从资产清查实务工作中透视高校往来款项的管理问题

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  [摘 要]2016年,国家开展全国范围内的行政事业单位国有资产核实工作,高校财务部门主要负责往来款项的清理,清查中发现往来款项存在管理不规范、信息化建设不到位、历史遗留问题未能及时有效解决等普遍问题,本文通过分析问题产生的原因,提出解决策略和管理建议。
  [关键词]高校;资产清查;往来款项
  1 资产清查实务工作的背景和现实意义
  2016年,根据《事业单位国有资产管理暂行办法》(财政部令第36号)和2016年3月1日起施行的《行政事业单位资产清查核实管理办法》,国家开展全国范围内资产核实工作。自2007年开展的全国范围内的资产清查工作,已历时十年。资产清查工作的目的是加强行政事业单位国有资产管理,规范行政事业单位资产清查核实工作,真实反映行政事业单位的资产及财务状况,保障行政事业单位国有资产的安全完整。 “行政事业单位资产清查”,是指各级政府及其财政部门、主管部门和行政事业单位,根据专项工作要求或者特定经济行为需要,按照规定的政策、工作程序和方法,对行政事业单位进行账务清理、财产清查,依法认定各项资产损溢和资金挂账,真实反映行政事业单位国有资产占有使用状况的工作[1]。
  基于内控管理的规范性,资产清查工作,由资产管理部门牵头,财务部门和其他实物使用部门配合,具体分工为资产管理部门负责实物资产,财务部门负责往来款项、长期投资等。其中,往来款项包括应收账款、预付账款、应付账款、预收账款、代管款项,预付账款和预收账款在高校往来款中核算较少,本文主要讨论应收账款和应付账款。
  2 往来款项在资产清产实务工作中发现的问题
  2.1 应收账款的管理面临积重难返的困境。
  2.1.1 附属单位科研经费借款监管困难。附属单位的科研经费,因办公距离较远使用不便,故将科研经费借出使用,学校很难监督管理,催款效果不佳。
  2.1.2 个人借款管理不严。一是职工个人借款屡催不还。职工借款事由随意,
  以办理公务无力垫支款项为由,大量借支现金,或是时间久忘记报销,或是遗失单据无法报销,或是人员变动工作交接不清,导致借款不能及时归还等。二是学生借款难以追溯,不同时期学校对学生管理方式不同,如没有学生医保期间,学校允许学生借住院医疗费,但有些学生因家庭原因无力偿还,有些学生因毕业失联无法催款,学校没有相应措失跟踪催还,最终无法追还形成坏账等。
  2.1.3 基建借款的核算流程和手续不明确。从2013年末开始,根据财政要求,学校基建账不再单独核算,须并入事业账,由于核算流程未理清,当时只是简单的合并了账务余额,虚增了债权。
  2.2 应付账款的管理面临积压成疾的难题。
  高校的应付账款主要包括其他应付款、代管款项和应付银行存款,具体核算内容见表1、2。
  应付银行存款主要是“网银支付”背景下,通过其进行过渡,汇总后集中支付给报销的公司和个人。
  2.2.1 其他应付款存在的问题
  暂存款转收入后有余额,形成应付款挂账。
  随着互联网时代的迅猛发展,学费的收取方式已经由传统的窗口收取现金,
  在银行批量代扣,逐步改为网上银行收费。后两者收费方式,为保证银行存款对账工作减少未达账项,就需要通过暂存款来过渡核算。收入会计按照银行回单明细,打印发票,并从暂存款转出。这一过程一般不会产生应付款的留存。
  学生助学贷款、留学生学费、定单定向生学费以及成教学生学费的共性问题是,从暂存款转出时,财务部门不能独立完成,需要其他职能部门提供明细数据信息。按照职能部门提供的明细转出暂存款后,有时会存在差额,难以找出差额存在的原因,随着时间的推移,就会结存下来,既未及时转入收入,也未及时退回源头,最后变成无人问津的问题在应付款中反映。
  质量保修金和出国保证金未及时清退,形成应付款挂账。
  质量保修金在保修期限届满后因各种原因不及时清退,如供应商没有及时办理清退手续,供应商质保金发票遗失,供应商没有在保修期内履约售后,供应商和高校之间合同存在纠纷等等原因,导致应付款长期滞留,形成挂账。公派出国人员未按照公派出国留学管理规定及留学协议书约定,多年逾期未归,人事部门已经解除其事业人员编制后,外事管理部门没有及时提出对上述人员的出国保证金处理意见,形成应付款挂账。
