从博弈的角度分析解决高校档案归档问题

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  摘 要:档案收集归档困难,这是一直以来困惑高校档案工作者的问题。作者首先分析了近5年来,其所在档案部门档案归档的现状。用博弈论中“囚徒困境”的模式和方法,分析了高校档案部门和各立档单位之间的博弈关系;以量化的方式来定义和诠释归档获益或损失,使人们对档案收集归档工作在高校整体工作中的地位和作用以直观化的认识。在文章后半部分,作者提出可以通过建立归档奖惩制度、档案人员全力付出和法律制裁三种手段来解决档案归档问题。
  关键词:高校 档案归档 博弈 档案人员素质 档案法制建设
  中图分类号:G643 文献标识码:A 文章编号:1674-098X(2015)01(b)-0201-03
  本人在高校档案馆工作已经十余年了,一直奋战在档案收集的第一线,深感档案归档的困难。大家请看下面一组统计数据。
  从上面这个数据可以看出,50%的立档单位没有归档;而在已经归档的单位中,归档较全的单位也只有50%左右。这两个50%说明了我们档案收集工作是多么的困难!档案收集工作是档案其它工作的基础,档案归档率、归全率直接影响馆藏的数量、质量。没有丰富的馆藏,档案工作下面的鉴定、整理、保管、检索、统计等环节就无从做起。本人在工作之余参加了情报学研究生课程的学习,其中一门课叫信息经济学,老师给我们介绍了博弈论的概念。这让我灵机一动,能不能用博弈的思想来促进档案归档工作呢?
  下面我以档案收集的例子,从博弈理论中“囚徒困境”的角度分析一下高校立档单位人员的归档心理。
  先简单介绍一下高校档案的归档流程:各立档单位有负责档案工作的领导和兼职档案员。档案员按照归档范围和要求,整理各部门的档案。整理内容包括立卷、排序、打印页码、编制卷内、移交目录。这些完成后由各部门负责档案工作的领导检查,然后由档案员将档案移交档案馆。档案是在一项工作中形成,在工作完成后归档的文件材料。所以从文件生命周期的角度,在一项工作进行中,文件的价值很大。但工作结束后,它的价值会减退,存档主要是为了今后工作的凭证和参考作用。“说起来重要,干起来次要,忙起来不要”的这个特点,是档案归档难的重要原因。我们假定,一个高校立档单位有甲、乙两个档案员,面对他们的是需要整理归档的档案。我们先不考虑不归档会给学校历史文化传承带来的影响,如果不整理一卷档案,减少了工作量,得益是1个单位,如果整理一卷档案,增加了工作量,得益是0个单位,用得益矩阵来分析一下甲、乙二人的得益情况。(如表2)
  表2中阴影部分指最佳策略。
  通过上面这个得益矩阵我们可以看出,如果甲选择整理,乙的最佳策略是不整理;如果甲选择不整理,乙的最佳策略也是不整理。如果乙选择整理,甲的最佳策略是不整理;如果乙选择不整理,甲的最佳策略也是不整理。通过这样的分析可以得出,在这场简单的博弈中,纳什均衡应该是(不整理,不整理)。面对这样一堆需要整理的档案,每个人都想如果自己不整理,减少了工作量;如果整理,从此这就是自己工作的一部分了,推也推不掉,工资又没有增加。我整理了,别人就不用整理了,自己岂不是吃亏了。
  刚才我们在分析得益时没有考虑如果都不整理移交档案,会造成档案的流失,会使学校的历史文化财富受到损害这个因素。档案有着记录历史、传承文明、服务现代、着眼未来的重要作用,这是正的外部效应。保存或是不保存档案两个决策的结果,在这个外部效应上也应反映出来。但是根据实际情况,对于保存档案的当时和以后的一段时间内,历史文化财富的损失问题暂时看不到,而不整理不移交档案,可以减少工作量这个利益是摆在眼前的。我们现在假定,不保存档案对于历史文化财产的破坏可以预期、量化,而且可以分摊到每份档案上。前面的关于得益的规定不变,再规定,如果少保存一份档案,就会损失一个单位的历史文化财富,而且甲、乙双方都是均等的,也就是甲丧失了一个单位的历史文化财富,乙也失去了一个单位的。我们来分析一下这个得益矩阵(如表3)。
  在这个得益矩阵中,我们分析不出哪一组是纳什均衡。但是可以得出这样的结论:在甲选择整理档案的前提下,无论乙选择整理还是不整理得益均为0;在甲选择不整理的前提下,无论乙选择整理还是不整理得益均为-1;反之亦然:在乙选择整理的前提下,无论甲选择整理还是不整理,得益均为0;在乙选择不整理的前提下,无论甲选择整理还是不整理,得益均为-1。这样,对方选择整理,则对自己是有益的。这就出现,虽然大家都知道不保存档案会对历史文化财产造成损失,但每个人都想如果自己不整理,只要别人整理保存档案就可以了,自己却可以得利;如果其他人都不保存只有自己保存,则历史文化财产也保护不了,还不如自己也不整理,最后的结论是不整理档案、不给自己增加工作量还是合算的。按照这个推理,高校中的许多部门不愿意整理保存档案也就不足为怪了。如果不整理保存档案,干完一项工作,档案就随之销毁,不给每个人增加工作量,每个人都有得益,这也没什么。可怕的就是档案就这样一份份损失下去,人类的历史文化就将消失殆尽,我们能给后世子孙留下些什么呢?
