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【文章摘要】
学籍管理工作是高职院校管理工作的重要组成部分，是保证学生管理、教学管理顺利开展的基础和有利保证，是关系学院发展和学生切身利益的基础性工作。高等职业技术学院应积极分析当前学生学籍管理工作中存在的问题及原因，客观面对因招生工作改革带来的学籍管理问题，建立健全学籍管理工作法规制度，客观、公正、严肃地做好学生学籍管理工作。
【关键词】
高职学生；学籍管理；问题及原因分析；对策
学籍管理反映了学生在校期间的变化情况，是了解和掌握学生基本情况的主要途径，建立健全学籍管理制度并在工作得以落实，关系到学院教学秩序的稳定和学院长远发展，关系以学生切身利益，对改进教学管理和教学方法起着举足轻重的作用。随着高职院校招生政策的改革，生源结构将更加复杂，给高职院校学籍管理工作提出了更新、更高的要求。因此，建立健全学籍管理工作制度、加强高职院校学籍管理工作迫在眉睫。
1 学籍管理工作的内容和意义
学籍管理是学校依据国家教育行政部门颁发的有关规定和学校制定的实施细则和规章制度，对学生从入学注册取得学籍，到毕业资格审查认定通过，获得毕业证书的全过程的质量考核及管理。学籍管理工作主要包括新生入学资格审查、新生学籍电子注册、学生学籍异动（包括休学、复学、转学、转专业、退学、保留学籍、留级等）、学生信息异动、在校生的学年电子注册及校对、课程考核和成绩管理、毕业资格审查、毕业生学历电子注册和毕业生图像信息采集及校对、学生学籍档案管理和毕业证书颁发等内容。
加强高职院校学籍管理有利于维护和谐的教学秩序，树立良好学风；有利于促进教学质量的提高；有利于促进学院正规化管理；有利于学院长远建设；能够切实保障学院整体利益和学生切身利益。
2 高职院校学籍管理工作中存在的主要问题及原因分析
高职教育的快速发展增加了学籍管理工作的难度，传统的学籍管理模式和管理手段存在诸多问题，影响教学的开展。
2.1学籍管理制度不完善
目前许多高职院校都没有一套完整的学籍管理制度，也没有根据院校自身的实际情况和学生的特点制订有针对性的制度，使得规章制度缺乏应有的权威性和执行力。在处理学生违纪、学籍异动等事宜时，盲目地查找《普通高等学校学生管理规定》、《高等学校学生行为准则》等国家出台的文件，并没有根据本校学生自身的情况来处理，致使高职院校学生的学籍管理出现混乱；另外，许多高职院校重教育、重教学，但忽视了管理。教师和学生都把主要精力放在了教学上，没有时间强化管理，出现了日常管理松懈、效率不高等现象，严重地影响了学校教育和教学的质量。
2.2老师缺乏理解，学生缺少重视
有些教学管理人员对有关学籍管理的规章制度一知半解，而学校也没有对责学籍管理的工作人员进行专项培训和讲解，这在一定程度上给学籍管理工作的开展带来困难，也影响了学校的教学秩序和效果。个别学生未办正式的休学或退学手续就私自离开学校，而学校却很长一段时间不知情，可见管理者并没有认真负责地做好学生宿舍、早晚自习以及课堂教学秩序检查工作；有部分学生直至毕业才发现自己还有不及格的课程，才发现要必须考到职业资格证书。这就是在新生入学后，教师并没有明确地向学生讲解学籍管理的相关事宜以及毕业资格审查的项目，导致学生没有为毕业做好充分的准备，这是非常致命的问题。
一些学生对学籍管理制度不太了解。在填写《学生信息登记表》时，认识不足，草草了事，提供的信息不准确，甚至不真实，变更个人信息时未上报或上报不及时。例如学生不愿填写家长的联系方式，曾经获奖、惩情况填写不认真等等，导致学籍管理工作难度加大；高职院校的部分学生有很强的依赖性，他们很少有主动关心自己的学籍信息，甚至对课程表的安排、考试的时间，教务综合系统中公布的课程考核、成绩记载以及各种相关数据的记录都要被动地等待老师告知。
2.3学籍管理工作人员队伍不稳定或相对缺失，辅导员、班主任等直接管理者流动性大，培训不足
