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摘要:本文通过在Excel中调用函数CONCATENATE、MIDB函数,自动提取出生年月日及使用IF函数轻松实现了成绩的等级划分,同时阐述了这几个函数使用技巧,具有一定的实用价值。
关键词:ExcelCONCATENATE函数MIDB函数 IF函数
1引言
Excel是一款得到广泛应用的优秀电子表格软件,在Excel的“分析工具库”中包括了许多非常实用的函数,利用这些函数可以帮助我们方便地解决许多Excel实际应用中的难题。但它的疑难和奥妙也一直困扰着无数用户,致使许多用户尽管使用了多年仍不能熟练掌握该软件的某些具体功能,下面详细介绍Excel的几个函数的使用方法和技巧,希望能对使用者有所帮助。
2利用身份证号码获取公民出生日期
在单位上整理人事信息时,常常即需要输入身份证号码,又要输入出生年月日,这样即工作量较大而且易出现错误。由于身份证号码内含有相关信息,我们可以使用Excel函数从身份证号号码中直接提取出生年月日,这样即减少工作量又可提高准确度。
从图1中我们可以发现我国现行的身份证号码的规律,从左起第7—14个字符代表了公民的出生年月日,我们可以使用MIDB函数从身份证号码的特定位置,提取出生年月日,再使用CONCATENATE函数将所提出来的文字合并起来,就可以得到相对应的出生年月日。
在图2中是已经制作好的一张人员信息表,所需的三个MIDB函数操作对象存放在D3单元格中,分别从左起第7个字符开始提取,即第7个字符开始连续取4个字符即得到“年”,第11个字符开始连续取2个字符得到“月”,第13个字符开始连续取2个字符得到“日”,最后由CONCATENATE函数将所有字符合并起来。即得到我们所需要的信息。
从以上分析可以得出公式:=CONCATENATE(MIDB(D3,7,4),"年", MIDB(D3,11,2),"月", MIDB(D3,13,2),"日")
CONCATENATE是将若干个文字项合并至一个文字项中的函数。其语法格式是:CONCATENATE(text1,text2……)。
MIDB从一个文本字符串的指定位置开始,返回指定个数的子字符串。其语法格式是:MIDB(text,start_num, mum_bytex)
用户要注意的是:CONCATENATE函数和MIDB函数的操作对象均为文本,所以存放身份证号码的单元格必须设置为文本格式,然后再输入身份证号。
3用IF函数计算成绩等级
在教师的日常工作中,会遇到要将学生的考试成绩按实际考试分数转换成相应成绩等级的情况。利用IF函数就能够迅速完成对学生的考试分数转换成相应成绩等级的工作。
成绩等级评定一般的标准为:考试分数大于或等于85分为优,分数大于或等于80分为良,分数大于或等于70分为中,分数大于或等于60分为及格,低于60分为不及格,没有参加考试的不划等级。
从图3中可以看出分数存放在D列,计算结果存入E列。用Excel的IF函数计算公式如下:
=IF(D3>=85,"优",IF(D3>=80,"良",IF(D3>=70,"中",IF(D3>=60,"及格",IF(ISNUMBER(D3),"不及格",IF(ISBLANK(D3),"未考试"))))))
上面的公式中主要是利用IF条件函数的嵌套。IF函数是根据对指定条件的逻辑判断的真假结果,返回相对应的内容的条件函数。利用此函数逻辑计算出真假值,会返回不同的结果,从而可达到筛选数据的目的。其语法格式是:IF(logical_test,value_if_true,value_if_false), logical_test:表示计算结果为TRUE或者FALSE的任意值或表达式,该参数可使用任何比较运算符 ;value_if_true:表示logical_test为TRUE(也就是真或正确)时返回的值;value_if_false:表示logical_test为FALSE(也就是假或错误)时返回的值。
公式中的第二个IF语句是第一个IF语句的参数,第三个IF语句则是第二个IF语句的参数,以此类推。如果第一个逻辑判断表达式D3>=85为TRUE(真),则E3单元格被填入“优”;如果第一个逻辑判断表达式D3>=85不成立,则计算第二个IF语句IF(D3>=70,以此类推直到计算结束。公式中ISNUMBER函数在D3为空时返回FALSE(假),接着执行最后一个IF語句,否则在D3单元格中填入“不及格”。ISBLANK函数D3为空时返回TRUE(真),D3单元格被填入“未考试”。使用ISNUMBER函数和ISBLANK函数,可防止某个未参加考试的学生(成绩为空时)给他评定为“不及格”的情况。
4结束语
本文通过实例,详细介绍了CONCATENATE函数、MIDB函数以及IF函数的使用技巧。对使用者熟练掌握理解这几个函数有所帮助。
参考文献:
[1]施威铭研究室著,完全掌握OFFICE XP中文版标准教程,中国青年出版社,2002年。
