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随着我省改革开放的不断深入，对外合作交流的不断扩大，政府及各部门承办国际性会议、大型展览会、博览会和出国出境人员日益增多，在承办、申请和办理出国出境过程中，形成了大量的机关外事工作文件材料。我们在业务指导中发现，有些承办单位和申请单位，外事工作文件材料收集不全，反映不出我省承办国际性会议和出国出境人员对外合作交流情况的全貌，直接影响到编写和研究我省改革开放对外交流的历史及取得的成果，影响到外事档案的整理、保管和利用，为加强我省机关外事档案的管理，笔者结合业务工作的实践，就机关外事档案的整理，谈一点一孔之见。与同行们交流一下认识和看法。
1 机关外事工作文件材料的收集
档案收集工作是档案业务诸环节中的第一个环节，是其他业务环节的工作基础。从某种意义上说，没有收集工作，就没有整理工作。也就是说，没有收集来的文件材料，就没有档案整理的物质对象。由此可见，收集工作是多么的重要。因此，为了加强机关外事工作文件材料的管理，必须做好机关外事文件材料的收集工作。从我们业务指导接触到的机关外事工作文件材料看，其收集范围有四部分内容：一是在承办国际性会议、大型展览会、博览会过程中形成的文件材料，如承办会议的请示、批复、会议通知、会议日程表及议程表、领导及有关代表讲话、主报告(原文和译文)、辅助报告(原文和译文)、委员会、分会会议和学术会的讨论记录、交流材料、会议简报、会议须知、组委会名单(主办单位、承办单位和参与单位)、会议代表登记表、会议接待安排计划、会议宣传报道等方面的文件材料，均应收集。二是在出国出境审批过程中形成的文件材料，如邀请国(地区或个人)的邀请函(含翻译件)；派出单位向主管部门的请示：主管部门向出国出境审批单位的请示：出国出境审批单位的批复和出国出境人员登记(汇总)表及其他证明等方面的文件材料，均应收集。三是派出单位在出国出境参观访问、合作交流过程中形成的文件材料，如参观访问、参加国际会议、讲学、留学、进修、学术交流、合作研究、技术考察、洽谈贸易、工程承包等方面的文件材料，均应收集。四是在接待外国党政官员、各界人士来我省参观访问、合作交流过程中形成的文件材料，如外国党政官员、各界人士来我省参观访问、讲学、留学、研修、学术交流、合作研究、技术考察、洽谈贸易、工程承包等方面的文件材料，均应收集。
2 机关外事档案的整理
档案整理工作是档案业务工作环节中承上启下的关键环节，不但是对收集工作的检验，而且也影响着其他业务工作环节的开展，更重要的是影响着外事档案信息资源的开发和利用。要有效开发和利用外事档案信息资源，必须提高外事档案的整理质量和水平。本文为了使机关外事档案的整理更有针对性和操作性，只谈国际性会议承办单位、出国出境审批单位、出国出境人员派出单位和外国人员来访对口接待单位档案的整理。而不涉及其他(不谈外事档案的特点和分类方法)。
国际性会议、大型展览会、博览会承办单位，在整理档案时，应根据会议文件材料成套性的特点，按会议的批复、请示、会议通知、会议日程表或议程表、领导和有关代表讲话等一整套会议文件材料进行排列。按单件进行整理。会议形成多少文件就整多少文件。不能笼统地、人为地把一次会议形成的所有文件材料作为一件来整理(如过去的会议文件专卷)。根据国家档案局8号令的规定，本机关承办的国际性会议、大型展览会、博览会，形成的文件材料。其保管期限。既有永久的。又有30年和10年的。我们考虑到省直以下大多数机关，承办这种会议的机会，不能说没有，但不会太多。说不定几年遇不到一次。因此，这部分文件材料，正因为少而显得宝贵，所以作为永久保管。
出国出境审批单位，在整理档案时，应根据审批文件材料的形成特点，在同一年度中，采用分请示单位结合出国出境流向(国别、地区)和问题(如讲学、留学、进修、学术交流、洽谈贸易、工程承包等问题)的方法进行整理。根据国家外交部的规定，这部分文件材料作为短期保管。但是，我们认为出国出境人员登记(汇总)表应作为永久保管。因为通过登记表可以反映出我省出国出境人员的数量、流向和工作性质。能为今后我省加大对外交流合作提供决策依据。出国出境审批单位，在填写归档文件目录时，只填写某某省(市)政府的批复(批件)和直接向某某省(市)政府请示的单位的请示两份文件，如某政出科任字(某年)某号，某某省(市)政府关于某某大学某某赴某某国学术交流的批复(批件)：又如某教出字(某年)某号，某某省(市)教育厅(局)关于某某大学某某赴某某国学术交流的请示。
间接请示单位(某某大学)给省(市)教育厅(局)的请示及一系列审查文件材料，作为直接请示单位(省市教育厅局)文件的附件，不再填写归档文件目录。
