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摘要：随着我国会计电算化事业的不断发展，手工会计下所采用的档案管理办法己不适应电算化会计的需要，为了适应新时期会计电算化提出的新要求，有必要对电算化后财务档案管理方法进行相关探讨，以提高财务档案管理工作水平和财务管理工作效率，更好的服务于企业经济建设。
关键词：财务档案、电算化、档案管理信息化
Abstract: along with the development of the cause of the accounting computerization, manual accounting adopted under the file management measures to have the need of computerized accounting, in order to adapt to the accounting computerization has proposed a new requirements, it is necessary to computerized financial records management method after finally discusses, in order to improve financial file management level and financial management work efficiency, and better service to the enterprise economic construction.
Keywords: financial files, computerization, document management informatization
中图分类号：G271文献标识码： A 文章编号：
引言
随着我国会计电算化事业的不断发展，手工会计下所采用的档案管理办法己不适应电算化会计的需要。会计电算化后，提高了会计核算与物资管理的准确性、规范性和工作效率，减轻财会人员的劳动强度，使财会人员从繁重的手工劳动和繁琐的核算事务中摆脱出来，更好地参与单位的经营决策。
一、会计电算化背景下的会计档案特点分析
在企业信息化建设的过程中，财务保障范围的拓展和管理要求的提高，迫切需要会计档案管理手段的变革和管理效能的提高。
各级企事业一单位实行会计电算化以后，由于产生了许多依附于计算机磁性介质上的数据与文件，使会计档案赋予了许多新的特点，主要体现在以下几个方面：
1、较之传统的财务档案，会计电算化档案存储的范田和领域扩大了。
2、传统的会计档案具有直观可视性，而存储在磁性介质上的会计档案必须在特定的计算机硬件与软件系统环境中才可使用。即会计电算化档案的调用需要一定的软硬件环境。
3、会计电算化档案的载体不仅是通过打印等输出的传统意义上的纸张，更主要的是磁性介质或光盘。即会计电算化档案的保管不仅是作为会计资料信息载体的纸张而且更重要的是磁性介质或光盘。
4、电子财务档案易于修正、拷贝和重置，便于纠错、携带和传递。
5、电子财务档案便于计算、分析，达到档案信息资源共享、无纸化查阅和方便快捷的目的，节约了办公成本，避免了原始档案由于频繁翻阅而带来的磨损，还有利于专业管理，便于档案资源的统一整合，极大地提高了工作效率和质量。
二、电算化会计档案工作策略探讨
1、加强基础设施建设
软硬件基础设施是档案信息化建设不可缺少的基本条件，是档案信息资源开发利用和信息技术应用的基础，而其核心是档案信息网络。
在财务软件方面，应采用一定的安全保密措施，实行电子签单制度，建立和健全财务档案管理责任制等，保障财务档案不被篡改或便于追溯使用过文件的人员。此外，为便于财务软件升级，保证不同开发商提供的软件能够相互兼容，必须提高财务数据存贮形式的标准性、一致性和可续性。
2、收集好会计档案
财务部门应把财务数据的备份文件保存好，以防计算机硬件系统损坏后能在最短的时间内、在最小的损失下恢复原有的会计电算化系统。除了备份之外，还应收集计算机硬件系统的型号、存储空间的大小、外部设备的配套类型等;计算机操作系统、网络操作系统以及汉字操作系统;财务软件的编程语言、数据库系统类型;财务软件的系统名称、版本号;财务软件的销传与维护公司的名称、地址、电话与联系人以及与会计电算化软件系统相配套的各种说明书及使用手册。
3、做好档案的管理与保存
在形成这些档案时应准备双份进行数据的备份，并且每份上要注明形成档案的时间与操作员姓名，贴上保护字样，存放在两个不同的地点，防止由于磁性介质的损坏，而使会计档案丢失，造成无法挽救的损失。
此外，还应注意电算化会计档案与对应的财务软件版本的一致性。因为在不同版本软件下形成的会计档案其会计数据的结构有可能不同，这就有可能产生会计档案不能被调阅或者产生某些预料外的错误。
4、做好档案的整理和利用
在长期开展会计电算化的过程中，随着软件系统的不断升级，我们所调阅的会计档案会有下述两种情况：(1)所调阅的会计档案的版本号与当前会计电算化系统版本号一致，此时只需将您所需调阅的档案通过电算化软件系统中的档案调阅(或数据恢复)功能进行调阅即可;(2)所调阅的会计档案的版本号与当前会计电算化系统版本号不一致，此时您只需在另外一台电脑上安装与此档案相对应版本的电算化系统，然后再进行调阅。
