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摘 要：目前，我国电力企业的档案管理多是依赖经验进行，随着办公自动化、网络化以及智能化的推广，计算机技术在档案工作中的应用范围不断得到扩展，档案信息化成为档案管理中的新课题。本文将从纸质档案与电子档案的特点以及共存性出发，对电力企业档案信息化的建设展开讨论。
关键词：信息化；纸质档案；电子档案
电力企业尤其是电力设计院中大量的档案，既是企业知识的积累，资产的凭证，更是企业经营的依据。随着电力企业的不断发展壮大，日积月累的大量纸质档案作为企业宝贵的资产，如何通过信息化进行合理有效地管理，成为摆在我们面前的紧迫任务。
档案信息化建设，是档案管理模式从以档案实体为重心，向以档案信息为重心的转变过程。是档案部门运用现代信息技术，加强档案信息资源的收集、整理、开发以及利用的过程[1]。在我国，数字化（digitization）是指“用计算机技术将模拟信号转换为数字信号的处理过程”[2]而澳大利亚则是使用另一种包含性概念，将档案数字化作为文件“转化”的一种形式，其所定义的“转化”（conversion）意指“将文件从一种介质向其他介质或从一种格式向其他格式转化的过程。例如将纸质文件微缩或数字成像，或者改变属性设置”。澳大利亚所定义的概念，正是我国电力企业档案信息化所要执行的工作。本文将分三点对电力企业档案信息化发展工作进行分析。
1、纸质档案与电子档案并存发展的客观性
以纸张为介质的纸质档案和以新型载体材料为介质的电子档案，是档案信息存储的传统与现代化标志。
纸质档案作为传统的档案介质，长期以来被人们作为主要的信息载体所使用。它具有较强的原始记录性，能客观地记录了以往的历史情况，具有令人信服的原始凭证功能。同时，它作为档案信息的主导存储介质，具有耐久性。美国国家档案局在对30亿页处于危险状况的纸质档案，研究确定其保护措施时，数十位专家对5种常用介质（磁性材料、光盘、电子文档、纸张、胶片）进行论证，最后结论是纸张、胶片是最适宜档案文献的长期保存。
具有保存价值并已归档的电子文件称为电子档案。电子档案的存储具有高密度性。其存储量大大高于过去的各种信息介质，能减少了档案的存储空间，对于电力企业，尤其是电力设计院来说无疑是非常有效地存储方式。另外，电子档案具有高效的信息共享性。然而，电子档案的使用又具有一定的局限性，电子档案的管理要依赖于计算机软、硬件和数据库与网络系统。只有借助计算机解码，才能转换成可识读的记录。
根据目前我国档案管理工作的现状，纸质档案与电子档案需要互相依存，相互兼容，协调发展。然而，纸介质与磁介质双轨制的收集、整理、编目和保管，将会给档案工作者带来双倍或超双倍的工作量。所以，要在两者之间找到相应的工作重点，在合理管理纸质档案的同时，大力发展电子档案，以提高工作效率，更好的服务于企业各项工作。
2、电力企业档案信息化得必然性
如上文所论述，电力企业档案室内存在大量纸质档案，检索费时，存储空间大，维护不方便。随着电力事业的飞速发展，形成的工程档案数量大，内容庞杂，单项工程完工时间也有早有迟，客观上给项目工程档案资料管理收集工作带来一定难度。此时，档案库存爆满、档案价值鉴定标准不一、档案整理方法复杂、档案检索利用困难等问题都逐渐凸显。在这样的大前提下，
建立一套从档案的收集、整理、到检索的电子档案管理体系是目前电力企业档案管理所要解决的迫切问题。
3、并存时期档案管理策略
3.1建立电力企业工程档案信息化全过程管理体系
电子档案的管理工作与纸质档案以卷盒和柜架为装具的机械整理方式不同。他需要档案部门深入到企业信息集成系统中去，从产生电子档案的源头就行使档案的监督指导职能。电力企业档案部门应摆脱原有的被动工作模式，找准为企业服务的切入点，在各个系统的设计和运行过程中就加入电子档案的鉴定、归档、保存、利用等档案管理内容。电力工程档案随着电力建设项目的开始而建立，又随着电力建设项目的竣工投产、交付使用而告终，与工程项目建设的进程同步。在这一过程中，档案管理部门也应与之同步。并做好相应的协调工作，利用网络化、信息化等手段，在档案的传输、归档和利用过程中，减少重复劳动出现的可能性。
3.2 加强档案管理人员培训机制
管理，最终要落实到人员。长期以来，档案人员一直从事着以纸质为存储介质的档案管理工作，面对现代化技术而形成的新型载体档案，对档案专业人员的素质提出了更高的要求。除了需要具备相应的专业知识外，还要具有计算机知识和外语知识。档案管理人员也需在实际工作中总结经验，并以此建立相应规范的管理体系，从而促进电力企业档案管理的规范化。
3.3健全电力企业档案管理信息化制度
要使电力企业档案管理信息化工作有序进行，就必须建立一套科学、合理、适用和操作性强的项目档案管理制度。对文件材料的形成、收集、归档范围、分类、整理、立卷归档以及竣工文件编制等提出具体要求。
综上所述，在现代信息技术发展的大前提下，新型载体档案取代传统形式的纸质档案是未来档案管理工作发展的趋势。在此形势下，电力企业纸质档案的功能将逐渐转化为资料的存档，强调其历史性与原始性。而电子档案则具有更强的实用性功能，可以很好的联系电力企业各个部门之间的关系，并以此提高工作效率。同时，电力企业档案管理部门需要进一步建立完善的管理体系与制度，平衡两者关系，以加快电力企业档案管理工作的前进步伐。
