办公应用金钥匙

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  重新编排 表格走位速恢复
  
  我从别处复制一些表格进行重新编排时发现,表格变得非常宽,超出了页面之外。于是我把纸张放大到能容纳下整个表格,然后调整好后再把纸张设置改回来,有简单的办法吗?
  ★其实通过Word中的表格设置就可以轻松实现。首先选中整个表格,单击鼠标右键,选择“自动调整→根据窗口调整表格”(见图1),这时我们看到表格已经很听话地展现在我们的页面之内了!
  


  框中打钩Word工具好实现
  
  我在制作调查表或数据报告时,有时会遇到需要在方框中打对钩的情况。请问是否只能先选一个方框然后再手工打钩?
  ★Word中就有让二者配套出现的方法。先在工具栏上点击“插入→符号”,在字体里选“普通文本”,子集里选“数学符号”,看到对钩了吗?插入到文档中后,选中这个钩,再到工具栏上点击“格式→中文版式→带圈字符”,在右边的圈上选方框图形,确定,就可以了。如果选择“放大”模式,效果会更好(见图2)。还有一个方法能打出更漂亮的对钩:选择“插入→符号”,选择字体为“wingdings”,仔细找一下,这里有方框中有对号的特殊字符,选中就OK了。
  
  成绩分析Excel软件来帮忙
  
  不久要进行期末考试了,分数的统计与管理是一件消耗教师大量精力的事。每次我都要自己制作表格输入函数公式,有现成的工具可以辅助分数分析吗?
  ★你可以请来一个好帮手——“绿色中小学成绩分析软件”(下载地址:http://www.11nong.com/soft/26025),界面简洁,操作简单,免安装,可以 按总分、名次分段统计各班人数,计算各班各科及格人数、及格率、优秀人数、优秀率、平均分、总分 ,计算该年级所有教师成绩(平均分、优秀率),可以自动统计Excel中出现的科目,可自由设置及格、优秀分数线,可以分学科分段统计各班在各分数线的人数,并对原始分进行查错,消除输入错误(负值、非数字格式、超过满分),最后分析结果会以Excel输出,方便自己对结果进行编辑和使用(见图3)。(本技巧一直没用)
  
  数据导入动态跟踪网页数据
  
  公司在局域网上经常会发布一些名单等,如果需要引入到Excel表格中,我是否需要一个一个地复制粘贴呢?
  ★Excel单元格除了能导入数字、文本、表格外,还能导入网页。进入“数据→导入外部数据→导入数据”,在“文件名”方框中输入要导入的网页地址,确定即可(见图4)。以后网页若有更新,Excel中也会同步体现出来。如果把Excel保存为网页格式,则页面就没有表格框显示,可以脱离Excel进行阅读,发布到网络上。二者可算是一个逆过程。
  
  巧妙设置让音乐在PPT中一放到底
  
  我在做PPT演示时,播放的音乐只放一遍就停了。我尝试过用超链接的形式,发现存在网络连接故障等不稳定的因素;还试过播放PPT演示之前先用音乐播放器打开音乐,效果也不理想。有什么好的解决办法吗?
  ★在PowerPoint中就可以直接设置,使音乐随心所欲地播放。
  首先打开PowerPoint,编辑好后选择“插入→影片和声音→文件中的声音”,然后选择所要插入的音乐。在弹出的对话框中选择“在单击时”,然后右击声音图标,在弹出的菜单中选择“自定义动画”,在右边的窗口中右键单击音乐文件(见图5)。接下来选择“效果选项”,在弹出的“播放声音”对话框中进行设置,在停止播放项中选“在*张幻灯片后”(张数依据具体需要而定)。下一步,在“计时”页的“重复”一项选择“直到幻灯片末尾”,为了保持美观,可以在“声音设置”中选择“幻灯片放映时隐藏声音图标”。最后调整动画顺序,使声音动画排到最前就OK了。现在播放时只要单击鼠标音乐就可以不停地播放,直至幻灯片末尾。
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