  历年结存应付账款和其他暂存款无人认领及处理,形成应付款挂账。
  历年结存应付账款,是此次清查工作的一个“痛点”,时间跨度较大,经济事项不明确,经办人离职、调动、退休或死亡给清查应付款项带来很大障碍。其他暂存反映高校收到的无人认领,暂时无法确认核算方式,以及仅仅是收付“过一下账”的款项。历年留存在其他暂存里应付款,都是些“疑难杂症”,财务部门很难核实和处理。
  基建账和事业账并账不清,基建应付款虚高。
  基建应付款是在事业账和基建账并账中形成的,由于两者核算方式不同,并账流程不清晰,为完成当年并账工作,只能简单合并余额在基建应付款中反映。
  2.2.2 代管款项存在的问题
  部门经费代管和其他代管经费,是代管核算一项具体工作分配的资金,有时工作已经完成,资金还没有使用完,使用部门完成工作任务,就不关注资金的结余情况了,有些经费都已经闲置十几年了,使用部门也没有提出结余经费的使用意见。
  代扣款项代管经费是逐月代扣,缴费是月、季度、半年或全年集中汇缴,如果不及时核对和计算,就会在当年代管经费中出现余额,不及时清理,就会滞留在代管款项。
  历年結存代管的形成主要是由历史原因造成的,如历次国家会计核算变更,高校之间合并产生的并账业务,更换财务软件等滚存的代管款项。牵扯年限之久远,事项之复杂,着实耗费人力物力,令人头痛。   2.2.3 应付银行存款存在的问题
  随着高校会计核算信息化的要求不断提高,财务部门本身需要提供更加方便快捷的服务,借助网上银行支付渠道,拓展使用“无现金报账系统”,在这样的背景下“应付银行存款”应运而生。年底有余额反映,是因为报销人提供支付信息有误,导致网银付款失败,在当年内未办理变更重新发放的手续,只能在应付银行存款中滞留。
  3 往来款项问题的原因分析
  3.1 往来款管理制度不健全,没有制约力。
  往来款涉及的经办人和使用部门,缺乏责任意识,或是完成工作后忘记销账,或是工作受阻无法继续后不想办法、不汇报拖延事情,或是调离岗位或退休后对工作没有交接等,这些忘、等、拖不作为的工作态度,再加上没有制度约束,导致往来款长期挂账。监管部门没有明确的管理方法、执行细则和惩治办法,在处理往来款长期滞留的问题时无据可依,长此以往,往来款项越累越多,形成呆账和坏账的风险剧增。
  3.2 会计政策变更和学校管理方式转变,账务处理不到位。
  随着整个国家经济的不断发展,整个社会对高校的办学要求越来越高,高校会计政策变更与时俱进,高校管理方式也在不断转变,因学校机构变动、两校合并等多次并账,每次并账都未经过专门审计和完全查清楚所有往来款项的账务和经济事项情况,只是简单的合并账务余额,逐渐变成历史遗留问题。从清查工作来看,有些是“账清,事清”,有些是“账清,事不清”,有些是“账不清,事不清”,这些“疑难杂症”存在“新人不理旧账”的普遍现象,不能轻易做出处理决议,只能“遗留”下去,会给今后的往来款的管理带来阻碍和困难。
  3.3 事业单位会计核算与基建财务核算存在差异,并账核算不清。
  在合并基建账务时,基建的预付工程款合并入“在建工程”中,并未准确反映债权债务事项。学校账户与基建账户之间有很多往来垫支的款项,学校事业账合并基建账的“其他应收款”和“其他应付款”时,双方的往来款项核算混淆不清,导致并账后学校事业账资产和负债的虚增。
  3.4 在日常管理工作中,对往来款项的重视不足,管理不到位。
  往来款项是高校资产和负债的重要组成部门,对学校整体发展的决策定位、科学发展都有很大的影响。在日常的财务管理工作中,没有将清理往来款作为常规的工作内容,定期进行自我清查,及时公示,定期出具往来款财务报告,及时提出管理意见和整改措施。对于长期滞留的应付账款,财务部门和使用部门没有提出有效处理意见和建议,没有明确后续追踪和问责部门,没有明确的奖惩机制。当资产清查工作开展时,清理工作很被动,任务重、压力大。
  3.5 过程管理不完善,没有形成规范的流程管理。
  制度的管理不仅要有结果的管理,还要有过程的监督。未将往来款的管理
  按照资金节点划分过程,如借款、还款、逾期不还、催款、长期不用等,细致分类,每一个过程的具体管理缺失,管理流程不规范,管理措施不健全。
