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【摘 要】 随着科学技术的快速发展，档案是当前人们关注的重点，为了使得档案管理便于保存、修改和查询，提高档案管理的效率，实现档案管理的快速传递，这就要求档案管理人员必须紧跟时代发展的步伐，进行档案管理的信息化建设。基于此，本文就档案信息化建设进行分析与研究。
【关键词】 档案；信息化；现状；问题；对策
引言：
随着信息化步伐的加快以及知识经济时代的到来，行政事业单位的档案管理也在发生着巨大的改变，档案管理的信息化建设已经成社会发展的必然趋势。所以，本文就档案信息化建设的现状、问题及对策进行分析与研究。
一、档案信息化建设的现状
档案是人类社会活动真实的历史记录，属于国家信息资源中的重要组成部分。而档案信息化建设是指将档案资源和档案各项管理过程数字化，通过信息系统加工和计算机网络的传输，实现档案资源的合理配置与有序、有效开发利用，实现档案信息资源的社会共享。党中央提出“以信息化带动工业化”战略决策后，国家的信息化建设取得了长足的发展，全国档案信息化被列入国家档案事业“十五”、“十一五”规划之中，并渐渐步入正轨，取得了实质性的进展。然而，更为我们所关注的是目前档案信息化建设中所存在的一些问题。对这些问题进行清醒认识从而寻求解决之道，是促使我国档案信息化建设不断发展的不竭动力。
二、档案信息化建设存在的问题
（一）立足现实，加强标准化建设。档案信息技术处理，既有地域上的差异性，又有业务上的共同性。目前，各地档案馆普遍单独进行计算机管理系统的开发，无论是经济性、通用性都不利于协调统一。当务之急是加强档案馆之间的横向联系，按照统一的标准、规范，把计算机应用及适合共性特点的软件开发作为信息化建设的切入点。要力求软件功能设计既具有相对的统一性，又具有一定的灵活性和较强的应用性，争取在最大范围内建立统一的网络平台，整合档案信息资源，以整体优势最大限度地实现信息资源共享。
（二）注重质量，加强特色建设。信息化不应流于表面和形式，而是要注重由信息技术支持的档案信息是否适合用户需求，是否实现了档案服务功能的全面拓展和最大优化。如果传输的档案信息不能被接受和利用，那么信息化就意义不大。为此，档案工作必须与社会广泛联系，了解社会需求，掌握信息利用规律，深入挖掘馆藏潜力，注重特色建设，在档案信息服务方面充分体现吸引用户的魅力。
（三）数字化、网络化不等于信息化。档案的信息化建设具有广泛的内容，它包括档案信息资源的有序整理、信息数据库与信息网络的建设、信息资源的开发利用、信息化人才队伍的建设以及促进信息资源开发利用的政策法规、规范标准的制定等等。因此，不能简单地把档案资料的数字化、档案信息网络的建设等同于信息化建设，而应从多方面入手促进档案信息化建设。
（四）着重用户的实际与需求。不同方面的用户是信息化建设成果的直接受用者，但由于受计算机知识等因素的制约，使档案信息化与一些用户还有一定距离。重要的是要建设一种便捷的、更加适应用户需求的新型档案信息服务关系，充分照顾用户需求，保持与社会同步发展。
（五）以人为本，加强人才培养。档案管理现代化与电子设备的广泛应用，使原来传统的档案管理方式发生了根本变化。为适应这种变化，着力培养一支复合型的人才队伍，对完成信息化建设任务至关重要。首先，要重视对现有管理人员和专业技术人员的岗位培训和继续教育，为大家创造学习现代科学知识与先进技术的机会。其次，有计划、有针对性地招聘信息化建设专业人才。招聘信息化专业人才要长期、中期、短期相结合，实行用人制度上的社会化运作。通过实行培养现有人员和引进专业人员的办法，不断提高信息化建设队伍的综合素质和创新能力，保证在完成信息化建设任务时得心应手。
三、加强档案管理信息化建设的方法及对策
