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摘要：工程签证是在施工过程中因工程实际需要而必须发生的各项工程及其耗用的工料和其他费用的证明文件。工程签证复杂，管理困难，作为承包方其面临的挑战更大，工程签证管理的好坏直接影响承包人变更索赔工作及合法权益。下面，结合笔者的实践，就如何加强工程签证管理谈谈自己的一些看法和思考。
关键词：承包方；工程签证；签证管理
1 前言
建设工程的特点决定了其施工过程的复杂性和不可预见性，这也决定了合同当事人之间发生索赔事件不可避免。无论是承包方，还是业主都应提高对工程索赔的认识，特别是作为承包方，索赔工作的好坏直接关系到预期利润和经济效益的取得。由此，熟悉、掌握并广泛采用这一建筑行业的法律制度，加强签证管理，注重索赔维权是维护承包方的合法权益及建设市场健康发展的重要举措。
2规范签证管理的必要性和紧迫性
2.1变更索赔工作本身的必然要求
承包人依据合同向发包人主张变更索赔的权利。行使该项权利的前提是有合同依据，基础是现场资料完整、全面，费用计算依据充分且合理，其中基础资料需要有监理工程师、发包人签字确认。根据工程合同适用我国《民法通则》“谁主张，谁据证”的基本原则，工程合同的变更索赔处理也是如此。
2.2项目管理实际情况的需要
目前，由于基本建设市场规模空前且承包人自身施工资源的有限性，承包人的项目管理模式越来越偏重于管理与劳务相结合，部分项目的施工通过与劳务单位签订劳务合同方式，实施分包管理。劳务协作单位由于合同管理人员相对薄弱，管理经验不足，普遍存在基础签证差，变更索赔能力弱；而分包单位一旦因为变更索赔工作开展滞后，发生的合理变更索赔项目不能得到及时处理而导致其经济状况恶化，必然会影响到工程项目的顺利实施，而合同最终的履约责任风险将由承包人承担。
3签证管理必须实现技术与经济的密切结合
3.1牢固树立变更索赔意识，重视技术与经济的结合
参与合同项目履行的所有管理人员必须牢固树立变更索赔意识，特别是工程技术人员、现场施工管理人员、合同商务人员更应该时时刻刻念好“变更索赔的经”，不仅是念在嘴上，而且要落实在日常的项目管理实际业务中，自觉地把日常工作与变更索赔联系起来。特别是技术人员，在编制提交给监理工程师、发包人的技术方案、技术措施时，要注意合同（招标文件、投标文件）规定的条件与实际编制时的边界条件变化，尤其对因非承包人自身原因导致的边界条件变化，在发现这种情况后，要及时与合同商务人员沟通，在满足技术要求的前提下，兼顾后期合同商务问题的处理，在提交的技术方案或施工措施中对变化的情况进行比较详细的说明，对变化后增加的技术手段、施工措施、施工资源进行全面的申报，必要时需附上工程量计算书和布置图，提交给监理工程师、发包人审批，为后期变更索赔的签证和商务问题处理打下基础和铺垫。
合同商务人员也要及时跟踪方案审批和实施情况，发现变更索赔的潜在机会，及时提出变更索赔，及时收集资料，为成功进行变更索赔打下基础，避免在施工实际中经常出现的到工程明显亏损或成本矛盾十分突出时才意识到变更索赔的情况出现，而这时往往已错过基础资料收集的有利时机，使变更索赔处理十分被动，很难得到合理的、应得的补偿。
3.2加强与工程技术人员的沟通，实现技术与经济无缝衔接
合同商务人员要注意加强与工程技术人员的沟通，实现技术与经济无缝衔接。这一点说起来容易，做到很难，但为了实现高效的合同管理，必须向这一方向努力。合同商务人员在项目开始之初，就将合同商务方面应注意的边界条件及有关事项整理成表格资料，发送工程技术人员供其学习参考，技术人员将项目的技术边界条件整理后提供给合同商务人员学习参考，开展互相交流交底讨论，在日常管理中加强信息交流和沟通，采用文函传阅方式，做到工程技术资料的共享。尤其是遇到项目实施中实际条件或情况与合同规定情况不一致或不吻合时，更要集中讨论研究，看是否存在变更索赔机会，提醒有关人员及时签证。绝不能互不沟通，信息中断，事后补签资料，一方面监理工程师一般不予补签，另一方面补签费尽周折，其可信度将受到质疑。
4建立签证管理制度，规范签证管理
4.1完善资料信息的收集管理，为变更索赔提供基础支持
