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摘要：管理好电子文件对于企业来说至关重要，然而电子文件管理是—项相当复杂的工程，对于企业来说难以驾驭，并且成本大。因此，如何去完成电子文件管理这一复杂的工程，对电子文件的有效保护和利用是档案工作的新课题。本文结合笔者的工程实践，对电子文件管理的问题进行分析，并提出有效的对策。
关键词：电子文件管理；问题；对策
一、电子文件管理在实际工作中的优势和作用
1.节约了人力、物力
传统的档案工作以纸质文件材料为工作对象，在保存过程中，首先要按照文件要求划分期限，还要在纸质档案上编制档号，建立全引目录，以便查找，同时在存放过程中还要占用一定的库房空间。企业无纸化审批系统建立以后与综合档案管理系统充分进行衔接，短期文件只需在系统中进行电子归档，无须再打印纸质档案保存。电子文件直接取代了以往的纸质文字材料，这在一定程度上节约了人力、物力。
2.简化了借阅流程和远距离借阅问题
传统的档案管理，保存的是纸质档案，如果工作需要借阅档案，只能是到档案部门现场调阅，在借阅手续完全符合条件的情况下，由档案人员按照档案检索目录进行手工查找，查阅完毕，还要重新放回档案库房，费时费力。而企业综合档案管理系统解决了这个难题，由综合档案管理员给部室综合档案监管员开通客户端，查看本部室的文件，不需要专程到现场借阅，只需要通过网上浏览即可，解决了远距离借阅问题。
3.实现了文档一体化管理的要求
档案是重要文件的归宿，电子文件和电子档案联系更加紧密，信息化条件下，电子文件和电子档案管理的一体化是必然趋势和客观要求。企业在电子文件管理方面，由于公文审批系统与综合档案管理系统的启动使用，大大方便了工作，拟稿人借助计算机完成初稿后，形成电子文件，然后通过公文审批流程逐级签批之后，由机要保密部门登记发文，手工归档进入综合档案管理系统，由档案部门根据电子文件的内容来划分保管期限，进行二次归档，保证了归档后电子文件的真实、完整和长期可读性，从而全面实现了电子文件从形成、签批、登记、发文、归档等一体化管理的要求。
4.提高了工作效率
传统的档案借阅，在查询时比较繁琐，需要借助于档案全引目录，找出文件的存放位置，再对应找出实体档案，费时费力。而企业综合档案管理系统的建立使用，要求档案人员只需把电子文件全部录入综合档案管理系统，然后通过系统功能进行查询即可。在查询时，输入文号或标题中的关键字就可以直接查询出要找的电子文件，方便快捷，大大提高了工作效率，受到业务部门的普遍好评。
5.可以监测业务档案归档的及时性
档案部门通过系统的查询功能，可以掌握业务档案归档的及时性，确保等业务档案能够及时移交归档，防止档案流失，保证企业资产的安全。
二、电子文件管理中存在问题
1.公文信息网络的开通，改变了传统的发文模式，给电子文件的收集工作带来了困难。公文信息网络开通后，各单位、处室可直接从网上收、发文件，特别是以各处室名义下发的文件，不再由文书部门统一登记发放，而是由各处室自行办理，虽然每个部门将网上发送的文件打印一份纸质文件存档，但形成的电子文件却分散在各个部门，甚至个人手中，造成这些文件的丢失、损坏或泄密，从而增加了电子文件收集工作的难度。
2.电子文件错删之后，无法恢复，给工作造成不便
企业综合档案管理系统运用长久，需要定期进行删除系统中的垃圾数据和错发的电子文件，在删除过程中会出现错删的情况，一旦错删，系统将无法恢复电子文档，需要与机要保密部门沟通，对电子文件进行重新手工归档，增加了发文机构的工作量，同时也不利于工作。
3.电子文件归档之后，系统无法看到电子文档
企业在电子文件管理过程中，目前实行的是电子文件随时归档制，改变了过去一般一年归一次的状况。在电子文件归档过程中，有些电子文件无法归档，原因是总行在开发综合档案管理系统软件时，设计了对档号重复的档案不能重复归档。档案人员在具体操作过程中，对个别电子文件进行归档时，系统提示档号重复，而通过系统查询又找不到该档号，也看不到该档号归档的电子文件，造成系统中档案存放位置的缺失或不连续性。
