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摘 要：档案管理是事业单位必不可少的管理工作，从整体管理结构来分析，事业单位档案管理工作中形成的文件可分为两种，第一种是事业单位日常运转工作中记录的普通管理文件，第二种是本单位管理实践工作所形成的多种专业性文件，这些文件完成了现行功能之后，就升级为档案资料。在信息时代，创新档案管理模式是加强事业单位档案管理信息化建设的最佳途径。本文将分层浅谈加强事业单位档案管理信息化建设措施，并提出个人建议。
关键词：事业单位；档案管理；信息化建设
若没有苦难，我们会骄傲；没有挫折，成功不再有喜悦；没有沧桑，我们不会有同情心。因此，不要幻想生活总是那么圆满，生活的四季不可能只有春天。每个人的一生都注定要经历沟沟坎坎，品尝苦涩与无奈，经历挫折与失意。
档案作为事业单位重要的文件资料，主要担负着各种文书的分类和对本单位重大事件和活动的记载，也是档案管理中重要的一部分。随着事业单位的改革与发展，档案管理工作在本单位的日常工作中发挥的作用愈加重要，创新档案管理模式也成为加强事业单位档案管理信息化建设的基础。然而，当前在事业单位档案管理信息化建设过程中尚且存在三种问题，分别是档案管理意识偏低、管理手段落后和管理制度须待健全等，本文将简析这三种问题，并在此基础上分层论述应对措施。
一、事业单位档案管理信息化建设问题
（一）档案管理的意识淡薄
部分事业单位没有设置独立的档案管理部门，档案管理人员也没有意識到档案管理的重要性，其职业技能并不能满足档案管理工作的要求，保密意识也有待加强[1]。此外，档案管理人员对于档案查阅审核工作执行的不是非常严格，难免会出现漏洞。
（二）档案管理手段相对落后
随着我国科学技术的不断发展，信息技术的应用十分广泛，事业单位管理工作也融合了信息技术，但是，档案管理手段还相对落后，信息化保密软硬件质量偏低，尚未完全实现档案管理信息化建设。此外，事业单位对档案的分类编制工作没有做到位，档案会存在各种各样的形式，在实际应用过程中，不能提供更好地服务[2]。
（三）档案的管理制度有待健全
目前，事业单位的档案管理制度并不完善，部分档案管理人员虽然非常重视档案的保密工作却忽视了档案资源的开发与利用，“重藏轻用”问题极为普遍，他们对档案资源的科研价值与潜在发展价值均缺乏科学、全面地认知，尚未立足于档案管理的最终目标，削弱了档案保密管理工作的职能[3]。
二、如何加强事业单位档案管理信息化建设
（一）提高工作人员的保密意识
加强档案管理人员的职业保密意识，创新档案管理模式，首先要从档案管理细节做起，引导档案管理人员全面优化档案管理流程，在日常工作中逐步提升自身的职业素养和保密意识。某事业单位就配合内部保密办进行了涉密信息排查工作，逐台计算机进行检查，确保上网计算机上没有涉密文件。利用微信、微博、QQ群等平台宣贯了信息安全的重要性，提高了全员的安全保密意识[4]。
另一方面，要全面做好档案立卷归档工作，一般情况下，立卷归档管理工作的第一步是全面重审档案卷宗，查看档案文件是否齐全，低于不属于立卷归档范围的文件，要予以剔除，检查卷内档案文件是否有一定的联系，对于无联系的内容应及时挑出归入有关卷内。而且，档案管理部门要对卷内文件的排列进行系统的检查和调整，保持档案文件之间的联系，确保每份文件的位置相对固定。
第二步要做好案卷软封面的编制工作，调整好案卷之后，要重新编制封面，通常，封面包含的内容与预立卷时编制的卷宗封面内容相同，但是应该根据调整后案卷的具体内容、相关问题拟写标题和确定其他项。
第三步，要优化检索工具。所谓的“档案索引”是把反映一定内容或者某个具体问题的档案用一定的方法，以相对固定的格式编制成的一种便于查找的工具。对于基本完成立卷步骤的案卷，档案管理人员应通过编制并利用检索工具，使得整个归档管理工作有序而高效。在日常管理工作中，一般可通过设计索引目录，建立标准图、档、卡、册、表并利用计算机等多种途径进行检索。
第四步要将立卷后的案卷排列上架，要维持调整、组合后的系统性和相互联系性。油田企业应根据所管档案的特点，在排列时采用流水排架法使档案案卷能够排列有序。
