论文部分内容阅读
摘要：文书档案工作是档案工作的重要组成部分，它是一个单位发展历程的缩影，又是现在管理建设状况的记录，因此在整个管理工作中发挥着极为重要的作用。文章针对档案规范化管理措施进行了阐述。
关键词：文书档案；管理规范；措施
中图分类号：G275.2文献标识码：A 文章编号：1000－8136（2012）09－0115－02
随着社会科学技术的进步，档案工作的管理方式发生了变化，管理手段也日趋先进，但仍离不开人的操作。因此，提高档案工作者素质，是推动档案工作创新的基础，是加速档案科技进步、推动档案事业发展的关键。作为档案的管理部门，如何对档案进行规范化管理，以使档案得到充分利用，为知识创新、经济发展和社会生活服务，成为档案管理工作者必须认真思考的一个重要问题。
1文档一体化的必要性
所谓文档一体化就是将目前档案工作现实中各机关相对分散独立的文件管理和档案管理统一成一个有机整体进行管理，而文件中心是介于文件产生形成机关和档案馆之间的一种过渡性文件保管机构。国内学者一致认为，它们的理论依据是文件生命周期理论。
文件生命周期理论告诉我们，文件从其产生形成到最终销毁或作为档案永久保存是一个完整的生命过程。这一过程可分为若干阶段，由于各阶段有其不同的价值、作用和特点，各阶段文件存在着与之相对应的保管地点和存放方式。
依据文件生命周期理论，文件运动的不同阶段需要不同的管理方式、保管场所。其中暂时保存阶段文件尤为特殊，这一阶段的文件要经受时间的考验，有的可能没有价值可以销毁；有的一段时间内有价值然后再销毁；有的具有永久保存价值将来需要进馆保存。因此，需要一个过渡性的中间机构来专门对其进行整理、保管和利用。于是文件中心这一机构便应运而生
了。国内外学者对文件中心的实践范围说法不一，但其管理的对象、内容是一致的。
文档一体化和建立文件中心具有理论依据，在理论上是成立的。在实践中是否切实可行、是否确有必要呢？回答是肯定的。
文档分离带来大量的弊端，造成大量失控的、具有重要价值的账外文件。档案部门由此馆藏质量降低，进而导致不能发挥参考服务作用，导致档案部门信息服务功能降低，也导致了档案部门地位的降低。
随着我国高新技术的发展，文件档案的计算机管理提上了议事日程。文件档案的计算机管理克服了以往工作环节、工作程序的重复，将文件和档案作为统一的系统工程加强文件管理的超前控制，保证了档案的质量，从而充分发挥了档案的作用。档案工作者提前介入文件的生命周期，从信息源头做起的思想在世界范围内受到一致欢迎，这种思想主要来源于为解决文档分离使电子时代档案工作从根本上动摇而提出的，也是解决现实文档分离的根本办法。
2从公文制发规范化抓起
公文是档案的前身，档案由公文转化而来。可以说公文制发的怎样，不仅决定公文本身的质量，同时，也影响日后档案的质量，决定了档案工作规范化、标准化的质量问题。因此，我们在公文制发中必须注意解决好规范化、标准化问题，以提高档案实体质量，为档案工作实施规范化、标准化管理打下牢固的工作基础。首先，公文用纸质量要好，幅面尺寸规格要统一、规范、标准，符合国家的有关规定。排版形式为横写横排，左侧装订。其次，注意检查制发公文是否履行了签发手续、是否符合审批权限、公文标题是否准确、主送单位和抄送单位是否准确、落款是否与公文一致、有无日期等。再次，公文字迹要清晰。不论是草拟公文、缮印公文，还是做出的各种记录、报表、签字、批注等，都不应使用容易褪色的笔种、墨水和纸张，以保证字迹鲜明、清晰，有利于日后长久保管利用。最后，使用文种要合理，拟制格式要规范，行文不要滥用简称和使用不规范的字，以利于日后标准化、现代化检索手段的实施应用。
3严格立卷归档原则