4.档案管理软件与办公自动化及会计电算化软件没有形成有机的结合，给电子文件的利用带来了困难。在公文信息网络开发时，由于诸多原因该网络没有兼顾到档案部门，所以造成了现在的公文信息网络与档案部门使用的档案管理软件不兼容，不能真正实现文档一体化管理，无法对办公自动化产生的电子文件进行管理；同时档案管理系统在功能编制时，没有考虑到会计电算化的问题，只设计了会计档案案卷级录入、查询功能，不能达到会计档案数据级检索。与电算化软件不衔接，不能检索会计数据，影响了电子文件的利用，不能很好地发挥电子文件的作用。
5、企業单独完成电子文件管理工程的成本大
如果企业单独完成电子文件管理工程，首先，要配备一支高素质的队伍，包括专业人才和复合型人才，无论是从外部聘请还是培养本单位的员工，资金成本和时间成本都是非常高的。
其次，电子文件管理在不同阶段需要的投入成本不同。在电子文件管理体制建立之初，因为需要打破旧体制，构建新的电子文件管理系统，其所需的投入成本是巨大的，包括智力投入、设备投入等。一旦电子文件管理的新体制建立起来并走上正轨，借助于已建立的电子文件管理系统，其日常维护需要的投入相对于建立阶段是相当少的。而此时，在建立初期参与建设的人力资源变成了一种浪费。
再次，企业要承担改革失败的风险。电子文件管理在当前是一个较新的领域，涉及领域多，工程复杂，加之多数企业经验不足，改革成功与否是一个未知数。一旦改革失败，不仅成本难以收回，还有可能造成信息流失，带来不可预知的损失。
6、电子文件的真实性受到质疑 1）.电子文件的易更改性和信息与载体的可分离性，使电子文件在形成或传输过程中存在着被改动的可能，并且这种改动在物理形态上可以做到“不留痕迹”。“完好无损”的电子文件也许内容上已经面目全非。
2）.在数字环境尤其是网络环境中，操作者身份的虚拟化和操作处理过程的超时空特点，使得信息系统及身处其中的电子文件面临着远大于传统环境的安全威胁。黑客攻击、病毒侵扰、操作失误、程序漏洞等成为电子文件真实性维护无法回避的“心腹之患”。
3）.法律上对电子文件的证据价值尚未予以充分肯定。尽管《电子签名法》对符合特定条件经电子签名后的电子文件的法律效力给予了肯定，但普遍意义上的电子文件的证据价值仍未得到法律的认可。
三、加强电子文件管理的几点对策
1.加强档案法规的宣传力度，提高人们对电子文件的認识，让他们认识到电子文件与纸档案同样重要，要注意保存，按时归档。
电子文件具有法律效力，可以作为呈堂证据吗？这是一个档案界、法学界十分关注的问题。在日常生活，大多数人对电子文件的凭证价值还是持怀疑态度的。例如，人民网2002年3月15日报道《"电子诉状"不敌"白纸黑字"深圳市中院网上立案无人问津》，文中说："深圳市中级人民法院官方网站今年推出的'网上立案'板块正遭遇始料未及的冷清局面。自2012年2月8日开通至今，深圳市尚无一人通过该'新潮方式'向法院提交诉状及相关证据，用传统的'白纸黑字''一纸诉状'打官司似乎更合老百姓口味。"其实，这只是一种受传统观念影响的错误认识。事实上，根据国内外内的法律规定和案例分析，我们不能将电子文件排除在可信、合法的证据范围之外。值得注意的是，最近我国正在修订《刑事诉讼法》，新华网2011年8月24日报道称："全国人大常委会24日审议的刑事诉讼法修正案草案在原有规定物证、书证、证人证言等七种证据以外，在证据种类中增加规定电子数据等。"如果这一修正案获得通过，对于经典法律案件。将进一步增强电子文件的法律效力。将来，我们会看到越来越多的电子文件作为呈堂证据被采信的案例。可见，我国现有的法律体系并没有排除电子文件的法律证据地位。因此，我们应继续努力，加强对电子文件管理的研究成果和应对经验，并在实践过程中不断创新工作内容，使电子文件法律效力在全社会得到全面认可。