部分院系对学籍管理工作不重视，无专任学籍管理员，经常是临时指定或经常更换，辅导员、班主任更是流动性大，往往只带班一年或更短时间就更换。学籍管理人员往往是兼职，许多管理人员都要负责多项教学工作的同时再去应付学籍管理工作，在大量而繁重的工作下，学籍管理显得力不从心，没有把学籍管理作为一门学问来专门对待，缺乏工作上的创新。另外，大多数高职院校的学籍管理人员都没有经过科学、系统、专业的培训，专业知识和管理技能明显匮乏。
2.4生源结构复杂，导致学籍管理难度增大
2.4.1随着高职高专招生政策的变化，学生录取相对较为容易，将导致高职院校招生趋于多元化，部分院校违规招生，旁听生、插班生将增多，招生当年无学籍学生亦将增加，学籍管理工作难度增大。
2.4.2部分高职院校生源结构负责，在校生中包含有中职学生、五年制高职学生和三年制高职（专科）学生，五年制高职学生需要同时在中职学籍管理系统和高职学籍管理系统上处理与上报数据，因此，不能完全按照高职学生的学籍管理模式进行管理，增加学籍管理工作的难度。
2.5学籍管理工作制度不落实，登记、统计制度不及时，交接制度未按规定
2.5.1报到入学不规范，不按规定落实注册审核签名制度，甚至有代签现象。各级学籍管理员之间衔接不紧密，造成注册漏注、误注现象时有发生。
2.5.2学籍异动不规范，退学、开除学籍、休学、变更专业等不能完全按照学籍异动的流程落实，存在打擦边球的现象，如退学有让人代办手续的，休学后超过时间复学的、变更专业不完全符合要求的等等。
2.5.3学籍异动和信息异动登记上报不及时或未登记上报，直至学生毕业时才发现，导致学籍管理工作上的被动。
2.5.4交接制度未按规定落实，在学籍管理员或辅导员等发生变动时，未及时将学籍情况进行交接，导致后来者不清楚学生的基本情况，在不主动了解的情况下，容易出现学籍基本信息的误差，影响毕业生数据的上报等。 2.6学籍管理部门归属不一，工作衔接不紧密
高职院校学籍管理部门归属不统一，有属于学工部（学生处）的，有属于教务处的，还有属于招生就业处，因此导致学籍、成绩、档案管理不能保持完全一致，造成学籍管理整体工作出现偏差。
3 建立健全学籍管理工作法规制度，客观、公正、严肃地做好学生学籍管理工作
3.1建立完善学籍管理工作制度
高职院校要根据《高等学校档案管理办法》、《普通高等学校学生管理规定》以及教育部门制定的学籍管理制度，结合本校实际制定出具体实施细则，健全学籍管理机构，提高学籍管理队伍的水平。
学校教务处作为学籍管理的职能部门，对学籍管理工作起决策、指导、协调、监督的作用，应该积极制定学籍管理的各项规章制度和实施细则等，并将《细则》公布于校园网等学生管理和交流平台，使学生了解学籍管理规定，清楚自己的责、权、利和应尽的义务。各系是学籍管理工作的主要实施者，应该按照已制定出的规定和要求认真完成学籍管理工作，做到及时沟通、统一认识、明确职责、密切配合，从而提高学籍管理质量。
3.2建立培训机制，提高管理人员素质
学校必须要建立起一支稳定的专业的学籍管理工作队伍，对学籍管理工作兢兢业业，树立“服务有人”的意识。作为学校，应积极创造条件，建立岗前培训和轮训制度，对学籍管理员、班主任、辅导员进行岗前培训，培训合格发合格证书，予以上岗，每年至少提供一次轮训的机会，同时提供学籍管理人员参与上级单位组织的培训和进修的机会，与兄弟院校开展交流平台，指导学籍管理人员提高业务能力和自身素质，激发他们的积极性和创新性。
3.3通过多种宣传途径，提高学生参与学籍管理的热情，并能清楚地知道自己的学籍状态。
学校以及各系一定要通过各种途径广泛地向学生宣传学籍管理的相关政策和制度，让学生和入学就能明确学籍管理的重要性。如在新生军训、新生入学教育、召开主题班会、学生座谈会，还可以利用校园的宣传板、校园网、校报等多种形式向学生广泛宣传。同时，应为每个班级分配一名综合导师，定期为学生讲解有关学籍管理的制度。如平时旷课6周以上的学生，导师要与其谈话，系里要对其进行相应的处分；累计三科不及格的学生导师要及时通知到学生本人，并加以指导和鼓励；在毕业资格审查环节，要让学生只有满足各科成绩都合格、至少考到一项职业资格证、毕业设计合格以及毕业顶岗实习通过这四个条件才能获得毕业证。
