论文部分内容阅读
摘 要：随着计算机技术、多媒体技术和网络技术的快速发展，旧有图书档案管理模式出现的许多局限性已经严重制约了图书和档案的发展。本文通过一大功能、两大环境和三个模块简要构思出图书档案网络信息系统基本模式，从而实现图书与档案存储、检索等功能的对接。
关键词：图书；档案；网络；信息系统
面对当今计算机技术日益完善，网络信息覆盖全面加大以及科研索取信息模式的变革等新形势，无论是传统的图书借阅模式还是如今基本实现的电子化数据库，都已经远远无法满足现代读者对图书、档案工作的要求和更新速度。如果要全面满足图书、档案、情报的全面一体化管理，笔者认为必须要建立健全相关内容的网络信息系统。
一、图书、档案定义
要想将现在图书和档案进行管理对接，首先要从它们的定义进行简单分析，联合国教科文组织对图书的定义是：凡由出版社（商）出版的不包括封面和封底在内49页以上的印刷品，具有特定的书名和著者名，编有国际标准书号，有定价并取得版权保护的出版物称为图书。
长期以来，国内外学者对档案定义有种种不同见解，从档案概念内涵的构成要素而论，基本上分为两种类型：①限制型。强调具有永久保存价值的，并保存在档案馆等特定场所的历史文件才是档案。②宽舒型。不限定永久保存价值和保存地点等因素，保存在任何地方的、具有一定保存价值的历史文件，均为档案。
二、网络、数据库环境的建立
1.网络环境
就图书馆文献信息服务来讲，互联网环境不仅是技术环境，还是信息环境、文化环境、经济环境和政治环境。随着网络的建立和发展，信息服务也开始逐步走向网络化。互联网技术的通信速度和范围、信息搜索和处理能力等都是前所未有的；互联网的出现还使得信息的可得性和易接近性大大增强，用户获得文献信息的机会越来越多，获得信息的环境有了根本性改变。
因此网络化环境下的图书、档案资源共享是以信息管理系统的高度集成化和网络化为前提的。目前我国高校图书馆、档案室基本都建立了自己的网页，图书馆主页是揭示馆藏资源和网上相关信息源及图书馆服务的重要工具。开展网络环境下的信息服务是图书馆发展的趋势。因此也是图书、档案管理对接必须条件。
2.数据库环境建立
这里的数据库是指整个图书、档案网络信息系统管理后台，包括：数据的存放、后台操作、密码管理等；但基本分为三大模块：一、图书馆办公自动化系统（OA）库，二、图书管理系统库，三、档案管理系统库。馆办公自动化系统包括：外部信息公告库、内部信息通知库、规章制度库等。图书管理系统包括：图书库、期刊库、编目库、典藏库、馆藏库等，必要时还可分出各专业图书、期刊库。档案管理系统包括：文书档案库、人事档案库、教学科研档案库、财会档案库和基建档案库等。
三、具体模块分析
1.图书、档案馆办公自动化系统（OA）
但是作为图书馆特殊机构，不仅要具有自身学校处理接收、传达文件的基本功能，而且还应该具有强大的读者服务功能；与文献数据库商、书商洽谈业务的交流功能即客户关系管理（CRM）；与图书管理系统、档案管理系统形成功能的交互。
2.图书管理系统
我所构想的信息系统要完全能体现文献查找的及时性、全面性、方便性。不需要工作人员干涉，读者可以自行在图书馆电子阅览室查找，而且不仅能查找本馆文献资料，还可以直接查找其他成员馆相关文献简介，同时还可以查找到档案管理系统中相关文献的年鉴、档案文件、资料。以上是读者服务方面，还可以利用在本馆采购方面，如果一些文献资料利用率不是很高，而且其他成员馆已经有了这些资料或者电子版的文献，本馆也就没有必要再购买，可以节省这部分开销，把资金花在其他利用率更高的文献资源上。
3.档案管理系统
档案管理系统大致可以分为五大部分：文书档案系统、人事档案系统、教学科研档案系统、财会档案系统和基建档案系统。这样可以实现权力分开、责任明确、信息共享。尤其是文书档案系统和教学科研档案系统完全可以与图书管理系统中文献的查找实现信息共享。因此此系统关键就在于系统的检索功能是否强大。
