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高校档案信息化建设就是利用现代信息技术开发档案的信息资源，保护档案资料，做好档案的管理工作，提高档案在当今这个信息化时代的利用率。高校档案信息化建设是将用户的需求作为导向，将校园网络作为平台，将档案数字化和电子文件管理作为信息化建设工作的重点，以便能够促进高校档案事业的发展以及信息资源共享。
一、高校档案管理信息化建设的重要意义
1.有助于促进高校各项事业的发展
现阶段我国高校的档案管理信息化的发展还不够完善，档案管理工作是高校的基础工作，在高校档案信息化建设过程中，需要依托于科学技术来实现高校档案电子化储存，并利用网络来提高档案信息的规范管理。优化管理方式不仅能够提高档案管理的效率，还能够促进档案管理推动高校各项事业的发展。高校的档案管理信息化建设能够促进教育工作的不断进步发展，并且对信息化社会的建设也有重要的作用
2.有利于档案的存储和查询
随着高校的不断发展档案信息资源的不断增多，纸质档案管理的问题就显现出来了。长时间的存储会使其变得潮湿、发黄、发霉，使高校档案信息变得不完整。基于纸质档案管理出现的问题，电子档案相比纸质档案具有存储优势，还能够维护高校档案信息完整。
在纸质档案管理中，要想查询一份档案需要档案管理人员在厚厚的纸质档案资料中进行找寻，通过找寻纸质档案目录信息，去库房找寻档案资料，这种查询纸质档案的方法费时费力效率低下。采取信息技术来管理档案，就可以通过互联网软件，进行组合查询，进而准确的将所需档案查找出来，省时、省力、正确、快速的查到档案信息内容。
二、高校档案管理构建存在的问题
1.信息化档案管理认识不足
高校要想构建档案管理信息化并不是一件容易的事情，需要投入大量的人力与资金。目前部分高校还是纸质档案管理的模式，忽视了档案管理信息化的构建，也忽视了对档案管理人员信息化的培训工作。信息化档案管理模式虽然不能够直接为高校创收经济效益，但是高校如果将档案信息合理的进行管理，就能够为高校的教育事业提供有效的支持与保障，构建信息化档案管理模式等同于间接为高校教育事业创造价值。
2.档案管理信息化基础设施不完善
高校运用校园网进行档案管理，是校园网构建中的一大优势，但是在信息化档案管理过程中，常见的载体是磁带、光盘、胶片、硬盘等，这些载体会因各种因素而发生破损，如：害虫侵害、使用过程中磨损、自然老化等，这些因素都能够影响信息化，甚至还会导致信息系统运行不当，使一些档案信息丢失。因此，高校构建的信息化档案管理模式时 ，要防止档案载体的被破损，在选取载体时，应该注重其材质，还应定期找专业人员进行维护与检测，避免载体出现问题，影响高校档案管理工作。
3.档案管理标准不完善
信息化档案管理是一个较为严密的系统，高校各部门的相关信息为数据处理的及时与准确提供了保障。然而，随着高校构建的信息化档案管理模式的形成，高校档案管理信息化为高校提供的数据计算的标准却难以满足高校管理上的需求，因而，高校教育管理、教育管理流程、数据交换、教育程序标准等都应该进一步的完善。否则会失去高校信息化档案管理的根本价值，还会使高校的档案管理体系出现混乱，甚至会影响高校工作的正常运转。
三、档案管理信息化建设建议
1.确保信息建设工作的规范性
工作规章的制定及完善是十分重要的环节，只有先制定出完整的一套管理规章，并在信息化建设过程中严格落实，才能促进档案管理信息化工作的稳步进行。确保规章更具规范性，要遵从全校统一制定的目录标准，要对档案的各项信息资源进行整合，要注重对自身内部资源及其他可收集的重要资源进行整合，进一步对档案管理方式进行规。高校档案管理工作的信息化进程推进不能只局限在校内，应当注重各大高校内部档案与其他院校档案的交互，挖掘能够满足自身信息需求的档案资源供给校内外学生查找浏览。
2.对档案人员进行信息化素质提升培训
要对档案管理人员进行专业、系统地培训，使得档案管理人员的业务知识能够得到丰富，也使得档案管理人员的业务技能能够得到更好的提高。利用各种方式、机会对档案人员进行继续教育，对于档案管理人員的培训、学习、进修等工作应该大力支持。
当今时代是信息技术高速发展的时代， 档案信息化建设工作的实施过程中，档案资源与资源用户之间的交互，是由相关技术工作人员来操作的，相关工作人员在当前档案管理工作中起到的作用是无法忽略的，在档案管理工作信息化建设过程中，同时具有信息化专业技能与档案管理知识的人才是至关重要的。所谓专业性的提升，主要指代对提高管理人员档案相关知识的培养、信息知识能力的提升等涉及多个方面的强化过程，这一过程需要管理人员学习当前最新的信息技术，提升对信息的敏感度，并遵从相应的信息应用与共享准则才能达成。强化队伍质量，这样会使人才队伍建设更有效率。注重提升内部人员的知识素养以及档案管理能力，确保人才具备一定的专业性，再任命其开始投入信息化建设工作，这样才能规避在后续工作过程中可能面临的各项问题，才能确保信息化档案管理系统更加完善，功能更全面，发挥出其应有的作用，进而为建立起更有效的档案信息数据库奠定技术基础，保证系统的有效性。
