论文部分内容阅读
摘 要：本文重点研究了住房公积金会计档案电子化发展存在的问题进行了分析，就如何完善档案电子化工作进行了研究。
关键词：住房公积金 会计档案 电子化
一、电子会计档案是未来的发展趋势
1.纸质会计档案管理的问题。会计档案按照生成的介质不同，分为纸质会计档案和电子会计档案，按照存储介质的不同，可分为纸质、硬盘、光盘、磁介质等形式存储的会计档案。由于文档资料种类及数量的不断增加，管理难度不断加大，人力、物力资源浪费严重，再加上保管不善造成的票据登记混乱、破损、霉变、丢失等诸多问题，使得纸质保管弊端越来越多。
纸质档案管理的具体问题如下：（1）人力方面：需要安排人员进行管理，纸质档案需要归档整理、装订，耗用人力较多。（2）库房压力：会计档案存储时间大部分为15年，时间较长，会造成纸质档案不断增多，占用库房面积越来越多，库房压力不断加大，各单位不断扩建库房建设，耗用不少财力。（3）使用不便：纸质档案多为立卷归档、集中库房保管，调阅时需要翻阅查询，空间、时间上都会造成不便，使用率较低，使用不便。（4）易损耗：纸质档案保管过程比较繁琐，需要经办人员整理、装订，物流部门运输，交接至档案管理人员，审计完成后入库，经过环节较多，容易毁损、丢失，保管过程中容易受潮、霉变，纸质文字保管时间较长，容易不清晰。
2.电子会计档案的特点。
2.1擴大了会计档案的范围。电子会计档案比传统会计档案具有更广泛的内涵，电子会计档案不仅保留了传统意义上的会计信息，还包括会计电算化过程中形成的纸质文件、电子文件以及系统软件。电子会计档案有广义和狭义之分，广义电子档案是指存储会计数据的各种凭证、账簿、报表和程序的硬盘及其他存储介质，系统开发运行中编制的各种文档以及其他会计资料，同时包含打印输出的各种纸质账簿、报表、凭证等。狭义的电子会计档案只包括前者，即保存在磁盘、光盘等磁性介质上的会计档案。电子会计档案存储的会计信息的范围和领域得到了扩大，也拓展了会计档案工作的新领域。
2.2提高会计档案信息的处理效率。电子会计档案存储，可以借助计算机超强的处理能力，减少会计档案的整理、装订时间，对会计档案的数据信息进行快速的分类整理，可以节省更多的人力、物力和时间，提高会计档案的处理效率。
2.3提高会计档案的经济价值。很多单位在会计档案的归档管理中，并没有认识到电子会计档案特殊的经济价值，只是将其作为纸质会计档案的补充部分予以保管，并没有充分的开发利用。
电子会计档案以磁盘、光盘等介质为载体，配合现代信息技术的使用，使得会计档案的读取、查阅更加方便，利用电子计算机的快速加工分析，提高会计档案的使用效率和效果，保证数据真实、准确、完整。电子档案具有比纸质档案更高的经济价值，一方面，电子档案经过简单的加工整理，可以实现会计信息的异地查询、计算以及汇总统计等功能，提高使用效率；另一方面通过对历年会计数据的分析比较，为领导决策提供有效的决策依据。
2.4电子会计档案的技术含量更高。首先，电子会计档案容易被复制、修改且不留痕迹，数据恢复困难，对技术要求更高，若被修改，就很难辨别出经济业务的原貌，会计信息的真实性就难以保证；其次，会计档案易不当使用，未经授权人员不当使用电子数据，复制、伪造、销毁一些重要会计数据，会计信息的完整性、安全性也会破坏；再者，电子会计档案对存放环境有更高的要求，对库房有着防潮、防火、放磁干扰等特殊要求。因此，在保密性和安全性等方面对电子会计档案要求更高，需要注重会计档案的数据安全，加强保密管理工作，防止恶意篡改和毁损。
3.电子会计档案管理方式。会计档案是单位业务活动的记录，也是业务办理的依据。会计档案管理是财务管理的重要环节，会计档案的科学管理，对于保证资金安全，促进单位业务发展具有重要的监督指导意义。会计档案管理分为分散管理和集中管理两种方式，分散管理是各分支机构分别管理本部门会计档案，集中管理是设置专门的管理部门、管理人员，集中管理单位整体的会计档案。
