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摘 要：文书档案是单位在日常运作中所形成的文件而转化的档案材料，是单位重要的信息资源。目前许多地勘单位会存在过于重视基建档案，而忽略开发利用文书档案资源。文书档案在日常档案管理中普遍存在着信息收集滞后、开发利用率低、信息数字化管理亟待完善等问题，本文将对地勘单位的文书档案管理的现状进行分析，探究如何行之有效的提高地勘单位的文书档案管理与利用。
关键词：地勘单位 文书档案 管理 利用
办公自动化、标准化、网络化的日趋普及，在不同程度上影响着文书档案的管理方式。计算机处理方式逐步改变了传统的纸质管理模式，传统的文件及档案资料的管理模式进一步被无纸化办公取代。如何明确档案管理水平的有效途径和发展方向，做好单位的文书档案管理水平，提高档案的利用开发率，是新时期地勘单位档案工作者面临的一项重要课题。
一、地勘单位文书档案管理与利用的现状
目前地勘单位的文书档案在制度化、规范化等方面距离现代档案学发展要求还存在一定的差距。落后的管理水平不仅影响了档案管理的质量，更制约了档案管理的现代化发展进程。
1.文书档案收集工作存在滞后性。地勘单位中，文书档案的收集是档案管理工作的基础，也是对日常行政、后勤工作信息资源的集中化、标准化管理。由于文书档案资源来源于各基层科室、部门，而且不同业务部门对档案材料的收集要求不同、對档案重视程度不够、部门人员素质不一等，导致了文书档案收集的标准不统一、材料不完整、信息不对称等。种种主客观因素致使档案收集工作整体推动较为困难，进度缓慢，存在一定的滞后性。
2.文书档案信息化需逐步建立。目前文书档案管理以传统管理为主，随着计算机和网络技术的发展，社会的信息量激剧增多， 更多的公文需要以电子文件的形式产生和存储。信息时代的到来和网络技术的迅猛发展，办公自动化日益普及给档案管理工作提出了新的要求。明显传统的档案管理模式已经不适合时代发展的需求，档案管理信息化的呼声越来越高。而因此，档案信息化管理需要逐步建立并完善。
3.目前文书档案管理与利用中有待提高。企业文书档案的开发利用是企业档案工作的最终目的，也是档案工作开展的中心。一些单位只是单一的将文件材料收集存放在档案室，忽视了对其的开发利用，造成大量信息资源的闲置。一些单位尽管已经开发了档案利用系统软件，但是对档案系统的深度开发还不够，使档案管理系统检索与纸质文书档案查询的衔接上存在不便。
二、文书档案的开发利用在档案管理中的重要性
文书档案是地勘单位档案管理中重要的信息资源。对部门、科室开展日常的行政工作提供信息资源的查询，对地质工作也具有辅助作用。可以说，文书档案是一个可被持续开发利用的档案信息体系，使得单位建立之初至今的轨迹有据可查，还原历史的真相，同时也对未来的发展提供参考。
档案基础设施设备落后。档案基础设施设备落后，保管环境和条件较差，对档案安全构成威胁。特别是在存档条件较差的情况下，不能对收藏的珍贵历史档案进行抢救整理，使一些珍贵档案材料面临毁损的危险。因此，加强档案的管理更迫在眉睫。
三、如何提升文书档案管理与利用水平
随着经济的不断发展，文书档案的管理模式也在不断更新。文书档案的管理，不再是单纯的整理和收集文件。通过加快建立电子化管理方法、推行数字化管理，加强档案的保密管理、提高档案的开发利用来助推文书档案管理发展。
1.建立文书档案数字化、信息化模式。