相近公文的重复与立卷组合的无序是阻碍档案工作实现规范化、标准化的最大问题。实现档案工作规范化、标准化的根本目标就是要实现档案保管利用价值的最大化和案卷完整化、检索利用便捷化。而“以我为主”的立卷归档工作则是解决问题、实现目标的关键性工作。“以我为主”的立卷归档原则，即归档的文件要以本单位形成的文件为主的原则，不仅是在我国文书立卷归档工作实践中形成并坚持下来的一条原则，而且还是推进档案工作规范化、标准化，乃至现代化的一个重要原则。它要求我们在实际工作中，在严格执行国务院办公厅《不归档文件销毁办法》的基础上，要注意解决好三个问题：一是要准确把握文件立卷归档的时效性，完成现行文件阶段任务的，才能予以立卷或归档，而没有完成的，则不能立卷或归档，否则，将会给档案管理造成无序和混乱。二是明确立卷归档的重点和进行合理的立卷分工。要在“以我为主”原则指导下确立立卷归档的重点，在实际工作中要注意区分文件与资料，特别是要注意区分在内容、形式和作用等方面都具有很多相似之处的文件资料之别，具体问题具体分析，以减少档案管理中的重复度和信息冗余度，提高档案利用的效率和效果。三是在坚持贯彻“以我为主”归档原则的前提下，要注意有效地维护全宗的完整性。在归档工作中既要掌握重点，分清主次，把好全宗的入口关，使不该归档文件不致混入，同时，又要注意防止应归档文件的散失。特别是在立卷中，要把同类并具有内在联系的文件材料组在一个卷内，保持同一问题的完整性，反映同一问题的全部处理过程及来龙去脉，从而在提高档案利用价值的同时，使立卷归档后所形成的档案既完整，又不庞杂，为档案的规范化、标准化管理奠定坚实的工作基础。
4提高案卷质量
不断深化的工作实践证明，案卷材料收集的是否完整是决定和影响档案价值的因素，而立卷方法问题与案卷装订质量问题则可能是决定和影响档案工作规范化、标准化质量的操作性因素。因此，在推进档案工作规范化、标准化的工作进程中，我们必须一方面要注意解决好立卷方法问题，以有利于档案标准化管理中的分类和检索；另一方面，要注意解决好案卷装订质量问题，以有利于档案规范化管理。
5实现文书档案管理工作的规范统一
5.1强化文档一体化意识
文档一体化的实质是把文秘工作和文书档案管理工作从组织制度到具体程序真正结合起来，加强文书档案部门对文件管理的超前控制，使文档工作流程科学合理。文秘人员必须具有较强的文书档案意识；文书档案材料是历史的折射和缩影，可以说没有文书档案就没有历史。对一个单位来说，要维护其历史的真实性，靠的是文书档案大量的文件材料，今天的文件，就是明天的历史。文秘人员要站在对历史负责的高度，规范办理好每一份公文。
5.2强化全过程管理工作
第一，要树立质量管理意识。不论是文秘工作，还是文书档案工作，都要确立质量第一的观念。第二，要严格遵循公文处理的基本原则、格式、行文规则、收发程序、公文管理要求及公文归档的规定。第三，要理顺管理体制，完善组织机构，建立一支优秀的工作队伍。文秘工作和文书档案工作都具有较强的专业性和技术性，要建立一支人员素质高、相对稳定的工作队伍。第四，要建立细化有效的管理制度和工作程序，按照规范程序办理公文。要执行公文行文规则，严格审核签发制度。要发挥随文卡片的控制作用，对“文件处理单”、“发文稿纸签”等填写要简明扼要，合理确定文件的发文范围。第五，要依靠先进的装备和技术。要与单位的现代化发展同步，配置性优良的设备和工具适应档案法律法规的要求，并强化其操作的熟练性和规范化。
5.3强化文秘部门立卷工作
文秘部门立卷是档案法早已明确的一个基本制度。公文办完后，由文秘部门及时整理、立卷、归档。公文立卷归档是文秘工作的最后环节，是文书档案工作的开始。办理完毕的文件材料，要由文秘人员集中统一保管，根据立卷的原则和方法，在文书档案工作人员的指导和帮助下，编写“案卷目录”，使文件的立卷工作日常化。
6结束语
档案管理作为传承人类知识信息资源的一项工作，对社会的发展和进步有着举足轻重的作用，档案管理的规范化是档案事业发展的必然趋势。做好档案的规范化工作，需要有相应的法律法规、完善的管理制度以及规范的工作程序等多方面因素，最重要的是要有一支高素质的档案管理队伍。只有这样，档案管理工作才能向着科学化、规范化的方向快速发展。
参考文献：
［1］荣花.对加强专业档案规范化管理的思考［J］.内蒙古民族大学学报，2010（05）.