5、提高财务档案管理人员的信息化素质
财务部门要补充具有计算机、通信、微电子等学历背景的技术人员，逐步改变现有业务人员队伍专业结构单一的情况，满足信息化建设工作的需要;加强财务档案人员的继续教育，以分层次、分阶段和根据业务需要进行培训为原则，着重加强财务档案管理人员的信息化技术培训及应用新技术、新设备、新方法的培训，提高其掌握和运用信息技术和信息手段的意识和技能。
三、电算化会计下档案管理注意事项分析
1、注意做好备份工作
备份次数每月不得少于一次;备份的软盘与档案管理员办理存档手续;用做备份的软盘必须妥善保管;備份软盘应贴上保护标签并用印章或封条签封:备份软盘应装在保护封条和包装盒内，存放在安全、洁净、防热、防潮、防磁的场所；双备份下的两套备份软盘应存放在不同的地点保管。
2、重视计算机系统的软硬件维护
计算机系统由硬件和软件构成。由于硬件系统存在物理易损性，一旦硬件系统出现故障或因停电等其他非人为原因，将导致数据不能被处理，会计工作不能进行，将会严重危害系统的安全，若不能及时排除病毒很有可能扩人损失。
会计数据主要保存在计算机的磁盘或者外在软盘、光盘中，一旦磁介质由于受热、受潮、折损等原因出现损坏，保存的会计数据将会丢失，如果没有相关备份的话，将给会计电算化系统造成严重的损失，严重影响到企业的会计工作。磁性介质以磁信号存储信息，如果数据被人恶意修改不会留下任何痕迹。所以我们还应对摊个计算机系统的安全性、稳定性做一定的工作，如计算机病毒的防范。
3、电算会计档案必要有专人管理
会计电算化系统的实施主体是“人”，但无论软件质最如何优良，规章制度如何完善，作为电算化会计系统实施主体的“人”不能发挥作用，有制度而不去执行，甚至恶意地修改软件程序，修改数据库中的数据，非法取得口令，都是不行的。因此，企业管理者应当重视对档案工作人员的选用与培养，增强档案工作人员的职业道德水准和业务水平，达到电算会计档案管理系统的主体诚信。这就要求会计电算化系统在处理业务时所产生的各种账簿、报表、凭证均应由专人管理，制定相应的管理制度。
4、加强会计电算化系统网络环境的管理与维护
网络安全性的指标主要包括数据保密、访问控制、身份识别等。采用密码管理和登陆制度控制网上财务数据的读取;起用防火墙，隔离会计电算化系统与外部访问区之间的联系，限制外界透过防火墙对会计信息系统数据库进行非法访问:采用数据加密、回响检查等技术手段进行网络管理以防止由于遮荫问题、设各故障导致数据丢失以及不法分子非法拦截盗}H财务数据信息等安全隐患，保障会计电算化系统网络环境的安全运行。
参考文献
【1】艾文国:会计电算化.北京:高等教育出版社，2003.
【2】黎克双:电算化会计信息系统的内部控制.吉首大学学报(自然科学版).2001(6)
关键词：财务档案、电算化、档案管理信息化
Abstract: along with the development of the cause of the accounting computerization, manual accounting adopted under the file management measures to have the need of computerized accounting, in order to adapt to the accounting computerization has proposed a new requirements, it is necessary to computerized financial records management method after finally discusses, in order to improve financial file management level and financial management work efficiency, and better service to the enterprise economic construction.
Keywords: financial files, computerization, document management informatization
中图分类号：G271文献标识码： A 文章编号：
引言
随着我国会计电算化事业的不断发展，手工会计下所采用的档案管理办法己不适应电算化会计的需要。会计电算化后，提高了会计核算与物资管理的准确性、规范性和工作效率，减轻财会人员的劳动强度，使财会人员从繁重的手工劳动和繁琐的核算事务中摆脱出来，更好地参与单位的经营决策。
一、会计电算化背景下的会计档案特点分析
在企业信息化建设的过程中，财务保障范围的拓展和管理要求的提高，迫切需要会计档案管理手段的变革和管理效能的提高。
各级企事业一单位实行会计电算化以后，由于产生了许多依附于计算机磁性介质上的数据与文件，使会计档案赋予了许多新的特点，主要体现在以下几个方面：
1、较之传统的财务档案，会计电算化档案存储的范田和领域扩大了。
2、传统的会计档案具有直观可视性，而存储在磁性介质上的会计档案必须在特定的计算机硬件与软件系统环境中才可使用。即会计电算化档案的调用需要一定的软硬件环境。