1.1应用计算机辅助立卷。以前多采取纸质文件的立卷归档，而忽略了备份电子版的文件归档，随着信息化技术的普及，在归档过程中可以借助计算机进行备份归档。通过利用计算机替代手工操作，可以提高归档工作的质量和效率。文书档案管理工作实现微机处理的管理转变后，既降低了人为因素在文件归档工作中的影响，又发挥计算机的管理优势，减少了手工操作失误。
1.2利用办公自动化进行备份与检索。纸质档案在查找过程，需要通过查找目录，以既定的归档原则进行查找，既浪费时间，又会出现查找的失误，并且需要进行一一调卷，方能查找。采用办公自动化系统中的电子档案库后，不仅可以有序地整合、排列档案资料，更方便显示档案信息的有序化，有利于查询相关资料，提高了查找效率，同时减少误差，还有助于避免纸质档案在存取、借阅过程中造成的人为伤害。
2.加强文书档案利用中的保密管理。提高文书档案的利用，就要涉及到档案开发，在关系到涉密档案的利用时，需要做到“保”与“用”两手抓。存在“重保轻用”的就达不到提高档案的利用，也失去档案管理的真正意义，但没有约束，不合规范的利用就会给党和国家的安全和利益造成危害。所以，对档案工作来说，保密与利用要做到“两手抓、两手都要硬”。
2.1提高计算机的保密管理。网络技术的迅猛发展和广泛应用，计算机黑客入侵、网络病毒泛滥、网络泄密发生等，都对档案信息安全造成了严重的威胁。在档案开发利用过程中，为保证电子文件的安全管理，必须采用先进的信息安全技术作保障，主要包括防火墙技术、攻击检测技术和数据恢复技术等。还需在内网与外网间进行物理隔离，同时加强网络安全管理配置，及时检测网络运行环境，营造安全的档案借阅电子平台，提高电子档案在利用过程中的安全性。
2.2规范档案的解密管理。如果将档案的密级视为“禁地”，一成不变地看待档案的秘密性， 忽略档案秘密性的时效和范围， 就会影响档案的合理公开；但如果缺乏保密观念， 无视涉密档案的秘密性和保密期限，自由地扩大开放利用范围， 会造出涉密行为。因此， 在开放档案的利用，应当做好相应的保密工作，规范密级的管理。
做好档案的解密工作。档案管理者应严格遵循档案保密的时效性原则。及时向社会各界开放可以公知的档案。档案的保密保管期限届满， 便失去了它的保密价值，档案管理者需要根据实际的需要公开文件；首先，必须先进行划密解密，把未解密的列入控制使用的范围。其次，再根据不同的密级采取不同的管理措施， 在合法合规的基础上，最大限度地为借阅者提供方便。
3.做好文书档案开发利用过程中的基础工作。提高文书档案的利用，需要加强档案的开放程度。因此，在开发档案前，需做好档案开放的基础工作，在借阅中需做好监督工作。
3.1做好档案开放前的准备工作，要求提高开发档案的内在质量。一方面，对现存的开发档案进行系统整理， 达到分类科学、组卷合理、编目清楚、排列系统的要求，建立有序、便捷的查找编号；另外，为适应开放后检索与管理的要求， 编制检索工具；同时完善好副本的整理工作，在借阅、查询时，能以副本代替的尽量用副本，避免原本的人为损坏。
3.2做好档案利用的监督工作。档案利用的监督是档案在利用过程中的一项重要措施， 它能有效地发现并制止纠正档案利用过程中不利档案的各种不良行为， 从而做到既能利用档案， 又能保证档案的完整与安全。档案利用监督可以从以下方面实施：（1）强化制度建设。建立档案利用规章制度，包括阅览制度、外借制度、复制制度等。根据不同的利用范围， 规定不同的审批手续。做到确保不失密、不泄密及文件的完好无损。（2）完善监督措施。加强借阅过程中的档案监护，档案借阅室可以根据单位的借阅情况选择安装摄像监视器，或者配备管理人员。借阅完毕后，需检查翻阅被利用过的案卷和文件， 发现问题及时处理， 并在利用登记簿上备注说明。
四、结语
