命周期的部门协同保存的形式,对每种合作形式的内涵特征与运行机制进行深入剖析。 (3)为客观反映电子文件生命周期对长期保存的影响,进一步论证基于电子文件生命周期的合作保存必要性和可行性,本研究对中科院电子文件管理现状进行了问卷调查,并延伸到电子文件长期保存及对合作保存的看法与需求,结果显示中科院电子文件保管现状不尽如人意,但档案管理机构有意愿合作开展电子文件长期保存,提出了合作需求,为本研究提供研究依据与数据支撑,并据此得出初步结论:电子文件生命周期概念阶段电子文件运行环境的搭建影响电子文件真实性,形成阶段电子文件及时归档和质量控制是长期保存的前提,维护阶段保存环境和能力决定长期保存效果。 (4)在文献研究、案例调研和问卷调查基础上,系统阐述合作机制的构成要素,提出基于电子文件生命周期的电子文件长期保存合作机制实现路径,包括:制定有针对性的战略规划、构建合作主体的责任体系以及遵循电子文件生命周期规律履职实现。 综上,本研究通过文献研究、案例调研、问卷调查等方法,从电子文件生命周期视角,以电子文件长期保存为目的的合作进行研究,探讨合作机制,提出实现路径,为国内开展相关实践提供参考借鉴。