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很多学校的管理者认为教育信息化成本就是信息化项目的一次性投入成本，而忽视了大量的后续投入。这种观念在校园网建设上表现为：一次性投入建设校园网之后，由于缺乏后期的维护、升级和更新，并缺乏人员培训的费用，导致校园网利用效率不高。教育信息化进程中出现的“重硬偏软，只建不用”的现象，阻碍了教育信息化的健康发展。从总拥有成本的角度分析教育信息化成本，有助于学校领导者全面地了解教育信息化成本，进而对教育信息化成本投入进行合理的预算、科学的规划，从而促进学校教育信息化健康持续地发展。
TCO是一种在整个企业范围内长期考虑企业总体成本的一种全局性的方法，是有助于全面彻底分析、评价、管理和降低成本的一套方法和建模工具，它可以提高整个信息技术投资的价值，使信息技术更好地支持业务。教育信息化的总拥有成本模型包括三类成本：每年的技术成本、直接劳动成本和间接劳动成本。技术成本包括计算机、网络和服务器、打印机、软件和外部服务成本；直接劳动成本指技术维护人员在教育信息化项目管理、规划、购买、实施和运行中进行技术支持、管理和培训的成本；间接劳动成本是指没有维护职责的用户用在自我支持、同伴支持、培训及由于系统或网络故障所损失的时间。其中，每年的技术成本和直接劳动成本是纳入预算，虽然间接劳动成本不纳入预算，但是其效率的损失代表了学校的真正成本。
一、从TCO角度分析教育信息化成本
1.教育信息化成本逐年变化
即使教育投资保持相对不变，教育信息化成本逐年变化也是非常大的。教育信息化项目实施第一年的成本非常高，培训启动，新的硬件、软件和基础设施被购买和安装。接下来的两到三年中，成本总额减少，主要有更新、维护费用，技术支持人员的工资，每年软件的许可费用，每月支付的电费和网络服务费等运行成本。到最后一年成本又开始增加，在这一年老化的硬件设备所需要的维修和更新的成本增加。
2.教育信息化进程中的成本分析
我国在教育信息化建设中呈现出地区差异，同一地区又存在校际差异，这就导致了学校教育信息化总拥有成本的不同。各个学校拥有不同的总拥有成本模型，不同的发展阶段有不同成本结构。作为学校的管理者和决策者，应该了解本校的教育信息化所处的阶段，在实施教育信息化的过程中根据学校具体情况对教育信息化所需要的成本做好整体的预测，防止教育信息化只重视一次性投入成本和硬件设备投资，而忽视配套软件、资源、后期维护、技术培训和教学应用培训、日常运转等方面的潜在的成本，避免出现硬件设备到位后无法运转、无法应用到教学中的局面。
二、基于TCO的有效控制成本的策略
为了减少学校教育信息化的费用，最不可取的方法就是减少预算。减少预算不但不会导致成本的真正减少，还可能产生成本转移，也可能导致教育信息化效益的降低。例如，一个不替换老化设备的决定将导致维护费用的增加和师生应用的减少。减少成本的目的应该是用恰当的技术，以恰当的方式，用恰当的人，做恰当的事情，合理分配教育信息化的资源，以最小的成本发挥整个系统的最大效益。
教育信息化成本不是一次性成本，而应该从整体的角度来对教育信息化成本进行评价，也只有从整体的角度来降低教育信息化的总拥有成本才能真正做到节约成本。结合TCO总拥有成本理论提出以下四个有效控制成本的策略：
1.进行合理的规划和管理
成本节约策略应该成为全面的、长期的教育信息化规划的一部分，而不是一个一劳永逸的问题。如果缺乏技术规划和管理，那么学校在技术方面的投资很快就会过时，对技术进行有效的预算也是困难的，节约成本的机会可能会错过，并且导致无法制止额外的花费。在具体的规划当中应该更多地关注必需的设备和资源，按照清晰、明了、详细的预算计划来进行设备的购置，避免不必要的花费。由于网络的统一规划和布线要比一遍一遍地扩充更具成本效益，所以学校在进行网络基础设施建设的时候，最好能满足学校未来十年的发展需要。
2.减少系统的复杂性