地勘单位档案管理人员在注重基建档案的同时，也应重视文书档案的开发与利用，及时更新观念，努力学习信息理论知识，掌握现代信息化管理技能，探索研究文书档案的保管、利用、鉴别等许多新的科技问题，适应文书档案管理现代化和办公自动化的要求。
关键词：地勘单位 文书档案 管理 利用
办公自动化、标准化、网络化的日趋普及，在不同程度上影响着文书档案的管理方式。计算机处理方式逐步改变了传统的纸质管理模式，传统的文件及档案资料的管理模式进一步被无纸化办公取代。如何明确档案管理水平的有效途径和发展方向，做好单位的文书档案管理水平，提高档案的利用开发率，是新时期地勘单位档案工作者面临的一项重要课题。
一、地勘单位文书档案管理与利用的现状
目前地勘单位的文书档案在制度化、规范化等方面距离现代档案学发展要求还存在一定的差距。落后的管理水平不仅影响了档案管理的质量，更制约了档案管理的现代化发展进程。
1.文书档案收集工作存在滞后性。地勘单位中，文书档案的收集是档案管理工作的基础，也是对日常行政、后勤工作信息资源的集中化、标准化管理。由于文书档案资源来源于各基层科室、部门，而且不同业务部门对档案材料的收集要求不同、對档案重视程度不够、部门人员素质不一等，导致了文书档案收集的标准不统一、材料不完整、信息不对称等。种种主客观因素致使档案收集工作整体推动较为困难，进度缓慢，存在一定的滞后性。
2.文书档案信息化需逐步建立。目前文书档案管理以传统管理为主，随着计算机和网络技术的发展，社会的信息量激剧增多， 更多的公文需要以电子文件的形式产生和存储。信息时代的到来和网络技术的迅猛发展，办公自动化日益普及给档案管理工作提出了新的要求。明显传统的档案管理模式已经不适合时代发展的需求，档案管理信息化的呼声越来越高。而因此，档案信息化管理需要逐步建立并完善。
3.目前文书档案管理与利用中有待提高。企业文书档案的开发利用是企业档案工作的最终目的，也是档案工作开展的中心。一些单位只是单一的将文件材料收集存放在档案室，忽视了对其的开发利用，造成大量信息资源的闲置。一些单位尽管已经开发了档案利用系统软件，但是对档案系统的深度开发还不够，使档案管理系统检索与纸质文书档案查询的衔接上存在不便。
二、文书档案的开发利用在档案管理中的重要性
文书档案是地勘单位档案管理中重要的信息资源。对部门、科室开展日常的行政工作提供信息资源的查询，对地质工作也具有辅助作用。可以说，文书档案是一个可被持续开发利用的档案信息体系，使得单位建立之初至今的轨迹有据可查，还原历史的真相，同时也对未来的发展提供参考。
档案基础设施设备落后。档案基础设施设备落后，保管环境和条件较差，对档案安全构成威胁。特别是在存档条件较差的情况下，不能对收藏的珍贵历史档案进行抢救整理，使一些珍贵档案材料面临毁损的危险。因此，加强档案的管理更迫在眉睫。
三、如何提升文书档案管理与利用水平
随着经济的不断发展，文书档案的管理模式也在不断更新。文书档案的管理，不再是单纯的整理和收集文件。通过加快建立电子化管理方法、推行数字化管理，加强档案的保密管理、提高档案的开发利用来助推文书档案管理发展。
1.建立文书档案数字化、信息化模式。
1.1应用计算机辅助立卷。以前多采取纸质文件的立卷归档，而忽略了备份电子版的文件归档，随着信息化技术的普及，在归档过程中可以借助计算机进行备份归档。通过利用计算机替代手工操作，可以提高归档工作的质量和效率。文书档案管理工作实现微机处理的管理转变后，既降低了人为因素在文件归档工作中的影响，又发挥计算机的管理优势，减少了手工操作失误。
