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摘要：文书档案管理是单位档案管理中的重要组成部分，文书档案管理水平的高低决定了单位档案管理的整体水平，对于单位档案资料的完整性和质量也会产生直接的影响。
关键词：文书；档案管理； 对策
Abstract: documents management unit is an important part of the archives management, documents management level determines the unit of the archives management of the overall level, the integrity of the archives for unit and quality will have a direct impact on.
Keywords: the document; File management; countermeasures
中图分类号：G271文献标识码：A 文章编号：
1、文书档案管理中所存在的问题
1.1对于文书档案管理没有给予足够的重视
一些单位对于文书档案工作不能给予足够重视的现象比较普遍，其主要原因是对档案管理工作存在片面认识，而导致档案管理工作在单位办公室中所处的地位不高。有些单位的管理者虽然对于文书档案工作有一定的认识，但将文书档案工作想象的过于简单，在实际工作过程中并没有给予足够的重视，认为所谓档案管理就是简单地对文书进行整理，忽视了对文书档案的管理。
1.2档案工作和文书工作之间衔接存在的问题
在单位文书档案管理中文书工作和档案工作之间具有密切的相关性。因此，在实际工作中档案管理与文书工作之间一定要注意彼此间联系和衔接。这就要求单位的档案管理工作与文书工作之间实现相互配合，并形成一个完整的管理体系。但是，由于在实际工作中，这两种管理之间采取的是分块管理的方式，虽然这种管理制度的本身并没有太大的问题，但是却在客观上拉大了档案工作与文书工作之间的距离。
1.3档案员自身专业素质以及工作能力上的问题
有些单位中的档案管理者虽然从事了相当长一段时间的档案管理工作，但是并没有经过专业的档案管理方面的培训，在对档案的搜集、管理、分类、整理等方面要么是不得要领，要么就是依照自身的工作经验，没有一个较为系统和科学的管理方式，这与目前单位文书档案管理的客观要求有一定差距。
2.提高文书档案管理工作水平的对策
领导重视，是做好档案工作的前提，档案管理者要积极主动地做好档案工作的宣传汇报工作，采取灵活多样的形式向领导和员工宣传《中华人民共和国档案法》《档案法实施办法》等档案法律法规，不断提高领导及员工们对档案工作的认识，努力争取单位领导和员工对档案工作的理解、重视、关心和支持，力争使档案工作能够纳入到单位的总体工作规划和全年工作重点中去，加大档案设施的投入，不断向规范化、现代化、信息化方向迈进。在工作中变被动提供有关档案工作资料为主动参与领导决策需要，提高档案服务的主观能动性与前瞻性。另外，科学技术特别是信息技术的迅猛发展对档案工作提出了新的更高的要求，档案管理者要充分发挥接受新知识、学习新业务的积极性和主观能动性，坚持素质教育、终生教育的理念，不断确定新的学习目标、任务和要求，主动学习信息技术、现代管理等相关知识，掌握和提高应用计算机、网络技术的能力和水平，努力成为管理型、技术型和复合型人才，努力为领导和员工提供方便、快捷、高效的服务。
2.1搞好文书工作与档案工作的规范衔接
文件是档案的前身，文件质量的好坏直接影响档案的质量，没有高质量的文件就没有高质量的档案，高水平的档案管理是建立在文书部门规范处理文件基础之上的。文书人员要有较强的档案意识，做好文书材料的立卷归档。在文件处理中，要时刻想到档案工作，实现文书、档案工作一体化。这就要求文书人员要把好文件材料的质量关。诸如纸张大小、文体、格式要做到规范化、标准化，不能五花八门，严禁用圆珠笔、红墨水、铅笔、复写纸等起草、修改、誉印、批阅文件材料等等。另外，还得要求文件处理要及时、准确；收发文件要及时登记，发现缺少要及时查找。特别是帐外材料，如领导讲话、领导外出开会带回的会议材料等，更应注意及时收集，保证文件材料齐全完整。
2.2 加强部门间协作