在一个复杂的计算机环境中有各种各样的组成部件和应用程序，很容易产生彼此之间的冲突。计算机环境的复杂性势必增加技术维护的难度并延长维护的时间。通过标准化计算机环境，减少使用的操作系统数量，减少系统的复杂性，从而更有利于系统的维护，减少技术人员的支持成本。如可以将学校所有的计算机标准化为一个应用平台，像Windows XP 平台，这是减少技术成本的最有效的方式；通过限制工作站的不同、限制每个工作站上的应用软件的数量，使所有用户的应用程序通过使用一致的界面来减少培训时间和用户出错的几率。
3.增加技术系统的可靠性
不可靠的计算机工作站和网络将增加技术维护的成本，从而导致间接成本增加故障时间、教师和学生使用信息技术产生消极心理。增加技术系统的可靠性可以通过购买高质量的产品，安装病毒防护软件和防止学生故意破坏等措施来增加计算机和网络的可靠性。
4.提供及时的用户支持
为了使信息技术能够被有效地应用，及时提供给教师和学生技术支持是解决问题的关键。如果教师和学生遇到的问题长期得不到解决，那么技术的间接成本将会增加，系统的价值将会下降。例如，由于教职工尝试处理那些问题使教职工的时间被浪费，减少了教职工进行正常教学研究的时间，教师如果频繁遇到类似问题，可能会失去耐心并且只是勉强地把技术应用到教学中，降低教学效益。再如，学校可以通过设置技术支持人员为教师提供及时的技术支持；可以设置咨询台，使教师知道如何能获得帮助；对教师进行技术应用的基本培训。单独实施以上的具体措施很难计算出节约的成本——因为计算机环境太复杂了，不能把一个变化归因于某个单独的措施。上述策略是相互关联的，必须一起使用才有效。只有长期地进行总拥有成本分析，成本节约策略的全部效果才能够凸现出来。
参考文献
[1]王利艳，王喜成. 基于TCO的ERP选型[J].商场现代化，2004,(10).
[2] Rich Kaestner（2006） Value of Investment in Technology: Simple Questions, Difficult to Answer.School business Affairs,24-27th November 2006.
[3]郭莉.许逵.教育信息化成本效益研究框架和领域[J].中国电化教育，2006,(6).
TCO是一种在整个企业范围内长期考虑企业总体成本的一种全局性的方法，是有助于全面彻底分析、评价、管理和降低成本的一套方法和建模工具，它可以提高整个信息技术投资的价值，使信息技术更好地支持业务。教育信息化的总拥有成本模型包括三类成本：每年的技术成本、直接劳动成本和间接劳动成本。技术成本包括计算机、网络和服务器、打印机、软件和外部服务成本；直接劳动成本指技术维护人员在教育信息化项目管理、规划、购买、实施和运行中进行技术支持、管理和培训的成本；间接劳动成本是指没有维护职责的用户用在自我支持、同伴支持、培训及由于系统或网络故障所损失的时间。其中，每年的技术成本和直接劳动成本是纳入预算，虽然间接劳动成本不纳入预算，但是其效率的损失代表了学校的真正成本。
一、从TCO角度分析教育信息化成本
1.教育信息化成本逐年变化
即使教育投资保持相对不变，教育信息化成本逐年变化也是非常大的。教育信息化项目实施第一年的成本非常高，培训启动，新的硬件、软件和基础设施被购买和安装。接下来的两到三年中，成本总额减少，主要有更新、维护费用，技术支持人员的工资，每年软件的许可费用，每月支付的电费和网络服务费等运行成本。到最后一年成本又开始增加，在这一年老化的硬件设备所需要的维修和更新的成本增加。
2.教育信息化进程中的成本分析
