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有位负责办公厅的领导在视察基层工作的时候，要求办公室的人员要争做“四能干部”。即“坐下能写，站起能说，遇事能办，问策能对”。他说：“在机关当公务员，如果不会起草和办理公文。还能干什么？”，的确，我们作为在企业总部机关工作的同志，肩负着企业管理、指挥、决策、监督和服务的职能，而办文作为基本职能之一，如果不能优质高效地完成办文任务，那我们还能办什么？
一、《条例》和《格式》存在的疑难问题及处理办法
问题一：份号、密级和保密期限、紧急程度。企业文件一般不涉及份号、密级和保密期限和紧急程度，涉及密级的根据企业的规定定级。如《中国建筑第二工程局有限公司保密工作规定》和《中国建筑第二工程局有限公司秘密文件管理制度》。
问题二：发文机关标志。《格式》中规定：“发文机关标志居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm，推荐使用小标宋体字，颜色为红色，以醒目、美观、庄重为原则。”《格式》并未对字体大小作出明确规定，这给企业在实际操作中造成了一定困惑。
在企业文件中，当机关标志为一排时用小标宋体小初字，如“中国建筑第二工程局有限公司文件”；当机关标志为两排时，机关名称字体采用小标宋体一号字，“×××文件”采用小初字，两行居中排版，如“中国建筑第二工程局有限公司办公室文件”。企业根据机关名称字数的多少确定排版格式，原则上标志大小不超过上级机关标志。
问题三：发文字号。《条例》规定：“发文字号由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。”《条例》并未对发文字号的代字作明确的规定，这给企业在实际操作中带来新的问题。如，是否采用“发、字、函”等字？是否统一由发文单位名称规范化缩写和文种缩写组成？
企业为了统一标准，笔者所在单位中国建筑第二工程局有限公司规定，代字应由发文单位名称规范化缩写和文种缩写组成，以简洁、明了、不产生歧义为原则，不采用“×××发、×××字”等代字；年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注（3号仿宋GB2312）；年份应标全称，用六角括号“[]”括入；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为01），在阿拉伯数字后加“号”字。
问题四：页码。《格式》规定：公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。
但企业在实际应用中，由于大部分都采用微软公司制造的办公软件，在一个文件中编页码是统一设置，最后空白页和版记页均不编排页码，只能单独再做文件，最后将有页码的页面和没有页码的页面合并。给排版人员造成了很大工作量。
此外，在公文处理过程中容易出错的地方。当附件与正文一起装订时，版记应在附件最后一页：当附件不与正文一起装订时，版记应在正文后、在附件前。
二、公文写作的技巧
一是要正确领会领导意图。领导意图是指领导在布置工作、发出指令时的本意及其希望达到的标准或目标。获取领导意图的途径：从主动询问中获得；从领导批示中领会；从平时言谈中捕捉；从讲话材料中把握；从积零为整中综合。把握领导意图的要求：一方面要准确、全面、提炼、增强“贴近度”。另一方面要善于换位思考：从现实角度看问题（当前企业发展的主要问题），从全局角度看问题（与其他企业的主要差距），从未来角度看问题（对企业发展的独到见解），从实践角度看问题（怎样立即解决问题），从上下结合角度看问题（与上级要求相衔接），从理论和政策高度看问题（提升眼界与格局）。
二是要遵循公文写作流程。明确公文主题。在把握领导意图后，确定公文文种，动笔之前，要做到胸有成竹。收集相关材料。根据主题收集真实、准确、新鲜、典型的，能反映事物本质特征的资料。
很多长期在办公室给领导写材料的人，都有过“江郎才尽”的体会。的确，给领导写文章是一项有较高难度的工作。一是知识更新非常快。二是一个好的企业，管理行为是持续的，不会有太多创新和变化。但是，作为秘书每次给领导写材料不能雷同。还要不断变化，争取给人耳目一新的感觉。这就需要秘书想尽办法搜集材料（本人更趋向搜集，而不是收集），平时决不能“偷工减料”，一定要有竭泽而渔的魄力。总之，搜集资料越多越好。
拟定写作提纲。确定公文内容的组成情况，表达顺序，安排公文的首尾和衔接过渡。做到条理清晰、层次分明、衔接紧密、总体和谐。
正式起草成文。注意时效性，注重文字规范、字号、排版等要求。起草材料的时候，切忌主观臆断，凭空编造。文字材料中，每一个观点、每一个意见、每一种思想都要有据可依，一定要在收集的资料中找到出处。所谓文以载道，载的不是秘书个人的思想，而是领导集体的智慧。在起草的过程中，一定要做到忘我的境界。这样才能更好地领会领导的意图，把握领导的思想。
加工修改阶段。对于文字材料后期的加工修改，我有切身体会。本人到办公室工作已经两年多。先后起草了很多重要的文字材料，包括每年年初和年中的行政工作报告。可以说，每篇重要材料的出炉都经过了“大手术”，有的甚至反复修改十多次。