［2］王云香.创建档案规范化管理的实践与探索［J］.四川档案，2010（05）.
（编辑：李敏）
关键词：文书档案；管理规范；措施
中图分类号：G275.2文献标识码：A 文章编号：1000－8136（2012）09－0115－02
随着社会科学技术的进步，档案工作的管理方式发生了变化，管理手段也日趋先进，但仍离不开人的操作。因此，提高档案工作者素质，是推动档案工作创新的基础，是加速档案科技进步、推动档案事业发展的关键。作为档案的管理部门，如何对档案进行规范化管理，以使档案得到充分利用，为知识创新、经济发展和社会生活服务，成为档案管理工作者必须认真思考的一个重要问题。
1文档一体化的必要性
所谓文档一体化就是将目前档案工作现实中各机关相对分散独立的文件管理和档案管理统一成一个有机整体进行管理，而文件中心是介于文件产生形成机关和档案馆之间的一种过渡性文件保管机构。国内学者一致认为，它们的理论依据是文件生命周期理论。
文件生命周期理论告诉我们，文件从其产生形成到最终销毁或作为档案永久保存是一个完整的生命过程。这一过程可分为若干阶段，由于各阶段有其不同的价值、作用和特点，各阶段文件存在着与之相对应的保管地点和存放方式。
依据文件生命周期理论，文件运动的不同阶段需要不同的管理方式、保管场所。其中暂时保存阶段文件尤为特殊，这一阶段的文件要经受时间的考验，有的可能没有价值可以销毁；有的一段时间内有价值然后再销毁；有的具有永久保存价值将来需要进馆保存。因此，需要一个过渡性的中间机构来专门对其进行整理、保管和利用。于是文件中心这一机构便应运而生
了。国内外学者对文件中心的实践范围说法不一，但其管理的对象、内容是一致的。
文档一体化和建立文件中心具有理论依据，在理论上是成立的。在实践中是否切实可行、是否确有必要呢？回答是肯定的。
文档分离带来大量的弊端，造成大量失控的、具有重要价值的账外文件。档案部门由此馆藏质量降低，进而导致不能发挥参考服务作用，导致档案部门信息服务功能降低，也导致了档案部门地位的降低。
随着我国高新技术的发展，文件档案的计算机管理提上了议事日程。文件档案的计算机管理克服了以往工作环节、工作程序的重复，将文件和档案作为统一的系统工程加强文件管理的超前控制，保证了档案的质量，从而充分发挥了档案的作用。档案工作者提前介入文件的生命周期，从信息源头做起的思想在世界范围内受到一致欢迎，这种思想主要来源于为解决文档分离使电子时代档案工作从根本上动摇而提出的，也是解决现实文档分离的根本办法。
2从公文制发规范化抓起
公文是档案的前身，档案由公文转化而来。可以说公文制发的怎样，不仅决定公文本身的质量，同时，也影响日后档案的质量，决定了档案工作规范化、标准化的质量问题。因此，我们在公文制发中必须注意解决好规范化、标准化问题，以提高档案实体质量，为档案工作实施规范化、标准化管理打下牢固的工作基础。首先，公文用纸质量要好，幅面尺寸规格要统一、规范、标准，符合国家的有关规定。排版形式为横写横排，左侧装订。其次，注意检查制发公文是否履行了签发手续、是否符合审批权限、公文标题是否准确、主送单位和抄送单位是否准确、落款是否与公文一致、有无日期等。再次，公文字迹要清晰。不论是草拟公文、缮印公文，还是做出的各种记录、报表、签字、批注等，都不应使用容易褪色的笔种、墨水和纸张，以保证字迹鲜明、清晰，有利于日后长久保管利用。最后，使用文种要合理，拟制格式要规范，行文不要滥用简称和使用不规范的字，以利于日后标准化、现代化检索手段的实施应用。
3严格立卷归档原则
