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档案是党和国家秘密的重要组成部分,涉及国家安全利益、科技成果、经济数据等,是党和国家的宝贵财富。在如今的信息时代,如何能充分发挥各项档案的效能,又确保不发生泄密问题,如何发挥档案的“保安全、促稳定,保安全、促发展”的积极作用,是值得认真思考的问题,所以在档案工作中,要对保密工作给予重视。
一、档案保管过程中的保密工作
档案保管、保密工作是一项艰巨而光荣的任务,档案的库房管理是档案保管的重点,也是保密工作的重要组成部分,因此做好档案保管过程中的保密工作就非常必要。
1、档案库房的管理
档案的库房管理是档案保密的重点,是做好档案保密、维护档案安全的基本保障。档案库房应按照国家有关规定单独兴建,做到库房与办公室分开,库房与阅档室分开。例如在山东省农业科学院制定的档案库房管理制度中,保证了档案库房管理职责落实到人,严禁无关人员入内。但是在调查中也发现,在一些下属单位中,由于不具备相应的条件,往往将库房附设在办公楼内。应注意的是,不是任何一间办公室都可以用作库房的,从档案保密的角度来看,不宜将库房设在办公楼的最底层,库房门窗等应专门加固,以防盗窃。还应尽量做到库房与办公室分开,库房与阅览室分开。
2、档案密级的分类管理
作为农业科研单位,科研周期较长,一个科研成果的成功需要几年甚至十几年的努力,为了保护科技档案的连续性和私密性,保证科技档案的完整、准确、系统,农业科研单位一般按照科研项目(课题)划分密级。可以划分为保密级的科研档案一般包括:
(1)国家批准的发明、创造;
(2)可能成为发明的阶段成果;
(3)国外虽有,国内没有的科技成果;
(4)国外没有或国内虽有但属于技术决窍传统工艺技术的;
(5)国内一般的研究项目(课题)。
按照这些保密档案的分类,和国家科技保密条例和所内保密规定,将科技保密项目划为绝密、机密、秘密、内部四类。
(1)涉及国家安全和国家特有,一旦泄密将遭受严重危害和重大损失的保密项目列为绝密级;
(2)超过国际水平,一旦泄密遭受较大损失的保密项目列为机密级;
(3)不属于绝密和机密,一旦泄密使国家遭受损失的其它保密项目列为秘密级;
(4)不属于以上三种密级,但不外借的科研课题档案划分为内部。
3、档案保管期限与保密期限管理
确定科研档案保管期限的原则是,正确分析和鉴别档案内容的现实作用和历史作用,根据本单位工作的需要和方便历史查询的需要,全面确定档案的保存价值,准确地判定档案的保管期限。而保密期限是根据国家秘密事项在一定时间内如被泄露,将对国家的安全和利益造成的危害来确定的。它表示该国秘密事项在其确定的期限内,受国家有关保密法律、法规的保护,产生法律效力的时限。
4、档案管理人员的职责
档案管理人员的职责就是要维护档案的完整与安全。要求档案保管人员要持之以恒,时刻警惕,防止档案的丢失,确保档案的安全和保密。全力避免因为工作疏忽而导致档案的遗失或被窃,保证了档案实体和档案内容的安全。具体任务就是做到档案的不坏、不丢、不散、不乱,有规可循,有目可查。这是一项重要的基础工作,档案保管人员要持之以恒,时刻警惕,防止档案的损坏,确保档案的安全,为档案利用提供物质基础。
二、档案使用过程中的保密工作
档案只有充分的利用起来才能发挥它的作用,尤其是农业科研院所的科研、教学档案,但这样就与保密工作产生了冲突,而做好档案保密又正是为了维护档案的完整安全,以便更好地利用档案发挥其功效,这是档案工作中相辅相成的一对矛盾的统一体。保守国家机密是每个公民应尽的义务,更是每个档案管理人员的神圣职责。但在日常工作中,档案管理人员受传统保密观念影响,往往过分重视档案的保密,而轻视或忽略了档案的使用,从而使档案管理工作普遍存在着“重保轻用”的现象。