最后，要做好档案资源的入库保管工作，在档案文件接收入库后，由档案管理部门进行统一保管。如果保管不善，不仅会损毁档案，而且会影响档案的利用，给本单位造成无法弥补的损失。
（二）加强档案信息化动态管理工作
从微观视角来分析，档案入库保管之后并不意味着档案管理活动就此结束，在事业单位日常工作中，时常需要调阅和利用已经入库的档案资料，这就要对档案资源实施应有的管理。档案管理人员应尽量避免无关人员任意进出，保管好钥匙和电子档案的密码，同时，要注重对档案内容的保密防护，保证档案信息网站的安全，完善档案信息管理的系统。
另外，要做好档案资源的动态管理工作，明确动态管理包含随时动态管理和定期动态管理。其中，随时动态管理就是结合日常管理工作的随时进行而发生的动态注记和相应管理工作。
（三）完善事业单位档案管理制度
完善的档案管理制度是创新档案管理模式以及加强档案管理信息化建设的基础保障，档案管理人员应协助本单位制定符合信息时代创新需求的档案管理制度，创新内容应包括档案主题内容和适用范围、总则、档案的管理体制、职责、档案的收集与归档、档案的整理和归档、档案的统计、档案的保密和安全、档案的鉴定和销毁、档案的开发和使用、档案管理的经费、档案管理工作的奖励和处罚等。
三、结束语
综上所述，全面加强事业单位档案管理信息化建设，必须摒除传统管理模式下的不利因素，不断提高档案管理人员的职业素养，强化他们的安全保密意识；加强档案信息化动态管理工作，保管好钥匙和电子档案的密码，构建安全的信息档案管理网站；完善事业单位档案管理制度，细化档案管理工作内容。
参考文献：
[1]陈永生，杨茜茜，苏焕宁.电子政务系统中的档案管理：问题与思考[J].档案学研究，2015（04）：1.
[2]冯惠玲.从文献管理到基于信息资源的管理——图书情报与档案管理学科的创新发展之路[J].情报资料工作，2013（05）：2.
[3]陈永生，苏焕宁，杨茜茜等.电子政务系统中的档案管理：安全保障[J].档案学研究，2015（08）：3.
[4]李英.我国图书情报与档案管理学科研究现状剖析——基于2009-2013年国家自然科学基金和国家社会科学基金立项的分析[J].档案现代化管理，2010（09）：4.
作者简介：田思，哈尔滨商业大学。
关键词：事业单位；档案管理；信息化建设
若没有苦难，我们会骄傲；没有挫折，成功不再有喜悦；没有沧桑，我们不会有同情心。因此，不要幻想生活总是那么圆满，生活的四季不可能只有春天。每个人的一生都注定要经历沟沟坎坎，品尝苦涩与无奈，经历挫折与失意。
档案作为事业单位重要的文件资料，主要担负着各种文书的分类和对本单位重大事件和活动的记载，也是档案管理中重要的一部分。随着事业单位的改革与发展，档案管理工作在本单位的日常工作中发挥的作用愈加重要，创新档案管理模式也成为加强事业单位档案管理信息化建设的基础。然而，当前在事业单位档案管理信息化建设过程中尚且存在三种问题，分别是档案管理意识偏低、管理手段落后和管理制度须待健全等，本文将简析这三种问题，并在此基础上分层论述应对措施。
一、事业单位档案管理信息化建设问题
（一）档案管理的意识淡薄
部分事业单位没有设置独立的档案管理部门，档案管理人员也没有意識到档案管理的重要性，其职业技能并不能满足档案管理工作的要求，保密意识也有待加强[1]。此外，档案管理人员对于档案查阅审核工作执行的不是非常严格，难免会出现漏洞。
（二）档案管理手段相对落后
随着我国科学技术的不断发展，信息技术的应用十分广泛，事业单位管理工作也融合了信息技术，但是，档案管理手段还相对落后，信息化保密软硬件质量偏低，尚未完全实现档案管理信息化建设。此外，事业单位对档案的分类编制工作没有做到位，档案会存在各种各样的形式，在实际应用过程中，不能提供更好地服务[2]。
（三）档案的管理制度有待健全
目前，事业单位的档案管理制度并不完善，部分档案管理人员虽然非常重视档案的保密工作却忽视了档案资源的开发与利用，“重藏轻用”问题极为普遍，他们对档案资源的科研价值与潜在发展价值均缺乏科学、全面地认知，尚未立足于档案管理的最终目标，削弱了档案保密管理工作的职能[3]。
