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【摘 要】 会计电算化是一门实践性较强的课程,非常注重实践教学。目前高校会计电算化实践教学多以用友ERP-U8管理软件为蓝本,其中主流版本是V861。但由于该版本的复杂性,在实践教学中学生常会遇到一些问题,而使实验无法继续。本文分别对系统管理、总账、UFO报表三个模块在实践教学中经常遇到的问题进行了总结和分析,并提出了解决方法。
【关键词】 用友ERP-U8; 实践教学; 问题; 解决方法
随着社会经济的发展和科学技术的进步,会计核算已逐步脱掉手工方式,进入了计算机时代。为适应这一发展,各高等院校、高等职业学校都相继对课程进行了改革,会计电算化已成为一门核心、主干课程。笔者所在学院会计电算化实践教学一直以用友ERP-U8为例,至今已有十年时间,伴随着用友ERP管理系统的升级换代,教学实践中所讲解的财务管理软件的版本也从V811升至目前的V861版本。笔者结合多年的会计电算化实践教学经验,尤其是对采用用友V861版本后,在实践教学中教师教学的难点和学生常遇到的问题分别从系统管理、总账、UFO报表三个模块进行了总结和分析,希望能对用友软件的初学者有所帮助,同时借此与同行们分享和探讨。
一、系统管理模块
(一)初次登陆系统管理,账套选项为空,且出现“切换到”窗口,提示无法登陆
这是由于每台机器的计算机名与数据服务器名不一致。目前高校机房通常采用机房管理软件,重新安装软件时往往是先安装好一台机器,以此机器作母机,通过克隆方式传给所有机器,而后再通过机房管理软件自动分配每台机器的计算机名。这就造成了机房内的各台机器计算机名不同,而数据服务器名因是克隆复制的而完全相同,所以无法登陆。解决方法:点开始→程序→用友ERP→系统服务→应用服务器配置,将数据库服务器名改为本台计算机名,而后重新登陆即可。
(二)权限管理方面的问题
问题一:当以账套主管身份注册系统管理或企业应用平台时,对应的数据源或账套为空,无法注册。这是因为没有将该操作员设置为账套主管。在用友软件实践教学中,通常需要设置2-3个操作员。其中账套主管的设置一般在建新账套的过程中完成,即在建新账套时,通过下拉菜单选择该账套的主管,若建账时忘了此步操作,系统将默认主管为demo。而真正的账套主管则没有任何权限。解决方法:以admin的身份注册系统管理,点“权限”→“权限”,选中要设置为主管的操作员,而后在右上角对应账套的账套主管前的方框内打√。
问题二:当以一般财务人员身份注册企业应用平台时,待选账套中没有其对应的账套,无法注册。这是因为给操作员赋权时,没有将右上角的对应账套选为新建指定账套,将此操作员的权限设给了其他账套。解决方法:以admin的身份注册系统管理,点“权限”→“权限”,选中右上角的对应账套,再选中要赋权的操作员,而后点“修改”,增加相应权限。
(三)科目编码方案的调整
在建立新账套时,许多同学在确定分类编码方案时,会计科目编码级次是322,且无法修改成实验账套要求的4222。这是因为在建立账套的过程中,在核算类型窗口,对其中“行业性质”选项没有设置为“新会计制度科目”,而是选成了“工业企业”。解决方法:以账套主管的身份注册系统管理,点账套→修改,在核算类型窗口,将“行业性质”选项设置为“新会计制度科目”,而后点“完成”。
(四)学生在操作过程中,有时会因误操作,系统提示“××人××操作被系统锁定”
解决方法:以admin的身份注册系统管理,点“视图”→“清除单据锁定”,在打开的窗口中选中相应锁定,单击“确定”就可以实现解除锁定了。
(五)账套引入时无法在目标文件夹找到备份的账套