1.“重保轻用”的管理模式所产生的弊端:
档案得不到充分的利用,甚至有些很有价值的档案长期被束之高阁,造成档案资料的严重浪费;相关人员不能及时全面地了解情况,无形中少了一个利用档案、深入工作的途径;档案管理人员的自身管理价值难以得到体现,工作缺少认可;造成档案资料的积压,人为增加库房管理的难度和工作量等等。
2. 如何做到“保用同步”:
首先要认真做好档案的开放工作。开放并不意味着要放弃保密,而是在严格执行有关保密法规的基础上,有序地正确地执行档案开放的政策。做好这项工作,既需要档案工作人员对保密法及相关制度规定非常熟悉,更需要相关人员都能严格执行有关的保密法规,做好对开放档案的审查、解密及相关配套工作。审查工作是档案开放前的一个重要环节。档案审查就是根据相关规定,科学而准确地区分、判定档案的开放与控制使用范围。我们在开放档案的审查工作中,需要明确保管期限,正确分析和鉴别档案内容的作用。根据工作的需要和为国家积累历史财富的需要,全面确定档案的保存价值,准确地判定档案的保管期限。其次档案保密在需要被保护的同时,同样需要在一定时间、地点、范围限制内完成被利用的价值。再次,档案工作者要正确理解保密和使用两者之间的关系,既要树立牢固的保密观念,也要树立热心服务社会的思想。任何时候都不可松懈或麻痹。
三、结束语
保守国家机密是每个公民应尽的义务,更是每个档案管理人员的神圣职责。随着高科技的迅猛发展、信息网络技术的日新月异,保密工作面临新的挑战。科研单位保密工作应从政治和战略的高度上重视,从责任和制度上加强,从需要和适应上下功夫,从防范和检查上加大力度,从保障和促进上发挥作用,做到该保密的坚决保密,该交流的及时交流,把保密工作与业务工作紧密的联系起来,更好的服务科研事业改革和发展的大局。
(责任编辑:张雄辉)
一、档案保管过程中的保密工作
档案保管、保密工作是一项艰巨而光荣的任务,档案的库房管理是档案保管的重点,也是保密工作的重要组成部分,因此做好档案保管过程中的保密工作就非常必要。
1、档案库房的管理
档案的库房管理是档案保密的重点,是做好档案保密、维护档案安全的基本保障。档案库房应按照国家有关规定单独兴建,做到库房与办公室分开,库房与阅档室分开。例如在山东省农业科学院制定的档案库房管理制度中,保证了档案库房管理职责落实到人,严禁无关人员入内。但是在调查中也发现,在一些下属单位中,由于不具备相应的条件,往往将库房附设在办公楼内。应注意的是,不是任何一间办公室都可以用作库房的,从档案保密的角度来看,不宜将库房设在办公楼的最底层,库房门窗等应专门加固,以防盗窃。还应尽量做到库房与办公室分开,库房与阅览室分开。
2、档案密级的分类管理
作为农业科研单位,科研周期较长,一个科研成果的成功需要几年甚至十几年的努力,为了保护科技档案的连续性和私密性,保证科技档案的完整、准确、系统,农业科研单位一般按照科研项目(课题)划分密级。可以划分为保密级的科研档案一般包括:
(1)国家批准的发明、创造;
(2)可能成为发明的阶段成果;
(3)国外虽有,国内没有的科技成果;
(4)国外没有或国内虽有但属于技术决窍传统工艺技术的;
(5)国内一般的研究项目(课题)。
按照这些保密档案的分类,和国家科技保密条例和所内保密规定,将科技保密项目划为绝密、机密、秘密、内部四类。
(1)涉及国家安全和国家特有,一旦泄密将遭受严重危害和重大损失的保密项目列为绝密级;
