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在Office组件的应用中，人们往往忽略了图表的应用，枯燥的文字和数据往往很难调动阅读者的兴趣，如果能利用图表来说话，可以让干巴巴的数字顿时变得直观生动，锦上添花。咦？这有一本《图表宝典》，赶紧翻开，看看都有什么招数。（本文以Microsoft Excel 2003作为参考）。
镜头一：家长会上，王老师一边说，一边通过投影向家长们展示着满是数字的Excel成绩表，散会后家长们询问着名次和分数线，一脸迷惑。
镜头二：市场部的Rose终于做完了市场调查，把报告忐忑不安地交上去，不久老板把报告打了回来：“数据混乱，表述不清，耽误了新产品开发的时间，限期完善！”
镜头三：销售部的小张自己摸索着做出了一个看似漂亮的Excel图表，兴奋不已，客户在不停地增加，销售额在不停地上升，但每次都要重做一个新表复制到PPT中，真麻烦……
宝典里居然有图像？看来还是一本视频教程！接着翻。
一、看数选表 合适就好
这次要把成绩表做成直观的图表！让家长对各种数据有更清晰的了解和对比，王老师一边想，一边打开Excel成绩表（如图1），单击常用工具栏上的“图表向导”按钮（也可以从“插入”菜单中选择“图表”）。现在出现了一个向导窗口（如图2），默认设置下显示了标准的图表类型——有柱状、条状、锥形图，还有气泡图、雷达图、股价图等等，几乎每一种类型的图表下都提供了若干的子图表，种类非常丰富，下面还有相关的说明。如切换到“自定义类型”标签页，里面选项更为丰富（有彩色堆积图、带深度的柱形图、锥状图等）。
小提示
最佳的图表类型应该能最有效地表达当前信息的类型，可以是点、线、长方形、圆或别的形状，也可以是几种类型的组合。数据可以选择不同的图表类型来说明不同的信息，建议多做一些尝试。
1．发展走势看过来——折线图
俗话说得好“以点带面，突出重点”，找出几位典型的、有说服力的学生还是很有必要的。王老师打算找出两位同学进行对比。选择标题行和两位同学历次考试的成绩行，调出图表向导窗口后，他选择折线图。单击“下一步”按钮，开始设置图表的坐标。如图3所示，他把分类轴和数值轴分别设置为“考试名称”和“考试成绩”。继续单击“下一步”按钮进入最后一个步骤，向导会询问是将图表作为新工作表插入还是作为其中的对象插入，建议选后者便于修改。现在两位同学的成绩比较起来直观多了，可以进一步对图表中的各个元素作修饰，例如图表标题、坐标轴标题、坐标轴格式、图例格式、绘图区格式等等，甚至也可以重新更改图表的类型，只要右击空白处选择“图表类型”选项即可。
小提示
在折线图中，如果数据都偏大，导致数据都集中在上部，那么可以把坐标轴的起点设置为非零（比如满分为100分，而全班成绩都在50分以上，就可以以50作为Y轴的起点。
2．切蛋糕看构成——饼图
经过一番计算，总算将这次模拟考试中本班各个分数段的人数和所占的百分比统计了出来，接下来要考虑的就是如何将成绩分布频段展示出来了。
仔细思考后，王老师发现，饼形图对于分析“组成”问题非常合适，OK，就选饼图。进入图表向导，这次不是在“标准类型”下选择饼图，而是切换到“自定义类型”标签页下的“分裂的饼图”，一步步操作下去，进入步骤3，需要进行一番认真的设置：除了设置图表标题，还有两个需要注意的地方：
①图例：切换到“图例”标签页，在这里钩选“显示图例”复选框可让图表看起来更清晰。
②数据标志：默认设置下，这里只有“类别名称”一项被选中，建议同时钩选“百分比”。