通过校园网等网络平台开通学籍查询与成绩查询系统，方便学生了解自己的学籍状态和成绩。
3.4注重人员和管理设施的配备
3.4.1学籍管理是一项长期的、细致的工作，所以学校要配备稳定的专项负责学籍管理的工作人员。并培训他们熟练掌握学生信息管理平台以及各种相关软件的运用，以满足现代高职院校的学籍管理要求。
3.4.2学校要适当增加资金投入，配备相应的管理设施，目前市场上有许多经济、大众化助功能强大的软件，这些软件操作简便，对管理人员的计算机专业水平要求不高。这样，学籍管理工作会逐步走向科学化、现代化、信息化和规范化的道路，如学生基本信息、学籍异动、成绩统计、毕业资格审查等各类数据能保证准确迅速，减少不必要的重复性劳动和手工操作，大大提高工作效率。同时，学校应做两手准备，利用刻录光盘、移动存贮备份、电子信息打印成册等方式将数据永久保存。
3.5强化检查监督机制，突出重要时间节点的管理
3.5.1在新生报到入学、院系合并等重要时节和阶段，要加强检查监督，确保学籍注册数据的真实、准确。
3.5.2注重学籍异动资料的收集整理，扎实做好每年开学时的学年注册工作，确保在校学生数据与学籍管理平台保持一致。
总之，高职院校要重视学籍管理，不断提高学籍管理水平，为提升高职院校的教育质量和培养高素质的人才提供重要保障。
【参考文献】
[1]李金书，浅谈高校学籍管理及应对策略[J]，林区教学，2010（12）
[2]管红兰，新形势下的高校学籍管理工作[J]。企业导报，2010（12）
[3]江丽萍，高职院校学籍管理工作思考[J]。浙江纺织服装职业技术学院学报[J]。2010（2）
[4]熊志翔，高等教育制度创新论（第一版）[M]。广东高等教育出版社，2002
[5]教育部《普通高等学校学生管理规定》
[6]《教育部关于印发<普通高等学校新生学籍电子注册暂行办法>的通知》（教学[2007]3号）
【作者简介】
刘景杰（1975-），男，湖南常德人，常德职业技术学院招生办学籍管理干事，研究方向为高职招生与学生管理工作。
学籍管理工作是高职院校管理工作的重要组成部分，是保证学生管理、教学管理顺利开展的基础和有利保证，是关系学院发展和学生切身利益的基础性工作。高等职业技术学院应积极分析当前学生学籍管理工作中存在的问题及原因，客观面对因招生工作改革带来的学籍管理问题，建立健全学籍管理工作法规制度，客观、公正、严肃地做好学生学籍管理工作。
【关键词】
高职学生；学籍管理；问题及原因分析；对策
学籍管理反映了学生在校期间的变化情况，是了解和掌握学生基本情况的主要途径，建立健全学籍管理制度并在工作得以落实，关系到学院教学秩序的稳定和学院长远发展，关系以学生切身利益，对改进教学管理和教学方法起着举足轻重的作用。随着高职院校招生政策的改革，生源结构将更加复杂，给高职院校学籍管理工作提出了更新、更高的要求。因此，建立健全学籍管理工作制度、加强高职院校学籍管理工作迫在眉睫。
1 学籍管理工作的内容和意义
学籍管理是学校依据国家教育行政部门颁发的有关规定和学校制定的实施细则和规章制度，对学生从入学注册取得学籍，到毕业资格审查认定通过，获得毕业证书的全过程的质量考核及管理。学籍管理工作主要包括新生入学资格审查、新生学籍电子注册、学生学籍异动（包括休学、复学、转学、转专业、退学、保留学籍、留级等）、学生信息异动、在校生的学年电子注册及校对、课程考核和成绩管理、毕业资格审查、毕业生学历电子注册和毕业生图像信息采集及校对、学生学籍档案管理和毕业证书颁发等内容。
加强高职院校学籍管理有利于维护和谐的教学秩序，树立良好学风；有利于促进教学质量的提高；有利于促进学院正规化管理；有利于学院长远建设；能够切实保障学院整体利益和学生切身利益。
2 高职院校学籍管理工作中存在的主要问题及原因分析
高职教育的快速发展增加了学籍管理工作的难度，传统的学籍管理模式和管理手段存在诸多问题，影响教学的开展。
2.1学籍管理制度不完善