相近公文的重复与立卷组合的无序是阻碍档案工作实现规范化、标准化的最大问题。实现档案工作规范化、标准化的根本目标就是要实现档案保管利用价值的最大化和案卷完整化、检索利用便捷化。而“以我为主”的立卷归档工作则是解决问题、实现目标的关键性工作。“以我为主”的立卷归档原则，即归档的文件要以本单位形成的文件为主的原则，不仅是在我国文书立卷归档工作实践中形成并坚持下来的一条原则，而且还是推进档案工作规范化、标准化，乃至现代化的一个重要原则。它要求我们在实际工作中，在严格执行国务院办公厅《不归档文件销毁办法》的基础上，要注意解决好三个问题：一是要准确把握文件立卷归档的时效性，完成现行文件阶段任务的，才能予以立卷或归档，而没有完成的，则不能立卷或归档，否则，将会给档案管理造成无序和混乱。二是明确立卷归档的重点和进行合理的立卷分工。要在“以我为主”原则指导下确立立卷归档的重点，在实际工作中要注意区分文件与资料，特别是要注意区分在内容、形式和作用等方面都具有很多相似之处的文件资料之别，具体问题具体分析，以减少档案管理中的重复度和信息冗余度，提高档案利用的效率和效果。三是在坚持贯彻“以我为主”归档原则的前提下，要注意有效地维护全宗的完整性。在归档工作中既要掌握重点，分清主次，把好全宗的入口关，使不该归档文件不致混入，同时，又要注意防止应归档文件的散失。特别是在立卷中，要把同类并具有内在联系的文件材料组在一个卷内，保持同一问题的完整性，反映同一问题的全部处理过程及来龙去脉，从而在提高档案利用价值的同时，使立卷归档后所形成的档案既完整，又不庞杂，为档案的规范化、标准化管理奠定坚实的工作基础。
4提高案卷质量
不断深化的工作实践证明，案卷材料收集的是否完整是决定和影响档案价值的因素，而立卷方法问题与案卷装订质量问题则可能是决定和影响档案工作规范化、标准化质量的操作性因素。因此，在推进档案工作规范化、标准化的工作进程中，我们必须一方面要注意解决好立卷方法问题，以有利于档案标准化管理中的分类和检索；另一方面，要注意解决好案卷装订质量问题，以有利于档案规范化管理。
5实现文书档案管理工作的规范统一
5.1强化文档一体化意识
文档一体化的实质是把文秘工作和文书档案管理工作从组织制度到具体程序真正结合起来，加强文书档案部门对文件管理的超前控制，使文档工作流程科学合理。文秘人员必须具有较强的文书档案意识；文书档案材料是历史的折射和缩影，可以说没有文书档案就没有历史。对一个单位来说，要维护其历史的真实性，靠的是文书档案大量的文件材料，今天的文件，就是明天的历史。文秘人员要站在对历史负责的高度，规范办理好每一份公文。
5.2强化全过程管理工作
第一，要树立质量管理意识。不论是文秘工作，还是文书档案工作，都要确立质量第一的观念。第二，要严格遵循公文处理的基本原则、格式、行文规则、收发程序、公文管理要求及公文归档的规定。第三，要理顺管理体制，完善组织机构，建立一支优秀的工作队伍。文秘工作和文书档案工作都具有较强的专业性和技术性，要建立一支人员素质高、相对稳定的工作队伍。第四，要建立细化有效的管理制度和工作程序，按照规范程序办理公文。要执行公文行文规则，严格审核签发制度。要发挥随文卡片的控制作用，对“文件处理单”、“发文稿纸签”等填写要简明扼要，合理确定文件的发文范围。第五，要依靠先进的装备和技术。要与单位的现代化发展同步，配置性优良的设备和工具适应档案法律法规的要求，并强化其操作的熟练性和规范化。
5.3强化文秘部门立卷工作
文秘部门立卷是档案法早已明确的一个基本制度。公文办完后，由文秘部门及时整理、立卷、归档。公文立卷归档是文秘工作的最后环节，是文书档案工作的开始。办理完毕的文件材料，要由文秘人员集中统一保管，根据立卷的原则和方法，在文书档案工作人员的指导和帮助下，编写“案卷目录”，使文件的立卷工作日常化。
6结束语
档案管理作为传承人类知识信息资源的一项工作，对社会的发展和进步有着举足轻重的作用，档案管理的规范化是档案事业发展的必然趋势。做好档案的规范化工作，需要有相应的法律法规、完善的管理制度以及规范的工作程序等多方面因素，最重要的是要有一支高素质的档案管理队伍。只有这样，档案管理工作才能向着科学化、规范化的方向快速发展。
参考文献：
［1］荣花.对加强专业档案规范化管理的思考［J］.内蒙古民族大学学报，2010（05）.
［2］王云香.创建档案规范化管理的实践与探索［J］.四川档案，2010（05）.
（编辑：李敏）