我国在教育信息化建设中呈现出地区差异，同一地区又存在校际差异，这就导致了学校教育信息化总拥有成本的不同。各个学校拥有不同的总拥有成本模型，不同的发展阶段有不同成本结构。作为学校的管理者和决策者，应该了解本校的教育信息化所处的阶段，在实施教育信息化的过程中根据学校具体情况对教育信息化所需要的成本做好整体的预测，防止教育信息化只重视一次性投入成本和硬件设备投资，而忽视配套软件、资源、后期维护、技术培训和教学应用培训、日常运转等方面的潜在的成本，避免出现硬件设备到位后无法运转、无法应用到教学中的局面。
二、基于TCO的有效控制成本的策略
为了减少学校教育信息化的费用，最不可取的方法就是减少预算。减少预算不但不会导致成本的真正减少，还可能产生成本转移，也可能导致教育信息化效益的降低。例如，一个不替换老化设备的决定将导致维护费用的增加和师生应用的减少。减少成本的目的应该是用恰当的技术，以恰当的方式，用恰当的人，做恰当的事情，合理分配教育信息化的资源，以最小的成本发挥整个系统的最大效益。
教育信息化成本不是一次性成本，而应该从整体的角度来对教育信息化成本进行评价，也只有从整体的角度来降低教育信息化的总拥有成本才能真正做到节约成本。结合TCO总拥有成本理论提出以下四个有效控制成本的策略：
1.进行合理的规划和管理
成本节约策略应该成为全面的、长期的教育信息化规划的一部分，而不是一个一劳永逸的问题。如果缺乏技术规划和管理，那么学校在技术方面的投资很快就会过时，对技术进行有效的预算也是困难的，节约成本的机会可能会错过，并且导致无法制止额外的花费。在具体的规划当中应该更多地关注必需的设备和资源，按照清晰、明了、详细的预算计划来进行设备的购置，避免不必要的花费。由于网络的统一规划和布线要比一遍一遍地扩充更具成本效益，所以学校在进行网络基础设施建设的时候，最好能满足学校未来十年的发展需要。
2.减少系统的复杂性
在一个复杂的计算机环境中有各种各样的组成部件和应用程序，很容易产生彼此之间的冲突。计算机环境的复杂性势必增加技术维护的难度并延长维护的时间。通过标准化计算机环境，减少使用的操作系统数量，减少系统的复杂性，从而更有利于系统的维护，减少技术人员的支持成本。如可以将学校所有的计算机标准化为一个应用平台，像Windows XP 平台，这是减少技术成本的最有效的方式；通过限制工作站的不同、限制每个工作站上的应用软件的数量，使所有用户的应用程序通过使用一致的界面来减少培训时间和用户出错的几率。
3.增加技术系统的可靠性
不可靠的计算机工作站和网络将增加技术维护的成本，从而导致间接成本增加故障时间、教师和学生使用信息技术产生消极心理。增加技术系统的可靠性可以通过购买高质量的产品，安装病毒防护软件和防止学生故意破坏等措施来增加计算机和网络的可靠性。
4.提供及时的用户支持
为了使信息技术能够被有效地应用，及时提供给教师和学生技术支持是解决问题的关键。如果教师和学生遇到的问题长期得不到解决，那么技术的间接成本将会增加，系统的价值将会下降。例如，由于教职工尝试处理那些问题使教职工的时间被浪费，减少了教职工进行正常教学研究的时间，教师如果频繁遇到类似问题，可能会失去耐心并且只是勉强地把技术应用到教学中，降低教学效益。再如，学校可以通过设置技术支持人员为教师提供及时的技术支持；可以设置咨询台，使教师知道如何能获得帮助；对教师进行技术应用的基本培训。单独实施以上的具体措施很难计算出节约的成本——因为计算机环境太复杂了，不能把一个变化归因于某个单独的措施。上述策略是相互关联的，必须一起使用才有效。只有长期地进行总拥有成本分析，成本节约策略的全部效果才能够凸现出来。
参考文献
[1]王利艳，王喜成. 基于TCO的ERP选型[J].商场现代化，2004,(10).
[2] Rich Kaestner（2006） Value of Investment in Technology: Simple Questions, Difficult to Answer.School business Affairs,24-27th November 2006.
[3]郭莉.许逵.教育信息化成本效益研究框架和领域[J].中国电化教育，2006,(6).