完成设置后，王老师看到了图4所示的图表，现在是一个分散的饼图。怎样合拢？只要选中分散饼图向内拖拽即可，假如是向外拖拽则愈加分散。为了突出某一部分的构成，可以将某块扇形单独拖拽出来：首先单击分散或合拢的饼图，此时整个饼图都会被同时选中，接下来，只要再次单击需要拖拽的某块扇形就可以拖拽到任意的地方了。（如果开始选“标准类型”中的饼图，在图表生成后，单击拖动其中一个扇形，也可以轻易地拖拽出来）。
小提示
为什么某块扇形比例不大，但看起来却这么大呢？原来是因为立体扇形图有角度的关系。其实它的仰角和高度都可以随意调整。右击图表区打开“设置三维视图格式”对话框，就可以在这里设置上下仰角、左右转角、高度，设置后单击“应用”按钮即可预览三维效果。
二、图多力量大——整合的力量
市场部的容儿一直在为数据太多而烦恼。昨天她发现创建图表时，在“图表向导”的第3步中，有一个“值”的选项，在前面打上钩，表中就在相应位置显示了具体的数字。但设置后，被一堆数字犹如乌云一般遮盖在图表上方。项目太多，能不挤吗？要不换个柱形图？仍无改观。她开始仔细观察起来……在“标准类型”中“饼图”对应的子图表中，有一个貌似自行车轮盘的图形，有意思，试试。
不错，“大轮盘”可以代表主要部分，“小轮盘”里可以放一些比较小的数值，等于整个“小轮盘”是“大轮盘”中的一个扇形，把小的数字分出来更清晰地进行了显示。
忽然她发现项目很多，消费者的学历、收入、该领域支出等最好全部放到一个表中。莫非把几个叠加起来？她研究了半天，终于功夫不负有心人：使用副坐标，可以让不同的图表一起显示！
根据具体数字特点，容儿选择了柱形图+折线图。她先做了一个折线图（横坐标为学历，纵坐标为收入），接着在右键点击出现的快捷菜单中选择“数据系列格式”，然后在对话框中选定“次坐标”，选中“该领域支出”区域，选择“图表类型”为柱形图，OK，一个复合图表做好了。认真整理一下，老板该满意了吧。
三、让图表动起来
1.PPT战场的远程遥控
销售部的小张最近初尝了Excel图表的甜头，直接把Excel图表复制到PPT中，利用投影设备一边介绍一边演示，形象生动，很有说服力（复制到Word中也很不错）。但是Excel中的数据在变化，PPT中图表幻灯片却不会随之改变，每次演示前都需要根据新的数据源重新在Excel中做一遍图表，太麻烦，如何才能使Excel数据牵着图表的鼻子走呢？“看我的。”热心的同事胡子给她支了一招：在Excel与PowerPoint数据表间建立链接。
首先在Excel中选择要与PowerPoint中数据表建立连接的数据范围，复制。然后新建一个PPT文档，点击“插入→图表”插入一张图表幻灯片，并清空弹出来的“数据表”输入框中所有的数据，再单击菜单“编辑→粘贴链接”，此时Excel中的数据就会出现在数据表中了。
小提示
导入数据以后可能幻灯片中的图表和想象相距甚远，所有的柱状图都收缩到一起了，适当调整一下即可。比如数据表中的A列前面有一个列，这是用来显示坐标轴的数据用的，将其选中后单击菜单“编辑→删除”将它删除，为了使数据系列正好显示在图表正中，还应该在数据表中删除多余的空行。然后单击菜单“数据→列中系列”，让图表按列分类显示，不错，整体效果已经出来了！以后如果图表的源数据添加了新数据，，则PowerPoint中数据表中的数据也相应的改变，新数据立刻在图表中得到了显示。
这种超链接的图表方法要求不能更改Excel文档和与之对应的PPT文档的路径，否则PPT文档就不会跟随Excel文件的修改而时时更新数据了。
2．Excel内图表随数动