2、建立健全电子文件管理的各规章制度，包括：电子文件的收集范围、收集原则、分类编号办法、保管、利用等规定，做到集中统一管理，并使纸质档案与电子文件有机地结合起来，使电子文件管理工作做到有章可循。
3.结合本单位实际情况，使档案管理软件与办公自动化系统衔接起来，真正实现文档一体化管理。同时在编制档案管理系统时，与财务部门协作，对会计电算化软件中的数据进行有选择的利用，在财务部门进行会计档案交接时，一并将相应的会计数据库进行转存，这些数据库主要包括：会计凭证库、会计科目库、报表库等，然后档案部门再根据实际工作需要在数据库结构中添加保管地点、卷号等字段，将会计档案计算机管理与会计电算化有机地联系起来，为实现电子文件检索提供良好的条件。
4.做好账外文件及上级来文电子文件的形成工作，确保电子文件的完整性。党委会、董事会、管委会等会议记录对于每个单位来说是非常有价值的原始记录，需永久保存。对这部分材料我们可先进行内容摘要，如将会议的时间、地点、参加人员、会议的主要内容摘录下来，然后录入微机，转成电子文件；对于上级来的纸质文件，可由文书部门根据本事业单位的实际情况，将重要的文件扫描到微机转成电子文件，确保电子文件的完整性。
5.加强培训，提高档案人员的素质。要通过各种方式对档案人员进行档案业务及现代化知识培训，使他们在掌握好本专业的同时，掌握计算机知识，熟练微机的操做技能，积极参与档案管理软件的开发工作，培养出复合型的档案管理人才，切实做好电子文件的管理工作，以适应档案现代化管理的需要
四、结束语
总之，任何新生事物的产生必然伴随着困扰它的问题存在，而对这些问题的研究解决恰恰是事物进步和发展的体现。尽管文档管理应用上还存在一些问题，解决起来很难一步到位，但是为了共建企业高水平的信息管理资源库、适应现代企业制度的建立、利用计算机技术辅助管理工作，是企业文件管理最合理的途径与方法。电子文档管理将是21世纪现代企业文件信息管理的发展方向与必然趋势。
参考文献：
[1]冯惠玲.张辑哲.档案学概论.中国人昆大学出版社
[2]姚国章.电子政务原理[M].北京大学出版社.2005，5
作者简介：
田敬华（1984-），女，土家族，湖北人。
关键词：电子文件管理；问题；对策
一、电子文件管理在实际工作中的优势和作用
1.节约了人力、物力
传统的档案工作以纸质文件材料为工作对象，在保存过程中，首先要按照文件要求划分期限，还要在纸质档案上编制档号，建立全引目录，以便查找，同时在存放过程中还要占用一定的库房空间。企业无纸化审批系统建立以后与综合档案管理系统充分进行衔接，短期文件只需在系统中进行电子归档，无须再打印纸质档案保存。电子文件直接取代了以往的纸质文字材料，这在一定程度上节约了人力、物力。
2.简化了借阅流程和远距离借阅问题
传统的档案管理，保存的是纸质档案，如果工作需要借阅档案，只能是到档案部门现场调阅，在借阅手续完全符合条件的情况下，由档案人员按照档案检索目录进行手工查找，查阅完毕，还要重新放回档案库房，费时费力。而企业综合档案管理系统解决了这个难题，由综合档案管理员给部室综合档案监管员开通客户端，查看本部室的文件，不需要专程到现场借阅，只需要通过网上浏览即可，解决了远距离借阅问题。
3.实现了文档一体化管理的要求
档案是重要文件的归宿，电子文件和电子档案联系更加紧密，信息化条件下，电子文件和电子档案管理的一体化是必然趋势和客观要求。企业在电子文件管理方面，由于公文审批系统与综合档案管理系统的启动使用，大大方便了工作，拟稿人借助计算机完成初稿后，形成电子文件，然后通过公文审批流程逐级签批之后，由机要保密部门登记发文，手工归档进入综合档案管理系统，由档案部门根据电子文件的内容来划分保管期限，进行二次归档，保证了归档后电子文件的真实、完整和长期可读性，从而全面实现了电子文件从形成、签批、登记、发文、归档等一体化管理的要求。
4.提高了工作效率