  这就是人类社会中存在的群体行动的悲剧。群体悲剧是指群体遭受的难以抗拒的灾难,这种悲剧是群体的,而非个人的。档案属于公共资源,对公共资源悲剧的防止有三种办法:第一种是制度上,高校建立严格的档案归档奖惩制度;第二种是情感上,档案部门要无私付出;第三是法律化。
  第一,通过高校职能部门参加博弈,防止公共资源悲剧发生。我们仍假定,不考虑成本,不整理一份档案,减少工作量的得益是1个单位,仍损失1个单位的历史文化财富;而高校规定,不整理保存一份档案的罚款是-10个单位;整理保存档案的得益仍为0。我们来分析一下得益矩阵(如表4)。
  在甲选择整理保存档案的情况下,甲的得益当然是0,乙如果也选择整理保存,其得益也为0。在甲选择不整理档案的情况下,如果乙选择整理,则乙的得益是-1,因为甲不整理损失掉了1个单位的历史文化财富,这种损失乙也要承受;在甲选择不整理,乙选择整理的情况下,甲的得益是:(-1)(损失掉的1个单位历史文化财富)+(-10)(不整理档案的罚款)=-11个单位;在甲选择整理,乙选择不整理的情况下,乙的得益是:+(-1)(损失掉的1个单位的历史文化财富)+(-10)(不整理档案的罚款)=-11个单位。在甲、乙共同选择不整理档案的情况下,二人的得益是一样的,以甲为例,得益为:(-1)(自己不整理档案损失掉的1个单位的历史文化财富)+(-1)(乙不整理档案损失掉的1个单位的历史文化财富)+(-10)(不整理档案的罚款)=-12。通过分析可以得出,上面这个得益矩阵中的纳什均衡应该是(整理,整理)。   最后的结果是(0,0),让人觉得有些奇怪,为什么最优的结果是0呢?这存在一个近期和长远效益的问题。目前,整理一份档案,相对于个人而言是举手之劳,但也没什么利益可言,得益自然是0。但0也总比负数好。最关键的是,现在是0,子孙后代可以享受到成千上万,这不是造福子孙的事情吗?
