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【摘 要】 随着经济全球化的进一步发展，国际商务活动日益频繁，商务英语信函作为国际贸易双方进行书面商务活动信息沟通的主要方式，在国际商务交流活动中担任着重要的角色。一封良好的商务信函对国际商务活动的良好进行，以及促进双方的进一步合作有重要意义。适当的采用写作技巧对商务英语信函质量的提高有重大影响，本文就商务英语信函写作的原则及相关技巧做出详细阐述。
【关键词】 商务英语信函；写作；原则；技巧
【中图分类号】G64.24 【文献标识码】B 【文章编号】2095-3089（2013）24-0-02
一、商务应用信函概述
加入WTO后，我国同国外的交流日益密切，国际商务活动也逐日增长，商务英语信函在国际商务中的作用不断突出。商务英语信函是跨国商务活动中用于业务信息交流的主要手段，是融合不同文化、不同社会背景的国际化对话形式，因而其具有自身独特的语言特点，对语言的规范性和准确性要求很高。相对于私人信函，商务英语信函更加正式，是贸易双方业务往来的凭证及争端解决的法律依据。商务英语信函是交易双方的主要对话方式，是双方形象的表现形式，影响着互相的形象，更影响着贸易活动成功与否。
商务英语信函具有其独特性，从格式上讲商务信函的写作格式较为统一，格式要求严格，信函目的在开头须明确表达，正文层次分明，收尾格式较为固定，信函短小精悍；从语言上讲，商务英语信函的语言要求严谨、正式、规范、朴素，句子短小易懂，内容明确、直接明了，同时要求态度礼貌，谦和。
二、商务英语信函写作中应注意的语言学特性
（一）英语语言学的文化传递性，英语语音学的文化传递性是指语言的传递是通过交流和学习，而不是先天的本能。在商务英语信函的写作中，应当充分认识到这一点，商务信息的交流，及贸易目的的实现是通过语言的沟通技巧使对方予以接受而实现的，因而在商务英语信函的写作过程中要充分的运用语言技巧，避免语言表达的不当，造成贸易交流的失败。
（二）英语语言学的创造性，英语语言学的创造性，也可以理解为多元性，是指由于语言自身的多义性，从而使语言自身的含义因不同情形而具有多元性或创造性。就这一特性，在商务英语信函的写作中，应当坚持准确性和明确性的原则，保障选用的词汇能够清晰的表达所要传递的信息，避免歧义或造成其他误会。
（三）商务英语写作者应当充分的认识语言能力和语言运用的区别，语言能力是使用语言的人的语言只是储备，而语言运用是在真实的交流中的语言使用。商务应用写作者只有在提高商务英语的语言能力的基础上，才能在实际的语言使用中增强表达能力。
三、商务英语信函写作应当坚持的基本原则
商务英语信函是以贸易交易为目的，交易磋商为内容的商务协商工具，因而商务英语信函应当以简单的结构、正式的语言、简洁的表述、礼貌的语气来表述，充分的考虑交易对方的文化背景和交流习惯拟制信函。传统上，商务英语信函应当坚持7“C”原则，即礼貌（ Courtesy） 、体贴（ Consideration） 、完 整 （ Completeness） 、清 楚（ Clarity） 、简 洁（ Conciseness） 、具体 （ Concreteness） 、准确（ Correctness） ，具体如下：
（一）礼貌（ Courtesy）原则
谦恭礼貌不仅是中华民族的传统美德，更是整个人类所向往的美好品质。国际商务贸易是不同地区、不同文化背景下的商业往来，正因为如此，礼貌更是良好合作的前提和基础。在商务英语信函中，充分的传达出对对方的尊重和礼貌，无论对加强老客户的联系还是开拓新的业务都是必不可少的部分。具体在商务英语信函中的表现如下：
1、针对不同的文化背景、民族习惯，差别对待，避免因习惯差异造成不必要的误会和不礼貌。例如，交易对方是穆斯林民族，在商务英语信函的写作中就应当对穆斯林民族的禁忌有所回避，如果交易信息中出现“pig”、“blood”等可能引起歧义的词汇时谨慎选用。
2、商务英语写作中语气的使用问题，委婉谦和的语气可以使读者有高度的被尊重感。在具体的写作中，将肯定式语气改为请求性的疑问句，使收信人既能明白写信人的要求，又能以较为轻松愉悦的心情接受，是互利共赢之选。例如，经常如下的句型：“Would you please…”，“It will be highly appreciated that …”，“It is our pleasure to …”等。