二、如何加强事业单位档案管理信息化建设
（一）提高工作人员的保密意识
加强档案管理人员的职业保密意识，创新档案管理模式，首先要从档案管理细节做起，引导档案管理人员全面优化档案管理流程，在日常工作中逐步提升自身的职业素养和保密意识。某事业单位就配合内部保密办进行了涉密信息排查工作，逐台计算机进行检查，确保上网计算机上没有涉密文件。利用微信、微博、QQ群等平台宣贯了信息安全的重要性，提高了全员的安全保密意识[4]。
另一方面，要全面做好档案立卷归档工作，一般情况下，立卷归档管理工作的第一步是全面重审档案卷宗，查看档案文件是否齐全，低于不属于立卷归档范围的文件，要予以剔除，检查卷内档案文件是否有一定的联系，对于无联系的内容应及时挑出归入有关卷内。而且，档案管理部门要对卷内文件的排列进行系统的检查和调整，保持档案文件之间的联系，确保每份文件的位置相对固定。
第二步要做好案卷软封面的编制工作，调整好案卷之后，要重新编制封面，通常，封面包含的内容与预立卷时编制的卷宗封面内容相同，但是应该根据调整后案卷的具体内容、相关问题拟写标题和确定其他项。
第三步，要优化检索工具。所谓的“档案索引”是把反映一定内容或者某个具体问题的档案用一定的方法，以相对固定的格式编制成的一种便于查找的工具。对于基本完成立卷步骤的案卷，档案管理人员应通过编制并利用检索工具，使得整个归档管理工作有序而高效。在日常管理工作中，一般可通过设计索引目录，建立标准图、档、卡、册、表并利用计算机等多种途径进行检索。
第四步要将立卷后的案卷排列上架，要维持调整、组合后的系统性和相互联系性。油田企业应根据所管档案的特点，在排列时采用流水排架法使档案案卷能够排列有序。
最后，要做好档案资源的入库保管工作，在档案文件接收入库后，由档案管理部门进行统一保管。如果保管不善，不仅会损毁档案，而且会影响档案的利用，给本单位造成无法弥补的损失。
（二）加强档案信息化动态管理工作
从微观视角来分析，档案入库保管之后并不意味着档案管理活动就此结束，在事业单位日常工作中，时常需要调阅和利用已经入库的档案资料，这就要对档案资源实施应有的管理。档案管理人员应尽量避免无关人员任意进出，保管好钥匙和电子档案的密码，同时，要注重对档案内容的保密防护，保证档案信息网站的安全，完善档案信息管理的系统。
另外，要做好档案资源的动态管理工作，明确动态管理包含随时动态管理和定期动态管理。其中，随时动态管理就是结合日常管理工作的随时进行而发生的动态注记和相应管理工作。
（三）完善事业单位档案管理制度
完善的档案管理制度是创新档案管理模式以及加强档案管理信息化建设的基础保障，档案管理人员应协助本单位制定符合信息时代创新需求的档案管理制度，创新内容应包括档案主题内容和适用范围、总则、档案的管理体制、职责、档案的收集与归档、档案的整理和归档、档案的统计、档案的保密和安全、档案的鉴定和销毁、档案的开发和使用、档案管理的经费、档案管理工作的奖励和处罚等。
三、结束语
综上所述，全面加强事业单位档案管理信息化建设，必须摒除传统管理模式下的不利因素，不断提高档案管理人员的职业素养，强化他们的安全保密意识；加强档案信息化动态管理工作，保管好钥匙和电子档案的密码，构建安全的信息档案管理网站；完善事业单位档案管理制度，细化档案管理工作内容。
参考文献：
[1]陈永生，杨茜茜，苏焕宁.电子政务系统中的档案管理：问题与思考[J].档案学研究，2015（04）：1.
[2]冯惠玲.从文献管理到基于信息资源的管理——图书情报与档案管理学科的创新发展之路[J].情报资料工作，2013（05）：2.
[3]陈永生，苏焕宁，杨茜茜等.电子政务系统中的档案管理：安全保障[J].档案学研究，2015（08）：3.
[4]李英.我国图书情报与档案管理学科研究现状剖析——基于2009-2013年国家自然科学基金和国家社会科学基金立项的分析[J].档案现代化管理，2010（09）：4.
作者简介：田思，哈尔滨商业大学。