四、检索功能的建立
但随着数字化时代的到来，数字化图书馆建立网络检索已经是图书馆查看资料不可或缺的一项重要服务内容。
本系统要实现的检索功能也是采用关键词、著者检索。但是本系统要实现其另一大特点——跨馆检索，也就是说在本系统中不仅能检索本馆库，还可以选择大范围数据库，如果本馆是馆际互借成员馆，就可以选择其它成员馆关于要检索内容的简介。而且本系统还可以对本馆已购买的文献数据库进行检索对接，即此文献不仅数据库网站检索到，还可以在本系统检索功能中得到，这样可以避免读者在多个文献数据库反复查找。
五、权限管理设置
权限管理是信息系统的重要环节。权限管理主要是用来管理系统用户对系统资源的访问。其目的是更好的保护和使用信息资源，提高信息系统的安全性。如何保证这些信息、操作能被“合法”的用户利用，而不是被任何人随意的访问，是这些系统所共同关心的问题。但是权限管理在实现上却是比较独立的模块，它通常与信息系统的业务逻辑没有太大的关联；然而权限管理在管理上却与信息系统有着密切的联系。
目前，由于信息系统的迅速普及以及高校各个内部信息管理的不同，高校信息系统对权限管理在易用性、灵活性、安全性上的需求越来越高。因此，只有一个数据访问性能高、使用简单、灵活的权限管理方法才能使高校信息化管理得以很好的实施。
六、结束语
当今图书的数字化，档案的数字化已经基本实现，但是作为主要信息源和信息服务机构，为了最大限度地满足高校广大读者对文献信息的需求，有必要对其实现一体化的管理，因此，构建现代化图书、档案网络信息系统必将成为未来的发展趋势。
参考文献：
[1]段永.陈海波.医院档案、图书、信息一体化管理初探.卫生软科学，2005.6
[2]吴瑛.对图书、情报、档案一体化管理的讨论思考.黑龙江史志，2008.8
[3]由薇波.图书、档案、情报一体化之简论.黑龙江史志，2008.11
作者简介：
赵宏亮（1982～ ），男，内蒙古乌盟凉城县人，硕士，馆员。
关键词：图书；档案；网络；信息系统
面对当今计算机技术日益完善，网络信息覆盖全面加大以及科研索取信息模式的变革等新形势，无论是传统的图书借阅模式还是如今基本实现的电子化数据库，都已经远远无法满足现代读者对图书、档案工作的要求和更新速度。如果要全面满足图书、档案、情报的全面一体化管理，笔者认为必须要建立健全相关内容的网络信息系统。
一、图书、档案定义
要想将现在图书和档案进行管理对接，首先要从它们的定义进行简单分析，联合国教科文组织对图书的定义是：凡由出版社（商）出版的不包括封面和封底在内49页以上的印刷品，具有特定的书名和著者名，编有国际标准书号，有定价并取得版权保护的出版物称为图书。
长期以来，国内外学者对档案定义有种种不同见解，从档案概念内涵的构成要素而论，基本上分为两种类型：①限制型。强调具有永久保存价值的，并保存在档案馆等特定场所的历史文件才是档案。②宽舒型。不限定永久保存价值和保存地点等因素，保存在任何地方的、具有一定保存价值的历史文件，均为档案。
二、网络、数据库环境的建立
1.网络环境
就图书馆文献信息服务来讲，互联网环境不仅是技术环境，还是信息环境、文化环境、经济环境和政治环境。随着网络的建立和发展，信息服务也开始逐步走向网络化。互联网技术的通信速度和范围、信息搜索和处理能力等都是前所未有的；互联网的出现还使得信息的可得性和易接近性大大增强，用户获得文献信息的机会越来越多，获得信息的环境有了根本性改变。
因此网络化环境下的图书、档案资源共享是以信息管理系统的高度集成化和网络化为前提的。目前我国高校图书馆、档案室基本都建立了自己的网页，图书馆主页是揭示馆藏资源和网上相关信息源及图书馆服务的重要工具。开展网络环境下的信息服务是图书馆发展的趋势。因此也是图书、档案管理对接必须条件。