（二）体贴（ Consideration）原则
这一原则主要要求商务信函写作中，从对方的利益角度出发，从为对方考虑的语气和角度表达和阐述，采取收信人的态度。具体来讲，用第二人称“您”代替第一人称“我”，从对方的利益和收入入手，积极从正面谈论问题的利弊，尽量回避否定和负面。
（三）完整 （ Completeness）原则
完整原则是商务英语信函的最重要原则，商务信函的最终目的是通过信息传递实现商业目的，因而信函涵盖所必须的信息才能达到预期效果。完整原则包括信函格式的完整性，和信函所要传递信息的完整性，一般情形下，可以通过who， when， where， what， why， how等几个主要方面检查，确保没有关键信息被遗漏。
（四）清晰（ Clarity）原则
清晰原则要求在商务英语信函写作中避免用模糊的表达，造成歧义和误会。国际商务活动中，往往交易数额较大，涉及信息准确性要求高，因而商业信函中的表述必须清晰，确保收信人能够正确理解写信人的要求。在具体写作中，应当避免使用冗长、复杂的句型，避免使用生僻、含义模糊的词汇，准确划分段落，清晰信函的结构。
（五）简洁（ Conciseness）原则 商务英语信函写作中简洁原则和清晰原则相辅相成，共同服务于商务信息的快捷、方便获取，避免晦涩难懂，造成不理解或偏差理解，保障信息高效、便捷的传递。在写作中，在不影响信函的完整性和礼貌原则的情形下，尽量使用简短的语句直接明了的说明和表述，既节约双方时间，又要准确清晰实现商务交流。例如，We wish to acknowledge receipt of your letter of November 14 with the check for Stg. 10 enclosed and wish to thank you for same.，读起来拗口、冗杂，可以简练：We appreciate your letter of November 14 and the check for Stg. 10 you sent
（六）具体 （ Concreteness） 原则
具体原则在商务英语写作中体现为对数量、价格、地点、日期等敏感的重要元素做到具体到最小单位，避免因模糊的表述造成后期的商业争端。例如，对商品的质量避免使用good、better等难以衡量的模糊词汇，时间上避免使用soon，next month等。
（七）准确（ Correctness） 原则
准确原则和具体原则等原则都体现为商务英语信函的正式性，要求在信函写作中确保语法、标点、拼写、数据、语言、单复数等的准确，避免手误出现的低级错误，同时在信函所涉及的时间和日期表述中，应避免使用yesterday，tomorrow等笼统概念的词汇，避免造成理解偏差。
四、商务信函写作中的具体技巧
商务信函写作在坚持信函写作的七大基本原则的基础上，在结构和语言上的技巧：
（一）商务英语信函结构上的技巧，商务信函的写作有一定的框架规范，正文一般包含四大部分，即开头，主体，应答，及结束语。第一部分，主要是简洁礼貌的告知写信事由，并不直接提出具体的内容。第二部分，进入主体部分，开始详细表达写信的目的，一般先写要求和建议，付款、交易限制、争端解决等放在该部分的最后写。第三部分是对第二部分的补充，该部分主要是要求对方给出答复、确认等。最后一部分，结合信函的内容，以一句简短的句子介绍全文，如希望对方接受报价等。
（二）商务英语信函写作语言运用上，应当以短句代替长句，以高频词汇代替生僻词，以简洁的词代替累赘短语，例如，用try代替endeavor，用about 代替approximately；在语气上，擅用被动语态，缓解否定或命令语境中的强硬语气，例如，用The price lists were not enclosed in your letter 代替 You didn’t enclose the price lists in your letter， 以舒缓语气。
五、结语
国际间商贸活动日益频繁，商务英语信函的使用也由此显得愈加重要。掌握商务英语信函写作的基本原则和技巧，尽可能礼貌、简洁、准确的实现商务信息的交流，加强客户间的有效互动，加速不同地区的经济往来，从而促进国际商贸的进一步发展。
参考文献
