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【摘要】办公室是高校重要的职能部门之一,随着高等教育的飞速发展,以及高校管理体制改革的不断深入,对办公室工作提出了更高的要求。本文就办公室工作如何适应新形势,创造性地开展工作提出了一些看法:首先是意识创新;其次是工作方法创新;其三是加强学习、与时俱进、提高办公室工作人员自身素质。
【关键字】意识创新 能力创新 方法创新 性格创新 自身素质
【中图分类号】C931.4 【文献标识码】A 【文章编号】1009-9646(2009)03(a)-0078-02
在当今时代,经济迅猛发展,中国高等教育已向纵深发展,控制高校招生规模,进一步提高教育质量,不断加强职业教育和增强大学生素质教育,促进教育公平,办让党放心、让人民满意的高等教育已成为高等院校的共识。随着高校管理体制改革的不断深入,高校必定要加强与高校之间、地方企事业单位之间的交流与合作,各高校的资源整合需求也日趋强烈。在这种形式下,高校办公室作为高校的窗口单位,如何进一步发挥其承上启下、协调左右、沟通内外的桥梁和纽带作用,是摆在高校办公室人员面前的一个重要任务。笔者认为,要做好办公室工作,创造一个和谐的工作氛围,就必须在意识创新、工作方法创新、提高办公室人员自身素质上下工夫。
1 意识创新, 保持办公室良好的精神状态
精神状态是人的思想觉悟、综合素质、工作能力、人生态度的外在表现。得过且过,碌碌无为之人的精神是萎靡不振的,只谋私利不讲奉献之人的精神是患得患失的,只有敢于改革创新之人,其精神状态才是开拓进取的,朝气蓬勃的。办公室工作人员就需要保持这种与时俱进,开拓创新的精神状态。如何做到始终如一呢,我们认为必须做到“ 三个围绕”增强“ 三种意识”:一是围绕服务大局,进一步增强政治意识。办公室工作有很强的政治性、政策性和全局性。办公室的中心工作,第一位是服务大局。办公室人员想问题、办事情一定要大度,学会胸怀大局;要敏锐,时刻关注大局;要主动,协助领导谋划大局;要正派,拾遗补缺维护大局;要忠诚,恰到好处地协调大局。办公室工作往往是被动的,只有围绕服务大局这个中心,才能变被动为主动;二是围绕“ 发展”这个主题,进一步增强创新意识。办公室人员要始终牢记“ 把高职学院做大做强”这个发展主题,坚持用发展的观点,用发展的办法去解决实际工作中出现的新情况、新问题,做到“ 思维创新、思路创新、工作创新”;三是围绕师生员工,进一步增强服务意识。办公室工作的出发点和归宿,是努力做到让领导满意,让师生满意。检验办公室工作的标准同样是领导满不满意,师生员工满不满意。因此,办公室人员必须强化服务意识,提高服务质量。做办公室工作,要把对上负责与对下负责结合起来,无论是在辅助决策,还是在抓决策落实时,都要始终把师生员工的利益放在首位,把关系到师生员工的事作为大事、要事抓紧办好。只有这样,办公室工作才能收到事半功倍的效果。
2 能力创新,办公室工作充满活力。
通过学习和在实践中锻炼,努力提高六个方面的创新能力。一是提高组织领导能力,做到眼界要宽,情况要明,当好参谋,献出良策,组织好交办的各项工作;二是提高应对竞争能力,做到召之即来,来即能战,战无不胜,这样才能面对突发、复杂的工作局面,临危不乱;三是提高业务工作能力,做到有事能办,无事能想,这样才能真正履行岗位职责,做好本职工作;四是提高综合协调能力,做到能协调、会协调、善于协调,坚持原则性与灵活性相统一,这样才能搞好衔接,形成合力,不出差错,少出差错。五是提高团结协作能力,做到相互补台,密切配合,这样才能发扬团队精神,形成合力,增强战斗力,推动工作上水平;六是提高开拓创新能力,做到与时俱进,大胆创新,以新思想武装自己,以新标准要求工作,以新制度提升工作,以新手段改进工作,这样才能打破陈规,开阔思路,使日常工作常做常新,使传统工作与时俱进,永葆生机。