  4 解决策略和管理建议
  往来款的管理工作是一项系统工程,需要财务部门、管理部门统筹协调,通力配合,共同做好核算、监管和使用的基础工作,将往来款项管理工作做细做实做小,真实反映高校的资产情况,为高校的财务管理和科学决策提供有效信息。
  4.1 学校顶层高度重视,统一思想,逐层推进。
  学校顶层高度重视,成立专门的领导工作小组,资产、财务、审计、纪委等职能管理部门形成联合工作机制,资产部门定期组织学校层面的自我清查,财务部门负责基础的清查和统计工作,审计部门负责监督检查,纪委负责对不作为行为进行问责,自上而下的推进,形成“以上率下”的统一局面。
  4.2 健全完善规章制度。
  建立完善的往来款管理制度,规范往来款的管理。事前使用部门可据其明确权责,事中财务管理部门可据其核算管理,事后审计和纪委可据其有效问责,对往来款项做到事前、事中和事后三重监管,权责明确,时间节点明晰,达到“有理可依,有据可引”的管理效果。
  4.3 全面推行公务卡结算制度。
  充分发挥公务卡可透支额度的优势,从源头上减少应收账款。
  4.4 往来款清查治理工作要常态化,规范过程管理,形成长效机制和预警机制。
  往来款的管理最大困境就是历时较长,2016年清查时,查账事项有些已经
  追溯至1989年甚至更早,由于时间跨度大,国家经济政策推陈出新,会计核算方式与时俱进,无论是经办人、负责人还是财务人员都有很大变化,很多经济事项仅通过原始凭证和账本,很难解释来龙去脉,也很难联系经办人和经办会计,很难处理这些“疑难杂症”,只能继续“挂账”。所以,往来款的管理工作应该作为一项常规工作,应当进行定期自我清查,及时解决当年的“特殊事项”,常态化管理形成长效机制。往来款管理过程中,设置往来款总量限额,设置往来款笔数限额,设置往来款管理时限限额,一旦超出限额,提示财务管理部门及时通知使用部门,达到事前预警管理的目的。
  完善规范过程管理,将往来款管理划分为借款、还款、逾期不还、催款、长期不用等过程,每个过程都明确管理流程和操作执行规范。每年进行账龄分析,对不同账龄的往来款设置不同的管理措施,如“一催 二停 三问责”,即一年账龄往来款催促还款和使用,二年账龄往来款既不还不用,也没有提出相关说明,停止部门经费使用,三年账龄往来款,没有情况说明和处理意见,移交纪委问责。
  4.5 往来款管理公开透明,信息定期公示。
  财务管理部门至少应按季度、半年和全年三个时间节点,分析统计往来款
  数据,上报资产管理部门和审计部门,每年年末要形成专门的往来款财务报告,向全校公示各个使用部门的往来款情况,并给予评价。对于长期不处理的往来款项移交纪检监察部门。
  4.6 加强信息化建设,提高往来款管理信息化水平。
  先进的财务软件在管理工作中客观精确,能够减少人为机械工作量和差错。比如,可以分析应付款的执行情况,可以进行账龄分析,可以设置应付款的核算时限,可以分析应收款的分布情况,可以设置应收款的借款次数,借款时限等等,一旦超出设置限制,系统会及时提醒和预警,提高财务部门分析和统计往来款项的工作效率和精度。
  4.7 引入第三方中介服务机构,处理历史遗留问题。
  2016年全国范围的资产清查工作,各个高校在资产清查实务工作中都投入了大量的人力、物力和财力,按照规定动作和规定流程开展工作,虽然取得了一定的效果,但是财务人员都是苦不堪言,其中很多历史遗留问题也没有彻查清楚,及时解决。资产清查后,“疑难杂症”还是要解决,可引入第三方中介服务机构,熟悉国家政策,能够客观公正、合规合法、不留遗患的处理历史问题,要么核销,要么界定为坏账,不再让“历史问题”沉淀。
  参考文献:
  [1]财政部.行政事业单位资产清查核实管理办法,财资[2016]1号,2016年3月1日施行.
  [2]财政部.事业单位国有资产管理暂行办法,财政部令第36号,2007年7月1日施行.
  基金项目:
  課题名称:内部控制视角下高校预防腐败体系研究 课题编号:KYDY201710。
  作者简介:
  王秋娜,黑龙江省人,毕业于哈尔滨工业大学,研究方向:财务管理。
  通讯作者:田映红
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