(2)超过国际水平,一旦泄密遭受较大损失的保密项目列为机密级;
(3)不属于绝密和机密,一旦泄密使国家遭受损失的其它保密项目列为秘密级;
(4)不属于以上三种密级,但不外借的科研课题档案划分为内部。
3、档案保管期限与保密期限管理
确定科研档案保管期限的原则是,正确分析和鉴别档案内容的现实作用和历史作用,根据本单位工作的需要和方便历史查询的需要,全面确定档案的保存价值,准确地判定档案的保管期限。而保密期限是根据国家秘密事项在一定时间内如被泄露,将对国家的安全和利益造成的危害来确定的。它表示该国秘密事项在其确定的期限内,受国家有关保密法律、法规的保护,产生法律效力的时限。
4、档案管理人员的职责
档案管理人员的职责就是要维护档案的完整与安全。要求档案保管人员要持之以恒,时刻警惕,防止档案的丢失,确保档案的安全和保密。全力避免因为工作疏忽而导致档案的遗失或被窃,保证了档案实体和档案内容的安全。具体任务就是做到档案的不坏、不丢、不散、不乱,有规可循,有目可查。这是一项重要的基础工作,档案保管人员要持之以恒,时刻警惕,防止档案的损坏,确保档案的安全,为档案利用提供物质基础。
二、档案使用过程中的保密工作
档案只有充分的利用起来才能发挥它的作用,尤其是农业科研院所的科研、教学档案,但这样就与保密工作产生了冲突,而做好档案保密又正是为了维护档案的完整安全,以便更好地利用档案发挥其功效,这是档案工作中相辅相成的一对矛盾的统一体。保守国家机密是每个公民应尽的义务,更是每个档案管理人员的神圣职责。但在日常工作中,档案管理人员受传统保密观念影响,往往过分重视档案的保密,而轻视或忽略了档案的使用,从而使档案管理工作普遍存在着“重保轻用”的现象。
1.“重保轻用”的管理模式所产生的弊端:
档案得不到充分的利用,甚至有些很有价值的档案长期被束之高阁,造成档案资料的严重浪费;相关人员不能及时全面地了解情况,无形中少了一个利用档案、深入工作的途径;档案管理人员的自身管理价值难以得到体现,工作缺少认可;造成档案资料的积压,人为增加库房管理的难度和工作量等等。
2. 如何做到“保用同步”:
首先要认真做好档案的开放工作。开放并不意味着要放弃保密,而是在严格执行有关保密法规的基础上,有序地正确地执行档案开放的政策。做好这项工作,既需要档案工作人员对保密法及相关制度规定非常熟悉,更需要相关人员都能严格执行有关的保密法规,做好对开放档案的审查、解密及相关配套工作。审查工作是档案开放前的一个重要环节。档案审查就是根据相关规定,科学而准确地区分、判定档案的开放与控制使用范围。我们在开放档案的审查工作中,需要明确保管期限,正确分析和鉴别档案内容的作用。根据工作的需要和为国家积累历史财富的需要,全面确定档案的保存价值,准确地判定档案的保管期限。其次档案保密在需要被保护的同时,同样需要在一定时间、地点、范围限制内完成被利用的价值。再次,档案工作者要正确理解保密和使用两者之间的关系,既要树立牢固的保密观念,也要树立热心服务社会的思想。任何时候都不可松懈或麻痹。
三、结束语
保守国家机密是每个公民应尽的义务,更是每个档案管理人员的神圣职责。随着高科技的迅猛发展、信息网络技术的日新月异,保密工作面临新的挑战。科研单位保密工作应从政治和战略的高度上重视,从责任和制度上加强,从需要和适应上下功夫,从防范和检查上加大力度,从保障和促进上发挥作用,做到该保密的坚决保密,该交流的及时交流,把保密工作与业务工作紧密的联系起来,更好的服务科研事业改革和发展的大局。
(责任编辑:张雄辉)