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本文首先从企业战略规划的角度分析了实施知识管理系统(knowledgemanagement,简称KM)的充分必要性,认为在当前烟草行业的发展大环境中,实施知识管理系统,打造学习型企业和知识型企业,是企业发展壮大的必然。
知识管理系统的规划和实施涉及面较广,包括知识管理的战略制定、流程梳理、技术选型和技术应用、组织体系和规章制度的配套、知识内容的规划等方面,本文以云南省曲靖市烟草公司实施知识管理系统的实际案例为研究对象,通过重点分析、总结曲靖市烟草公司在知识管理系统实施过程中的知识内容的规划以及组织体系和规章制度的配套这两个方面的具体做法,研究探索知识管理系统如何在烟草商业领域进行实际应用的课题。
其中,在知识内容的规划方面,涉及到以下内容:1、知识模型的定义和知识内容分类,2、核心知识的界定和择取,3、知识地图的设计。
知识模型一般认为是数据→信息→知识的三层模型,但是根据在曲靖市烟草公司的知识管理实施体会,本文作者认为,根据企业运营中产生的知识特征,可以具体划分为数据→信息→经验→知识→核心知识这五层模型结构,其中,核心知识(Core-knowledge)具有三特性:(1)价值性,即该知识必须能够为企业创造价值,(2)独特性或稀缺性:企业相对独有的,(3)可学习性:能够被有效共享,被学习和传递和可持续发展。在曲靖市烟草公司实施的知识管理系统中,管理的对象就是核心知识,从而避免无关知识和低价值知识的堆积。
根据曲靖市烟草公司的知识内容特征,核心知识又可以划分为:(1)流程知识,流程知识可以认为是如何将工作做好的知识。这种知识通常通过基准管理和最佳实践这两种管理活动取得。这种知识有利于企业优化流程和提高效率。(2)事实知识,事实知识是存在于员工头脑中的关于人和事的基本知识。这种知识容易被文档化,但是,如果对这类知识不进行综合,其附加值将会很低。(3)编目知识:拥有编目知识的员工知道事物在何处。例如专业技能目录便是这种知识的一种。(4)文化知识,文化知识包括了一个具体的任务如何在特定的组织中完成的知识,这是企业无价的资产。文化知识的采集和物化是曲靖市烟草公司知识管理系统实施过程中,在知识内容规划方面最重要的工作。这四种类型的知识以隐性或显性的方式存在,并且它们存在于个人层次和组织层次,对隐性知识和显性知识的利用和挖掘在曲靖市烟草公司的知识管理系统实施中具有同样重要的意义。
知识地图是用于帮助人们知道在哪能够找到知识的知识管理工具。知识地图的作用在于帮助员工在短时间内找到所需的知识资源。
在曲靖市烟草公司的知识管理系统的实施过程中,采用了多维度的知识地图设计方法,知识分类设计为四个维度,分别是:第一维度:关键文档视图,该维度将行业内的关键性的规章制度等体系文档进行分类；第二维度为最佳实践的业务分层分类,包括企业运营中的各类业务专题；第三维度是部门管理视图分类,它是相对动态的分类,随着部门业务的调整而变化；第四维度是企业管理专题视图分类,主要是曲靖市烟草商业管理模式(QTCM,QuJing TobaccoCommercial Model)的相关知识的分类。维度主要用于知识管理界面、知识导航器的设计。在曲靖市烟草公司知识管理系统的实施过程中,对分类的层级与可操作性,易用性,查找速度一起进行了综合考虑。
曲靖市烟草公司知识管理系统实施过程中的另一个重点之处在于组织体系和管理制度的配套。
由于企业竞争优势很大程度上来自于隐性知识,而专家是隐性知识的载体,因此,在本案例中,组织体系的建设的核心就是建立以专家为主导的组织文化。该组织体系包括:
(1)知识主管；
(2)知识传递员；
(3)部门知识主管；
(4)主题专家。
对于管理制度的配套,曲靖市烟草公司着重从如下方面进行了建设:
(1)知识管理文化建设。
(2)知识管理激励制度。
(3)知识管理评估制度。
(4)以知识为核心的岗位制度。
(5)师傅带徒弟的导师制度。
此外,本文在着重阐述以上两个方面的内容外,同时也对系统实施过程中的知识管理战略的制定、信息系统的技术选型和应用、系统的应用效果评估等其它方面进行了全面的论述。
总体来说,曲靖市烟草公司知识管理系统的实施,涉及诸多方面工作,笔者认为在本系统的实施过程中,知识内容的规划以及组织体系和管理制度的配套是最关键的两个方面,直接关系到知识管理系统的实施质量和运行效果。
这些在建设知识管理系统过程中的理论和实践方法的研究,有助于曲靖烟草公司有目的、有步骤地推进后续的信息化建设,更有助于进一步把曲靖市烟草公司打造成真正的知识型企业,同时也可以给国内其他烟草商业企业进行类似系统的建设提供有益的参考。