档案管理与知识管理的联系与对比分析

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  摘要:知识管理是最近深受社会各界关注的热门话题,科学运用知识已成为知识经济时代企业发展的真正动力。基于此,知识管理已被提上了当今企业管理、运营日常工作纲领,发挥着越来越重要的作用。档案管理当然也不例外,以档案知识管理为核心的档案管理工作逐渐进入人们视野之中,这里我们就档案管理与知识管理内涵入手,深入分析了两者之间的联系与差异。
  关键词:档案管理;知识管理;联系;对比
  世界经济一体化的发展趋势带动着档案事业的进一步发展,也推动人类社会的进步。在企业管理中,传统的档案管理方式越来越无法满足当今日益高涨的社会文化需求,以新鲜元素带动档案发展已成定局,也是未来档案管理工作的重点。当前社会作为知识经济时代,知识管理的提出给档案管理指明了新方向,也注入了新鲜血液,因此这里我们就档案管理与知识管理之间的联系与差异做了分析。
  一、知识管理与档案管理概述
  档案知识管理是新时代背景下产生的一种新兴事物,它是以档案管理为基础,以知识经济为核心开展的档案管理新模式。在管理工作中档案管理工作终点才与强调人或者社会各项活动的实际开展状况,根据实际资料整理而产生的客观记录过程以及结果,在利用的时候是运用各项隐性知识来分析与处理生活中所常见的问题,这将是一个隐性知识物化与实际过程中的管理流程。知识管理则是社会流动性质的综合体,他包含结构、价值、信息等多项文字处理的内容,是利用经验评估、整合与信息提供构成的。知识管理活动是自古便有的内容,但是在过去却一直没有得到人们的重视和认可,一直到近几年随着社会经济的进一步发展,这一内容逐渐被重视,且成为社会发展核心。
  1、档案管理内涵
  档案管理也就是我们常说的档案工作,是档案馆、档案室等部门和单位直接对档案实体和对象进行管理,并将这些信息科学提供给人们使用的工作总和,这一管理工作是国家档案事业的重要组成部分,也是基础成分。目前,档案管理工作已经被大众所理解和接受,也被各企事业单位高度重视。
  2、知识管理内涵
  相对于档案管理而言,知识管理还处于起步阶段,无论是人们对这一管理工作的认识还是应用,重视程度都比较低。知识管理作为企业管理的重要组成部分,也是实现隐性知识的主要手段,他是利用集体智慧来提高企业的应变和创新能力。在具体的管理工作中,知识管理包含了知识库的建立、员工知识交流以及内部环境设置等内容。
  二.档案管理与知识管理的联系
  1管理流程类似
  长期以来,受到我国传统管理理念的限制,我国的档案管理工作一直都是围绕档案信息的接收、征集、保管、鉴定、统计和利用为核心开展的。在具体的工作流程中,是以现实文档的收集、档案一体化管理、集成管理,则还包括文件的制作或接收、传递、处理、归档等环节。知识管理的流程是知识的产生、收集、存储、加工、整理、评价、利用等。档案管理和知识管理的管理流程相当类似:都是对分散的管理对象(文件、档案或知识),予以收集、存储,使之集中化;然后对其进行加工、整理,使之有序化;接着对其进行鉴定、评价,使之优化;最后将其提供利用,使之实现价值;而在利用过程中又会产生新的文件、档案或知识,需要对其进行收集、存储。
  2管理目的相近
  档案管理工作作为社会大众服务工作的一种,其原则在于服务人类、服务社会。面对这一档案要求,在具体管理工作中为了大多工作人员经过多年研究也取得了一定的成果,在档案管理中将具体的档案管理目标和档案信息的出发点融合,逐渐形成了一套系统、完善的管理体系。知识管理作为档案管理中的重要组成,他在管理中与档案管理目标一致,都是为了让信息利用人员更好利用各项信息开展的,从而实现档案知识的更好开发与利用。知识管理作为档案管理的升值与竞争力的提升方法,知识管理也必须是以为有需要的人提供最及时与最准确的知识服务为目的而开展。
  3管理对象重叠
  档案管理的对象是档案文件,知识管理的对象是知识。有知识性意义的东西,才能纳入档案管理,而能够纳入知识信息档案管理的,都不外乎以纸质的书面形式或是以电子档案形式而存在。知识可来源于日常各项活动中形成的文件与档案,也可来源于通过收集整理方式得来的各种纸质数据库等。也就相当于,文件档案也是属于知识的范畴,也是知识管理工作中的重要管理对象。文件档案是档案管理和知识管理的管理对象相重叠部分,可见,档案管理与知识管理的管理对象是相近且有重叠的。
  4管理技术相同
  在数字化环境下,文件、档案产生、流转于各种各样的信息系统。对于非数字化环境下产生的文件、档案,为了使其适应数字化环境的要求,也必须对其进行数字化处理。因此,现代档案管理的全部活动——文件、档案的制作或接收、传递、处理、归档、整理、鉴定、保管和提供利用等都依赖于现代信息技术。而知识管理更是信息技术飞速发展的产物,知识管理的实现离不开计算机技术、通讯技术和网络技术等的应用。可见,档案管理与知识管理有着共同的技术支撑——现代信息技术。
  三.档案管理与知识管理相差相异
  (1)传统档案管理理念中,把档案管理简单的归类为一项单纯的管理工作,是管理技术与管理人员的结合;而知识管理不仅看到了其管理层组织和技术水平,还把它理论化,转化为价值观念、范式等理论化的东西,包含了更高层面的管理体系。
  (2)电子档案的管理是信息化社会的客观需要和档案专业融入现代社会的必然选择。从管理深度来看,传统档案管理主要是对文件、档案实体(载体)的管理;而知识管理更重视对文件、档案内容(信息、知识)的管理。
  (3)随着电子信息技术的发展,电子档案的管理是信息化社会的客观需要,也是必然选择。传统档案管理强调对文件档案载体的长远保存与管理,知识管理强调对档案信息内容的收集整理与开发利用,这就是档案管理与知识管理在管理深度上的差异。
  (4)传统的档案管理的对象仅限于档案信息的载体本身,如档案文件,而知识管理则侧重于档案文件中的知识、图书情报中的外源显性知识及工作人员大脑中产生的隐性知识。
  四、结束语
  近年来,随着电子信息技术发展,办公自动化、标准化、网络化逐渐完善。现代计算机技术和通信技术在办公室日常工作中的广泛应用,从根本上改变了传统的办公方式,实现了办公自动化,但是同时对机构内部的档案管理产生了巨大的冲击。在管理对象、管理流程、管理技术等方面,档案管理与知识管理非常的相似与接近,甚至在某种意义上是相辅相成的;但它们在管理范围、深度、侧重点、特点等方面又不太一样或相差甚远。在大中型企业中,要想开展档案知识管理,就必须对企业档案资源的形式与内容有一定的了解,从中找到档案知识管理的方法与模式。
  参考文献:
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