（一）提高档案管理人员的管理素质
档案管理人员直接关系到档案管理的质量。因此，对于档案管理人员来说，要不断通过参加培训、自学等方式，来提高自身的专业管理水平，在档案管理过程中，要努力掌握科学的管理方法，熟悉档案管理的基本要求和各个环节，从而提高档案管理的质量和效率。档案管理人员应该调整心态、改变以往的管理观念，通过网络不断的学习新知识和新技术，探索出有效的管理模式，使档案的管理更实用、更科学，从而满足当今社会对档案管理的需求。
（二）强化服务意识，提高档案档案管理服务水平
档案管理人员应树立档案管理的服务意识，把“主动服务”作为工作的出发点和落脚点。这就要求档案管理人员在档案的信息化建设过程中，要把档案管理系统与单位的管理系统紧密的联合起来，构建一个一体化的管理系统，将各个部门的信息综合的统筹进去，实现资源的共享，使得档案的管理能获得来良好的系统效益和综合效益。同时，对于一些较为复杂的档案信息要做到合理的分类、标引和管理，使档案信息能够最大程度的发挥其利用价值。此外，工作人员应注重档案的数字化管理，才能满足当今社会科技和发展的需求，进而提高服务水平。充分发挥好档案信息资源的作用，提高服务质量，已成为当今档案管理工作者职业发展的必然要求。
（三）开展档案管理的信息化和现代化建设工作，提高档案的利用效率
随着单位制度的改革与发展，档案管理信息化和现代化成为其必然的发展趋势，它满足了社会日益对档案信息资源的客观需求。要使得档案信息能够最大程度的发挥作用，就必须采取现代化的管理手段，从而达到延长档案寿命和提高工作效率的目的。其一，这就要求单位的档案管理人员要把握好信息管理的时效性，能够及时、准确的录入档案信息；其二，档案必须要借助于计算机进行辅助管理，通过扫描仪、计算机等现代化的设备和技术，使得档案资料录入计算机，通过相关技术的处理，能够把图片、声像、文字等资料转化成数据资料，从而实现档案数据格式与纸质并存；其三，借助于计算机，要不断的对档案管理进行创新，对于一些不在保密范围内的档案信息资源，要采取科学的网络手段实现资源的共享，從而为社会提供高效的档案信息服务，这样不仅提高了工作的质量，更方便了利用者，从而提高了档案的利用效率。
（四）采取有效的技术手段，构建档案信息的安全防护体系
现在普遍采用的有防火墙技术，即在档案部门的内网与外网之间设置保护屏障，确保内部的信息不会泄露出去，同时外部人员不能够非法获取内部信息，这是最基本最普遍的保护手段；此外还有一些安全保密技术，如加密技术、数字证书、数字签名等。另一方面，各个部门之间应该统一标准，共同构建安全体系，降低安全风险，节约成本。
（五）制定完善的保管与使用制度，保证数字化档案信息的真实性、可靠性、可用性
对于使用新型载体的档案，应该保存在适当的条件中，每隔固定的时间必须按时更换载体，保证使用载体与硬件设施的兼容性；将保存副本常规化，形成一项制度，将副本保存在脱机载体上或者实现异地保管，以备在档案受到损坏或者真实性受到质疑时，副本可以进行佐证；安装最新版本的杀毒软件，及时更新病毒库，扫描系统漏洞，发现漏洞应该及时修复，避免不法分子有机可乘；采用多层防护体系，保证掌握档案信息系统的管理权限，以防未授权用户非法获取篡改档案信息。
四、结束语
档案信息化建设是繁琐复杂的系统工程建设，要始终保持细致、耐心的工作态度在实践工作中不断发展和完善。在信息化建设过程中要用循序渐进、实用有效的思想统揽全局，使档案的管理水平进一步提高，更大的为社会创造经济效益和社会效益。
参考文献：
[1]王洪波.档案工作信息化管理模式中的信息安全问题刍议[J].黑龙江科技信息，2013，08：149.
[2]闫青泉.基于档案信息安全的档案数字化管理[J].晋图学刊，2009，04：30-32.
