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摘 要：随着科技发展，信息载体由纸质向电子材料转变，这将导致办公模式随之改变，企业档案部门的功能也将发生变化。企业档案部门将由档案管理向综合信息部门发展。文件生命周期理论解释了信息的活动规律，而电子产品为信息内容的发展提供了介质，从而使得企业档案部门向综合信息服务部门转变。构建企业信息平台愈加重要，本文式析企业信息平台构建的具体设想。
关键词：档案资源；企业信息平台；信息化；数字化
大数据时代，数据资源已经成为一种新的经济资产，企业不能再固守传统粗糙的档案管理模式，应积极拥抱大数据时代，投入信息工具，为生产和经营提速增效。传统的生产、输出、传递至归档模式，应适应时代发展，前置管理权限和输出流程，以确保档案信息资源和产品的质量和安全，最终使档案信息资源服务于本企业。
1做好纸质档案的收集和整编工作
纸质档案的存档和长期保存，是构建数据库、搭建企业信息平台的基础。无论数字信息平台如何建设，其基础都是纸质档案的长期保存。即使是数字档案，也应存在纸质输出并进行长期保存，从而使纸质档案作为企业双套制档案信息管理的基础。
1.1增强资料收集归档意识，确保档案资料齐全
要想确保档案资料收集齐全，归档意识就要先行。物质决定意识，意识反作用物质。档案现代化建设离不开档案基础，档案基础来源于归档档案。科技发展使得载体介质更新换代非常快，存储介质从磁介质到电子存储器，这期间的发展不过数年，因此，纸质档案的收集归档仍旧十分重要。
企业的技术人员和档案管理人员不但要学习相关档案的理论知识，精通档案业务，还要不断地优化自己的知识结构。在做好现有档案管理工作的基础上，根椐本单位工作的实际，不断地完善档案收集管理制度，将档案收集工作落实到实处，为更加合理有效地做好科技档案工作打下坚实的基础。
从前的雙套制管理，是纸质档案 微缩档案的搭配，不利于档案信息内容的高效利用。尤其是创新型社会里，创新的依据也是档案信息资源，而非少数创意。大数据时代，即要求检索内容的精准，又提出快速调档的新要求。但是，数据时代，面临的挑战是服务器的运维，因此无论是微缩保存，还是存储器阵列的搭建，都离不开纸质档案做基础。
1.2严格落实收集制度，规范档案整编管理
落实档案管理制度，通过实践发现制度漏洞，进而提高企业档案管理水平，实现档案管理的科学化、规范化。企业档案的收集关系到企业运营的效益，无论是生产档案还是行政办公文件，这些部门的工作人员都要有文件收集的意识、制度意识，按照制度要求，严格落实收集工作。档案部门的工作人员在整编时，依照法律法规和有关标准，做到规范整编。
1.3确保档案收集与企业活动同步
构建企业信息平台，信息的更新是实时的。在平台上，信息的利用更是追求时效、高效性，纸质档案既包括文书档案、人事档案、会计档案、科技档案都需要尽快整编。企业业务量的增加，活动速度加快，查档速度和速率更是比以往要加倍，因此应确保档案收集与企业活动同步，做到信息的及时更新、有效。
2搭建企业信息自动化服务平台
2.1数字平台与实体档案相关联
搭建企业信息服务平台，应注重数据信息与纸质档案的关联，在纸质档案作为基础存档保管基础上，开发数字化、信息化、一体化平台。可参考东方飞扬的ES-OAIS数字档案馆系统，OA办公系统，或将双系统协同开发使用。ES-OAIS系统是参照开放档案信息系统（OAIS）参考模型设计，并基于J2EE平台开发的全B/S结构的数字档案馆系统，但企业内网铺设的时候，可以只对内网进行开放，并做好权限的前置赋予工作。