参考文献：
[1]陶碧云 论档案信息化内涵及其相互关系[J]. 《档案学通讯》 2002.6
[2]国家档案局. 纸质档案数字化技术规范[S]. 2005
关键词：信息化；纸质档案；电子档案
电力企业尤其是电力设计院中大量的档案，既是企业知识的积累，资产的凭证，更是企业经营的依据。随着电力企业的不断发展壮大，日积月累的大量纸质档案作为企业宝贵的资产，如何通过信息化进行合理有效地管理，成为摆在我们面前的紧迫任务。
档案信息化建设，是档案管理模式从以档案实体为重心，向以档案信息为重心的转变过程。是档案部门运用现代信息技术，加强档案信息资源的收集、整理、开发以及利用的过程[1]。在我国，数字化（digitization）是指“用计算机技术将模拟信号转换为数字信号的处理过程”[2]而澳大利亚则是使用另一种包含性概念，将档案数字化作为文件“转化”的一种形式，其所定义的“转化”（conversion）意指“将文件从一种介质向其他介质或从一种格式向其他格式转化的过程。例如将纸质文件微缩或数字成像，或者改变属性设置”。澳大利亚所定义的概念，正是我国电力企业档案信息化所要执行的工作。本文将分三点对电力企业档案信息化发展工作进行分析。
1、纸质档案与电子档案并存发展的客观性
以纸张为介质的纸质档案和以新型载体材料为介质的电子档案，是档案信息存储的传统与现代化标志。
纸质档案作为传统的档案介质，长期以来被人们作为主要的信息载体所使用。它具有较强的原始记录性，能客观地记录了以往的历史情况，具有令人信服的原始凭证功能。同时，它作为档案信息的主导存储介质，具有耐久性。美国国家档案局在对30亿页处于危险状况的纸质档案，研究确定其保护措施时，数十位专家对5种常用介质（磁性材料、光盘、电子文档、纸张、胶片）进行论证，最后结论是纸张、胶片是最适宜档案文献的长期保存。
具有保存价值并已归档的电子文件称为电子档案。电子档案的存储具有高密度性。其存储量大大高于过去的各种信息介质，能减少了档案的存储空间，对于电力企业，尤其是电力设计院来说无疑是非常有效地存储方式。另外，电子档案具有高效的信息共享性。然而，电子档案的使用又具有一定的局限性，电子档案的管理要依赖于计算机软、硬件和数据库与网络系统。只有借助计算机解码，才能转换成可识读的记录。
根据目前我国档案管理工作的现状，纸质档案与电子档案需要互相依存，相互兼容，协调发展。然而，纸介质与磁介质双轨制的收集、整理、编目和保管，将会给档案工作者带来双倍或超双倍的工作量。所以，要在两者之间找到相应的工作重点，在合理管理纸质档案的同时，大力发展电子档案，以提高工作效率，更好的服务于企业各项工作。
2、电力企业档案信息化得必然性
如上文所论述，电力企业档案室内存在大量纸质档案，检索费时，存储空间大，维护不方便。随着电力事业的飞速发展，形成的工程档案数量大，内容庞杂，单项工程完工时间也有早有迟，客观上给项目工程档案资料管理收集工作带来一定难度。此时，档案库存爆满、档案价值鉴定标准不一、档案整理方法复杂、档案检索利用困难等问题都逐渐凸显。在这样的大前提下，
建立一套从档案的收集、整理、到检索的电子档案管理体系是目前电力企业档案管理所要解决的迫切问题。
3、并存时期档案管理策略
3.1建立电力企业工程档案信息化全过程管理体系
电子档案的管理工作与纸质档案以卷盒和柜架为装具的机械整理方式不同。他需要档案部门深入到企业信息集成系统中去，从产生电子档案的源头就行使档案的监督指导职能。电力企业档案部门应摆脱原有的被动工作模式，找准为企业服务的切入点，在各个系统的设计和运行过程中就加入电子档案的鉴定、归档、保存、利用等档案管理内容。电力工程档案随着电力建设项目的开始而建立，又随着电力建设项目的竣工投产、交付使用而告终，与工程项目建设的进程同步。在这一过程中，档案管理部门也应与之同步。并做好相应的协调工作，利用网络化、信息化等手段，在档案的传输、归档和利用过程中，减少重复劳动出现的可能性。
3.2 加强档案管理人员培训机制
管理，最终要落实到人员。长期以来，档案人员一直从事着以纸质为存储介质的档案管理工作，面对现代化技术而形成的新型载体档案，对档案专业人员的素质提出了更高的要求。除了需要具备相应的专业知识外，还要具有计算机知识和外语知识。档案管理人员也需在实际工作中总结经验，并以此建立相应规范的管理体系，从而促进电力企业档案管理的规范化。
3.3健全电力企业档案管理信息化制度
要使电力企业档案管理信息化工作有序进行，就必须建立一套科学、合理、适用和操作性强的项目档案管理制度。对文件材料的形成、收集、归档范围、分类、整理、立卷归档以及竣工文件编制等提出具体要求。
综上所述，在现代信息技术发展的大前提下，新型载体档案取代传统形式的纸质档案是未来档案管理工作发展的趋势。在此形势下，电力企业纸质档案的功能将逐渐转化为资料的存档，强调其历史性与原始性。而电子档案则具有更强的实用性功能，可以很好的联系电力企业各个部门之间的关系，并以此提高工作效率。同时，电力企业档案管理部门需要进一步建立完善的管理体系与制度，平衡两者关系，以加快电力企业档案管理工作的前进步伐。
参考文献：
[1]陶碧云 论档案信息化内涵及其相互关系[J]. 《档案学通讯》 2002.6
[2]国家档案局. 纸质档案数字化技术规范[S]. 2005