实现变更索赔的成功办理并获得合理的经济补偿是以承包人提供的基础证据资料及时、准确、完备为前提的。通行的合同条款规定：对承包人错过索赔时效和提供证据资料不完备的，发包人只负责补偿有资料支持的部分，对于没有资料支持的费用则由承包人自行承担，而对提供的资料要求也极为严格，承包商稍有失误，就可能失去索赔机会或承担部分损失，所以，任何承包人都必须加强基础资料、信息的收集管理，从中及时发现变更索赔机会或线索，有目的、有针对性的收集资料，使資料收集做到有的放矢，为变更索赔提供基础支持。
承包人内部的施工基本资料管理应规范系统，包括工程结算表、工程量签证表、质量验收表、生产进度记录、人材机配置记录、设备运行维护记录、人力资源进出场情况、各类物资材料的采购记录等。这类资料要规范填写具体内容、范围、明细程度、准确度、表格式样，可以结合施工需要制定统一的表格，按照企业管理规定定期收集存档备查。这类资料一方面可以提供发现变更索赔事件的机会，另一方面亦为日后可能发生的变更索赔处理提供基础证据。
尤其是对于有针对性的变更索赔现场签证资料，更要规范管理，这是支持变更索赔的直接证据资料。合同条款一般都规定变更索赔的现场资料必须由监理工程师签认，而且监理工程师签认的资料必须完备、准确，且在规定时间内签署有效。所以，承包人必须注重现场签证资料的收集管理，结合工程项目的实际，对可能出现变更索赔事件的事件起因、责任、迄止时间、地点、处理的措施及过程、投入人材机等资源的消耗数量及标称规格等进行签证。这些签证既要反映现场实际情况，又必须符合合同规定，满足监理工程师、发包人的要求。因此，承包人必须高度重视具体事件的签证管理。 4.2建立完善的现场签证管理制度，为现场签证工作提供制度保证
（1）结合合同项目的工程特点，制订切合实际、行之有效的变更索赔相关制度，如《变更索赔管理办法》、《变更索赔签证管理细则》、《变更索赔签证奖惩办法》等。通过制度，明确项目部职能部门、作业单位的签证职责、签证工作流程、签证的格式及内容要求，用制度规范和指导现场签证工作，使各项工作有章可循，有规可依，更好的开展变更索赔工作。结合引起变更索赔事件的因素，分类制订现场签证的具体要求，规范签证表格式样、签证注意事项、内容范围、时间要求（签证表格格式及认证人要求满足监理、发包人签字管理权限规定）。
对签证管理制度的落实进行检查评比，以达到反馈整改和提高的目的，同时对签证做的好的单位和个人要加大奖励力度；对因签证工作失误造成变更索赔处理效果不佳的单位和个人要给予经济处罚。
（2）建立合同变更领导小组及工作组制度，项目部领导、管理职能部门、作业单位负责人要从观念上重视和支持变更索赔签证工作，明确日常工作组协调机制，以合同管理部门为主，由相关工程技术、现场作业管理人员共同组成签证管理工作组，明确责任人和工作人员，共同协调做好签证工作。合同商务人员要精研合同内容和项目过程中发送的各种设计文件、监理和业主会议纪要资料，比较现场实际情况变化，发现非承包人自身原因的工作内容增加或费用增加的情况，及时提醒和指导作业队伍及时签证或向监理提出签证申请，重要事项可以采取工作联系单制度。
（3）建立签证建档汇总制度，对发现的变更索赔事项建立利用计算机技术建立的处理跟踪台帐，记录事件发生的原因、事实、持续时间、资源投入、签证完成情况、费用申报、责任人等。定期组织签证工作协调会，督促检查签证工作的完成情况、梳理遇到的困难和问题，既使监理工程师因为其他原因不肯进行签证单签字，也要通过正式发文途径将有关资料报送给监理工程师，以便事后备查或备忘。
（4）对于涉及金额大、影响持续时间长的重大变更索赔项目，应实行事前专题会商制度。由合同管理部门牵头，组织相关部门（施工调度部、技术部、机电部等）及具体施工单位，结合事件特点和合同管理的要求，提前策划变更索赔的签证工作，少走弯路，使签证工作更好地服务于后期变更索赔的处理，这样做既能维护承包人的合法权益，又能满足监理、业主规范管理的需要。
5对签证管理工作的体会
5.1强化签证是变更索赔工作基础的观念