2007年，银监会和国家档案局在关于加强银行档案工作意见中指出，要避免银行内部机构档案管理各自为政、分散管理的现象，要科学整合银行内部档案资源，做到统一标准、统一制度、统一监督指导，以充分发挥档案信息资源整体优势。中心为了加强会计档案的统一管理，一直采取的集中管理的方式，将各管理部会计档案收回中心统一管理，统一稽核、审计，提升会计档案整体的风险控制能力。
二、电子会计档案的形成及管理流程
1.电子会计档案形成流程。会计档案形成按照会计核算的流程分为原始凭证的收集、记账凭证生成、形成各种账簿、对账、编制报表五个步骤。具体流程参照下图：（1）收集外来原始凭证或自制原始凭证，判定是否符合入账条件；（2）依据符合入账条件的原始凭证，联动会计系统生成或人工编制记账凭证；（3）记账凭证更新会计总账、明细账、银行存款日记账及辅助账簿；（4）与银行核对银行存款余额及明细，编制银行存款余额调节表；（5）编制会计科目余额表，编制资产负债表、利润表、利润分配表等财务报表。
2.会计档案的来源。中心业务受理、业务划款、业务记账、日结对账、月结等各环节产生的会计档案，会计档案按照来源方式的不同分为内部档案和外部档案：（1）银行进账单、银行对账单属于外部交接过来的会计档案，缴存汇总表、清册、提前还款申请书等属于中心统一印制，单位或职工填写的外部票据；（2）除外部会计档案外，其他的都是内部产生的会计档案，来源于业务系统和会计系统。
3.电子会计档案管理流程。电子会计档案的管理流程可分为三步，首先，将系统中的电子会计信息转变成电子会计档案，系统自动整理、立卷，形成档案目录数据库；第二步，构建会计档案信息化资源管理平台，建立切合实际的档案管理制度，做好以磁性介质为载体的会计档案信息资源的存储工作；第三步，合理使用会计档案，做好会计档案数据信息的加工、跟踪查询，以及档案的借阅、归还和销毁等方面的工作。
中心电子会计档案尚未与档案系统对接，只是以会计数据信息存储，做好了以磁性介质为载体的会计数据信息备份，并未形成真正意义上的电子会计档案，尚未开发电子会计档案的查询、借阅等使用功能。
三、中心会计档案的电子化发展
1.会计档案的电子化基础。根据中心会计档案来源不同分析会计档案的电子化程度，由于外部会计档案都是由银行、单位或职工交接过来的纸质会计档案，没有电子化基础；内部会计档案中提取通知书、提前还款申请表、余额还贷申请书、担保费补贴申请书、担保费补贴支款凭证等业务票据需要职工签字确认，不能直接转化为电子会计档案，记账凭证、会计账簿、辅助账簿、银行存款余额调节表、银行对账单、财务报告等其他内部会计档案均有一定的电子化基础，适当改造便可直接转化成电子会计档案进行留存归档。
2.会计档案的电子化发展。按照《会计档案管理办法》规定对中心会计档案进行归类，分为会计凭证类、会计账簿类、财务报告类和其他四大类，目前这些会计档案均留存纸质会计档案，只有会计凭证类中的原始凭证电子化基础较弱，其他会计档案均具有较好的电子化基础。
中心稽核系统正在系统测试阶段，稽核系统上线后会推进原始凭证的电子化进程，缴存汇总表、清册、提前还款申请书、提取通知书、还款凭证、结清证明等业务票据及银行进账单均通过高速扫描仪扫描成电子影像，进行OCR识别、比对。原始凭证扫描成电子影像应该说基本实现了会计档案的电子化，但前提是必须有纸质的原始凭证进行扫描，并未从根本上实现会计凭证的电子化，纸质会计档案仍然需要整理、归档，存在资源浪费情况。要想从根本上实现会计档案的电子化，关键是实现业务票据及银行进账的电子化，需要进一步推进使用手写板及与银行系统直连接收电子进账单的发展。