目前高校机房为了保护机器、防范病毒,通常都安装了硬盘还原卡保护C盘。因新建账套默认路径为C:\U8SOFT\Admin,当重新启动计算机时,原有账套将被清除。这就需要每节课下课前,学生都要把当前账套输出到没加保护的磁盘中(如D盘)备份,下节课先将账套引入,再继续操作。有的学生上节课已通过账套输出功能进行了账套备份,但要引入时打开目标文件夹却发现是空的。这是因为在备份时,只是选中了目标文件夹没有将文件夹双击打开,备份数据并没有装入目标文件夹内,而是存放在上一级文件夹中。解决方法:在原备份目标文件夹的上级目录下寻找,可以找到丢失的备份文件,然后将其复制到目标文件夹中。
二、总账模块
(一)基础档案设置时,只有机构人员一个子菜单
这是因为学生忘记了启用总账系统。解决方法:以账套主管身份登陆企业应用平台,点“设置”→“基本信息”→“系统启用”,而后启用总账系统即可。
(二)无法增加客户或供应商分类
这是因为建立账套时,没有选择客户或供应商分类。解决方法:以账套主管身份登陆系统管理,点“账套”→“修改”,进入“基础信息”窗口,在客户或供应商是否分类前的方框内打√。(注:如果科目维护时,外币核算选项为灰色,则是建账时没有选择有外币核算,解决方法同上。)
(三)外币设置中已录入了汇率,但使用时却显示汇率为空
这是因为录完汇率后没有成功保存就退出了。解决方法:进入外币设置窗口,重新录入汇率,而后点一下回车或将光标在别处点一下,即可保存。
(四)设有辅助核算项的会计科目期初余额金额错误且无法调整
这是因为该学生在做科目维护时,忘记定义辅助核算,而直接录入了期初余额。录完余额后,发现忘了选辅助核算,在没有删除余额的情况下,直接把该科目设置了辅助核算,又录入了辅助核算项的期初余额。因此该科目的期初余额金额错误且无法调整。解决方法:删除辅助核算项的期初余额→在会计科目设置中把该科目的辅助核算属性去掉→在期初余额录入中将该科目原来输入的余额删除→在会计科目设置中重新设置会计科目的辅助核算项→在期初余额录入中正确录入该科目辅助核算明细余额。
(五)制单过程中出现的问题
问题一:保存凭证时提示“不满足借方必有条件”等提示。这是由于学生制单时选择的凭证类别错误,不符合凭证类别的限制条件。例如:赊销业务应做转账凭证,而很多同学都选择了收款凭证,因而无法保存。解决方法:选择正确的凭证类别再保存即可。
问题二:制单中遇到应收账款或应付账款时,提示“不能使用应收(或应付)系统的受控科目”。这是由于在会计科目维护时,应收(或应付)账款在设置客户(或供应商)往来辅助核算时,受控系统选成了应收(或应付)系统,而本账套没有启用应收(或应付)系统。解决方法:进入会计科目维护窗口,把应收账款的受控系统修改为空即可。
问题三:制单时遇到有辅助核算的科目时,提示“××的部门(或客户、供应商等)不能为空”。这是因为该科目的辅助核算信息没有录入。解决方法:鼠标指向该凭证的备注栏即辅助核算信息栏,当鼠标指针变成笔型时双击,弹出输入辅助核算信息的对话框,输入相应的辅助核算信息保存即可。
问题四:凭证全部做完才发现用错了制单人。电算化实践教学中,为使学生掌握财务软件的每个操作环节,所有的操作人员(包括账套主管、制单人员、审核人员、出纳人员等)均由学生一人完成。所以经常会出现操作员错位的现象,即用错了操作员制单。解决方法:在总账的“设置”→“选项”→“权限”中选中“允许修改、作废他人填制的凭证”。以正确的制单人身份登陆企业应用平台,进入总账系统中的填制凭证窗口,将用错制单人的凭证全部作废,再恢复。这样制单人就可以改成正确的操作员了。
(六)做出纳签字,显示“没有符合条件的凭证”
如果学生确实做了现金、银行存款的收付款凭证,那原因就是没有指定现金、银行总账科目。解决方法:在会计科目维护窗口,点“编辑”→“指定科目”,而后将“现金”科目选为“现金总账科目”,将“银行存款”科目选为“银行总账科目”,再进行出纳签字即可。