[2][美]John Walkenback著,尚红昕,刘玲等译,Excel应用技巧宝典,电子工业出版社,2006年。
(南昌大学软件学院,江西 南昌 330047)
关键词:ExcelCONCATENATE函数MIDB函数 IF函数
1引言
Excel是一款得到广泛应用的优秀电子表格软件,在Excel的“分析工具库”中包括了许多非常实用的函数,利用这些函数可以帮助我们方便地解决许多Excel实际应用中的难题。但它的疑难和奥妙也一直困扰着无数用户,致使许多用户尽管使用了多年仍不能熟练掌握该软件的某些具体功能,下面详细介绍Excel的几个函数的使用方法和技巧,希望能对使用者有所帮助。
2利用身份证号码获取公民出生日期
在单位上整理人事信息时,常常即需要输入身份证号码,又要输入出生年月日,这样即工作量较大而且易出现错误。由于身份证号码内含有相关信息,我们可以使用Excel函数从身份证号号码中直接提取出生年月日,这样即减少工作量又可提高准确度。
从图1中我们可以发现我国现行的身份证号码的规律,从左起第7—14个字符代表了公民的出生年月日,我们可以使用MIDB函数从身份证号码的特定位置,提取出生年月日,再使用CONCATENATE函数将所提出来的文字合并起来,就可以得到相对应的出生年月日。
在图2中是已经制作好的一张人员信息表,所需的三个MIDB函数操作对象存放在D3单元格中,分别从左起第7个字符开始提取,即第7个字符开始连续取4个字符即得到“年”,第11个字符开始连续取2个字符得到“月”,第13个字符开始连续取2个字符得到“日”,最后由CONCATENATE函数将所有字符合并起来。即得到我们所需要的信息。
从以上分析可以得出公式:=CONCATENATE(MIDB(D3,7,4),"年", MIDB(D3,11,2),"月", MIDB(D3,13,2),"日")
CONCATENATE是将若干个文字项合并至一个文字项中的函数。其语法格式是:CONCATENATE(text1,text2……)。
MIDB从一个文本字符串的指定位置开始,返回指定个数的子字符串。其语法格式是:MIDB(text,start_num, mum_bytex)
用户要注意的是:CONCATENATE函数和MIDB函数的操作对象均为文本,所以存放身份证号码的单元格必须设置为文本格式,然后再输入身份证号。
3用IF函数计算成绩等级
在教师的日常工作中,会遇到要将学生的考试成绩按实际考试分数转换成相应成绩等级的情况。利用IF函数就能够迅速完成对学生的考试分数转换成相应成绩等级的工作。
成绩等级评定一般的标准为:考试分数大于或等于85分为优,分数大于或等于80分为良,分数大于或等于70分为中,分数大于或等于60分为及格,低于60分为不及格,没有参加考试的不划等级。
从图3中可以看出分数存放在D列,计算结果存入E列。用Excel的IF函数计算公式如下:
=IF(D3>=85,"优",IF(D3>=80,"良",IF(D3>=70,"中",IF(D3>=60,"及格",IF(ISNUMBER(D3),"不及格",IF(ISBLANK(D3),"未考试"))))))
上面的公式中主要是利用IF条件函数的嵌套。IF函数是根据对指定条件的逻辑判断的真假结果,返回相对应的内容的条件函数。利用此函数逻辑计算出真假值,会返回不同的结果,从而可达到筛选数据的目的。其语法格式是:IF(logical_test,value_if_true,value_if_false), logical_test:表示计算结果为TRUE或者FALSE的任意值或表达式,该参数可使用任何比较运算符 ;value_if_true:表示logical_test为TRUE(也就是真或正确)时返回的值;value_if_false:表示logical_test为FALSE(也就是假或错误)时返回的值。
公式中的第二个IF语句是第一个IF语句的参数,第三个IF语句则是第二个IF语句的参数,以此类推。如果第一个逻辑判断表达式D3>=85为TRUE(真),则E3单元格被填入“优”;如果第一个逻辑判断表达式D3>=85不成立,则计算第二个IF语句IF(D3>=70,以此类推直到计算结束。公式中ISNUMBER函数在D3为空时返回FALSE(假),接着执行最后一个IF語句,否则在D3单元格中填入“不及格”。ISBLANK函数D3为空时返回TRUE(真),D3单元格被填入“未考试”。使用ISNUMBER函数和ISBLANK函数,可防止某个未参加考试的学生(成绩为空时)给他评定为“不及格”的情况。
4结束语
本文通过实例,详细介绍了CONCATENATE函数、MIDB函数以及IF函数的使用技巧。对使用者熟练掌握理解这几个函数有所帮助。
参考文献:
[1]施威铭研究室著,完全掌握OFFICE XP中文版标准教程,中国青年出版社,2002年。
[2][美]John Walkenback著,尚红昕,刘玲等译,Excel应用技巧宝典,电子工业出版社,2006年。
(南昌大学软件学院,江西 南昌 330047)