文书档案中的许多利用价值较高的档案往往来源善档案的结构与质量，是档案部门的一项重要工作。档案员必须做到“三勤”(即嘴勤脚勤脑勤。嘴勤，即经常主动了解业务部门又开展了什么新的工作；脚勤，即要经常到业务部门走动走动，以获取有关信息；脑勤，则要常常根据本单位的工作实际，思考档案如何围绕单位的中心工作，如何做好收集利用服务工作 )。加强与各部门的协调与沟通，保证档案收集信息渠道的通畅。要着重收集能够揭示一个单位的历史、现状和未来发展，为开展实际工作和科学研究服务，具有证据和情报价值的信息资料，切实发挥档案部门在双文明建设中的参谋依据作用。
2.3 要建立有效的管理制度和工作程序
这些规定和程序要尽可能细化，简捷明确，操作性强。要严格执行公文行文规则，严格审核签发制度，禁止滥发文件和发无效、无用的文件。不但在公文正式印制前审核签发手续是否完善、附件是否齐全、格式是否规范进行复核，印制后发送前应再次进行复核。若要修改实质内容，则应按程序复审。在公文用纸纸型、幅面尺寸、字体字号、排布规则、装订要求等技术指标上也要严格按机关公文标准把握。要发挥随文卡片的控制作用，对“文件处理单”、“发文稿纸”等卡片的填写要简明扼要，合理确定文件的发文范围，在控制文件“件数”的同时，严格控制文件的“份数”，禁止滥抄、滥送。
2.4 加强文书档案的收集工作
一是要明确范围，分类收集，统一规范文书档案载体字迹要求，立卷要规范，按照单位文书档案类目进行分门别类的整理、组卷、保证案卷的质量。二是要严格把关，统一管理，规范收文、行文程序。对文件选用、文号编发、标题制作、发文范围、正文提炼、标题字形、附件、主题词标示、印发科室等一一作详细规定，严格执行。对上级机关来文和资料，在登记办理、传阅、立卷、归档、保密上做到环环紧扣，手续齐全。三是目录编号、检索系统的建立要科学。除了建立案卷目录、专题目录、计算机等检索体系外，还要逐步完善计算机、光盘等高科技检索工具。尽早地进入网络信息系统，通过上网，扩大信息来源，联系更多的信息内容，通过各种渠道，丰富文书档案管理经验。
2.5调整文书档案的结构与内容
收集、鉴定、保管、统计工作是文书档案的物质基础和前提条件，因此，不仅要善于收集本单位与上下级形成的有关红头文件及各种材料，更要善于收集整理本机关在公务活动中形成的鲜活和生动的，能揭示细节的档案资料，用心整合档案资源，对其进行分析、筛选、研究和综合整理，积极推进档案信息功能的发挥，不断丰富综合档案的资源建设。要努力把握不同时期机关工作的重点任务，明确主题，找准位置，自觉以服务大局来安排和考虑档案工作，形成服务大局的强大合力。
3.文书档案管理的现代化
采用文书档案电子化管理和实现档案规范化、标准化是提高档案学研究的重要课题。因此，我们在工作中应认真做好以下工作：一是加强综合档案室的软、硬件建设，规范档案管理制度，完善基础设施；二是指导各科室认真按文书档案规范行文，各部门档案移交时应严格把关。按照有关标准对每年上交归档的档案要认真检查，凡不符合要求的均要求档案人员按标准重新整理，做到人库负责达标。三是严格执行公文行文规则，严格审核签发制度，禁止滥发文件和发无效无用的文件。若要对电子文件进行修改，则应按程序复审，使档案管理部门及时对各网络系统中每一处理完毕的文书材料实施标准化监督、业务指导和技术调整，保证文书处理过程与档案原则、标准的同步实现。
总结
总之，作为知识经济时代的今天，对文书档案电子化管理工作人员提出了更新更高的要求。作为文书档案管理人员更是要掌握各种电子化管理技术，适应文书档案管理现代化和办公自动化的需要，为文书档案事业发展提供良好的服务。
参考文献
[1]胡志勤.做好文書工作是档案工作的基础[J].机电兵船档案，2008（3）
[2]潘莉.档案信息化建设与档案开发利用[J].昆明冶金高等专利学校学报，2003
[3]蒋福珍.探析新时期地质档案资料的开发利用[J].安徽地质，2004
关键词：文书；档案管理； 对策
Abstract: documents management unit is an important part of the archives management, documents management level determines the unit of the archives management of the overall level, the integrity of the archives for unit and quality will have a direct impact on.