“为什么我从图表的源数据中删除数据时，图表会自动剔除被删除数据所对应的数据系列。而当添加新数据时，图表却无法自动添加新的数据系列呢？在自己的地盘也不能实时更新！”源数据的更新频率高，确实令人头疼。小张又犯愁了。
“嘿嘿，这个也难不倒我。”首先，根据表中的数据生成一张Excel图表并利用“图表”工具栏做适当调整。然后，执行“插入→名称→定义”命令，打开“定义名称”对话框。在“名称”下输入“Date”（不包括引号，下同），然后，在“引用位置”中输入“OffSet(Sheet1!$A$2,0,0,CountA(Sheet1!$A:$A)-1,1)”（关于此表达式的具体含义，可查阅Excel帮助中Offset和CountA函数的使用说明），最后单击“添加”按钮。重复上述步骤再添加一个名为“Sales”、引用位置为“OffSet(Sheet1!$B$2,0,0,CountA(Sheet1!$B:$B)-1,1)”的名称。接着，右键单击图表并在弹出的快捷菜单中选择“源数据”。在打开的对话框中选择“系列”选项卡，将其中的“值”改为“=Sheet1!Sales”，“分类轴标志”改为“=Sheet1!Date”，单击“确定”按钮退出。至此，一个随源数据变化而自动缩放的图表就设置好了。检验一下吧。在最后一行数据的下面输入“2月21”和“90”，输入完毕后新数据会立刻显示在了图表中！
镜头插播：期末考试日渐临近，王老师根据课程特点做了一份倒计时的表格。列出了这门课程考试大纲所要求掌握的相关知识点，柱形图中“人数”是即时更新的，而“百分比”采取相对引用的方法，保证了百分比随着人数同步更新。直观的变化不仅可以让教师及时了解过关测试的完成度，而且对学生也会产生无穷动力。
小提示
制作图表的几个要点（图表宝典字幕小结）：
①找准自己所需要的图表，也就是说你制作图表的目的是什么，这样才能“图”尽所用。
②按照向导的提示操作即可，不用担心什么，即使出错也可以向前撤销，退出Excel时不保存就行。
③图表完成后，如不满意，仍旧可以重新选一种类型的图表，应该充分尝试右键菜单中的丰富选项。
镜头一：家长会上，王老师一边说，一边通过投影向家长们展示着满是数字的Excel成绩表，散会后家长们询问着名次和分数线，一脸迷惑。
镜头二：市场部的Rose终于做完了市场调查，把报告忐忑不安地交上去，不久老板把报告打了回来：“数据混乱，表述不清，耽误了新产品开发的时间，限期完善！”
镜头三：销售部的小张自己摸索着做出了一个看似漂亮的Excel图表，兴奋不已，客户在不停地增加，销售额在不停地上升，但每次都要重做一个新表复制到PPT中，真麻烦……
宝典里居然有图像？看来还是一本视频教程！接着翻。
一、看数选表 合适就好
这次要把成绩表做成直观的图表！让家长对各种数据有更清晰的了解和对比，王老师一边想，一边打开Excel成绩表（如图1），单击常用工具栏上的“图表向导”按钮（也可以从“插入”菜单中选择“图表”）。现在出现了一个向导窗口（如图2），默认设置下显示了标准的图表类型——有柱状、条状、锥形图，还有气泡图、雷达图、股价图等等，几乎每一种类型的图表下都提供了若干的子图表，种类非常丰富，下面还有相关的说明。如切换到“自定义类型”标签页，里面选项更为丰富（有彩色堆积图、带深度的柱形图、锥状图等）。
小提示
最佳的图表类型应该能最有效地表达当前信息的类型，可以是点、线、长方形、圆或别的形状，也可以是几种类型的组合。数据可以选择不同的图表类型来说明不同的信息，建议多做一些尝试。
1．发展走势看过来——折线图