3 方法创新,提高办公室工作效果。
3.1 坚持信息收集和调查研究
随着高等教育改革不断深化,高校管理工作出现许多新情况、新问题。办公室就必须围绕着学校中心工作和领导关注的问题开展信息收集和调研工作。现代科学管理工作实际上就是对信息的收集和调研,为领导作出科学决策提供依据。办公室既要收集、调研内部信息,也要收集、调研外部信息,办公室就是一个内外信息的处理中心。加强信息收集、调研,信息反馈和信息管理,对学校开展教学、科研及行政管理具有推动作用。在对待获取信息的手段上,我们主张采用先进的现代化办公手段去获取信息、处理信息。学校办公室要积极主动地建立好信息网络,搞好信息队伍建设,充分利用互联网等现代化手段处理信息。随着高等教育的发展,领导需要的信息量也在不断地增加。为此,必须建立校园网,在校园网上要尽可能设立多种栏目,如论坛、留言板、校长信箱、信息公告栏等;在各学院部门里,也要建立一支信息员队伍,为办公室收集信息“ 括容”。通过校园网, 一方面,可让教职员工对关系学校建设和发展的问题发表意见;另一方面,校领导通过网络也可及时了解和掌握全校情况及教育动态,并进行有关信息的查询,从而为决策提供丰富快捷的信息服务。
3.2 坚持抓工作重点
在事物的发展过程中,始终存在主要矛盾和次要矛盾,其中一种必定对事物的发展方向起着决定作用、居于主导地位的,这就是事物的主要矛盾。在高校在发展过程中,每个时期都有工作重点,作为发挥桥梁和纽带作用办公室的一名工作人员,就要善于发现和捕捉到各个不同时期的工作重点,进行由此及彼、由表及里深入细致地工作。高校办公室要以抓重点、带全面为根本。要有重点意识,不能眉毛胡子一把抓。只有抓注重点,才能使工作少走弯路,才能促进全校工作的高效发展。督查工作是高校工作能否收到实效的关键一环,这是抓工作重点的一个组成部分。督查过程,就是不断发现问题,不断解决问题,从而推动决策的过程。高校办公室要围绕学校工作中心开展督查工作,对学校的重大决策和广大教职工反映的热点问题进行督查,及时反馈工作进展情况,推动各项工作向前发展。
3.3 坚持协力合作
马克思主义哲学认为:客观事物是永恒发展变化的。新事物、新问题和新矛盾层出不穷,任何先进的工作方法,随着时间的推移都是会落伍的。学校办公室工作人员只有不断改进和创新工作方法,积极探索做好新形势学校办公室工作的新思路、新办法,提高工作质量,更好地履行自己的职责,才能充分发挥办公室人员的作用。办公室工作方式很多,但通常都是采用分工合作,它使每个人只能从事极其简单而专门的工作,过细的分工使协调工作变的复杂,导致工作效率下降,妨碍了人创造力的发挥。协力合作将使协调工作得以简化,它将不同特长、不同专业的人组织在一起,以小组的形式完成工作任务;它集中不同专长人的意见和思维方式,从而提高办公室的工作质量和工作效率。
3.4 坚持效能建设
机关效能建设是管理科学的重要组成部分,是一种高层次的管理形式和载体,是以效能为基本目标,以实现优质高效为目的,把管理的诸要素有机结合在一起依法履行职责的管理活动。机关及其工作人员是效能的体现者,是效能的主体;人民群众是效能建设的受益者,是客体。效能建设的主体行为是一种以管理为手段,以服务为宗旨,以满意为目的的行政行为。因此,效能建设的着力点是要强化对主体行为的约束,更好地服务客体,寓服务于管理之中;同时让客体能有效地监督主体,以获得满意的服务,增强机关工作人员的公仆意识。做到用职能去管理,用机制去完善,用领导的人格去影响。建立多维监督制约机制,将行政的全过程置于社会全方位的监督之下,提高决策质量,消除不当、不良行政行为,建立良好的行政环境。办公室人员是学校的管理者,他要把先进的教育理念、社会的需要、上级下达的任务与师生们的态度、感情、需要、才能有机的结合起来,才能创造质量和效益。办公室作为机关的核心,要切实改变机关工作作风,不断提高行政能力、工作效率、工作质量和服务水平,在工作中开创性地探索新规律,变被动服务为主动参与,创造出既丰富多彩、灵活多样又行之有效的工作方法。