Keywords: the document; File management; countermeasures
中图分类号：G271文献标识码：A 文章编号：
1、文书档案管理中所存在的问题
1.1对于文书档案管理没有给予足够的重视
一些单位对于文书档案工作不能给予足够重视的现象比较普遍，其主要原因是对档案管理工作存在片面认识，而导致档案管理工作在单位办公室中所处的地位不高。有些单位的管理者虽然对于文书档案工作有一定的认识，但将文书档案工作想象的过于简单，在实际工作过程中并没有给予足够的重视，认为所谓档案管理就是简单地对文书进行整理，忽视了对文书档案的管理。
1.2档案工作和文书工作之间衔接存在的问题
在单位文书档案管理中文书工作和档案工作之间具有密切的相关性。因此，在实际工作中档案管理与文书工作之间一定要注意彼此间联系和衔接。这就要求单位的档案管理工作与文书工作之间实现相互配合，并形成一个完整的管理体系。但是，由于在实际工作中，这两种管理之间采取的是分块管理的方式，虽然这种管理制度的本身并没有太大的问题，但是却在客观上拉大了档案工作与文书工作之间的距离。
1.3档案员自身专业素质以及工作能力上的问题
有些单位中的档案管理者虽然从事了相当长一段时间的档案管理工作，但是并没有经过专业的档案管理方面的培训，在对档案的搜集、管理、分类、整理等方面要么是不得要领，要么就是依照自身的工作经验，没有一个较为系统和科学的管理方式，这与目前单位文书档案管理的客观要求有一定差距。
2.提高文书档案管理工作水平的对策
领导重视，是做好档案工作的前提，档案管理者要积极主动地做好档案工作的宣传汇报工作，采取灵活多样的形式向领导和员工宣传《中华人民共和国档案法》《档案法实施办法》等档案法律法规，不断提高领导及员工们对档案工作的认识，努力争取单位领导和员工对档案工作的理解、重视、关心和支持，力争使档案工作能够纳入到单位的总体工作规划和全年工作重点中去，加大档案设施的投入，不断向规范化、现代化、信息化方向迈进。在工作中变被动提供有关档案工作资料为主动参与领导决策需要，提高档案服务的主观能动性与前瞻性。另外，科学技术特别是信息技术的迅猛发展对档案工作提出了新的更高的要求，档案管理者要充分发挥接受新知识、学习新业务的积极性和主观能动性，坚持素质教育、终生教育的理念，不断确定新的学习目标、任务和要求，主动学习信息技术、现代管理等相关知识，掌握和提高应用计算机、网络技术的能力和水平，努力成为管理型、技术型和复合型人才，努力为领导和员工提供方便、快捷、高效的服务。
2.1搞好文书工作与档案工作的规范衔接
文件是档案的前身，文件质量的好坏直接影响档案的质量，没有高质量的文件就没有高质量的档案，高水平的档案管理是建立在文书部门规范处理文件基础之上的。文书人员要有较强的档案意识，做好文书材料的立卷归档。在文件处理中，要时刻想到档案工作，实现文书、档案工作一体化。这就要求文书人员要把好文件材料的质量关。诸如纸张大小、文体、格式要做到规范化、标准化，不能五花八门，严禁用圆珠笔、红墨水、铅笔、复写纸等起草、修改、誉印、批阅文件材料等等。另外，还得要求文件处理要及时、准确；收发文件要及时登记，发现缺少要及时查找。特别是帐外材料，如领导讲话、领导外出开会带回的会议材料等，更应注意及时收集，保证文件材料齐全完整。
2.2 加强部门间协作