关键词：住房公积金 会计档案 电子化
一、电子会计档案是未来的发展趋势
1.纸质会计档案管理的问题。会计档案按照生成的介质不同，分为纸质会计档案和电子会计档案，按照存储介质的不同，可分为纸质、硬盘、光盘、磁介质等形式存储的会计档案。由于文档资料种类及数量的不断增加，管理难度不断加大，人力、物力资源浪费严重，再加上保管不善造成的票据登记混乱、破损、霉变、丢失等诸多问题，使得纸质保管弊端越来越多。
纸质档案管理的具体问题如下：（1）人力方面：需要安排人员进行管理，纸质档案需要归档整理、装订，耗用人力较多。（2）库房压力：会计档案存储时间大部分为15年，时间较长，会造成纸质档案不断增多，占用库房面积越来越多，库房压力不断加大，各单位不断扩建库房建设，耗用不少财力。（3）使用不便：纸质档案多为立卷归档、集中库房保管，调阅时需要翻阅查询，空间、时间上都会造成不便，使用率较低，使用不便。（4）易损耗：纸质档案保管过程比较繁琐，需要经办人员整理、装订，物流部门运输，交接至档案管理人员，审计完成后入库，经过环节较多，容易毁损、丢失，保管过程中容易受潮、霉变，纸质文字保管时间较长，容易不清晰。
2.电子会计档案的特点。
2.1擴大了会计档案的范围。电子会计档案比传统会计档案具有更广泛的内涵，电子会计档案不仅保留了传统意义上的会计信息，还包括会计电算化过程中形成的纸质文件、电子文件以及系统软件。电子会计档案有广义和狭义之分，广义电子档案是指存储会计数据的各种凭证、账簿、报表和程序的硬盘及其他存储介质，系统开发运行中编制的各种文档以及其他会计资料，同时包含打印输出的各种纸质账簿、报表、凭证等。狭义的电子会计档案只包括前者，即保存在磁盘、光盘等磁性介质上的会计档案。电子会计档案存储的会计信息的范围和领域得到了扩大，也拓展了会计档案工作的新领域。
2.2提高会计档案信息的处理效率。电子会计档案存储，可以借助计算机超强的处理能力，减少会计档案的整理、装订时间，对会计档案的数据信息进行快速的分类整理，可以节省更多的人力、物力和时间，提高会计档案的处理效率。
2.3提高会计档案的经济价值。很多单位在会计档案的归档管理中，并没有认识到电子会计档案特殊的经济价值，只是将其作为纸质会计档案的补充部分予以保管，并没有充分的开发利用。
电子会计档案以磁盘、光盘等介质为载体，配合现代信息技术的使用，使得会计档案的读取、查阅更加方便，利用电子计算机的快速加工分析，提高会计档案的使用效率和效果，保证数据真实、准确、完整。电子档案具有比纸质档案更高的经济价值，一方面，电子档案经过简单的加工整理，可以实现会计信息的异地查询、计算以及汇总统计等功能，提高使用效率；另一方面通过对历年会计数据的分析比较，为领导决策提供有效的决策依据。
2.4电子会计档案的技术含量更高。首先，电子会计档案容易被复制、修改且不留痕迹，数据恢复困难，对技术要求更高，若被修改，就很难辨别出经济业务的原貌，会计信息的真实性就难以保证；其次，会计档案易不当使用，未经授权人员不当使用电子数据，复制、伪造、销毁一些重要会计数据，会计信息的完整性、安全性也会破坏；再者，电子会计档案对存放环境有更高的要求，对库房有着防潮、防火、放磁干扰等特殊要求。因此，在保密性和安全性等方面对电子会计档案要求更高，需要注重会计档案的数据安全，加强保密管理工作，防止恶意篡改和毁损。
3.电子会计档案管理方式。会计档案是单位业务活动的记录，也是业务办理的依据。会计档案管理是财务管理的重要环节，会计档案的科学管理，对于保证资金安全，促进单位业务发展具有重要的监督指导意义。会计档案管理分为分散管理和集中管理两种方式，分散管理是各分支机构分别管理本部门会计档案，集中管理是设置专门的管理部门、管理人员，集中管理单位整体的会计档案。
