八级细分的成本管理科目

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  近年,花样年将目光放在成本领先这一策略上
  深圳市花样年投资发展有限公司(以下简称“花样年”)成立于1996年9月,主营房地产业,是一家跨地域、多元化的生活产业开发投资公司。
  为了全面提升企业核心竞争力,从全国几千家房地产企业中脱颖而出,花样年在提高差异化
  竞争力的同时,也将目光放在了成本领先策略这一方面。
  
  一期做好基础打底
  
  2005年,花样年提出了“全员成本”的发展战略,在内部加强了对成本的管理与控制。一期目标主要是建立起办公自动化平台,实现对合同审批、执行、存档全过程的管理,同时力求将公司重要的资料(如供应商资料、材料种类及报价信息、合同资料等)进行分类、建档,从而实现重要资料的沉淀与积累,为成本精细化管理做好铺垫。花样年优化了OA与知识管理库两套系统,经过半年的实施,一期成本信息化管理的目标基本达成。
  
  二期选择专业软件
  
  2005年下半年,花样年高层制定了二期成本信息化管理目标:第一,实现成本数据的快速反馈;第二,历史数据能有效沉淀;第三,能在过程中有效控制成本,成本控制职责明确。显然,一期设计的信息化系统无法实现二期的目标。为了实现目标,花样年将目光投在专业的房地产信息化管理软件上。明源公司的新一代地产POM成本管理子系统,基于“目标成本 责任成本 作业过程控制”的现代成本管理体系而开发,以合同性成本的管理为主线,通过科学、规范的成本结构树,全面系统地反映各核算对象在其整个生命周期任意时点的动态成本、实际发生成本、实付成本、材料成本的构成情况,实现成本核算和成本控制的目标,并为房地产企业控制成本变动、洞悉成本动向、制订资金计划、掌控投资进度等提供强有力的依据。新系统得到了花样年相关部门的高度认可。在这样的背景下,花样年与明源双方的合作水到渠成。
  
  同时监控流程和信息
  
  由于花样年成本信息化管理的二期目标重大,因此双方相互配合,谨慎进行。明源针对花样年目前的情况,通过售前调研,给出以下解决方案。
  
  对合同的流程管理
  
  通过规章制度的限制,正式合同必须通过OA系统进行审批,然后使用明源开发的OA接口导入明源POM成本管理子系统,合同后续的执行、存档都由成本管理系统完成。这样OA系统无法对合同执行过程进行管理的弱点得到了解决,同时进一步提高了OA系统在集团的使用率。
  
  对供应商各类信息的管理
  
  为实现历史数据沉淀的有效性及专业性,原有知识库系统停止使用。明源公司根据花样年要求,对明源POM成本管理子系统中的供应商管理及材料管理进行二次开发,满足花样年业务管理需要;同时将原知识库信息中已经积累的老数据导入成本系统中,并配合花样年完成对供应商、材料信息基础类别的设定。
  
  对成本科目的管理
  
  由于花样年成本管理中科目级数非常细,达到八级,同时不同的科目由指定部门负责维护,明源公司将对系统进行二次开发,实现成本科目的八级管理及分科目授权管理和维护,同时配合花样年完成统一成本科目树的设置。
  此外,针对花样年提出的软件易操作、数据易导出、项目间相互调用、成本数据计算公式差异性等要求,明源实施工程师与花样年项目小组一一落实,在二次开发期间予以处理,从而实现明源POM成本管理子系统向花样年POM成本管理子系统的转换。
  
  三个半月实施完毕
  
  花样年POM成本管理子系统的实施于2005年11月开始,2006年2月结束,历时三个半月。
  2005年11月上半月,花样年实施小组配合明源实施小组开展POM成本管理子系统的学习,主要目的是了解实际业务如何在系统中实现,同时找到系统与实际业务的差异处,议定解决方案。花样年核心小组成员通过两周的学习,圈定了实施范围,明确了实施目标。而明源方实施小组收集了这两周的反馈,形成《花样年POM成本子系统需求验收清单》、《花样年POM成本子系统需求解决方案》两份关键文档。
  2005年11月下旬至12月中旬,明源方项目小组根据上述两份文档进行二次开发,明源方共投入5位开发人员,在一个月的时间内完成了花样年POM成本管理子系统与OA接口的开发,整合原有知识库系统中供应商与材料功能,并将原有旧数据导入;财务收支方面实现了与金蝶财务软件的接口,并为了满足花样年成本管理业务需求,对POM成本管理子系统进行了适应性调整。
  2006年1月,双方项目小组决定,先由花样年商务部进行POM成本管理子系统的整体应用,通过一个月的使用,成功将花样年“花好园”项目的成本数据全部录入系统。通过这次整体应用,公司对成本管理流程也进行了一次梳理,在实现“全员成本”的战略目标上,迈出了重要的一步。
  2006年2月,花样年POM成本管理子系统正式投入使用,明源实施小组针对花样年商务部、技术部、喜铺设计中心、营销中心、开发部以及财务部等多个部门进行了培训,完成了POM成本管理子系统在花样年内部的全面推广。
  
  应用期待双赢
  
  通过近半年的应用,花样年POM成本管理子系统已开始为花样年创造明显的效益。
  首先,为了配合POM成本子系统的运营,花样年特别颁布了《花样年动态成本控制管理规定》,使公司成本管理提高了一个台阶,加强了企业竞争力。
  其次,整合了原知识库内供应商、材料信息库的内容,并对供应商与材料的类别做了整体规划,加强了历史数据的沉淀与积累,为日后系统稳定运行打下了基础。
  第三,花样年POM成本管理子系统配合明源开发的第三方OA软件接口,完善了合同审批、执行、存档的整个流程,并且通过此次实施提高了第三方OA系统的使用率,弥补了以前OA系统使用率、执行率不高的不足。
  第四,通过应用,完善了公司两大类型的产品成本数据标准,形成了“花”系列、“年”系列两套标准成本数据,配合明源开发的多类型成本数据相互调用,可方便地在花样年相同项目间相互引用,大大减少了人工录入的工作量,提高了工作效率。
  第五,在明源系统中建立了按成本科目授权及应用、维护的方式,实现了系统架构的创新,使系统更加适用于花样年,且为明源POM平台提供了重要的设计思路。
  目前,“花好园”项目所有资料已全部录入系统,且在建的“花满园”项目前期成本数据及相应的初始化标准已进入系统。
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