俗话说得好“以点带面，突出重点”，找出几位典型的、有说服力的学生还是很有必要的。王老师打算找出两位同学进行对比。选择标题行和两位同学历次考试的成绩行，调出图表向导窗口后，他选择折线图。单击“下一步”按钮，开始设置图表的坐标。如图3所示，他把分类轴和数值轴分别设置为“考试名称”和“考试成绩”。继续单击“下一步”按钮进入最后一个步骤，向导会询问是将图表作为新工作表插入还是作为其中的对象插入，建议选后者便于修改。现在两位同学的成绩比较起来直观多了，可以进一步对图表中的各个元素作修饰，例如图表标题、坐标轴标题、坐标轴格式、图例格式、绘图区格式等等，甚至也可以重新更改图表的类型，只要右击空白处选择“图表类型”选项即可。
小提示
在折线图中，如果数据都偏大，导致数据都集中在上部，那么可以把坐标轴的起点设置为非零（比如满分为100分，而全班成绩都在50分以上，就可以以50作为Y轴的起点。
2．切蛋糕看构成——饼图
经过一番计算，总算将这次模拟考试中本班各个分数段的人数和所占的百分比统计了出来，接下来要考虑的就是如何将成绩分布频段展示出来了。
仔细思考后，王老师发现，饼形图对于分析“组成”问题非常合适，OK，就选饼图。进入图表向导，这次不是在“标准类型”下选择饼图，而是切换到“自定义类型”标签页下的“分裂的饼图”，一步步操作下去，进入步骤3，需要进行一番认真的设置：除了设置图表标题，还有两个需要注意的地方：
①图例：切换到“图例”标签页，在这里钩选“显示图例”复选框可让图表看起来更清晰。
②数据标志：默认设置下，这里只有“类别名称”一项被选中，建议同时钩选“百分比”。
完成设置后，王老师看到了图4所示的图表，现在是一个分散的饼图。怎样合拢？只要选中分散饼图向内拖拽即可，假如是向外拖拽则愈加分散。为了突出某一部分的构成，可以将某块扇形单独拖拽出来：首先单击分散或合拢的饼图，此时整个饼图都会被同时选中，接下来，只要再次单击需要拖拽的某块扇形就可以拖拽到任意的地方了。（如果开始选“标准类型”中的饼图，在图表生成后，单击拖动其中一个扇形，也可以轻易地拖拽出来）。
小提示
为什么某块扇形比例不大，但看起来却这么大呢？原来是因为立体扇形图有角度的关系。其实它的仰角和高度都可以随意调整。右击图表区打开“设置三维视图格式”对话框，就可以在这里设置上下仰角、左右转角、高度，设置后单击“应用”按钮即可预览三维效果。
二、图多力量大——整合的力量
市场部的容儿一直在为数据太多而烦恼。昨天她发现创建图表时，在“图表向导”的第3步中，有一个“值”的选项，在前面打上钩，表中就在相应位置显示了具体的数字。但设置后，被一堆数字犹如乌云一般遮盖在图表上方。项目太多，能不挤吗？要不换个柱形图？仍无改观。她开始仔细观察起来……在“标准类型”中“饼图”对应的子图表中，有一个貌似自行车轮盘的图形，有意思，试试。
不错，“大轮盘”可以代表主要部分，“小轮盘”里可以放一些比较小的数值，等于整个“小轮盘”是“大轮盘”中的一个扇形，把小的数字分出来更清晰地进行了显示。
忽然她发现项目很多，消费者的学历、收入、该领域支出等最好全部放到一个表中。莫非把几个叠加起来？她研究了半天，终于功夫不负有心人：使用副坐标，可以让不同的图表一起显示！
根据具体数字特点，容儿选择了柱形图+折线图。她先做了一个折线图（横坐标为学历，纵坐标为收入），接着在右键点击出现的快捷菜单中选择“数据系列格式”，然后在对话框中选定“次坐标”，选中“该领域支出”区域，选择“图表类型”为柱形图，OK，一个复合图表做好了。认真整理一下，老板该满意了吧。
三、让图表动起来
1.PPT战场的远程遥控