2.数据库环境建立
这里的数据库是指整个图书、档案网络信息系统管理后台，包括：数据的存放、后台操作、密码管理等；但基本分为三大模块：一、图书馆办公自动化系统（OA）库，二、图书管理系统库，三、档案管理系统库。馆办公自动化系统包括：外部信息公告库、内部信息通知库、规章制度库等。图书管理系统包括：图书库、期刊库、编目库、典藏库、馆藏库等，必要时还可分出各专业图书、期刊库。档案管理系统包括：文书档案库、人事档案库、教学科研档案库、财会档案库和基建档案库等。
三、具体模块分析
1.图书、档案馆办公自动化系统（OA）
但是作为图书馆特殊机构，不仅要具有自身学校处理接收、传达文件的基本功能，而且还应该具有强大的读者服务功能；与文献数据库商、书商洽谈业务的交流功能即客户关系管理（CRM）；与图书管理系统、档案管理系统形成功能的交互。
2.图书管理系统
我所构想的信息系统要完全能体现文献查找的及时性、全面性、方便性。不需要工作人员干涉，读者可以自行在图书馆电子阅览室查找，而且不仅能查找本馆文献资料，还可以直接查找其他成员馆相关文献简介，同时还可以查找到档案管理系统中相关文献的年鉴、档案文件、资料。以上是读者服务方面，还可以利用在本馆采购方面，如果一些文献资料利用率不是很高，而且其他成员馆已经有了这些资料或者电子版的文献，本馆也就没有必要再购买，可以节省这部分开销，把资金花在其他利用率更高的文献资源上。
3.档案管理系统
档案管理系统大致可以分为五大部分：文书档案系统、人事档案系统、教学科研档案系统、财会档案系统和基建档案系统。这样可以实现权力分开、责任明确、信息共享。尤其是文书档案系统和教学科研档案系统完全可以与图书管理系统中文献的查找实现信息共享。因此此系统关键就在于系统的检索功能是否强大。
四、检索功能的建立
但随着数字化时代的到来，数字化图书馆建立网络检索已经是图书馆查看资料不可或缺的一项重要服务内容。
本系统要实现的检索功能也是采用关键词、著者检索。但是本系统要实现其另一大特点——跨馆检索，也就是说在本系统中不仅能检索本馆库，还可以选择大范围数据库，如果本馆是馆际互借成员馆，就可以选择其它成员馆关于要检索内容的简介。而且本系统还可以对本馆已购买的文献数据库进行检索对接，即此文献不仅数据库网站检索到，还可以在本系统检索功能中得到，这样可以避免读者在多个文献数据库反复查找。
五、权限管理设置
权限管理是信息系统的重要环节。权限管理主要是用来管理系统用户对系统资源的访问。其目的是更好的保护和使用信息资源，提高信息系统的安全性。如何保证这些信息、操作能被“合法”的用户利用，而不是被任何人随意的访问，是这些系统所共同关心的问题。但是权限管理在实现上却是比较独立的模块，它通常与信息系统的业务逻辑没有太大的关联；然而权限管理在管理上却与信息系统有着密切的联系。
目前，由于信息系统的迅速普及以及高校各个内部信息管理的不同，高校信息系统对权限管理在易用性、灵活性、安全性上的需求越来越高。因此，只有一个数据访问性能高、使用简单、灵活的权限管理方法才能使高校信息化管理得以很好的实施。
六、结束语
当今图书的数字化，档案的数字化已经基本实现，但是作为主要信息源和信息服务机构，为了最大限度地满足高校广大读者对文献信息的需求，有必要对其实现一体化的管理，因此，构建现代化图书、档案网络信息系统必将成为未来的发展趋势。
参考文献：
[1]段永.陈海波.医院档案、图书、信息一体化管理初探.卫生软科学，2005.6
[2]吴瑛.对图书、情报、档案一体化管理的讨论思考.黑龙江史志，2008.8
[3]由薇波.图书、档案、情报一体化之简论.黑龙江史志，2008.11
作者简介：
赵宏亮（1982～ ），男，内蒙古乌盟凉城县人，硕士，馆员。