该系统通过强大的工作流引擎、即时消息服务，实现档案收集、利用的在线审批业务流程，节省档案输出中的各领导审批签字环节。同时，该系统还对档案的收集、整理、移交、归档、统计和利用等进行全过程信息化管理，这将档案检索和信息内容解锁结合，减少空间调档环节，提高档案应用效率。系统采用B/S结构和分级授权管理，可以满足不同部门间文件或生产成果的集中式或分布式规范化管理，与企业QES质量管理相并行，并且通过系统提供的元数据策略及电子文件完整性校验策略，可确保电子文件的长期保存与利用。通过系统提供的多种检索途径，用户可快捷地进行档案信息查询和统计。
2.2开发科技档案查询系统
许多设计院的生产需要大量查阅科技图纸，而目前的档案查询系统简单停留在目录检索环节，尚未与内容进行连接。伴随着计算机制图软件和三维设计软件的广泛应用，许多科技成果是以数字形式生产出来，再在转化为纸质档案，这就已经生成了电子档案，将生成的尚未输出计算机的电子档案直接归档，并纳入到科技档案查询系统中进行保管，更节约纸质档案的管理成本。
2.3办公运营软件和档案服务系统协同工作
将科技档案管理的各个工作环节都设计在信息系统里，借助计算机及系统来完成日常的管理工作，从而实现科技档案管理工作的自动化，这也是信息化平台建设的主要内容。结合文件生命周期理论与前端控制理论，文件从产生到作为档案被保存并利用，直到失去价值被销毁的整个生命过程都应在信息系统中完成。在系统的设计中，管理工作自动化的内容应包括文件生成与审批系统、文件收集、整理、分发、入库归档、组卷、检索、提供利用、回收、鉴定与销毁等内容。文件生成与审批：在系统中设置编写、校对、审核、审定、QA审核、批准、归档等功能，使文件产生后，由编写者发起流程，依次经过校对、审核、直至归档的流转过程，参与流程的角色与编写者进行的任何交互都在该系统中完成。文件的所有校审记录也在系统中自动生成，并可查看与下载。文件的整个流转过程可实时监控。归档完成后，由科技信息档案室统一下载打印，并做后續的归档处理。该功能省去了纸质审批的繁琐，减少了纸质打印量，节约了时间，提高了工作效率，将文件的产生环节纳入了管理自动化的范畴。 企业常用软件，例如：做3D图设计用UG，画平面图用CAD，一般报表用Excel，办公行政流程用OA或网页平台。可以系统搭建综合运营生产的软件平台，将生产和运营及行政软件统一到同一平臺下。这样既能规范管理过程，又能提高运营效率，加强资源管控的同时增强数据分析能力，通过平台数据共享，提高档案信息的查找效率，当档案信息查找步骤简化到平台上，生产和创新效率是可提高的。需要解决的是处理器的问题，如果不涉密，可以考虑处理器管理服务外包给相关的科技公司。
3前置权限做好保密工作
目前我们正进入信息化、网络化飞速发展的时代，已经生成的科技档案和即将产生的科技档案将通过数字生成，通过网络运行、传播至再利用，这些科技档案资源必将共享，这也就给档案信息安全带来极大威胁，增加了信息泄露、丢失和被窃取、篡改的风险程度。面对网络信息资源安全的新课题，从四个方向出发，完善制度建设、加强人的管理提高保密意识、注重监管、加大投入。
3.1完善制度建设
在制度改革中重视网络安全问题，充分考虑泄密的可能。要加强具有我国自主知识产权的网络安全技术研发，发展技术上由我国自主掌握的安全软件产业，从技术层面解决网络信息安全问题，为档案网络平台安全提供可靠、实用的技术保障。
3.2加强人的管理提高保密意识