[1] 李静.商务英语信函的写作原则与技巧[J].华章；2010年第20期
[2] 邱冬娘.谈谈英语商函的写作技巧[J].闽西职业技术学院学报；2008年第02期
[3] 谢勋琪.商务英语信函写作的特点及技巧[J].商业文化（学术版）；2008年第09期
【关键词】 商务英语信函；写作；原则；技巧
【中图分类号】G64.24 【文献标识码】B 【文章编号】2095-3089（2013）24-0-02
一、商务应用信函概述
加入WTO后，我国同国外的交流日益密切，国际商务活动也逐日增长，商务英语信函在国际商务中的作用不断突出。商务英语信函是跨国商务活动中用于业务信息交流的主要手段，是融合不同文化、不同社会背景的国际化对话形式，因而其具有自身独特的语言特点，对语言的规范性和准确性要求很高。相对于私人信函，商务英语信函更加正式，是贸易双方业务往来的凭证及争端解决的法律依据。商务英语信函是交易双方的主要对话方式，是双方形象的表现形式，影响着互相的形象，更影响着贸易活动成功与否。
商务英语信函具有其独特性，从格式上讲商务信函的写作格式较为统一，格式要求严格，信函目的在开头须明确表达，正文层次分明，收尾格式较为固定，信函短小精悍；从语言上讲，商务英语信函的语言要求严谨、正式、规范、朴素，句子短小易懂，内容明确、直接明了，同时要求态度礼貌，谦和。
二、商务英语信函写作中应注意的语言学特性
（一）英语语言学的文化传递性，英语语音学的文化传递性是指语言的传递是通过交流和学习，而不是先天的本能。在商务英语信函的写作中，应当充分认识到这一点，商务信息的交流，及贸易目的的实现是通过语言的沟通技巧使对方予以接受而实现的，因而在商务英语信函的写作过程中要充分的运用语言技巧，避免语言表达的不当，造成贸易交流的失败。
（二）英语语言学的创造性，英语语言学的创造性，也可以理解为多元性，是指由于语言自身的多义性，从而使语言自身的含义因不同情形而具有多元性或创造性。就这一特性，在商务英语信函的写作中，应当坚持准确性和明确性的原则，保障选用的词汇能够清晰的表达所要传递的信息，避免歧义或造成其他误会。
（三）商务英语写作者应当充分的认识语言能力和语言运用的区别，语言能力是使用语言的人的语言只是储备，而语言运用是在真实的交流中的语言使用。商务应用写作者只有在提高商务英语的语言能力的基础上，才能在实际的语言使用中增强表达能力。
三、商务英语信函写作应当坚持的基本原则
商务英语信函是以贸易交易为目的，交易磋商为内容的商务协商工具，因而商务英语信函应当以简单的结构、正式的语言、简洁的表述、礼貌的语气来表述，充分的考虑交易对方的文化背景和交流习惯拟制信函。传统上，商务英语信函应当坚持7“C”原则，即礼貌（ Courtesy） 、体贴（ Consideration） 、完 整 （ Completeness） 、清 楚（ Clarity） 、简 洁（ Conciseness） 、具体 （ Concreteness） 、准确（ Correctness） ，具体如下：
（一）礼貌（ Courtesy）原则
谦恭礼貌不仅是中华民族的传统美德，更是整个人类所向往的美好品质。国际商务贸易是不同地区、不同文化背景下的商业往来，正因为如此，礼貌更是良好合作的前提和基础。在商务英语信函中，充分的传达出对对方的尊重和礼貌，无论对加强老客户的联系还是开拓新的业务都是必不可少的部分。具体在商务英语信函中的表现如下：
1、针对不同的文化背景、民族习惯，差别对待，避免因习惯差异造成不必要的误会和不礼貌。例如，交易对方是穆斯林民族，在商务英语信函的写作中就应当对穆斯林民族的禁忌有所回避，如果交易信息中出现“pig”、“blood”等可能引起歧义的词汇时谨慎选用。
2、商务英语写作中语气的使用问题，委婉谦和的语气可以使读者有高度的被尊重感。在具体的写作中，将肯定式语气改为请求性的疑问句，使收信人既能明白写信人的要求，又能以较为轻松愉悦的心情接受，是互利共赢之选。例如，经常如下的句型：“Would you please…”，“It will be highly appreciated that …”，“It is our pleasure to …”等。
（二）体贴（ Consideration）原则
这一原则主要要求商务信函写作中，从对方的利益角度出发，从为对方考虑的语气和角度表达和阐述，采取收信人的态度。具体来讲，用第二人称“您”代替第一人称“我”，从对方的利益和收入入手，积极从正面谈论问题的利弊，尽量回避否定和负面。