[3]张红霞.保障数字化档案信息安全的措施[J].档案管理，2008，05：88.
[4]宿星卉.数字化档案管理中面临的安全问题与防范措施[J].华章，2011，28：286-287.
【关键词】 档案；信息化；现状；问题；对策
引言：
随着信息化步伐的加快以及知识经济时代的到来，行政事业单位的档案管理也在发生着巨大的改变，档案管理的信息化建设已经成社会发展的必然趋势。所以，本文就档案信息化建设的现状、问题及对策进行分析与研究。
一、档案信息化建设的现状
档案是人类社会活动真实的历史记录，属于国家信息资源中的重要组成部分。而档案信息化建设是指将档案资源和档案各项管理过程数字化，通过信息系统加工和计算机网络的传输，实现档案资源的合理配置与有序、有效开发利用，实现档案信息资源的社会共享。党中央提出“以信息化带动工业化”战略决策后，国家的信息化建设取得了长足的发展，全国档案信息化被列入国家档案事业“十五”、“十一五”规划之中，并渐渐步入正轨，取得了实质性的进展。然而，更为我们所关注的是目前档案信息化建设中所存在的一些问题。对这些问题进行清醒认识从而寻求解决之道，是促使我国档案信息化建设不断发展的不竭动力。
二、档案信息化建设存在的问题
（一）立足现实，加强标准化建设。档案信息技术处理，既有地域上的差异性，又有业务上的共同性。目前，各地档案馆普遍单独进行计算机管理系统的开发，无论是经济性、通用性都不利于协调统一。当务之急是加强档案馆之间的横向联系，按照统一的标准、规范，把计算机应用及适合共性特点的软件开发作为信息化建设的切入点。要力求软件功能设计既具有相对的统一性，又具有一定的灵活性和较强的应用性，争取在最大范围内建立统一的网络平台，整合档案信息资源，以整体优势最大限度地实现信息资源共享。
（二）注重质量，加强特色建设。信息化不应流于表面和形式，而是要注重由信息技术支持的档案信息是否适合用户需求，是否实现了档案服务功能的全面拓展和最大优化。如果传输的档案信息不能被接受和利用，那么信息化就意义不大。为此，档案工作必须与社会广泛联系，了解社会需求，掌握信息利用规律，深入挖掘馆藏潜力，注重特色建设，在档案信息服务方面充分体现吸引用户的魅力。
（三）数字化、网络化不等于信息化。档案的信息化建设具有广泛的内容，它包括档案信息资源的有序整理、信息数据库与信息网络的建设、信息资源的开发利用、信息化人才队伍的建设以及促进信息资源开发利用的政策法规、规范标准的制定等等。因此，不能简单地把档案资料的数字化、档案信息网络的建设等同于信息化建设，而应从多方面入手促进档案信息化建设。
（四）着重用户的实际与需求。不同方面的用户是信息化建设成果的直接受用者，但由于受计算机知识等因素的制约，使档案信息化与一些用户还有一定距离。重要的是要建设一种便捷的、更加适应用户需求的新型档案信息服务关系，充分照顾用户需求，保持与社会同步发展。
（五）以人为本，加强人才培养。档案管理现代化与电子设备的广泛应用，使原来传统的档案管理方式发生了根本变化。为适应这种变化，着力培养一支复合型的人才队伍，对完成信息化建设任务至关重要。首先，要重视对现有管理人员和专业技术人员的岗位培训和继续教育，为大家创造学习现代科学知识与先进技术的机会。其次，有计划、有针对性地招聘信息化建设专业人才。招聘信息化专业人才要长期、中期、短期相结合，实行用人制度上的社会化运作。通过实行培养现有人员和引进专业人员的办法，不断提高信息化建设队伍的综合素质和创新能力，保证在完成信息化建设任务时得心应手。
三、加强档案管理信息化建设的方法及对策
（一）提高档案管理人员的管理素质