目前许多高职院校都没有一套完整的学籍管理制度，也没有根据院校自身的实际情况和学生的特点制订有针对性的制度，使得规章制度缺乏应有的权威性和执行力。在处理学生违纪、学籍异动等事宜时，盲目地查找《普通高等学校学生管理规定》、《高等学校学生行为准则》等国家出台的文件，并没有根据本校学生自身的情况来处理，致使高职院校学生的学籍管理出现混乱；另外，许多高职院校重教育、重教学，但忽视了管理。教师和学生都把主要精力放在了教学上，没有时间强化管理，出现了日常管理松懈、效率不高等现象，严重地影响了学校教育和教学的质量。
2.2老师缺乏理解，学生缺少重视
有些教学管理人员对有关学籍管理的规章制度一知半解，而学校也没有对责学籍管理的工作人员进行专项培训和讲解，这在一定程度上给学籍管理工作的开展带来困难，也影响了学校的教学秩序和效果。个别学生未办正式的休学或退学手续就私自离开学校，而学校却很长一段时间不知情，可见管理者并没有认真负责地做好学生宿舍、早晚自习以及课堂教学秩序检查工作；有部分学生直至毕业才发现自己还有不及格的课程，才发现要必须考到职业资格证书。这就是在新生入学后，教师并没有明确地向学生讲解学籍管理的相关事宜以及毕业资格审查的项目，导致学生没有为毕业做好充分的准备，这是非常致命的问题。
一些学生对学籍管理制度不太了解。在填写《学生信息登记表》时，认识不足，草草了事，提供的信息不准确，甚至不真实，变更个人信息时未上报或上报不及时。例如学生不愿填写家长的联系方式，曾经获奖、惩情况填写不认真等等，导致学籍管理工作难度加大；高职院校的部分学生有很强的依赖性，他们很少有主动关心自己的学籍信息，甚至对课程表的安排、考试的时间，教务综合系统中公布的课程考核、成绩记载以及各种相关数据的记录都要被动地等待老师告知。
2.3学籍管理工作人员队伍不稳定或相对缺失，辅导员、班主任等直接管理者流动性大，培训不足
部分院系对学籍管理工作不重视，无专任学籍管理员，经常是临时指定或经常更换，辅导员、班主任更是流动性大，往往只带班一年或更短时间就更换。学籍管理人员往往是兼职，许多管理人员都要负责多项教学工作的同时再去应付学籍管理工作，在大量而繁重的工作下，学籍管理显得力不从心，没有把学籍管理作为一门学问来专门对待，缺乏工作上的创新。另外，大多数高职院校的学籍管理人员都没有经过科学、系统、专业的培训，专业知识和管理技能明显匮乏。
2.4生源结构复杂，导致学籍管理难度增大
2.4.1随着高职高专招生政策的变化，学生录取相对较为容易，将导致高职院校招生趋于多元化，部分院校违规招生，旁听生、插班生将增多，招生当年无学籍学生亦将增加，学籍管理工作难度增大。
2.4.2部分高职院校生源结构负责，在校生中包含有中职学生、五年制高职学生和三年制高职（专科）学生，五年制高职学生需要同时在中职学籍管理系统和高职学籍管理系统上处理与上报数据，因此，不能完全按照高职学生的学籍管理模式进行管理，增加学籍管理工作的难度。
2.5学籍管理工作制度不落实，登记、统计制度不及时，交接制度未按规定
2.5.1报到入学不规范，不按规定落实注册审核签名制度，甚至有代签现象。各级学籍管理员之间衔接不紧密，造成注册漏注、误注现象时有发生。
2.5.2学籍异动不规范，退学、开除学籍、休学、变更专业等不能完全按照学籍异动的流程落实，存在打擦边球的现象，如退学有让人代办手续的，休学后超过时间复学的、变更专业不完全符合要求的等等。
2.5.3学籍异动和信息异动登记上报不及时或未登记上报，直至学生毕业时才发现，导致学籍管理工作上的被动。
2.5.4交接制度未按规定落实，在学籍管理员或辅导员等发生变动时，未及时将学籍情况进行交接，导致后来者不清楚学生的基本情况，在不主动了解的情况下，容易出现学籍基本信息的误差，影响毕业生数据的上报等。 2.6学籍管理部门归属不一，工作衔接不紧密
高职院校学籍管理部门归属不统一，有属于学工部（学生处）的，有属于教务处的，还有属于招生就业处，因此导致学籍、成绩、档案管理不能保持完全一致，造成学籍管理整体工作出现偏差。
3 建立健全学籍管理工作法规制度，客观、公正、严肃地做好学生学籍管理工作