4 性格创新,提高办公室工作人员的自身素质
办公室工作能否做好,除了要有一个好的领导班子外,一般工作人员的政策素质和业务素质如何,也是一个不可忽视的重要问题。而人的态度和形象,往往取决于性格。新时期要想大力提高办公室工作水平,使之上一个新台阶,必须加大办公室工作人员性格的建设,即通过教育、培训、激励和使用等途径,开发人的潜能,提高人的素质,调动人的积极性,发挥好人的作用,增强人们认识和改造自然的个体和群体效能,以促进经济社会的进步和人的全面发展。办公室工作人员的性格和自身素质建设主要体现在:
4.1 树立终身学习的思想
培养学习能力学习型社会的来临对每一个人来说都是一种挑战。没有学习能力就适应不了社会,它是一切能力的基础。一个人,善于学习,知识水平高,把问题看得远、看得深,善于创新,就能够不断取得新的发展优势。办公室人员要树立终身学习的思想,努力掌握新知识,使自己具有从事办公室工作所必需的政策理论水平和分析解决问题的能力、调查研究能力、综合协调能力,成为术业有专攻的“专家”和博闻强记的“杂家”,不断提高单兵作战能力和团队合作能力。在学习内容上,要学习文书学、逻辑学、应用写作、档案管理、行政管理、保密等相关知识。同时,还要广泛涉猎秘书专业知识以及历史、哲学、法律、金融、财税等方面知识,不断拓宽知识领域,更新知识结构,增强分析解决问题的能力和综合协调能力。
4.2 做讲政治的表率
高校办公室人员讲政治,就必须保持清醒的政治头脑,用邓小平理论、“三个代表”和科学发展观的重要思想武装头脑,提高政治鉴别力和政治敏锐性,善于从政治上观察和处理问题。由于办公室的同志直接服务于学校的党政领导同志,其工作必须具备较高的政策理论水平,具有较强的政策性。因此,在办文、办会、开展调研、督促检查过程中都要讲政治,严格按政策办事。要根据政治大局的要求开展各项工作,要坚持以促进学校发展为中心,既要全心全意为领导服务,也要真心实意地为基层单位和师生员工服务。
4.3 做严守纪律的表率
高校办公室人员在领导身边工作,由于工作原因,接触和掌握着学校大量的机密。随着高校的进一步发展,客观上要求办公室人员必须保持清醒的头脑,要自重、自律,言行举止要谨慎小心,做到有礼有节,注意形象;要挡得住诱惑、管得住小节;珍惜工作岗位、珍惜个人前途;要遵守政治纪律、新闻宣传纪律、保密纪律、工作纪律。要进一步完善纪律制度,落实纪律责任。真正做到踏踏实实做事,老老实实做人。
4.4 做勤奋工作,乐于奉献的表率
高校办公室的工作条件艰苦,待遇清苦,工作辛苦。因此,办公室工作人员一定要有强烈的奉献精神,在公与私、苦与乐、名与利等诸多落差面前,守得住清贫,耐的住寂寞,经得起考验,挑得起重担。要把做好高校办公室工作与实践党的宗旨、实现人生价值统一起来,爱岗敬业,无私奉献。惟其如此,工作才能有动力,才能创造出一流的工作业绩。
4.5 做勤恳服务、严谨细致的表率
办公室是以服务为根本任务的综合办事机构,事务杂、头绪多、责任大。办公室工作无小事,哪些是按一个电话,发一份材料,如果处理不好,就有可能造成不良后果,为此立足于为领导服务、为师生服务,爱岗敬业,忠于职守,埋头苦干,以积极向上的工作态度,转变工作作风。坚持继承和发扬在工作面前抢着上,荣誉面前主动让,有不足自己揽,遭受委屈勇担当的优良作风;继承和发扬与其它处室积极沟通,主动补台的工作作风;继承和发扬与师生接触时谦虚真诚的朴实作风。勤恳工作,优质高效,以实际行动取信于民。在工作中努力做到热情周到,严谨细致,文明礼貌。
参考文献
[1] 叶明生.提升高校办公室工作水平的若干思考[M].福建农林大学学报(哲学社会科学版)2006.9(3):73-75.
[2] 俞国锋.树立高校办公室管理的人本观念[M].福建教育学院学报,007(1):20-22.