(七)期末自动转账时,生成的期间损益结转凭证有误
这是因为在生成期间损益结转凭证前,没有自定义结转、对应结转、汇兑损益结转、销售成本结转等自动生成的凭证记账,从而造成结转损益时相关损益类科目发生额错误。这一错误还将直接影响到UFO报表系统中的资产负债表,使得资产负债表无法平衡。解决方法:将已生成的错误的期间损益结转凭证作废、整理,将前面自动生成的所有转账凭证进行审核、记账,而后再重新进行期间损益结转凭证的生成。
三、UFO报表系统
(一)资产负债表资产年初数和负债及所有者权益年初数不等,但期初余额试算平衡
这是由于有些同学在录入期初数据时,粗心大意造成了串行,这种错误通过试算平衡校验无法检查出来,但最终还是会在资产负债表这个环节中暴露出来。解决方法:记账后,期初余额是无法修改的,所以要先恢复到记账前状态(即反记账);再修改期初余额;而后再将当月凭证记账,重新计算报表即可。
(二)资产负债表年初数和年末数相等,利润表为空
这说明本月没有记账。解决方法:记账后再重算报表。
(三)资产负债表年末数不平
说明本月填制的凭证有误。如漏做凭证、凭证科目或金额错误等。还可能是上面提到的期末自动转账时,生成的期间损益结转凭证有误。解决方法:将漏做凭证补上,或取消记账、审核,修改错误凭证;而后再审核、记账,重新计算报表。
以上是笔者总结多年的会计电算化实践教学经验,对用友ERP-U8管理软件V861版本的部分常见问题和错误的分析,还望同行多加指正。●
【主要参考文献】
[1] 何日胜.会计电算化系统应用操作[M].北京:清华大学出版社,2007.117-120.
[2] 潘上永.会计电算化[M].北京:中国金融出版社,2007.191-195.
[3] 徐晓鹏.浅议企业ERP财务软件体系的结构[J].会计之友,2005(05):79.
[4] 张立伟.用友ERP—U8管理软件中的常见问题及解决方法[J].吉林省经济干部学院学报,2006(08):74-76.
[5] 宋云雁.用友ERP-U8.52应用中出现的问题及解决办法[J].中国管理信息化,2007(07):20-22.
【关键词】 用友ERP-U8; 实践教学; 问题; 解决方法
随着社会经济的发展和科学技术的进步,会计核算已逐步脱掉手工方式,进入了计算机时代。为适应这一发展,各高等院校、高等职业学校都相继对课程进行了改革,会计电算化已成为一门核心、主干课程。笔者所在学院会计电算化实践教学一直以用友ERP-U8为例,至今已有十年时间,伴随着用友ERP管理系统的升级换代,教学实践中所讲解的财务管理软件的版本也从V811升至目前的V861版本。笔者结合多年的会计电算化实践教学经验,尤其是对采用用友V861版本后,在实践教学中教师教学的难点和学生常遇到的问题分别从系统管理、总账、UFO报表三个模块进行了总结和分析,希望能对用友软件的初学者有所帮助,同时借此与同行们分享和探讨。
一、系统管理模块
(一)初次登陆系统管理,账套选项为空,且出现“切换到”窗口,提示无法登陆
这是由于每台机器的计算机名与数据服务器名不一致。目前高校机房通常采用机房管理软件,重新安装软件时往往是先安装好一台机器,以此机器作母机,通过克隆方式传给所有机器,而后再通过机房管理软件自动分配每台机器的计算机名。这就造成了机房内的各台机器计算机名不同,而数据服务器名因是克隆复制的而完全相同,所以无法登陆。解决方法:点开始→程序→用友ERP→系统服务→应用服务器配置,将数据库服务器名改为本台计算机名,而后重新登陆即可。
(二)权限管理方面的问题