3.1建立完善学籍管理工作制度
高职院校要根据《高等学校档案管理办法》、《普通高等学校学生管理规定》以及教育部门制定的学籍管理制度，结合本校实际制定出具体实施细则，健全学籍管理机构，提高学籍管理队伍的水平。
学校教务处作为学籍管理的职能部门，对学籍管理工作起决策、指导、协调、监督的作用，应该积极制定学籍管理的各项规章制度和实施细则等，并将《细则》公布于校园网等学生管理和交流平台，使学生了解学籍管理规定，清楚自己的责、权、利和应尽的义务。各系是学籍管理工作的主要实施者，应该按照已制定出的规定和要求认真完成学籍管理工作，做到及时沟通、统一认识、明确职责、密切配合，从而提高学籍管理质量。
3.2建立培训机制，提高管理人员素质
学校必须要建立起一支稳定的专业的学籍管理工作队伍，对学籍管理工作兢兢业业，树立“服务有人”的意识。作为学校，应积极创造条件，建立岗前培训和轮训制度，对学籍管理员、班主任、辅导员进行岗前培训，培训合格发合格证书，予以上岗，每年至少提供一次轮训的机会，同时提供学籍管理人员参与上级单位组织的培训和进修的机会，与兄弟院校开展交流平台，指导学籍管理人员提高业务能力和自身素质，激发他们的积极性和创新性。
3.3通过多种宣传途径，提高学生参与学籍管理的热情，并能清楚地知道自己的学籍状态。
学校以及各系一定要通过各种途径广泛地向学生宣传学籍管理的相关政策和制度，让学生和入学就能明确学籍管理的重要性。如在新生军训、新生入学教育、召开主题班会、学生座谈会，还可以利用校园的宣传板、校园网、校报等多种形式向学生广泛宣传。同时，应为每个班级分配一名综合导师，定期为学生讲解有关学籍管理的制度。如平时旷课6周以上的学生，导师要与其谈话，系里要对其进行相应的处分；累计三科不及格的学生导师要及时通知到学生本人，并加以指导和鼓励；在毕业资格审查环节，要让学生只有满足各科成绩都合格、至少考到一项职业资格证、毕业设计合格以及毕业顶岗实习通过这四个条件才能获得毕业证。
通过校园网等网络平台开通学籍查询与成绩查询系统，方便学生了解自己的学籍状态和成绩。
3.4注重人员和管理设施的配备
3.4.1学籍管理是一项长期的、细致的工作，所以学校要配备稳定的专项负责学籍管理的工作人员。并培训他们熟练掌握学生信息管理平台以及各种相关软件的运用，以满足现代高职院校的学籍管理要求。
3.4.2学校要适当增加资金投入，配备相应的管理设施，目前市场上有许多经济、大众化助功能强大的软件，这些软件操作简便，对管理人员的计算机专业水平要求不高。这样，学籍管理工作会逐步走向科学化、现代化、信息化和规范化的道路，如学生基本信息、学籍异动、成绩统计、毕业资格审查等各类数据能保证准确迅速，减少不必要的重复性劳动和手工操作，大大提高工作效率。同时，学校应做两手准备，利用刻录光盘、移动存贮备份、电子信息打印成册等方式将数据永久保存。
3.5强化检查监督机制，突出重要时间节点的管理
3.5.1在新生报到入学、院系合并等重要时节和阶段，要加强检查监督，确保学籍注册数据的真实、准确。
3.5.2注重学籍异动资料的收集整理，扎实做好每年开学时的学年注册工作，确保在校学生数据与学籍管理平台保持一致。
总之，高职院校要重视学籍管理，不断提高学籍管理水平，为提升高职院校的教育质量和培养高素质的人才提供重要保障。
【参考文献】
[1]李金书，浅谈高校学籍管理及应对策略[J]，林区教学，2010（12）
[2]管红兰，新形势下的高校学籍管理工作[J]。企业导报，2010（12）
[3]江丽萍，高职院校学籍管理工作思考[J]。浙江纺织服装职业技术学院学报[J]。2010（2）
[4]熊志翔，高等教育制度创新论（第一版）[M]。广东高等教育出版社，2002
[5]教育部《普通高等学校学生管理规定》
[6]《教育部关于印发<普通高等学校新生学籍电子注册暂行办法>的通知》（教学[2007]3号）
【作者简介】
刘景杰（1975-），男，湖南常德人，常德职业技术学院招生办学籍管理干事，研究方向为高职招生与学生管理工作。