1.2利用办公自动化进行备份与检索。纸质档案在查找过程，需要通过查找目录，以既定的归档原则进行查找，既浪费时间，又会出现查找的失误，并且需要进行一一调卷，方能查找。采用办公自动化系统中的电子档案库后，不仅可以有序地整合、排列档案资料，更方便显示档案信息的有序化，有利于查询相关资料，提高了查找效率，同时减少误差，还有助于避免纸质档案在存取、借阅过程中造成的人为伤害。
2.加强文书档案利用中的保密管理。提高文书档案的利用，就要涉及到档案开发，在关系到涉密档案的利用时，需要做到“保”与“用”两手抓。存在“重保轻用”的就达不到提高档案的利用，也失去档案管理的真正意义，但没有约束，不合规范的利用就会给党和国家的安全和利益造成危害。所以，对档案工作来说，保密与利用要做到“两手抓、两手都要硬”。
2.1提高计算机的保密管理。网络技术的迅猛发展和广泛应用，计算机黑客入侵、网络病毒泛滥、网络泄密发生等，都对档案信息安全造成了严重的威胁。在档案开发利用过程中，为保证电子文件的安全管理，必须采用先进的信息安全技术作保障，主要包括防火墙技术、攻击检测技术和数据恢复技术等。还需在内网与外网间进行物理隔离，同时加强网络安全管理配置，及时检测网络运行环境，营造安全的档案借阅电子平台，提高电子档案在利用过程中的安全性。
2.2规范档案的解密管理。如果将档案的密级视为“禁地”，一成不变地看待档案的秘密性， 忽略档案秘密性的时效和范围， 就会影响档案的合理公开；但如果缺乏保密观念， 无视涉密档案的秘密性和保密期限，自由地扩大开放利用范围， 会造出涉密行为。因此， 在开放档案的利用，应当做好相应的保密工作，规范密级的管理。
做好档案的解密工作。档案管理者应严格遵循档案保密的时效性原则。及时向社会各界开放可以公知的档案。档案的保密保管期限届满， 便失去了它的保密价值，档案管理者需要根据实际的需要公开文件；首先，必须先进行划密解密，把未解密的列入控制使用的范围。其次，再根据不同的密级采取不同的管理措施， 在合法合规的基础上，最大限度地为借阅者提供方便。
3.做好文书档案开发利用过程中的基础工作。提高文书档案的利用，需要加强档案的开放程度。因此，在开发档案前，需做好档案开放的基础工作，在借阅中需做好监督工作。
3.1做好档案开放前的准备工作，要求提高开发档案的内在质量。一方面，对现存的开发档案进行系统整理， 达到分类科学、组卷合理、编目清楚、排列系统的要求，建立有序、便捷的查找编号；另外，为适应开放后检索与管理的要求， 编制检索工具；同时完善好副本的整理工作，在借阅、查询时，能以副本代替的尽量用副本，避免原本的人为损坏。
3.2做好档案利用的监督工作。档案利用的监督是档案在利用过程中的一项重要措施， 它能有效地发现并制止纠正档案利用过程中不利档案的各种不良行为， 从而做到既能利用档案， 又能保证档案的完整与安全。档案利用监督可以从以下方面实施：（1）强化制度建设。建立档案利用规章制度，包括阅览制度、外借制度、复制制度等。根据不同的利用范围， 规定不同的审批手续。做到确保不失密、不泄密及文件的完好无损。（2）完善监督措施。加强借阅过程中的档案监护，档案借阅室可以根据单位的借阅情况选择安装摄像监视器，或者配备管理人员。借阅完毕后，需检查翻阅被利用过的案卷和文件， 发现问题及时处理， 并在利用登记簿上备注说明。
四、结语
地勘单位档案管理人员在注重基建档案的同时，也应重视文书档案的开发与利用，及时更新观念，努力学习信息理论知识，掌握现代信息化管理技能，探索研究文书档案的保管、利用、鉴别等许多新的科技问题，适应文书档案管理现代化和办公自动化的要求。