加强企业人员的保密权限管理。泄密除外部窃取，大部分情况是发生在内部人员操作不当或违规操作造成的。目前手机等移动终端是具有泄密的可能，许多工作人员为了工作方便，直接用手机对涉密档案进行拍照保存，却不知这些移动设备会自动将照片保存到客户的云服务器上。为此更要加强责任管理力度，将可能存在的泄密情况控制在制度的范围内。
提高企业工作人员的保密意识。除定期进行监督检查外，还要对企业非档案保密人员进行保密宣传和档案业务培训，让企业员工熟悉档案利用工作流程，明细容易泄密的环节，并基于此多加注意。
3.3注重监管
明确监管权责范围，建立企业档案信息保密追责制。制度建立的再完善，也需要监督管理部门定期督促和检查。既是为了防患未然，又是为了防微杜渐，及时查找管理漏洞，避免给企业和生产带来损失。
3.4加大投入
注重技术投入，积极拥抱新技术。在铺设网络时要全面彻底地物理隔离内部和外部网络，严禁内部网络连接到互联网上，严禁内部网络上的设备连接到外网上。要定期检查网上信息，及时发现漏洞，实现网络安全的动态管理。涉密计算機要张贴涉密计算机标识，定期更换安全密码，由专人进行管理。要配备安全防护软件，涉密档案、数据要定期备份、实时监控。严格落实涉密计算机使用人员管理责任制，做到权责明确、程序规范。
注重资金投入。企业对无形资产的投入，能够决定企业的发展潜力。档案资源是企业的无形资产，虽不能产生经济效益，但是企业的档案信息资源是企业运维的基础，更需要管理者或企业领导层高度的重视。因此，对存储涉密档案及其光介质、电磁介质等载体，必须标识密级，严禁在能够使用互联网的计算机上使用。要建立涉密载体动态管理台账，注明涉密载体类别，储存涉密信息内容以及涉密载体的使用人、责任人，做到网上档案信息管理使用安全可靠、有迹可循。
参考文献：
[1]韩桂芬.浅谈科技档案的收集工作[J].黑河学刊，2016，05.
[2]郑志凯.互联网 形势下的科技档案工作探索[J].信息通信.2016.02.
[3]周春凯.校园局域网络的性能测试研究[J].机电兵船档案，2016.01.
[4]薛健.科技档案安全管理工作的思考[J].黑龙江科学，2016（07）.
关键词：档案资源；企业信息平台；信息化；数字化
大数据时代，数据资源已经成为一种新的经济资产，企业不能再固守传统粗糙的档案管理模式，应积极拥抱大数据时代，投入信息工具，为生产和经营提速增效。传统的生产、输出、传递至归档模式，应适应时代发展，前置管理权限和输出流程，以确保档案信息资源和产品的质量和安全，最终使档案信息资源服务于本企业。
1做好纸质档案的收集和整编工作
纸质档案的存档和长期保存，是构建数据库、搭建企业信息平台的基础。无论数字信息平台如何建设，其基础都是纸质档案的长期保存。即使是数字档案，也应存在纸质输出并进行长期保存，从而使纸质档案作为企业双套制档案信息管理的基础。
1.1增强资料收集归档意识，确保档案资料齐全
要想确保档案资料收集齐全，归档意识就要先行。物质决定意识，意识反作用物质。档案现代化建设离不开档案基础，档案基础来源于归档档案。科技发展使得载体介质更新换代非常快，存储介质从磁介质到电子存储器，这期间的发展不过数年，因此，纸质档案的收集归档仍旧十分重要。
企业的技术人员和档案管理人员不但要学习相关档案的理论知识，精通档案业务，还要不断地优化自己的知识结构。在做好现有档案管理工作的基础上，根椐本单位工作的实际，不断地完善档案收集管理制度，将档案收集工作落实到实处，为更加合理有效地做好科技档案工作打下坚实的基础。