[3] 李春香,陈虹霞,李峰.异地办学新校区的校园文化建设[M]《.石油教育》双月刊,2006(3):55-57.
【关键字】意识创新 能力创新 方法创新 性格创新 自身素质
【中图分类号】C931.4 【文献标识码】A 【文章编号】1009-9646(2009)03(a)-0078-02
在当今时代,经济迅猛发展,中国高等教育已向纵深发展,控制高校招生规模,进一步提高教育质量,不断加强职业教育和增强大学生素质教育,促进教育公平,办让党放心、让人民满意的高等教育已成为高等院校的共识。随着高校管理体制改革的不断深入,高校必定要加强与高校之间、地方企事业单位之间的交流与合作,各高校的资源整合需求也日趋强烈。在这种形式下,高校办公室作为高校的窗口单位,如何进一步发挥其承上启下、协调左右、沟通内外的桥梁和纽带作用,是摆在高校办公室人员面前的一个重要任务。笔者认为,要做好办公室工作,创造一个和谐的工作氛围,就必须在意识创新、工作方法创新、提高办公室人员自身素质上下工夫。
1 意识创新, 保持办公室良好的精神状态
精神状态是人的思想觉悟、综合素质、工作能力、人生态度的外在表现。得过且过,碌碌无为之人的精神是萎靡不振的,只谋私利不讲奉献之人的精神是患得患失的,只有敢于改革创新之人,其精神状态才是开拓进取的,朝气蓬勃的。办公室工作人员就需要保持这种与时俱进,开拓创新的精神状态。如何做到始终如一呢,我们认为必须做到“ 三个围绕”增强“ 三种意识”:一是围绕服务大局,进一步增强政治意识。办公室工作有很强的政治性、政策性和全局性。办公室的中心工作,第一位是服务大局。办公室人员想问题、办事情一定要大度,学会胸怀大局;要敏锐,时刻关注大局;要主动,协助领导谋划大局;要正派,拾遗补缺维护大局;要忠诚,恰到好处地协调大局。办公室工作往往是被动的,只有围绕服务大局这个中心,才能变被动为主动;二是围绕“ 发展”这个主题,进一步增强创新意识。办公室人员要始终牢记“ 把高职学院做大做强”这个发展主题,坚持用发展的观点,用发展的办法去解决实际工作中出现的新情况、新问题,做到“ 思维创新、思路创新、工作创新”;三是围绕师生员工,进一步增强服务意识。办公室工作的出发点和归宿,是努力做到让领导满意,让师生满意。检验办公室工作的标准同样是领导满不满意,师生员工满不满意。因此,办公室人员必须强化服务意识,提高服务质量。做办公室工作,要把对上负责与对下负责结合起来,无论是在辅助决策,还是在抓决策落实时,都要始终把师生员工的利益放在首位,把关系到师生员工的事作为大事、要事抓紧办好。只有这样,办公室工作才能收到事半功倍的效果。
2 能力创新,办公室工作充满活力。
通过学习和在实践中锻炼,努力提高六个方面的创新能力。一是提高组织领导能力,做到眼界要宽,情况要明,当好参谋,献出良策,组织好交办的各项工作;二是提高应对竞争能力,做到召之即来,来即能战,战无不胜,这样才能面对突发、复杂的工作局面,临危不乱;三是提高业务工作能力,做到有事能办,无事能想,这样才能真正履行岗位职责,做好本职工作;四是提高综合协调能力,做到能协调、会协调、善于协调,坚持原则性与灵活性相统一,这样才能搞好衔接,形成合力,不出差错,少出差错。五是提高团结协作能力,做到相互补台,密切配合,这样才能发扬团队精神,形成合力,增强战斗力,推动工作上水平;六是提高开拓创新能力,做到与时俱进,大胆创新,以新思想武装自己,以新标准要求工作,以新制度提升工作,以新手段改进工作,这样才能打破陈规,开阔思路,使日常工作常做常新,使传统工作与时俱进,永葆生机。
3 方法创新,提高办公室工作效果。
3.1 坚持信息收集和调查研究