项目名称：高校档案信息化建设探索与实践研究（项目编号：2018015）
一、高校档案管理信息化建设的重要意义
1.有助于促进高校各项事业的发展
现阶段我国高校的档案管理信息化的发展还不够完善，档案管理工作是高校的基础工作，在高校档案信息化建设过程中，需要依托于科学技术来实现高校档案电子化储存，并利用网络来提高档案信息的规范管理。优化管理方式不仅能够提高档案管理的效率，还能够促进档案管理推动高校各项事业的发展。高校的档案管理信息化建设能够促进教育工作的不断进步发展，并且对信息化社会的建设也有重要的作用
2.有利于档案的存储和查询
随着高校的不断发展档案信息资源的不断增多，纸质档案管理的问题就显现出来了。长时间的存储会使其变得潮湿、发黄、发霉，使高校档案信息变得不完整。基于纸质档案管理出现的问题，电子档案相比纸质档案具有存储优势，还能够维护高校档案信息完整。
在纸质档案管理中，要想查询一份档案需要档案管理人员在厚厚的纸质档案资料中进行找寻，通过找寻纸质档案目录信息，去库房找寻档案资料，这种查询纸质档案的方法费时费力效率低下。采取信息技术来管理档案，就可以通过互联网软件，进行组合查询，进而准确的将所需档案查找出来，省时、省力、正确、快速的查到档案信息内容。
二、高校档案管理构建存在的问题
1.信息化档案管理认识不足
高校要想构建档案管理信息化并不是一件容易的事情，需要投入大量的人力与资金。目前部分高校还是纸质档案管理的模式，忽视了档案管理信息化的构建，也忽视了对档案管理人员信息化的培训工作。信息化档案管理模式虽然不能够直接为高校创收经济效益，但是高校如果将档案信息合理的进行管理，就能够为高校的教育事业提供有效的支持与保障，构建信息化档案管理模式等同于间接为高校教育事业创造价值。
2.档案管理信息化基础设施不完善
高校运用校园网进行档案管理，是校园网构建中的一大优势，但是在信息化档案管理过程中，常见的载体是磁带、光盘、胶片、硬盘等，这些载体会因各种因素而发生破损，如：害虫侵害、使用过程中磨损、自然老化等，这些因素都能够影响信息化，甚至还会导致信息系统运行不当，使一些档案信息丢失。因此，高校构建的信息化档案管理模式时 ，要防止档案载体的被破损，在选取载体时，应该注重其材质，还应定期找专业人员进行维护与检测，避免载体出现问题，影响高校档案管理工作。
3.档案管理标准不完善
信息化档案管理是一个较为严密的系统，高校各部门的相关信息为数据处理的及时与准确提供了保障。然而，随着高校构建的信息化档案管理模式的形成，高校档案管理信息化为高校提供的数据计算的标准却难以满足高校管理上的需求，因而，高校教育管理、教育管理流程、数据交换、教育程序标准等都应该进一步的完善。否则会失去高校信息化档案管理的根本价值，还会使高校的档案管理体系出现混乱，甚至会影响高校工作的正常运转。
三、档案管理信息化建设建议
1.确保信息建设工作的规范性
工作规章的制定及完善是十分重要的环节，只有先制定出完整的一套管理规章，并在信息化建设过程中严格落实，才能促进档案管理信息化工作的稳步进行。确保规章更具规范性，要遵从全校统一制定的目录标准，要对档案的各项信息资源进行整合，要注重对自身内部资源及其他可收集的重要资源进行整合，进一步对档案管理方式进行规。高校档案管理工作的信息化进程推进不能只局限在校内，应当注重各大高校内部档案与其他院校档案的交互，挖掘能够满足自身信息需求的档案资源供给校内外学生查找浏览。
2.对档案人员进行信息化素质提升培训
要对档案管理人员进行专业、系统地培训，使得档案管理人员的业务知识能够得到丰富，也使得档案管理人员的业务技能能够得到更好的提高。利用各种方式、机会对档案人员进行继续教育，对于档案管理人員的培训、学习、进修等工作应该大力支持。
当今时代是信息技术高速发展的时代， 档案信息化建设工作的实施过程中，档案资源与资源用户之间的交互，是由相关技术工作人员来操作的，相关工作人员在当前档案管理工作中起到的作用是无法忽略的，在档案管理工作信息化建设过程中，同时具有信息化专业技能与档案管理知识的人才是至关重要的。所谓专业性的提升，主要指代对提高管理人员档案相关知识的培养、信息知识能力的提升等涉及多个方面的强化过程，这一过程需要管理人员学习当前最新的信息技术，提升对信息的敏感度，并遵从相应的信息应用与共享准则才能达成。强化队伍质量，这样会使人才队伍建设更有效率。注重提升内部人员的知识素养以及档案管理能力，确保人才具备一定的专业性，再任命其开始投入信息化建设工作，这样才能规避在后续工作过程中可能面临的各项问题，才能确保信息化档案管理系统更加完善，功能更全面，发挥出其应有的作用，进而为建立起更有效的档案信息数据库奠定技术基础，保证系统的有效性。
项目名称：高校档案信息化建设探索与实践研究（项目编号：2018015）