文书档案中的许多利用价值较高的档案往往来源善档案的结构与质量，是档案部门的一项重要工作。档案员必须做到“三勤”(即嘴勤脚勤脑勤。嘴勤，即经常主动了解业务部门又开展了什么新的工作；脚勤，即要经常到业务部门走动走动，以获取有关信息；脑勤，则要常常根据本单位的工作实际，思考档案如何围绕单位的中心工作，如何做好收集利用服务工作 )。加强与各部门的协调与沟通，保证档案收集信息渠道的通畅。要着重收集能够揭示一个单位的历史、现状和未来发展，为开展实际工作和科学研究服务，具有证据和情报价值的信息资料，切实发挥档案部门在双文明建设中的参谋依据作用。
2.3 要建立有效的管理制度和工作程序
这些规定和程序要尽可能细化，简捷明确，操作性强。要严格执行公文行文规则，严格审核签发制度，禁止滥发文件和发无效、无用的文件。不但在公文正式印制前审核签发手续是否完善、附件是否齐全、格式是否规范进行复核，印制后发送前应再次进行复核。若要修改实质内容，则应按程序复审。在公文用纸纸型、幅面尺寸、字体字号、排布规则、装订要求等技术指标上也要严格按机关公文标准把握。要发挥随文卡片的控制作用，对“文件处理单”、“发文稿纸”等卡片的填写要简明扼要，合理确定文件的发文范围，在控制文件“件数”的同时，严格控制文件的“份数”，禁止滥抄、滥送。
2.4 加强文书档案的收集工作
一是要明确范围，分类收集，统一规范文书档案载体字迹要求，立卷要规范，按照单位文书档案类目进行分门别类的整理、组卷、保证案卷的质量。二是要严格把关，统一管理，规范收文、行文程序。对文件选用、文号编发、标题制作、发文范围、正文提炼、标题字形、附件、主题词标示、印发科室等一一作详细规定，严格执行。对上级机关来文和资料，在登记办理、传阅、立卷、归档、保密上做到环环紧扣，手续齐全。三是目录编号、检索系统的建立要科学。除了建立案卷目录、专题目录、计算机等检索体系外，还要逐步完善计算机、光盘等高科技检索工具。尽早地进入网络信息系统，通过上网，扩大信息来源，联系更多的信息内容，通过各种渠道，丰富文书档案管理经验。
2.5调整文书档案的结构与内容
收集、鉴定、保管、统计工作是文书档案的物质基础和前提条件，因此，不仅要善于收集本单位与上下级形成的有关红头文件及各种材料，更要善于收集整理本机关在公务活动中形成的鲜活和生动的，能揭示细节的档案资料，用心整合档案资源，对其进行分析、筛选、研究和综合整理，积极推进档案信息功能的发挥，不断丰富综合档案的资源建设。要努力把握不同时期机关工作的重点任务，明确主题，找准位置，自觉以服务大局来安排和考虑档案工作，形成服务大局的强大合力。
3.文书档案管理的现代化
采用文书档案电子化管理和实现档案规范化、标准化是提高档案学研究的重要课题。因此，我们在工作中应认真做好以下工作：一是加强综合档案室的软、硬件建设，规范档案管理制度，完善基础设施；二是指导各科室认真按文书档案规范行文，各部门档案移交时应严格把关。按照有关标准对每年上交归档的档案要认真检查，凡不符合要求的均要求档案人员按标准重新整理，做到人库负责达标。三是严格执行公文行文规则，严格审核签发制度，禁止滥发文件和发无效无用的文件。若要对电子文件进行修改，则应按程序复审，使档案管理部门及时对各网络系统中每一处理完毕的文书材料实施标准化监督、业务指导和技术调整，保证文书处理过程与档案原则、标准的同步实现。
总结
总之，作为知识经济时代的今天，对文书档案电子化管理工作人员提出了更新更高的要求。作为文书档案管理人员更是要掌握各种电子化管理技术，适应文书档案管理现代化和办公自动化的需要，为文书档案事业发展提供良好的服务。
参考文献
[1]胡志勤.做好文書工作是档案工作的基础[J].机电兵船档案，2008（3）
[2]潘莉.档案信息化建设与档案开发利用[J].昆明冶金高等专利学校学报，2003
[3]蒋福珍.探析新时期地质档案资料的开发利用[J].安徽地质，2004