档案管理人员直接关系到档案管理的质量。因此，对于档案管理人员来说，要不断通过参加培训、自学等方式，来提高自身的专业管理水平，在档案管理过程中，要努力掌握科学的管理方法，熟悉档案管理的基本要求和各个环节，从而提高档案管理的质量和效率。档案管理人员应该调整心态、改变以往的管理观念，通过网络不断的学习新知识和新技术，探索出有效的管理模式，使档案的管理更实用、更科学，从而满足当今社会对档案管理的需求。
（二）强化服务意识，提高档案档案管理服务水平
档案管理人员应树立档案管理的服务意识，把“主动服务”作为工作的出发点和落脚点。这就要求档案管理人员在档案的信息化建设过程中，要把档案管理系统与单位的管理系统紧密的联合起来，构建一个一体化的管理系统，将各个部门的信息综合的统筹进去，实现资源的共享，使得档案的管理能获得来良好的系统效益和综合效益。同时，对于一些较为复杂的档案信息要做到合理的分类、标引和管理，使档案信息能够最大程度的发挥其利用价值。此外，工作人员应注重档案的数字化管理，才能满足当今社会科技和发展的需求，进而提高服务水平。充分发挥好档案信息资源的作用，提高服务质量，已成为当今档案管理工作者职业发展的必然要求。
（三）开展档案管理的信息化和现代化建设工作，提高档案的利用效率
随着单位制度的改革与发展，档案管理信息化和现代化成为其必然的发展趋势，它满足了社会日益对档案信息资源的客观需求。要使得档案信息能够最大程度的发挥作用，就必须采取现代化的管理手段，从而达到延长档案寿命和提高工作效率的目的。其一，这就要求单位的档案管理人员要把握好信息管理的时效性，能够及时、准确的录入档案信息；其二，档案必须要借助于计算机进行辅助管理，通过扫描仪、计算机等现代化的设备和技术，使得档案资料录入计算机，通过相关技术的处理，能够把图片、声像、文字等资料转化成数据资料，从而实现档案数据格式与纸质并存；其三，借助于计算机，要不断的对档案管理进行创新，对于一些不在保密范围内的档案信息资源，要采取科学的网络手段实现资源的共享，從而为社会提供高效的档案信息服务，这样不仅提高了工作的质量，更方便了利用者，从而提高了档案的利用效率。
（四）采取有效的技术手段，构建档案信息的安全防护体系
现在普遍采用的有防火墙技术，即在档案部门的内网与外网之间设置保护屏障，确保内部的信息不会泄露出去，同时外部人员不能够非法获取内部信息，这是最基本最普遍的保护手段；此外还有一些安全保密技术，如加密技术、数字证书、数字签名等。另一方面，各个部门之间应该统一标准，共同构建安全体系，降低安全风险，节约成本。
（五）制定完善的保管与使用制度，保证数字化档案信息的真实性、可靠性、可用性
对于使用新型载体的档案，应该保存在适当的条件中，每隔固定的时间必须按时更换载体，保证使用载体与硬件设施的兼容性；将保存副本常规化，形成一项制度，将副本保存在脱机载体上或者实现异地保管，以备在档案受到损坏或者真实性受到质疑时，副本可以进行佐证；安装最新版本的杀毒软件，及时更新病毒库，扫描系统漏洞，发现漏洞应该及时修复，避免不法分子有机可乘；采用多层防护体系，保证掌握档案信息系统的管理权限，以防未授权用户非法获取篡改档案信息。
四、结束语
档案信息化建设是繁琐复杂的系统工程建设，要始终保持细致、耐心的工作态度在实践工作中不断发展和完善。在信息化建设过程中要用循序渐进、实用有效的思想统揽全局，使档案的管理水平进一步提高，更大的为社会创造经济效益和社会效益。
参考文献：
[1]王洪波.档案工作信息化管理模式中的信息安全问题刍议[J].黑龙江科技信息，2013，08：149.
[2]闫青泉.基于档案信息安全的档案数字化管理[J].晋图学刊，2009，04：30-32.
[3]张红霞.保障数字化档案信息安全的措施[J].档案管理，2008，05：88.
[4]宿星卉.数字化档案管理中面临的安全问题与防范措施[J].华章，2011，28：286-287.