随着高等教育改革不断深化,高校管理工作出现许多新情况、新问题。办公室就必须围绕着学校中心工作和领导关注的问题开展信息收集和调研工作。现代科学管理工作实际上就是对信息的收集和调研,为领导作出科学决策提供依据。办公室既要收集、调研内部信息,也要收集、调研外部信息,办公室就是一个内外信息的处理中心。加强信息收集、调研,信息反馈和信息管理,对学校开展教学、科研及行政管理具有推动作用。在对待获取信息的手段上,我们主张采用先进的现代化办公手段去获取信息、处理信息。学校办公室要积极主动地建立好信息网络,搞好信息队伍建设,充分利用互联网等现代化手段处理信息。随着高等教育的发展,领导需要的信息量也在不断地增加。为此,必须建立校园网,在校园网上要尽可能设立多种栏目,如论坛、留言板、校长信箱、信息公告栏等;在各学院部门里,也要建立一支信息员队伍,为办公室收集信息“ 括容”。通过校园网, 一方面,可让教职员工对关系学校建设和发展的问题发表意见;另一方面,校领导通过网络也可及时了解和掌握全校情况及教育动态,并进行有关信息的查询,从而为决策提供丰富快捷的信息服务。
3.2 坚持抓工作重点
在事物的发展过程中,始终存在主要矛盾和次要矛盾,其中一种必定对事物的发展方向起着决定作用、居于主导地位的,这就是事物的主要矛盾。在高校在发展过程中,每个时期都有工作重点,作为发挥桥梁和纽带作用办公室的一名工作人员,就要善于发现和捕捉到各个不同时期的工作重点,进行由此及彼、由表及里深入细致地工作。高校办公室要以抓重点、带全面为根本。要有重点意识,不能眉毛胡子一把抓。只有抓注重点,才能使工作少走弯路,才能促进全校工作的高效发展。督查工作是高校工作能否收到实效的关键一环,这是抓工作重点的一个组成部分。督查过程,就是不断发现问题,不断解决问题,从而推动决策的过程。高校办公室要围绕学校工作中心开展督查工作,对学校的重大决策和广大教职工反映的热点问题进行督查,及时反馈工作进展情况,推动各项工作向前发展。
3.3 坚持协力合作
马克思主义哲学认为:客观事物是永恒发展变化的。新事物、新问题和新矛盾层出不穷,任何先进的工作方法,随着时间的推移都是会落伍的。学校办公室工作人员只有不断改进和创新工作方法,积极探索做好新形势学校办公室工作的新思路、新办法,提高工作质量,更好地履行自己的职责,才能充分发挥办公室人员的作用。办公室工作方式很多,但通常都是采用分工合作,它使每个人只能从事极其简单而专门的工作,过细的分工使协调工作变的复杂,导致工作效率下降,妨碍了人创造力的发挥。协力合作将使协调工作得以简化,它将不同特长、不同专业的人组织在一起,以小组的形式完成工作任务;它集中不同专长人的意见和思维方式,从而提高办公室的工作质量和工作效率。
3.4 坚持效能建设
机关效能建设是管理科学的重要组成部分,是一种高层次的管理形式和载体,是以效能为基本目标,以实现优质高效为目的,把管理的诸要素有机结合在一起依法履行职责的管理活动。机关及其工作人员是效能的体现者,是效能的主体;人民群众是效能建设的受益者,是客体。效能建设的主体行为是一种以管理为手段,以服务为宗旨,以满意为目的的行政行为。因此,效能建设的着力点是要强化对主体行为的约束,更好地服务客体,寓服务于管理之中;同时让客体能有效地监督主体,以获得满意的服务,增强机关工作人员的公仆意识。做到用职能去管理,用机制去完善,用领导的人格去影响。建立多维监督制约机制,将行政的全过程置于社会全方位的监督之下,提高决策质量,消除不当、不良行政行为,建立良好的行政环境。办公室人员是学校的管理者,他要把先进的教育理念、社会的需要、上级下达的任务与师生们的态度、感情、需要、才能有机的结合起来,才能创造质量和效益。办公室作为机关的核心,要切实改变机关工作作风,不断提高行政能力、工作效率、工作质量和服务水平,在工作中开创性地探索新规律,变被动服务为主动参与,创造出既丰富多彩、灵活多样又行之有效的工作方法。
4 性格创新,提高办公室工作人员的自身素质