问题一:当以账套主管身份注册系统管理或企业应用平台时,对应的数据源或账套为空,无法注册。这是因为没有将该操作员设置为账套主管。在用友软件实践教学中,通常需要设置2-3个操作员。其中账套主管的设置一般在建新账套的过程中完成,即在建新账套时,通过下拉菜单选择该账套的主管,若建账时忘了此步操作,系统将默认主管为demo。而真正的账套主管则没有任何权限。解决方法:以admin的身份注册系统管理,点“权限”→“权限”,选中要设置为主管的操作员,而后在右上角对应账套的账套主管前的方框内打√。
问题二:当以一般财务人员身份注册企业应用平台时,待选账套中没有其对应的账套,无法注册。这是因为给操作员赋权时,没有将右上角的对应账套选为新建指定账套,将此操作员的权限设给了其他账套。解决方法:以admin的身份注册系统管理,点“权限”→“权限”,选中右上角的对应账套,再选中要赋权的操作员,而后点“修改”,增加相应权限。
(三)科目编码方案的调整
在建立新账套时,许多同学在确定分类编码方案时,会计科目编码级次是322,且无法修改成实验账套要求的4222。这是因为在建立账套的过程中,在核算类型窗口,对其中“行业性质”选项没有设置为“新会计制度科目”,而是选成了“工业企业”。解决方法:以账套主管的身份注册系统管理,点账套→修改,在核算类型窗口,将“行业性质”选项设置为“新会计制度科目”,而后点“完成”。
(四)学生在操作过程中,有时会因误操作,系统提示“××人××操作被系统锁定”
解决方法:以admin的身份注册系统管理,点“视图”→“清除单据锁定”,在打开的窗口中选中相应锁定,单击“确定”就可以实现解除锁定了。
(五)账套引入时无法在目标文件夹找到备份的账套
目前高校机房为了保护机器、防范病毒,通常都安装了硬盘还原卡保护C盘。因新建账套默认路径为C:\U8SOFT\Admin,当重新启动计算机时,原有账套将被清除。这就需要每节课下课前,学生都要把当前账套输出到没加保护的磁盘中(如D盘)备份,下节课先将账套引入,再继续操作。有的学生上节课已通过账套输出功能进行了账套备份,但要引入时打开目标文件夹却发现是空的。这是因为在备份时,只是选中了目标文件夹没有将文件夹双击打开,备份数据并没有装入目标文件夹内,而是存放在上一级文件夹中。解决方法:在原备份目标文件夹的上级目录下寻找,可以找到丢失的备份文件,然后将其复制到目标文件夹中。
二、总账模块
(一)基础档案设置时,只有机构人员一个子菜单
这是因为学生忘记了启用总账系统。解决方法:以账套主管身份登陆企业应用平台,点“设置”→“基本信息”→“系统启用”,而后启用总账系统即可。
(二)无法增加客户或供应商分类
这是因为建立账套时,没有选择客户或供应商分类。解决方法:以账套主管身份登陆系统管理,点“账套”→“修改”,进入“基础信息”窗口,在客户或供应商是否分类前的方框内打√。(注:如果科目维护时,外币核算选项为灰色,则是建账时没有选择有外币核算,解决方法同上。)
(三)外币设置中已录入了汇率,但使用时却显示汇率为空
这是因为录完汇率后没有成功保存就退出了。解决方法:进入外币设置窗口,重新录入汇率,而后点一下回车或将光标在别处点一下,即可保存。
(四)设有辅助核算项的会计科目期初余额金额错误且无法调整
这是因为该学生在做科目维护时,忘记定义辅助核算,而直接录入了期初余额。录完余额后,发现忘了选辅助核算,在没有删除余额的情况下,直接把该科目设置了辅助核算,又录入了辅助核算项的期初余额。因此该科目的期初余额金额错误且无法调整。解决方法:删除辅助核算项的期初余额→在会计科目设置中把该科目的辅助核算属性去掉→在期初余额录入中将该科目原来输入的余额删除→在会计科目设置中重新设置会计科目的辅助核算项→在期初余额录入中正确录入该科目辅助核算明细余额。
(五)制单过程中出现的问题
问题一:保存凭证时提示“不满足借方必有条件”等提示。这是由于学生制单时选择的凭证类别错误,不符合凭证类别的限制条件。例如:赊销业务应做转账凭证,而很多同学都选择了收款凭证,因而无法保存。解决方法:选择正确的凭证类别再保存即可。