从前的雙套制管理，是纸质档案 微缩档案的搭配，不利于档案信息内容的高效利用。尤其是创新型社会里，创新的依据也是档案信息资源，而非少数创意。大数据时代，即要求检索内容的精准，又提出快速调档的新要求。但是，数据时代，面临的挑战是服务器的运维，因此无论是微缩保存，还是存储器阵列的搭建，都离不开纸质档案做基础。
1.2严格落实收集制度，规范档案整编管理
落实档案管理制度，通过实践发现制度漏洞，进而提高企业档案管理水平，实现档案管理的科学化、规范化。企业档案的收集关系到企业运营的效益，无论是生产档案还是行政办公文件，这些部门的工作人员都要有文件收集的意识、制度意识，按照制度要求，严格落实收集工作。档案部门的工作人员在整编时，依照法律法规和有关标准，做到规范整编。
1.3确保档案收集与企业活动同步
构建企业信息平台，信息的更新是实时的。在平台上，信息的利用更是追求时效、高效性，纸质档案既包括文书档案、人事档案、会计档案、科技档案都需要尽快整编。企业业务量的增加，活动速度加快，查档速度和速率更是比以往要加倍，因此应确保档案收集与企业活动同步，做到信息的及时更新、有效。
2搭建企业信息自动化服务平台
2.1数字平台与实体档案相关联
搭建企业信息服务平台，应注重数据信息与纸质档案的关联，在纸质档案作为基础存档保管基础上，开发数字化、信息化、一体化平台。可参考东方飞扬的ES-OAIS数字档案馆系统，OA办公系统，或将双系统协同开发使用。ES-OAIS系统是参照开放档案信息系统（OAIS）参考模型设计，并基于J2EE平台开发的全B/S结构的数字档案馆系统，但企业内网铺设的时候，可以只对内网进行开放，并做好权限的前置赋予工作。
该系统通过强大的工作流引擎、即时消息服务，实现档案收集、利用的在线审批业务流程，节省档案输出中的各领导审批签字环节。同时，该系统还对档案的收集、整理、移交、归档、统计和利用等进行全过程信息化管理，这将档案检索和信息内容解锁结合，减少空间调档环节，提高档案应用效率。系统采用B/S结构和分级授权管理，可以满足不同部门间文件或生产成果的集中式或分布式规范化管理，与企业QES质量管理相并行，并且通过系统提供的元数据策略及电子文件完整性校验策略，可确保电子文件的长期保存与利用。通过系统提供的多种检索途径，用户可快捷地进行档案信息查询和统计。
2.2开发科技档案查询系统
许多设计院的生产需要大量查阅科技图纸，而目前的档案查询系统简单停留在目录检索环节，尚未与内容进行连接。伴随着计算机制图软件和三维设计软件的广泛应用，许多科技成果是以数字形式生产出来，再在转化为纸质档案，这就已经生成了电子档案，将生成的尚未输出计算机的电子档案直接归档，并纳入到科技档案查询系统中进行保管，更节约纸质档案的管理成本。
2.3办公运营软件和档案服务系统协同工作
将科技档案管理的各个工作环节都设计在信息系统里，借助计算机及系统来完成日常的管理工作，从而实现科技档案管理工作的自动化，这也是信息化平台建设的主要内容。结合文件生命周期理论与前端控制理论，文件从产生到作为档案被保存并利用，直到失去价值被销毁的整个生命过程都应在信息系统中完成。在系统的设计中，管理工作自动化的内容应包括文件生成与审批系统、文件收集、整理、分发、入库归档、组卷、检索、提供利用、回收、鉴定与销毁等内容。文件生成与审批：在系统中设置编写、校对、审核、审定、QA审核、批准、归档等功能，使文件产生后，由编写者发起流程，依次经过校对、审核、直至归档的流转过程，参与流程的角色与编写者进行的任何交互都在该系统中完成。文件的所有校审记录也在系统中自动生成，并可查看与下载。文件的整个流转过程可实时监控。归档完成后，由科技信息档案室统一下载打印，并做后續的归档处理。