销售部的小张最近初尝了Excel图表的甜头，直接把Excel图表复制到PPT中，利用投影设备一边介绍一边演示，形象生动，很有说服力（复制到Word中也很不错）。但是Excel中的数据在变化，PPT中图表幻灯片却不会随之改变，每次演示前都需要根据新的数据源重新在Excel中做一遍图表，太麻烦，如何才能使Excel数据牵着图表的鼻子走呢？“看我的。”热心的同事胡子给她支了一招：在Excel与PowerPoint数据表间建立链接。
首先在Excel中选择要与PowerPoint中数据表建立连接的数据范围，复制。然后新建一个PPT文档，点击“插入→图表”插入一张图表幻灯片，并清空弹出来的“数据表”输入框中所有的数据，再单击菜单“编辑→粘贴链接”，此时Excel中的数据就会出现在数据表中了。
小提示
导入数据以后可能幻灯片中的图表和想象相距甚远，所有的柱状图都收缩到一起了，适当调整一下即可。比如数据表中的A列前面有一个列，这是用来显示坐标轴的数据用的，将其选中后单击菜单“编辑→删除”将它删除，为了使数据系列正好显示在图表正中，还应该在数据表中删除多余的空行。然后单击菜单“数据→列中系列”，让图表按列分类显示，不错，整体效果已经出来了！以后如果图表的源数据添加了新数据，，则PowerPoint中数据表中的数据也相应的改变，新数据立刻在图表中得到了显示。
这种超链接的图表方法要求不能更改Excel文档和与之对应的PPT文档的路径，否则PPT文档就不会跟随Excel文件的修改而时时更新数据了。
2．Excel内图表随数动
“为什么我从图表的源数据中删除数据时，图表会自动剔除被删除数据所对应的数据系列。而当添加新数据时，图表却无法自动添加新的数据系列呢？在自己的地盘也不能实时更新！”源数据的更新频率高，确实令人头疼。小张又犯愁了。
“嘿嘿，这个也难不倒我。”首先，根据表中的数据生成一张Excel图表并利用“图表”工具栏做适当调整。然后，执行“插入→名称→定义”命令，打开“定义名称”对话框。在“名称”下输入“Date”（不包括引号，下同），然后，在“引用位置”中输入“OffSet(Sheet1!$A$2,0,0,CountA(Sheet1!$A:$A)-1,1)”（关于此表达式的具体含义，可查阅Excel帮助中Offset和CountA函数的使用说明），最后单击“添加”按钮。重复上述步骤再添加一个名为“Sales”、引用位置为“OffSet(Sheet1!$B$2,0,0,CountA(Sheet1!$B:$B)-1,1)”的名称。接着，右键单击图表并在弹出的快捷菜单中选择“源数据”。在打开的对话框中选择“系列”选项卡，将其中的“值”改为“=Sheet1!Sales”，“分类轴标志”改为“=Sheet1!Date”，单击“确定”按钮退出。至此，一个随源数据变化而自动缩放的图表就设置好了。检验一下吧。在最后一行数据的下面输入“2月21”和“90”，输入完毕后新数据会立刻显示在了图表中！
镜头插播：期末考试日渐临近，王老师根据课程特点做了一份倒计时的表格。列出了这门课程考试大纲所要求掌握的相关知识点，柱形图中“人数”是即时更新的，而“百分比”采取相对引用的方法，保证了百分比随着人数同步更新。直观的变化不仅可以让教师及时了解过关测试的完成度，而且对学生也会产生无穷动力。
小提示
制作图表的几个要点（图表宝典字幕小结）：
①找准自己所需要的图表，也就是说你制作图表的目的是什么，这样才能“图”尽所用。
②按照向导的提示操作即可，不用担心什么，即使出错也可以向前撤销，退出Excel时不保存就行。
③图表完成后，如不满意，仍旧可以重新选一种类型的图表，应该充分尝试右键菜单中的丰富选项。