所以，秘书加工修改材料一定要有壮士断腕的勇气，敢于挑战自己的极限，要始终牢记，秘书是为领导服务的，公文体现的是企业的行政管理意图。秘书要讲政治，讲奉献，讲大局。
一、《条例》和《格式》存在的疑难问题及处理办法
问题一：份号、密级和保密期限、紧急程度。企业文件一般不涉及份号、密级和保密期限和紧急程度，涉及密级的根据企业的规定定级。如《中国建筑第二工程局有限公司保密工作规定》和《中国建筑第二工程局有限公司秘密文件管理制度》。
问题二：发文机关标志。《格式》中规定：“发文机关标志居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm，推荐使用小标宋体字，颜色为红色，以醒目、美观、庄重为原则。”《格式》并未对字体大小作出明确规定，这给企业在实际操作中造成了一定困惑。
在企业文件中，当机关标志为一排时用小标宋体小初字，如“中国建筑第二工程局有限公司文件”；当机关标志为两排时，机关名称字体采用小标宋体一号字，“×××文件”采用小初字，两行居中排版，如“中国建筑第二工程局有限公司办公室文件”。企业根据机关名称字数的多少确定排版格式，原则上标志大小不超过上级机关标志。
问题三：发文字号。《条例》规定：“发文字号由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。”《条例》并未对发文字号的代字作明确的规定，这给企业在实际操作中带来新的问题。如，是否采用“发、字、函”等字？是否统一由发文单位名称规范化缩写和文种缩写组成？
企业为了统一标准，笔者所在单位中国建筑第二工程局有限公司规定，代字应由发文单位名称规范化缩写和文种缩写组成，以简洁、明了、不产生歧义为原则，不采用“×××发、×××字”等代字；年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注（3号仿宋GB2312）；年份应标全称，用六角括号“[]”括入；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为01），在阿拉伯数字后加“号”字。
问题四：页码。《格式》规定：公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。
但企业在实际应用中，由于大部分都采用微软公司制造的办公软件，在一个文件中编页码是统一设置，最后空白页和版记页均不编排页码，只能单独再做文件，最后将有页码的页面和没有页码的页面合并。给排版人员造成了很大工作量。
此外，在公文处理过程中容易出错的地方。当附件与正文一起装订时，版记应在附件最后一页：当附件不与正文一起装订时，版记应在正文后、在附件前。
二、公文写作的技巧
一是要正确领会领导意图。领导意图是指领导在布置工作、发出指令时的本意及其希望达到的标准或目标。获取领导意图的途径：从主动询问中获得；从领导批示中领会；从平时言谈中捕捉；从讲话材料中把握；从积零为整中综合。把握领导意图的要求：一方面要准确、全面、提炼、增强“贴近度”。另一方面要善于换位思考：从现实角度看问题（当前企业发展的主要问题），从全局角度看问题（与其他企业的主要差距），从未来角度看问题（对企业发展的独到见解），从实践角度看问题（怎样立即解决问题），从上下结合角度看问题（与上级要求相衔接），从理论和政策高度看问题（提升眼界与格局）。
二是要遵循公文写作流程。明确公文主题。在把握领导意图后，确定公文文种，动笔之前，要做到胸有成竹。收集相关材料。根据主题收集真实、准确、新鲜、典型的，能反映事物本质特征的资料。
很多长期在办公室给领导写材料的人，都有过“江郎才尽”的体会。的确，给领导写文章是一项有较高难度的工作。一是知识更新非常快。二是一个好的企业，管理行为是持续的，不会有太多创新和变化。但是，作为秘书每次给领导写材料不能雷同。还要不断变化，争取给人耳目一新的感觉。这就需要秘书想尽办法搜集材料（本人更趋向搜集，而不是收集），平时决不能“偷工减料”，一定要有竭泽而渔的魄力。总之，搜集资料越多越好。
拟定写作提纲。确定公文内容的组成情况，表达顺序，安排公文的首尾和衔接过渡。做到条理清晰、层次分明、衔接紧密、总体和谐。
正式起草成文。注意时效性，注重文字规范、字号、排版等要求。起草材料的时候，切忌主观臆断，凭空编造。文字材料中，每一个观点、每一个意见、每一种思想都要有据可依，一定要在收集的资料中找到出处。所谓文以载道，载的不是秘书个人的思想，而是领导集体的智慧。在起草的过程中，一定要做到忘我的境界。这样才能更好地领会领导的意图，把握领导的思想。
加工修改阶段。对于文字材料后期的加工修改，我有切身体会。本人到办公室工作已经两年多。先后起草了很多重要的文字材料，包括每年年初和年中的行政工作报告。可以说，每篇重要材料的出炉都经过了“大手术”，有的甚至反复修改十多次。
所以，秘书加工修改材料一定要有壮士断腕的勇气，敢于挑战自己的极限，要始终牢记，秘书是为领导服务的，公文体现的是企业的行政管理意图。秘书要讲政治，讲奉献，讲大局。