要树立不是单纯为签证而签证的观念。签证是实现成功变更索赔目标的基础，是为规范合同管理服务，满足监理、发包人合同管理要求而实施的，不能一味强调签证而给监理、发包人造成反感或厌烦的负面影响，要从具体工作技巧上、心理上展开工作，使监理、发包人能够理解和接受。对于因为沟通理解上的分歧而暂时不能接受的签证，承包人可以采用隐含于技术方案或措施的方式体现，毕竟会留下具体申报的基础证据，不能因为某些时候的拒绝就放弃签证。在合同实际执行过程中，很多变更索赔问题起初各方都因为认识的问题很难达成一致意见，但往往在合同执行后期、认识达成一致时，反而缺少基礎资料支撑，使双方都陷入两难境地。所以，签证要结合变更索赔工作的实际情况统筹开展，不能故此失彼。
5.2签证工作要重视与监理、发包人交流沟通
工程现场的签证管理是规范变更索赔管理服务，既要维护承包人自身的权益，又要满足监理、发包人规范合同管理的要求，因此也要符合监理、发包人现场规范管理的需要。往往不同的项目业主有不同的管理风格和习惯做法，所以要提前了解监理、业主的基本意见和思路。对发生的潜在变更索赔事件做初步评估，视情况及时向监理、发包人通报。对于重大变更索赔事件，承包人在进行内部签证策划的同时，应适时与监理、发包人进行沟通，取得其理解，这一点对后期变更索赔处理具有重要意义，应尽可能选择恰当的时机邀请监理、发包人的合同管理人员到现场了解和体会实际情况，将会明显增加他们对项目的认可度，同时也为后期商务问题的顺利奠定基础。
5.3注重签证申报资料的严谨性、逻辑性
签证资料作为合同变更索赔处理的基础资料，要与变更索赔报告共同提交并存档，接受监理、发包人的审核，并且将接受后期项目的内外部审计，因此，必须注意其签证资料的相互关联、引证，做到真实、可靠、逻辑性强，符合现场实际情况。不能因为个别的疏忽和差错而导致监理、发包人对整个签证资料的否定或怀疑，最终受损失的是承包人自己。要树立签证工作是为承包人自身服务，也是为监理、发包人服务的观念。
6结语
综上所述，加强工程签证管理是保障承包人合法权益的重要环节。为此，作为承包方只有依据合同，加强自身管理，实事求是做好签证，建立完善的工程签证管理制度，才能实现变更索赔的公平合理解决，维护承包人自身的合法权益。
参考文献：
[1] 傅壮华.工程施工现场签证管理探讨[J].城市建设理论研究，2011年第5期
[2] 余艳霞.浅谈承包方在建设工程中的签证与索赔策略[J].江汉石油职工大学学报，2009年05期
关键词：承包方；工程签证；签证管理
1 前言
建设工程的特点决定了其施工过程的复杂性和不可预见性，这也决定了合同当事人之间发生索赔事件不可避免。无论是承包方，还是业主都应提高对工程索赔的认识，特别是作为承包方，索赔工作的好坏直接关系到预期利润和经济效益的取得。由此，熟悉、掌握并广泛采用这一建筑行业的法律制度，加强签证管理，注重索赔维权是维护承包方的合法权益及建设市场健康发展的重要举措。
2规范签证管理的必要性和紧迫性
2.1变更索赔工作本身的必然要求
承包人依据合同向发包人主张变更索赔的权利。行使该项权利的前提是有合同依据，基础是现场资料完整、全面，费用计算依据充分且合理，其中基础资料需要有监理工程师、发包人签字确认。根据工程合同适用我国《民法通则》“谁主张，谁据证”的基本原则，工程合同的变更索赔处理也是如此。
2.2项目管理实际情况的需要
目前，由于基本建设市场规模空前且承包人自身施工资源的有限性，承包人的项目管理模式越来越偏重于管理与劳务相结合，部分项目的施工通过与劳务单位签订劳务合同方式，实施分包管理。劳务协作单位由于合同管理人员相对薄弱，管理经验不足，普遍存在基础签证差，变更索赔能力弱；而分包单位一旦因为变更索赔工作开展滞后，发生的合理变更索赔项目不能得到及时处理而导致其经济状况恶化，必然会影响到工程项目的顺利实施，而合同最终的履约责任风险将由承包人承担。
3签证管理必须实现技术与经济的密切结合
3.1牢固树立变更索赔意识，重视技术与经济的结合