传统的档案借阅，在查询时比较繁琐，需要借助于档案全引目录，找出文件的存放位置，再对应找出实体档案，费时费力。而企业综合档案管理系统的建立使用，要求档案人员只需把电子文件全部录入综合档案管理系统，然后通过系统功能进行查询即可。在查询时，输入文号或标题中的关键字就可以直接查询出要找的电子文件，方便快捷，大大提高了工作效率，受到业务部门的普遍好评。
5.可以监测业务档案归档的及时性
档案部门通过系统的查询功能，可以掌握业务档案归档的及时性，确保等业务档案能够及时移交归档，防止档案流失，保证企业资产的安全。
二、电子文件管理中存在问题
1.公文信息网络的开通，改变了传统的发文模式，给电子文件的收集工作带来了困难。公文信息网络开通后，各单位、处室可直接从网上收、发文件，特别是以各处室名义下发的文件，不再由文书部门统一登记发放，而是由各处室自行办理，虽然每个部门将网上发送的文件打印一份纸质文件存档，但形成的电子文件却分散在各个部门，甚至个人手中，造成这些文件的丢失、损坏或泄密，从而增加了电子文件收集工作的难度。
2.电子文件错删之后，无法恢复，给工作造成不便
企业综合档案管理系统运用长久，需要定期进行删除系统中的垃圾数据和错发的电子文件，在删除过程中会出现错删的情况，一旦错删，系统将无法恢复电子文档，需要与机要保密部门沟通，对电子文件进行重新手工归档，增加了发文机构的工作量，同时也不利于工作。
3.电子文件归档之后，系统无法看到电子文档
企业在电子文件管理过程中，目前实行的是电子文件随时归档制，改变了过去一般一年归一次的状况。在电子文件归档过程中，有些电子文件无法归档，原因是总行在开发综合档案管理系统软件时，设计了对档号重复的档案不能重复归档。档案人员在具体操作过程中，对个别电子文件进行归档时，系统提示档号重复，而通过系统查询又找不到该档号，也看不到该档号归档的电子文件，造成系统中档案存放位置的缺失或不连续性。
4.档案管理软件与办公自动化及会计电算化软件没有形成有机的结合，给电子文件的利用带来了困难。在公文信息网络开发时，由于诸多原因该网络没有兼顾到档案部门，所以造成了现在的公文信息网络与档案部门使用的档案管理软件不兼容，不能真正实现文档一体化管理，无法对办公自动化产生的电子文件进行管理；同时档案管理系统在功能编制时，没有考虑到会计电算化的问题，只设计了会计档案案卷级录入、查询功能，不能达到会计档案数据级检索。与电算化软件不衔接，不能检索会计数据，影响了电子文件的利用，不能很好地发挥电子文件的作用。
5、企業单独完成电子文件管理工程的成本大
如果企业单独完成电子文件管理工程，首先，要配备一支高素质的队伍，包括专业人才和复合型人才，无论是从外部聘请还是培养本单位的员工，资金成本和时间成本都是非常高的。
其次，电子文件管理在不同阶段需要的投入成本不同。在电子文件管理体制建立之初，因为需要打破旧体制，构建新的电子文件管理系统，其所需的投入成本是巨大的，包括智力投入、设备投入等。一旦电子文件管理的新体制建立起来并走上正轨，借助于已建立的电子文件管理系统，其日常维护需要的投入相对于建立阶段是相当少的。而此时，在建立初期参与建设的人力资源变成了一种浪费。
再次，企业要承担改革失败的风险。电子文件管理在当前是一个较新的领域，涉及领域多，工程复杂，加之多数企业经验不足，改革成功与否是一个未知数。一旦改革失败，不仅成本难以收回，还有可能造成信息流失，带来不可预知的损失。
6、电子文件的真实性受到质疑 1）.电子文件的易更改性和信息与载体的可分离性，使电子文件在形成或传输过程中存在着被改动的可能，并且这种改动在物理形态上可以做到“不留痕迹”。“完好无损”的电子文件也许内容上已经面目全非。
2）.在数字环境尤其是网络环境中，操作者身份的虚拟化和操作处理过程的超时空特点，使得信息系统及身处其中的电子文件面临着远大于传统环境的安全威胁。黑客攻击、病毒侵扰、操作失误、程序漏洞等成为电子文件真实性维护无法回避的“心腹之患”。