2007年，银监会和国家档案局在关于加强银行档案工作意见中指出，要避免银行内部机构档案管理各自为政、分散管理的现象，要科学整合银行内部档案资源，做到统一标准、统一制度、统一监督指导，以充分发挥档案信息资源整体优势。中心为了加强会计档案的统一管理，一直采取的集中管理的方式，将各管理部会计档案收回中心统一管理，统一稽核、审计，提升会计档案整体的风险控制能力。
二、电子会计档案的形成及管理流程
1.电子会计档案形成流程。会计档案形成按照会计核算的流程分为原始凭证的收集、记账凭证生成、形成各种账簿、对账、编制报表五个步骤。具体流程参照下图：（1）收集外来原始凭证或自制原始凭证，判定是否符合入账条件；（2）依据符合入账条件的原始凭证，联动会计系统生成或人工编制记账凭证；（3）记账凭证更新会计总账、明细账、银行存款日记账及辅助账簿；（4）与银行核对银行存款余额及明细，编制银行存款余额调节表；（5）编制会计科目余额表，编制资产负债表、利润表、利润分配表等财务报表。
2.会计档案的来源。中心业务受理、业务划款、业务记账、日结对账、月结等各环节产生的会计档案，会计档案按照来源方式的不同分为内部档案和外部档案：（1）银行进账单、银行对账单属于外部交接过来的会计档案，缴存汇总表、清册、提前还款申请书等属于中心统一印制，单位或职工填写的外部票据；（2）除外部会计档案外，其他的都是内部产生的会计档案，来源于业务系统和会计系统。
3.电子会计档案管理流程。电子会计档案的管理流程可分为三步，首先，将系统中的电子会计信息转变成电子会计档案，系统自动整理、立卷，形成档案目录数据库；第二步，构建会计档案信息化资源管理平台，建立切合实际的档案管理制度，做好以磁性介质为载体的会计档案信息资源的存储工作；第三步，合理使用会计档案，做好会计档案数据信息的加工、跟踪查询，以及档案的借阅、归还和销毁等方面的工作。
中心电子会计档案尚未与档案系统对接，只是以会计数据信息存储，做好了以磁性介质为载体的会计数据信息备份，并未形成真正意义上的电子会计档案，尚未开发电子会计档案的查询、借阅等使用功能。
三、中心会计档案的电子化发展
1.会计档案的电子化基础。根据中心会计档案来源不同分析会计档案的电子化程度，由于外部会计档案都是由银行、单位或职工交接过来的纸质会计档案，没有电子化基础；内部会计档案中提取通知书、提前还款申请表、余额还贷申请书、担保费补贴申请书、担保费补贴支款凭证等业务票据需要职工签字确认，不能直接转化为电子会计档案，记账凭证、会计账簿、辅助账簿、银行存款余额调节表、银行对账单、财务报告等其他内部会计档案均有一定的电子化基础，适当改造便可直接转化成电子会计档案进行留存归档。
2.会计档案的电子化发展。按照《会计档案管理办法》规定对中心会计档案进行归类，分为会计凭证类、会计账簿类、财务报告类和其他四大类，目前这些会计档案均留存纸质会计档案，只有会计凭证类中的原始凭证电子化基础较弱，其他会计档案均具有较好的电子化基础。
中心稽核系统正在系统测试阶段，稽核系统上线后会推进原始凭证的电子化进程，缴存汇总表、清册、提前还款申请书、提取通知书、还款凭证、结清证明等业务票据及银行进账单均通过高速扫描仪扫描成电子影像，进行OCR识别、比对。原始凭证扫描成电子影像应该说基本实现了会计档案的电子化，但前提是必须有纸质的原始凭证进行扫描，并未从根本上实现会计凭证的电子化，纸质会计档案仍然需要整理、归档，存在资源浪费情况。要想从根本上实现会计档案的电子化，关键是实现业务票据及银行进账的电子化，需要进一步推进使用手写板及与银行系统直连接收电子进账单的发展。