小微企业账外固定资产管理研究

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  摘要:近年来,国家和地方出台了一系列政策,扶持帮助小微企业发展。小微企业经营者在业务和财务方面存在诸多不规范之处,普遍存在账外固定资产,主要在于小微企业多由个人经营的家庭作坊、小门市发展而来,原个人经营时购买的生产设备,成立公司后未将该部分资产所有权变更到公司而实际由公司使用。针对这一普遍现象,本文概述了小微企业账外固定资产的概念和重要性,并分析了小微企业账外固定资产形成的原因,同时也指出小微企业账外固定资产存在的风险,提出了规避风险,规范运营的对策,希望对存在相同问题的小微企业有所帮助。
  关键词:小微企业;账外固定资产;风险;对策
  小微企业是国民经济的重要组成部分,是活跃市场经济的重要因素。国家和地方政府出台了一系列政策扶持小微企业发展,同时国家也在出台政策多管齐下地规范市场经济主体行为。原以自然人名义开展业务愈发受到规范约束,自然人纷纷注册公司,以公司名义开展业务。小微企业多由小门市、小作坊发展而来,以自然人所有房产或租赁房产开展生产经营活动,没有土地房产,公司注册成立前购买的生产设备也无法再取得发票,因此账上没有固定资产,这种现象在小微企业中十分普遍。
  一、小微企业账外固定资产管理概述
  (一)小微企业账外固定资产概念
  对于小微企业的认定标准有三个,由不同的部门根据各自制定的标准划分。一是工业和信息化部、国家统计局、发展改革委、财政部根据其制定的《中小企业划型标准规定》,依据企业从业人员、营业收入、资产总额等指标,结合行业特点制定,共划分了16个行业。其中从业人员10人及以上,且营业收入100万元及以上的为小型企业;从业人员10人以下或营业收入100万元以下的为微型企业。二是财政部和国家税务总局认定的增值税小微企业。增值税小微企业是月销售额不超过15万元季度销售额不超过45万元的增值税小规模纳税人,符合该条件的免征增值税。三是具有中华人民共和国国家税务总局认定的企业所得税的小微企业。2019年以后从事国家非限制和禁止的行业,且符合年应纳税所得额不超过300万元、从业人员不超过300人、资产总额不超过5000万元要求的企业为小微企业,享受企业所得税税收优惠待遇。本文中所述的小微企业指的是符合工业和信息化部、国家统计局、发展改革委、财政部根据其制定的《中小企业划型标准规定》认定的企业。主要是指从业人员少,资产总额和营业收入均较低的企业。在實践中,很多小微企业既是工信部规定的小微企业,也符合增值税小微企业同时也是企业所得税法规定的企业所得税小微企业。
  账外资产指企业所拥有或实际控制,能够为企业在一定时期内带来持续的经济利益上的流入,但没有在财务账面上反映,企业监督困难易流失的资产。本文中所述的账外固定资产指机器设备、运输设备和办公设备,不包括房产土地。在实践中,房产和土地的取得有着严格的审批手续,出让转让协议和建造合同,都会取得相应的合法票据,均可据实入账,所以账外资产一般不包括房产和土地。企业如果存在自有房产土地,其资产规模较大,一般也不符合工信部规定的小微企业。
  小微企业固定资产标准一般比较低,但数量多,大量账外固定资产的存在是小微企业必须面对的严峻挑战。加强小微企业账外固定资产管理,有利于提高资产使用效率,有利于合理配置资产,有利于小微企业成本费用控制,对小微企业发展影响深远。
  (二)小微企业加强账外固定资产管理的重要性
  第一,账外固定资产是小微企业的重要组成部分,是企业从事生产经营的重要条件。小微企业对账外固定资产管理得当,就能够提高固定资产使用效率,合理配置资产分布,加速资金周转,提高劳动生产率,降低企业成本费用,提高经济效益。第二,小微企业的账外固定资产由于没有固定资产登记,企业对账外固定资产难以进行有效监督和管理,如果不加强对账外固定资产的管理极易造成资产流失。第三,加强小微企业账外固定资产管理有利于企业准确核算产品成本。产品成本包括生产该产品的材料成本、人工成本和设备的折旧费用等。企业在核算产品成本时候如果没有计算固定资产折旧,会导致成本偏低,如果企业以不准确的成本为依据对外报价,会导致企业利润偏低甚至低于实际成本价,致使企业蒙受损失。