3）.法律上对电子文件的证据价值尚未予以充分肯定。尽管《电子签名法》对符合特定条件经电子签名后的电子文件的法律效力给予了肯定，但普遍意义上的电子文件的证据价值仍未得到法律的认可。
三、加强电子文件管理的几点对策
1.加强档案法规的宣传力度，提高人们对电子文件的認识，让他们认识到电子文件与纸档案同样重要，要注意保存，按时归档。
电子文件具有法律效力，可以作为呈堂证据吗？这是一个档案界、法学界十分关注的问题。在日常生活，大多数人对电子文件的凭证价值还是持怀疑态度的。例如，人民网2002年3月15日报道《"电子诉状"不敌"白纸黑字"深圳市中院网上立案无人问津》，文中说："深圳市中级人民法院官方网站今年推出的'网上立案'板块正遭遇始料未及的冷清局面。自2012年2月8日开通至今，深圳市尚无一人通过该'新潮方式'向法院提交诉状及相关证据，用传统的'白纸黑字''一纸诉状'打官司似乎更合老百姓口味。"其实，这只是一种受传统观念影响的错误认识。事实上，根据国内外内的法律规定和案例分析，我们不能将电子文件排除在可信、合法的证据范围之外。值得注意的是，最近我国正在修订《刑事诉讼法》，新华网2011年8月24日报道称："全国人大常委会24日审议的刑事诉讼法修正案草案在原有规定物证、书证、证人证言等七种证据以外，在证据种类中增加规定电子数据等。"如果这一修正案获得通过，对于经典法律案件。将进一步增强电子文件的法律效力。将来，我们会看到越来越多的电子文件作为呈堂证据被采信的案例。可见，我国现有的法律体系并没有排除电子文件的法律证据地位。因此，我们应继续努力，加强对电子文件管理的研究成果和应对经验，并在实践过程中不断创新工作内容，使电子文件法律效力在全社会得到全面认可。
2、建立健全电子文件管理的各规章制度，包括：电子文件的收集范围、收集原则、分类编号办法、保管、利用等规定，做到集中统一管理，并使纸质档案与电子文件有机地结合起来，使电子文件管理工作做到有章可循。
3.结合本单位实际情况，使档案管理软件与办公自动化系统衔接起来，真正实现文档一体化管理。同时在编制档案管理系统时，与财务部门协作，对会计电算化软件中的数据进行有选择的利用，在财务部门进行会计档案交接时，一并将相应的会计数据库进行转存，这些数据库主要包括：会计凭证库、会计科目库、报表库等，然后档案部门再根据实际工作需要在数据库结构中添加保管地点、卷号等字段，将会计档案计算机管理与会计电算化有机地联系起来，为实现电子文件检索提供良好的条件。
4.做好账外文件及上级来文电子文件的形成工作，确保电子文件的完整性。党委会、董事会、管委会等会议记录对于每个单位来说是非常有价值的原始记录，需永久保存。对这部分材料我们可先进行内容摘要，如将会议的时间、地点、参加人员、会议的主要内容摘录下来，然后录入微机，转成电子文件；对于上级来的纸质文件，可由文书部门根据本事业单位的实际情况，将重要的文件扫描到微机转成电子文件，确保电子文件的完整性。
5.加强培训，提高档案人员的素质。要通过各种方式对档案人员进行档案业务及现代化知识培训，使他们在掌握好本专业的同时，掌握计算机知识，熟练微机的操做技能，积极参与档案管理软件的开发工作，培养出复合型的档案管理人才，切实做好电子文件的管理工作，以适应档案现代化管理的需要
四、结束语
总之，任何新生事物的产生必然伴随着困扰它的问题存在，而对这些问题的研究解决恰恰是事物进步和发展的体现。尽管文档管理应用上还存在一些问题，解决起来很难一步到位，但是为了共建企业高水平的信息管理资源库、适应现代企业制度的建立、利用计算机技术辅助管理工作，是企业文件管理最合理的途径与方法。电子文档管理将是21世纪现代企业文件信息管理的发展方向与必然趋势。
参考文献：
[1]冯惠玲.张辑哲.档案学概论.中国人昆大学出版社
[2]姚国章.电子政务原理[M].北京大学出版社.2005，5
作者简介：
田敬华（1984-），女，土家族，湖北人。