该功能省去了纸质审批的繁琐，减少了纸质打印量，节约了时间，提高了工作效率，将文件的产生环节纳入了管理自动化的范畴。 企业常用软件，例如：做3D图设计用UG，画平面图用CAD，一般报表用Excel，办公行政流程用OA或网页平台。可以系统搭建综合运营生产的软件平台，将生产和运营及行政软件统一到同一平臺下。这样既能规范管理过程，又能提高运营效率，加强资源管控的同时增强数据分析能力，通过平台数据共享，提高档案信息的查找效率，当档案信息查找步骤简化到平台上，生产和创新效率是可提高的。需要解决的是处理器的问题，如果不涉密，可以考虑处理器管理服务外包给相关的科技公司。
3前置权限做好保密工作
目前我们正进入信息化、网络化飞速发展的时代，已经生成的科技档案和即将产生的科技档案将通过数字生成，通过网络运行、传播至再利用，这些科技档案资源必将共享，这也就给档案信息安全带来极大威胁，增加了信息泄露、丢失和被窃取、篡改的风险程度。面对网络信息资源安全的新课题，从四个方向出发，完善制度建设、加强人的管理提高保密意识、注重监管、加大投入。
3.1完善制度建设
在制度改革中重视网络安全问题，充分考虑泄密的可能。要加强具有我国自主知识产权的网络安全技术研发，发展技术上由我国自主掌握的安全软件产业，从技术层面解决网络信息安全问题，为档案网络平台安全提供可靠、实用的技术保障。
3.2加强人的管理提高保密意识
加强企业人员的保密权限管理。泄密除外部窃取，大部分情况是发生在内部人员操作不当或违规操作造成的。目前手机等移动终端是具有泄密的可能，许多工作人员为了工作方便，直接用手机对涉密档案进行拍照保存，却不知这些移动设备会自动将照片保存到客户的云服务器上。为此更要加强责任管理力度，将可能存在的泄密情况控制在制度的范围内。
提高企业工作人员的保密意识。除定期进行监督检查外，还要对企业非档案保密人员进行保密宣传和档案业务培训，让企业员工熟悉档案利用工作流程，明细容易泄密的环节，并基于此多加注意。
3.3注重监管
明确监管权责范围，建立企业档案信息保密追责制。制度建立的再完善，也需要监督管理部门定期督促和检查。既是为了防患未然，又是为了防微杜渐，及时查找管理漏洞，避免给企业和生产带来损失。
3.4加大投入
注重技术投入，积极拥抱新技术。在铺设网络时要全面彻底地物理隔离内部和外部网络，严禁内部网络连接到互联网上，严禁内部网络上的设备连接到外网上。要定期检查网上信息，及时发现漏洞，实现网络安全的动态管理。涉密计算機要张贴涉密计算机标识，定期更换安全密码，由专人进行管理。要配备安全防护软件，涉密档案、数据要定期备份、实时监控。严格落实涉密计算机使用人员管理责任制，做到权责明确、程序规范。
注重资金投入。企业对无形资产的投入，能够决定企业的发展潜力。档案资源是企业的无形资产，虽不能产生经济效益，但是企业的档案信息资源是企业运维的基础，更需要管理者或企业领导层高度的重视。因此，对存储涉密档案及其光介质、电磁介质等载体，必须标识密级，严禁在能够使用互联网的计算机上使用。要建立涉密载体动态管理台账，注明涉密载体类别，储存涉密信息内容以及涉密载体的使用人、责任人，做到网上档案信息管理使用安全可靠、有迹可循。
参考文献：
[1]韩桂芬.浅谈科技档案的收集工作[J].黑河学刊，2016，05.
[2]郑志凯.互联网 形势下的科技档案工作探索[J].信息通信.2016.02.
[3]周春凯.校园局域网络的性能测试研究[J].机电兵船档案，2016.01.
[4]薛健.科技档案安全管理工作的思考[J].黑龙江科学，2016（07）.