  二、小微企业账外固定资产管理存在的问题
  (一)管理层对账外固定资产管理认识不足
  小微企业实际负责人在成立公司之前多为小作坊主,小门市经营者,没有管理企业的经验,管理上比较粗放,建立健全公司管理制度体系对于生产经营的重要性意识性不强。虽然账外固定资产存在各种问题,以及各种涉税风险,但是既然原来购买的设备足以满足生产,其他问题在小微企业经营者看来都不是问题,很少经营者有意愿主动地通过改变账外固定资产权属降低风险。
  (二)小微企业账外固定资产管理存在涉税风险
  第一,小微企业的年营业额在几十万甚至数百万,但是因为存在账外固定资产不入账,公司成立后又没有新购置固定资产,这样资产负债表上固定资产为零,这种现象在小微企业中很常见。金税三期系统中设置了各种指标体系来检查企业报表数据的合理性,超出合理的指标范围会引起系统的预警。这种有销售额无固定资产的现象,极易被金三系统判定为异常,引起系统预警,进而对企业业务真实性发起核查,使得企业面临较高的涉税风险。
  第二,小微企业账外固定资产如果不入账,账面上固定资产为零,不能计提折旧。如果小微企业以入股协议书或者资产评估报告将账外资产入账并计提了折旧,按照据国家税务总局关于发布《企业所得税税前扣除凭证管理办法》的公告第九条的规定,以入股协议书或者资产评估报告为依据计提的折旧不被认可,需要做纳税调整增加应纳税所得额。这样就使得应纳税所得额大于企业会计利润,企业所得税税负实际偏高,加重企业负担。
  第三,固定资产在实际使用过程中发生毁损或报废的情况,可以按照相关规定做固定资产清理,其损失可以计入营业外支出而得以税前扣除,缓解企业纳税压力,减轻企业资金压力,利于企业恢复再生产。依据国家税务总局公告2011年第25号第十八条、第三十条和国家税务总局公告2018年第65号附件第三条之规定,企业做固定资产清理需要将以下资料留存备查:一是固定资产的核算资料和原始凭证;二是相关经济行为的业务合同;三是企业内部核批文件及有关情况说明;四是涉及责任赔偿的,应当有赔偿情况的说明;五是损失金额较大的,或由于自然灾害等不可抗力原因造成固定资产毁损、报废的,应自行出具有法定代表人、主要负责人和财务负责人签章证实有关损失的书面声明。小微企业账外固定资产发生报废损毁等重大损失时,因无法取得固定资产核算资料和原始凭证而无法在税前扣除,使得企业的应纳税所得额大于会计利润,企业多缴税款,企业税负加重。   (三)小微企業账外固定资产易导致企业融资难
  小微企业一般都是租赁场地经营,公司名下没有房产土地,小微企业贷款一般是抵押贷款,如果小微企业有资金需要贷款时,很难提供抵押物。在实践中经常见到很多企业主在成立公司前,以个人名义购买价值数十万元的单台设备,有的甚至是企业主自己购买整条流水线,价值在百万元。因为这些都是企业主以个人名义购买,等到企业需要贷款融资的时候,企业财务账上没有固定资产,企业主个人购买的设备又不被银行等金融机构所认可,在申请贷款时非常被动,严重影响企业的贷款额度和贷款进度,以及企业的正常经营甚至是长远发展。
  (四)小微企业存在账外固定资产容易造成资产流失
  小微企业普遍存在管理制度不健全,管理松散,人员流动性大等情况,账外固定资产中存在众多的体积小单位价值高的设备,有些设备有时需要带出厂外使用,而工具设备使用情况罕有登记记录,诸多因素极易造成账外资产的流失。因为小微企业固定资产在财务账面上没有明细账,在没有账外固定资产登记簿的情况下,有些设备的丢失不易被察觉。在设备使用无登记记录的情况下,丢失的固定资产查找困难。
  三、小微企业加强账外固定资产管理的对策
  (一)提高对账外固定资产管理的认识
  账外固定资产的存在对于小微企业来说存在诸多不利因素,比如企业成本核算不实、对外报价不准确使企业蒙受损失,计提折旧不被税务机关认可,造成企业多交税款税负加重,企业营运资金短缺等。账外固定资产也是企业的重要资产,不加强管理极易造成资产管理失控,给企业带来损失。虽然小微企业经营者多由原来的个体户小作坊经营者转变而来,但是既然成立公司,小微企业经营者应当有意识地学习相关法律法规知识,了解公司的现代化管理理念,管理制度,提高对账外固定资产管理的认识,合理管控账外固定资产,规避账外固定资产存在给企业带来的风险。