（三）完整 （ Completeness）原则
完整原则是商务英语信函的最重要原则，商务信函的最终目的是通过信息传递实现商业目的，因而信函涵盖所必须的信息才能达到预期效果。完整原则包括信函格式的完整性，和信函所要传递信息的完整性，一般情形下，可以通过who， when， where， what， why， how等几个主要方面检查，确保没有关键信息被遗漏。
（四）清晰（ Clarity）原则
清晰原则要求在商务英语信函写作中避免用模糊的表达，造成歧义和误会。国际商务活动中，往往交易数额较大，涉及信息准确性要求高，因而商业信函中的表述必须清晰，确保收信人能够正确理解写信人的要求。在具体写作中，应当避免使用冗长、复杂的句型，避免使用生僻、含义模糊的词汇，准确划分段落，清晰信函的结构。
（五）简洁（ Conciseness）原则 商务英语信函写作中简洁原则和清晰原则相辅相成，共同服务于商务信息的快捷、方便获取，避免晦涩难懂，造成不理解或偏差理解，保障信息高效、便捷的传递。在写作中，在不影响信函的完整性和礼貌原则的情形下，尽量使用简短的语句直接明了的说明和表述，既节约双方时间，又要准确清晰实现商务交流。例如，We wish to acknowledge receipt of your letter of November 14 with the check for Stg. 10 enclosed and wish to thank you for same.，读起来拗口、冗杂，可以简练：We appreciate your letter of November 14 and the check for Stg. 10 you sent
（六）具体 （ Concreteness） 原则
具体原则在商务英语写作中体现为对数量、价格、地点、日期等敏感的重要元素做到具体到最小单位，避免因模糊的表述造成后期的商业争端。例如，对商品的质量避免使用good、better等难以衡量的模糊词汇，时间上避免使用soon，next month等。
（七）准确（ Correctness） 原则
准确原则和具体原则等原则都体现为商务英语信函的正式性，要求在信函写作中确保语法、标点、拼写、数据、语言、单复数等的准确，避免手误出现的低级错误，同时在信函所涉及的时间和日期表述中，应避免使用yesterday，tomorrow等笼统概念的词汇，避免造成理解偏差。
四、商务信函写作中的具体技巧
商务信函写作在坚持信函写作的七大基本原则的基础上，在结构和语言上的技巧：
（一）商务英语信函结构上的技巧，商务信函的写作有一定的框架规范，正文一般包含四大部分，即开头，主体，应答，及结束语。第一部分，主要是简洁礼貌的告知写信事由，并不直接提出具体的内容。第二部分，进入主体部分，开始详细表达写信的目的，一般先写要求和建议，付款、交易限制、争端解决等放在该部分的最后写。第三部分是对第二部分的补充，该部分主要是要求对方给出答复、确认等。最后一部分，结合信函的内容，以一句简短的句子介绍全文，如希望对方接受报价等。
（二）商务英语信函写作语言运用上，应当以短句代替长句，以高频词汇代替生僻词，以简洁的词代替累赘短语，例如，用try代替endeavor，用about 代替approximately；在语气上，擅用被动语态，缓解否定或命令语境中的强硬语气，例如，用The price lists were not enclosed in your letter 代替 You didn’t enclose the price lists in your letter， 以舒缓语气。
五、结语
国际间商贸活动日益频繁，商务英语信函的使用也由此显得愈加重要。掌握商务英语信函写作的基本原则和技巧，尽可能礼貌、简洁、准确的实现商务信息的交流，加强客户间的有效互动，加速不同地区的经济往来，从而促进国际商贸的进一步发展。
参考文献
[1] 李静.商务英语信函的写作原则与技巧[J].华章；2010年第20期
[2] 邱冬娘.谈谈英语商函的写作技巧[J].闽西职业技术学院学报；2008年第02期
[3] 谢勋琪.商务英语信函写作的特点及技巧[J].商业文化（学术版）；2008年第09期