参与合同项目履行的所有管理人员必须牢固树立变更索赔意识，特别是工程技术人员、现场施工管理人员、合同商务人员更应该时时刻刻念好“变更索赔的经”，不仅是念在嘴上，而且要落实在日常的项目管理实际业务中，自觉地把日常工作与变更索赔联系起来。特别是技术人员，在编制提交给监理工程师、发包人的技术方案、技术措施时，要注意合同（招标文件、投标文件）规定的条件与实际编制时的边界条件变化，尤其对因非承包人自身原因导致的边界条件变化，在发现这种情况后，要及时与合同商务人员沟通，在满足技术要求的前提下，兼顾后期合同商务问题的处理，在提交的技术方案或施工措施中对变化的情况进行比较详细的说明，对变化后增加的技术手段、施工措施、施工资源进行全面的申报，必要时需附上工程量计算书和布置图，提交给监理工程师、发包人审批，为后期变更索赔的签证和商务问题处理打下基础和铺垫。
合同商务人员也要及时跟踪方案审批和实施情况，发现变更索赔的潜在机会，及时提出变更索赔，及时收集资料，为成功进行变更索赔打下基础，避免在施工实际中经常出现的到工程明显亏损或成本矛盾十分突出时才意识到变更索赔的情况出现，而这时往往已错过基础资料收集的有利时机，使变更索赔处理十分被动，很难得到合理的、应得的补偿。
3.2加强与工程技术人员的沟通，实现技术与经济无缝衔接
合同商务人员要注意加强与工程技术人员的沟通，实现技术与经济无缝衔接。这一点说起来容易，做到很难，但为了实现高效的合同管理，必须向这一方向努力。合同商务人员在项目开始之初，就将合同商务方面应注意的边界条件及有关事项整理成表格资料，发送工程技术人员供其学习参考，技术人员将项目的技术边界条件整理后提供给合同商务人员学习参考，开展互相交流交底讨论，在日常管理中加强信息交流和沟通，采用文函传阅方式，做到工程技术资料的共享。尤其是遇到项目实施中实际条件或情况与合同规定情况不一致或不吻合时，更要集中讨论研究，看是否存在变更索赔机会，提醒有关人员及时签证。绝不能互不沟通，信息中断，事后补签资料，一方面监理工程师一般不予补签，另一方面补签费尽周折，其可信度将受到质疑。
4建立签证管理制度，规范签证管理
4.1完善资料信息的收集管理，为变更索赔提供基础支持
实现变更索赔的成功办理并获得合理的经济补偿是以承包人提供的基础证据资料及时、准确、完备为前提的。通行的合同条款规定：对承包人错过索赔时效和提供证据资料不完备的，发包人只负责补偿有资料支持的部分，对于没有资料支持的费用则由承包人自行承担，而对提供的资料要求也极为严格，承包商稍有失误，就可能失去索赔机会或承担部分损失，所以，任何承包人都必须加强基础资料、信息的收集管理，从中及时发现变更索赔机会或线索，有目的、有针对性的收集资料，使資料收集做到有的放矢，为变更索赔提供基础支持。
承包人内部的施工基本资料管理应规范系统，包括工程结算表、工程量签证表、质量验收表、生产进度记录、人材机配置记录、设备运行维护记录、人力资源进出场情况、各类物资材料的采购记录等。这类资料要规范填写具体内容、范围、明细程度、准确度、表格式样，可以结合施工需要制定统一的表格，按照企业管理规定定期收集存档备查。这类资料一方面可以提供发现变更索赔事件的机会，另一方面亦为日后可能发生的变更索赔处理提供基础证据。
尤其是对于有针对性的变更索赔现场签证资料，更要规范管理，这是支持变更索赔的直接证据资料。合同条款一般都规定变更索赔的现场资料必须由监理工程师签认，而且监理工程师签认的资料必须完备、准确，且在规定时间内签署有效。所以，承包人必须注重现场签证资料的收集管理，结合工程项目的实际，对可能出现变更索赔事件的事件起因、责任、迄止时间、地点、处理的措施及过程、投入人材机等资源的消耗数量及标称规格等进行签证。这些签证既要反映现场实际情况，又必须符合合同规定，满足监理工程师、发包人的要求。因此，承包人必须高度重视具体事件的签证管理。 4.2建立完善的现场签证管理制度，为现场签证工作提供制度保证
（1）结合合同项目的工程特点，制订切合实际、行之有效的变更索赔相关制度，如《变更索赔管理办法》、《变更索赔签证管理细则》、《变更索赔签证奖惩办法》等。通过制度，明确项目部职能部门、作业单位的签证职责、签证工作流程、签证的格式及内容要求，用制度规范和指导现场签证工作，使各项工作有章可循，有规可依，更好的开展变更索赔工作。结合引起变更索赔事件的因素，分类制订现场签证的具体要求，规范签证表格式样、签证注意事项、内容范围、时间要求（签证表格格式及认证人要求满足监理、发包人签字管理权限规定）。