  但是,作为高校职能部门不可能查处每一个不整理保存档案的人,就象偷税漏税一样,尽管国家有严格的制度和有力的措施,但还是有人漏网。高校每个部门、每个工作人员一天要形成多少跟工作有关的文件材料,这些材料中又有多少对今后工作有查考、凭证价值?在人类历史文化财富中占多大的作用?我们不可能“有文必档”。鉴于此种情况,高校职能部门就要研究出抽查的概率,即如何用较小的人力和物力来实现对学校档案归档的管理。下面我们通过博弈理论中“监督博弈”的原理来分析一下。我们假定博弈的一方是高校立档单位档案员张三,他面对需要整理归档的文件材料,一是不整理归档;二是整理归档;博弈的另一方是高校的档案监督部门,比如档案管理委员会,可以选择检查或不检查。我们来分析得益矩阵(如表5)。
  我们假定C为委员会派人检查的成本;(C  S为不归档的罚款;
  N为档案;
  P为是委员会检查的概率;
  1-P为是委员会不检查的概率;
  Q为张三不归档的概率;
  1-Q为张三归档的概率;
  委员会检查和不检查的概率分别为:
  检查:(N+S-C)Q+(N-C)(1-Q)= SQ+N-C
  不检查:0×Q+N×(1-Q)=N-NQ
  张三不归档和归档的得益分别为:
  不归档:(-N-S)P+N(1-P)=-2NP-SP+N
  归档:-NP+(-N)(1-P)=-N
  对于档案管理委员会来说,当检查和不检查得益相等时,是最佳策略;即:
  SQ+N-C=N-NQ
  Q=C/N+S
  对于张三来说,当不归档和归档得益相等时,时最佳策略;即:
  -2NP-SP+N=-N
  P=2N/2N+S
  所以,在这场博弈中,对于档案管理委员会的混合策略纳什均衡应是(检查概率,不检查概率)——(2N/2N+S, S/2N+S);
  对于张三的混合策略纳什均衡应是(不归档概率,归档概率)——(C/N+S, 1-C/N+S)。
  我们假定,归一卷档案,获利一个单位,即N=1;不归档也为一个单位,即S=1; 档案管理委员会检查成本也为一个单位,即C=1。下面我们把数字代入,看看是个什么情况。
  档案管理委员会的纳什均衡应为(检查概率,不检查概率)——(2/3,1/3);
  张三的纳什均衡应为(不归档概率,归档概率)——(1/2,1/2);
  在这种情况下,档案管理委员会检查的次数是多于不检查次数的,因为张三不归档与归档的概率一样。
  我们再假定,不归档案,减少了工作量,仍获利一个单位,即N=1;但不归档罚款增加10倍,即S=10;档案管理委员会检查成本提高一个单位,即C=2,我们把数字代入看看。
  档案管理委员会的纳什均衡应为(检查概率,不检查概率)——(1/6,5/6);
  张三的纳什均衡应为(不归档概率,归档概率)——(2/11,9/11);
  在提高了罚款10倍的情况下,尽管我们提高了检查成本,但还是得到了我们希望看到的结果,档案管理委员会检查的概率比不检查的概率要小,而且张三的不归档概率比归档的概率要小。我们还可以继续实验下去,随着罚款的提高,在保证检查成本在要求的范围内,结构会更令我们满意的。通过上面的分析和比较,我们可以得出这样的结论:为了控制高校立档单位档案员归档率,高校必须成立档案管理委员会,制定严格的高校档案归档奖惩制度,加大对不归档部门的经济处罚。
  第二,档案部门通过无私付出,晓之以理,动之以情。高校档案各立档部门,从领导到工作人员,各方面素质都很高。从道理上,他们都了解档案对学校的意义,也都明白归档工作的重要性。但因为档案工作本身的性质决定了,这是一项可以暂时滞后的工作。随着时代的发展,科技的进步,数字时代的到来,各个部门的工作节奏越来越快,产生的需要归档的档案也越来越多。多年来,高校行政人员数量一再被控制,因此行政部门多年来都是一人承担多项工作。在如此紧张繁忙的工作中,归档工作被一再滞后进行,也是可以理解的。在有严格归档制度的保驾护航下,作为高校档案馆室,还要继续加大力度宣传档案工作的重要性。积极开发馆藏资源,主动为立档单位提供信息服务。只要是立档单位对档案利用有需求,档案部门就要采取多种方式提供便捷:网上传输、传真、电话等等。要让立档单位体会到整理归档的好处、甜头。事实证明,立档单位中,凡是归档工作一直做得较好的单位,会越做越好。往往是今年移交了5卷,明年就会交10卷。因为档案部门服务工作到位,让这些单位觉得把档案放到档案部门放心,利用起来方便。所以我们档案部门的服务工作要提前做,做到位!这才是制定归档奖惩制度的有力保障!
  第三,在有制度保证、档案部门又全力付出的情况下,还要有法律保障。在我国法制化进程不断推进的过程中,档案法执行力也亟待增加。事实上,如果法律履行的成本不是很高,人们就会选择伦理法律化,即对选择“非持续”者重罚。档案的整理、保管、利用,是对可持续发展战略的很好体现。对于不整理档案、不像档案部门移交档案的行为,只要社会伦理意识的一致性程度足够高,社会就能在公共选择中确定为法律制度,并认同这种法律制度。每年的6月9日是国际档案日,档案部门应该抓住这些契机,积极宣传档案法。在“档案资源可持续利用”伦理原则法律条件下,人们也会按此目标行事。一旦形成了社会认同,人们对保证这种认同的法律也随之理解和支持,法律的执行力也会大大提高!
  参考文献
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