  (二)积极对账外固定资产进行资产评估以降低涉税风险
  首先,以评估报告为依据将账外固定资产登记入账。没有任何参考凭证和资料的表外资产、捐赠人提供的没有任何价值凭证的捐赠资产、企业需要对外投资或者变更法人需要重新评估的表内资产,或者没有任何会计凭证的资产,可以委托有资质的资产评估公司或者会计师事务所进行评估,并按评估价格入账。其次,依据国家税务总局关于发布《企业所得税税前扣除凭证管理办法》的公告第九条的规定,企业取得其他单位或个人实物投资的,需要取得投资方开具的发票,或者由税务机关代开的发票作为税前扣除凭证,按照资产评估报告入账的固定资产,可以按照会计准则计提折旧并计算成本费用,但是该部分成本费用不被企业所得税税法所认可不得税前扣除。在计算缴纳企业所得税前应当调增。最后,小微企业股东应积极将公司的账外固定资产以个人名义向企业代开发票的形式将账外固定资产登记入账。按照增值税暂行条例实施细则:第四条第六款的规定,个人将自有设备投资入股公司属于货物销售行为,个人应当向购买方也就是入股的公司提供发票。按照国家税务总局公告2018年第28号的规定企业接受其他单位的投资的需要取得投资方开具的发票(包括按照规定由税务机关代开的发票)作为税前扣除凭证。所以,企业接受其他单位投资的资产,应当及时向投资方索取发票。
  (三)明确固定资产产权为企业融资担保
  小微企业由于自身规模较小,应对市场风险能力较弱,初期扩张迅速等因素经常面临营运资金紧张的情况,这种情况下一般可以向银行金融机构申请贷款。相较于向个人或者财务公司等机构申请贷款,向银行金融机构申请贷款利率低手续规范风险可控性强,因此在有资金压力时,小微企业更倾向于向银行申请贷款。银行贷款一般有信用贷款和担保贷款两种模式。信用贷款模式贷款额度较小,一般难以满足小微企业的资金需求。银行基于自身风险控制的考量,一般要求贷款企业提供担保,由贷款企业提供厂房土地设备或者寻找第三方担保。小微企业经营者将个人购买的设备以代开发票的方式出让给公司,完成了设备权属的转移,明确权属,这样企业有贷款需求的时候可以以自有资产向银行金融机构提供担保。
  (四)加强小微企业账外固定资产档案管理
  一方面,对于小微企业账外固定资产单位价值较低,不能以评估入账或代开发票等方式转移权属到企业的,或权属转移意义不大的,可以通过建立账外固定资产登记簿,加强该部分账外固定资产档案管理,防止固定资产流失。小微企业应当建立健全本单位的账外固定资产档案管理制度,健全账外固定资产档案管理体系,建立专业化的资产档案管理队伍。小微企业应当指定专人负责账外固定资产的档案管理工作,负责账外固定资产档案的建立、登记和日常管理。由于信息技术的迅猛发展,小微企业在建立手工账外固定资产档案的同时可以尝试建立电子化的固定资产档案管理系统,提升档案资料的查询管理效率。另一方面,为了缓解小微企业营运资金压力,企业还可以清理闲置不用的账外固定资产,对外出售以便回笼资金,提高企业经济效益。既然账外固定资产存在诸多风险和不利因素,企业管理者财务人员等应加强遵守财务制度的意识,在企业采购固定资产业务时候,应当积极取得合法扣税凭证,避免无法入账形成账外固定资产。
  四、结束语
  小微企业账外固定资产管理不当容易造成资产流失,管理得当就可以为企业带来一定的经济利益,同时规避相应的涉税风险。积极将账外资产纳入账内管理,准确核算成本,可以避免因成本核算不实引起报价低而给企业带来利益的损失。固定资产计提的折旧等支出可以在税前扣除,降低企业所得税税负。同时小微企业经营者还可以以实物出资的方式将账外固定资产转入账内,减少小微企业经营者的出资压力。小微企业应当加强对账外固定资产管理的意识,积极将账外固定资产以资产评估入账或者有投资者在税务机关代开增值税普通发票入账,将账外资产登记入账,对于无法登记入账的,则应加强账外固定资产档案管理,登记账外固定资产账簿,对于经营上闲置的账外固定资产应当及时出售回笼资金,提高企业经济效益。同时企业应当意识到账外固定资产的存在带来管理上的诸多不利,严格遵守企业的财务制度,在采购固定资产时及时取得合法票据,避免账外固定资产的形成。
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