对签证管理制度的落实进行检查评比，以达到反馈整改和提高的目的，同时对签证做的好的单位和个人要加大奖励力度；对因签证工作失误造成变更索赔处理效果不佳的单位和个人要给予经济处罚。
（2）建立合同变更领导小组及工作组制度，项目部领导、管理职能部门、作业单位负责人要从观念上重视和支持变更索赔签证工作，明确日常工作组协调机制，以合同管理部门为主，由相关工程技术、现场作业管理人员共同组成签证管理工作组，明确责任人和工作人员，共同协调做好签证工作。合同商务人员要精研合同内容和项目过程中发送的各种设计文件、监理和业主会议纪要资料，比较现场实际情况变化，发现非承包人自身原因的工作内容增加或费用增加的情况，及时提醒和指导作业队伍及时签证或向监理提出签证申请，重要事项可以采取工作联系单制度。
（3）建立签证建档汇总制度，对发现的变更索赔事项建立利用计算机技术建立的处理跟踪台帐，记录事件发生的原因、事实、持续时间、资源投入、签证完成情况、费用申报、责任人等。定期组织签证工作协调会，督促检查签证工作的完成情况、梳理遇到的困难和问题，既使监理工程师因为其他原因不肯进行签证单签字，也要通过正式发文途径将有关资料报送给监理工程师，以便事后备查或备忘。
（4）对于涉及金额大、影响持续时间长的重大变更索赔项目，应实行事前专题会商制度。由合同管理部门牵头，组织相关部门（施工调度部、技术部、机电部等）及具体施工单位，结合事件特点和合同管理的要求，提前策划变更索赔的签证工作，少走弯路，使签证工作更好地服务于后期变更索赔的处理，这样做既能维护承包人的合法权益，又能满足监理、业主规范管理的需要。
5对签证管理工作的体会
5.1强化签证是变更索赔工作基础的观念
要树立不是单纯为签证而签证的观念。签证是实现成功变更索赔目标的基础，是为规范合同管理服务，满足监理、发包人合同管理要求而实施的，不能一味强调签证而给监理、发包人造成反感或厌烦的负面影响，要从具体工作技巧上、心理上展开工作，使监理、发包人能够理解和接受。对于因为沟通理解上的分歧而暂时不能接受的签证，承包人可以采用隐含于技术方案或措施的方式体现，毕竟会留下具体申报的基础证据，不能因为某些时候的拒绝就放弃签证。在合同实际执行过程中，很多变更索赔问题起初各方都因为认识的问题很难达成一致意见，但往往在合同执行后期、认识达成一致时，反而缺少基礎资料支撑，使双方都陷入两难境地。所以，签证要结合变更索赔工作的实际情况统筹开展，不能故此失彼。
5.2签证工作要重视与监理、发包人交流沟通
工程现场的签证管理是规范变更索赔管理服务，既要维护承包人自身的权益，又要满足监理、发包人规范合同管理的要求，因此也要符合监理、发包人现场规范管理的需要。往往不同的项目业主有不同的管理风格和习惯做法，所以要提前了解监理、业主的基本意见和思路。对发生的潜在变更索赔事件做初步评估，视情况及时向监理、发包人通报。对于重大变更索赔事件，承包人在进行内部签证策划的同时，应适时与监理、发包人进行沟通，取得其理解，这一点对后期变更索赔处理具有重要意义，应尽可能选择恰当的时机邀请监理、发包人的合同管理人员到现场了解和体会实际情况，将会明显增加他们对项目的认可度，同时也为后期商务问题的顺利奠定基础。
5.3注重签证申报资料的严谨性、逻辑性
签证资料作为合同变更索赔处理的基础资料，要与变更索赔报告共同提交并存档，接受监理、发包人的审核，并且将接受后期项目的内外部审计，因此，必须注意其签证资料的相互关联、引证，做到真实、可靠、逻辑性强，符合现场实际情况。不能因为个别的疏忽和差错而导致监理、发包人对整个签证资料的否定或怀疑，最终受损失的是承包人自己。要树立签证工作是为承包人自身服务，也是为监理、发包人服务的观念。
6结语
综上所述，加强工程签证管理是保障承包人合法权益的重要环节。为此，作为承包方只有依据合同，加强自身管理，实事求是做好签证，建立完善的工程签证管理制度，才能实现变更索赔的公平合理解决，维护承包人自身的合法权益。
参考文献：
[1] 傅壮华.工程施工现场签证管理探讨[J].城市建设理论研究，2011年第5期
[2] 余艳霞.浅谈承包方在建设工程中的签证与索赔策略[J].江汉石油职工大学学报，2009年05期