问题二:制单中遇到应收账款或应付账款时,提示“不能使用应收(或应付)系统的受控科目”。这是由于在会计科目维护时,应收(或应付)账款在设置客户(或供应商)往来辅助核算时,受控系统选成了应收(或应付)系统,而本账套没有启用应收(或应付)系统。解决方法:进入会计科目维护窗口,把应收账款的受控系统修改为空即可。
问题三:制单时遇到有辅助核算的科目时,提示“××的部门(或客户、供应商等)不能为空”。这是因为该科目的辅助核算信息没有录入。解决方法:鼠标指向该凭证的备注栏即辅助核算信息栏,当鼠标指针变成笔型时双击,弹出输入辅助核算信息的对话框,输入相应的辅助核算信息保存即可。
问题四:凭证全部做完才发现用错了制单人。电算化实践教学中,为使学生掌握财务软件的每个操作环节,所有的操作人员(包括账套主管、制单人员、审核人员、出纳人员等)均由学生一人完成。所以经常会出现操作员错位的现象,即用错了操作员制单。解决方法:在总账的“设置”→“选项”→“权限”中选中“允许修改、作废他人填制的凭证”。以正确的制单人身份登陆企业应用平台,进入总账系统中的填制凭证窗口,将用错制单人的凭证全部作废,再恢复。这样制单人就可以改成正确的操作员了。
(六)做出纳签字,显示“没有符合条件的凭证”
如果学生确实做了现金、银行存款的收付款凭证,那原因就是没有指定现金、银行总账科目。解决方法:在会计科目维护窗口,点“编辑”→“指定科目”,而后将“现金”科目选为“现金总账科目”,将“银行存款”科目选为“银行总账科目”,再进行出纳签字即可。
(七)期末自动转账时,生成的期间损益结转凭证有误
这是因为在生成期间损益结转凭证前,没有自定义结转、对应结转、汇兑损益结转、销售成本结转等自动生成的凭证记账,从而造成结转损益时相关损益类科目发生额错误。这一错误还将直接影响到UFO报表系统中的资产负债表,使得资产负债表无法平衡。解决方法:将已生成的错误的期间损益结转凭证作废、整理,将前面自动生成的所有转账凭证进行审核、记账,而后再重新进行期间损益结转凭证的生成。
三、UFO报表系统
(一)资产负债表资产年初数和负债及所有者权益年初数不等,但期初余额试算平衡
这是由于有些同学在录入期初数据时,粗心大意造成了串行,这种错误通过试算平衡校验无法检查出来,但最终还是会在资产负债表这个环节中暴露出来。解决方法:记账后,期初余额是无法修改的,所以要先恢复到记账前状态(即反记账);再修改期初余额;而后再将当月凭证记账,重新计算报表即可。
(二)资产负债表年初数和年末数相等,利润表为空
这说明本月没有记账。解决方法:记账后再重算报表。
(三)资产负债表年末数不平
说明本月填制的凭证有误。如漏做凭证、凭证科目或金额错误等。还可能是上面提到的期末自动转账时,生成的期间损益结转凭证有误。解决方法:将漏做凭证补上,或取消记账、审核,修改错误凭证;而后再审核、记账,重新计算报表。
以上是笔者总结多年的会计电算化实践教学经验,对用友ERP-U8管理软件V861版本的部分常见问题和错误的分析,还望同行多加指正。●
【主要参考文献】
[1] 何日胜.会计电算化系统应用操作[M].北京:清华大学出版社,2007.117-120.
[2] 潘上永.会计电算化[M].北京:中国金融出版社,2007.191-195.
[3] 徐晓鹏.浅议企业ERP财务软件体系的结构[J].会计之友,2005(05):79.
[4] 张立伟.用友ERP—U8管理软件中的常见问题及解决方法[J].吉林省经济干部学院学报,2006(08):74-76.
[5] 宋云雁.用友ERP-U8.52应用中出现的问题及解决办法[J].中国管理信息化,2007(07):20-22.