办公室工作能否做好,除了要有一个好的领导班子外,一般工作人员的政策素质和业务素质如何,也是一个不可忽视的重要问题。而人的态度和形象,往往取决于性格。新时期要想大力提高办公室工作水平,使之上一个新台阶,必须加大办公室工作人员性格的建设,即通过教育、培训、激励和使用等途径,开发人的潜能,提高人的素质,调动人的积极性,发挥好人的作用,增强人们认识和改造自然的个体和群体效能,以促进经济社会的进步和人的全面发展。办公室工作人员的性格和自身素质建设主要体现在:
4.1 树立终身学习的思想
培养学习能力学习型社会的来临对每一个人来说都是一种挑战。没有学习能力就适应不了社会,它是一切能力的基础。一个人,善于学习,知识水平高,把问题看得远、看得深,善于创新,就能够不断取得新的发展优势。办公室人员要树立终身学习的思想,努力掌握新知识,使自己具有从事办公室工作所必需的政策理论水平和分析解决问题的能力、调查研究能力、综合协调能力,成为术业有专攻的“专家”和博闻强记的“杂家”,不断提高单兵作战能力和团队合作能力。在学习内容上,要学习文书学、逻辑学、应用写作、档案管理、行政管理、保密等相关知识。同时,还要广泛涉猎秘书专业知识以及历史、哲学、法律、金融、财税等方面知识,不断拓宽知识领域,更新知识结构,增强分析解决问题的能力和综合协调能力。
4.2 做讲政治的表率
高校办公室人员讲政治,就必须保持清醒的政治头脑,用邓小平理论、“三个代表”和科学发展观的重要思想武装头脑,提高政治鉴别力和政治敏锐性,善于从政治上观察和处理问题。由于办公室的同志直接服务于学校的党政领导同志,其工作必须具备较高的政策理论水平,具有较强的政策性。因此,在办文、办会、开展调研、督促检查过程中都要讲政治,严格按政策办事。要根据政治大局的要求开展各项工作,要坚持以促进学校发展为中心,既要全心全意为领导服务,也要真心实意地为基层单位和师生员工服务。
4.3 做严守纪律的表率
高校办公室人员在领导身边工作,由于工作原因,接触和掌握着学校大量的机密。随着高校的进一步发展,客观上要求办公室人员必须保持清醒的头脑,要自重、自律,言行举止要谨慎小心,做到有礼有节,注意形象;要挡得住诱惑、管得住小节;珍惜工作岗位、珍惜个人前途;要遵守政治纪律、新闻宣传纪律、保密纪律、工作纪律。要进一步完善纪律制度,落实纪律责任。真正做到踏踏实实做事,老老实实做人。
4.4 做勤奋工作,乐于奉献的表率
高校办公室的工作条件艰苦,待遇清苦,工作辛苦。因此,办公室工作人员一定要有强烈的奉献精神,在公与私、苦与乐、名与利等诸多落差面前,守得住清贫,耐的住寂寞,经得起考验,挑得起重担。要把做好高校办公室工作与实践党的宗旨、实现人生价值统一起来,爱岗敬业,无私奉献。惟其如此,工作才能有动力,才能创造出一流的工作业绩。
4.5 做勤恳服务、严谨细致的表率
办公室是以服务为根本任务的综合办事机构,事务杂、头绪多、责任大。办公室工作无小事,哪些是按一个电话,发一份材料,如果处理不好,就有可能造成不良后果,为此立足于为领导服务、为师生服务,爱岗敬业,忠于职守,埋头苦干,以积极向上的工作态度,转变工作作风。坚持继承和发扬在工作面前抢着上,荣誉面前主动让,有不足自己揽,遭受委屈勇担当的优良作风;继承和发扬与其它处室积极沟通,主动补台的工作作风;继承和发扬与师生接触时谦虚真诚的朴实作风。勤恳工作,优质高效,以实际行动取信于民。在工作中努力做到热情周到,严谨细致,文明礼貌。
参考文献
[1] 叶明生.提升高校办公室工作水平的若干思考[M].福建农林大学学报(哲学社会科学版)2006.9(3):73-75.
[2] 俞国锋.树立高校办公室管理的人本观念[M].福建教育学院学报,007(1):20-22.
[3] 李春香,陈虹霞,李峰.异地办学新校区的校园文化建设[M]《.石油教育》双月刊,2006(3):55-57.