3、会计电算化档案的载体不仅是通过打印等输出的传统意义上的纸张，更主要的是磁性介质或光盘。即会计电算化档案的保管不仅是作为会计资料信息载体的纸张而且更重要的是磁性介质或光盘。
4、电子财务档案易于修正、拷贝和重置，便于纠错、携带和传递。
5、电子财务档案便于计算、分析，达到档案信息资源共享、无纸化查阅和方便快捷的目的，节约了办公成本，避免了原始档案由于频繁翻阅而带来的磨损，还有利于专业管理，便于档案资源的统一整合，极大地提高了工作效率和质量。
二、电算化会计档案工作策略探讨
1、加强基础设施建设
软硬件基础设施是档案信息化建设不可缺少的基本条件，是档案信息资源开发利用和信息技术应用的基础，而其核心是档案信息网络。
在财务软件方面，应采用一定的安全保密措施，实行电子签单制度，建立和健全财务档案管理责任制等，保障财务档案不被篡改或便于追溯使用过文件的人员。此外，为便于财务软件升级，保证不同开发商提供的软件能够相互兼容，必须提高财务数据存贮形式的标准性、一致性和可续性。
2、收集好会计档案
财务部门应把财务数据的备份文件保存好，以防计算机硬件系统损坏后能在最短的时间内、在最小的损失下恢复原有的会计电算化系统。除了备份之外，还应收集计算机硬件系统的型号、存储空间的大小、外部设备的配套类型等;计算机操作系统、网络操作系统以及汉字操作系统;财务软件的编程语言、数据库系统类型;财务软件的系统名称、版本号;财务软件的销传与维护公司的名称、地址、电话与联系人以及与会计电算化软件系统相配套的各种说明书及使用手册。
3、做好档案的管理与保存
在形成这些档案时应准备双份进行数据的备份，并且每份上要注明形成档案的时间与操作员姓名，贴上保护字样，存放在两个不同的地点，防止由于磁性介质的损坏，而使会计档案丢失，造成无法挽救的损失。
此外，还应注意电算化会计档案与对应的财务软件版本的一致性。因为在不同版本软件下形成的会计档案其会计数据的结构有可能不同，这就有可能产生会计档案不能被调阅或者产生某些预料外的错误。
4、做好档案的整理和利用
在长期开展会计电算化的过程中，随着软件系统的不断升级，我们所调阅的会计档案会有下述两种情况：(1)所调阅的会计档案的版本号与当前会计电算化系统版本号一致，此时只需将您所需调阅的档案通过电算化软件系统中的档案调阅(或数据恢复)功能进行调阅即可;(2)所调阅的会计档案的版本号与当前会计电算化系统版本号不一致，此时您只需在另外一台电脑上安装与此档案相对应版本的电算化系统，然后再进行调阅。
5、提高财务档案管理人员的信息化素质
财务部门要补充具有计算机、通信、微电子等学历背景的技术人员，逐步改变现有业务人员队伍专业结构单一的情况，满足信息化建设工作的需要;加强财务档案人员的继续教育，以分层次、分阶段和根据业务需要进行培训为原则，着重加强财务档案管理人员的信息化技术培训及应用新技术、新设备、新方法的培训，提高其掌握和运用信息技术和信息手段的意识和技能。
三、电算化会计下档案管理注意事项分析
1、注意做好备份工作
备份次数每月不得少于一次;备份的软盘与档案管理员办理存档手续;用做备份的软盘必须妥善保管;備份软盘应贴上保护标签并用印章或封条签封:备份软盘应装在保护封条和包装盒内，存放在安全、洁净、防热、防潮、防磁的场所；双备份下的两套备份软盘应存放在不同的地点保管。
2、重视计算机系统的软硬件维护
计算机系统由硬件和软件构成。由于硬件系统存在物理易损性，一旦硬件系统出现故障或因停电等其他非人为原因，将导致数据不能被处理，会计工作不能进行，将会严重危害系统的安全，若不能及时排除病毒很有可能扩人损失。
会计数据主要保存在计算机的磁盘或者外在软盘、光盘中，一旦磁介质由于受热、受潮、折损等原因出现损坏，保存的会计数据将会丢失，如果没有相关备份的话，将给会计电算化系统造成严重的损失，严重影响到企业的会计工作。磁性介质以磁信号存储信息，如果数据被人恶意修改不会留下任何痕迹。所以我们还应对摊个计算机系统的安全性、稳定性做一定的工作，如计算机病毒的防范。
3、电算会计档案必要有专人管理
会计电算化系统的实施主体是“人”，但无论软件质最如何优良，规章制度如何完善，作为电算化会计系统实施主体的“人”不能发挥作用，有制度而不去执行，甚至恶意地修改软件程序，修改数据库中的数据，非法取得口令，都是不行的。因此，企业管理者应当重视对档案工作人员的选用与培养，增强档案工作人员的职业道德水准和业务水平，达到电算会计档案管理系统的主体诚信。这就要求会计电算化系统在处理业务时所产生的各种账簿、报表、凭证均应由专人管理，制定相应的管理制度。
4、加强会计电算化系统网络环境的管理与维护
网络安全性的指标主要包括数据保密、访问控制、身份识别等。采用密码管理和登陆制度控制网上财务数据的读取;起用防火墙，隔离会计电算化系统与外部访问区之间的联系，限制外界透过防火墙对会计信息系统数据库进行非法访问:采用数据加密、回响检查等技术手段进行网络管理以防止由于遮荫问题、设各故障导致数据丢失以及不法分子非法拦截盗}H财务数据信息等安全隐患，保障会计电算化系统网络环境的安全运行。
参考文献
【1】艾文国:会计电算化.北京:高等教育出版社，2003.
【2】黎克双:电算化会计信息系统的内部控制.吉首大学学报(自然科学版).2001(6)