出国出境人员派出单位，在整理档案时，应将申请和办理出国出境过程中形成的全套文件材料收集起来，按上级机关的批复和本机关的申请材料的顺序排列。这部分文件材料应作为永久保管。在填写归档文件目录时。某某政府和负责审批单位及主管部门的批复，本机关的请示及附件应逐件填写。这里需要说明的是，本机关出国出境人员参加国际学术会议提交的论文、访问报告、讲学、合作交流、进修、留学取得学位和研究成果论文及各类证书的影印件(原件由本人保管)，这部分材料。应作为永久保管。按分类的要求，归到相应的类别里。
外国来访人员对口接待单位，在整理档案时，其文件材料应按外国党政官员、社会知名人士、著名科学家、工程技术专家、访问学者、留学生等层次或批次先后顺序排列，保管期限应作为永久保管。但是我们在业务指导中发现，高校对这部分文件材料划分的保管期限。有的是永久，有的是长期。如本校各专业教学计划、教学大纲，作为永久保管，而本校的外国留学生的教学计划、大纲、安排，作为长期保管：本校出国进修、留学取得学位和研究成果论文及各类证书复印件，作为永久保管。而本校的外国留学生学位论文和学位证复印件，作为长期保管；外国党政官员、各界人士来校参观访问形成的文件材料，作为长期保管。高校划分上述文件材料的保管期限，依据是1994年原国家教委办公厅编的《高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范》，这本身没有什么不对。但我们认为，能接待外国留学生的高等学校并不多。为发展高等学校与外国的友好合作与交流，应将外国留学生在本校学习过程中形成的文件材料，作为永久保管(据媒体报道，越南现任国家总理阮晋勇‘曾在广西师范大学留过学)。尤其是外国党政官员来校访问考察、发表演讲形成的文件材料，我们认为不能作为长期保管应作为永久保管。如果不是名牌大学、重点大学，能安排外国政要去访问、去演讲吗?不像北大、清华接待外国政要来校访问、演讲的机会多一些，而对其他高校来说，能遇上一次这样的机会，其形成的接待文件材料能不作为永久保管吗?
(作者单位：河南省档案局)
1 机关外事工作文件材料的收集
档案收集工作是档案业务诸环节中的第一个环节，是其他业务环节的工作基础。从某种意义上说，没有收集工作，就没有整理工作。也就是说，没有收集来的文件材料，就没有档案整理的物质对象。由此可见，收集工作是多么的重要。因此，为了加强机关外事工作文件材料的管理，必须做好机关外事文件材料的收集工作。从我们业务指导接触到的机关外事工作文件材料看，其收集范围有四部分内容：一是在承办国际性会议、大型展览会、博览会过程中形成的文件材料，如承办会议的请示、批复、会议通知、会议日程表及议程表、领导及有关代表讲话、主报告(原文和译文)、辅助报告(原文和译文)、委员会、分会会议和学术会的讨论记录、交流材料、会议简报、会议须知、组委会名单(主办单位、承办单位和参与单位)、会议代表登记表、会议接待安排计划、会议宣传报道等方面的文件材料，均应收集。二是在出国出境审批过程中形成的文件材料，如邀请国(地区或个人)的邀请函(含翻译件)；派出单位向主管部门的请示：主管部门向出国出境审批单位的请示：出国出境审批单位的批复和出国出境人员登记(汇总)表及其他证明等方面的文件材料，均应收集。三是派出单位在出国出境参观访问、合作交流过程中形成的文件材料，如参观访问、参加国际会议、讲学、留学、进修、学术交流、合作研究、技术考察、洽谈贸易、工程承包等方面的文件材料，均应收集。四是在接待外国党政官员、各界人士来我省参观访问、合作交流过程中形成的文件材料，如外国党政官员、各界人士来我省参观访问、讲学、留学、研修、学术交流、合作研究、技术考察、洽谈贸易、工程承包等方面的文件材料，均应收集。
2 机关外事档案的整理
档案整理工作是档案业务工作环节中承上启下的关键环节，不但是对收集工作的检验，而且也影响着其他业务工作环节的开展，更重要的是影响着外事档案信息资源的开发和利用。要有效开发和利用外事档案信息资源，必须提高外事档案的整理质量和水平。本文为了使机关外事档案的整理更有针对性和操作性，只谈国际性会议承办单位、出国出境审批单位、出国出境人员派出单位和外国人员来访对口接待单位档案的整理。而不涉及其他(不谈外事档案的特点和分类方法)。
国际性会议、大型展览会、博览会承办单位，在整理档案时，应根据会议文件材料成套性的特点，按会议的批复、请示、会议通知、会议日程表或议程表、领导和有关代表讲话等一整套会议文件材料进行排列。按单件进行整理。会议形成多少文件就整多少文件。不能笼统地、人为地把一次会议形成的所有文件材料作为一件来整理(如过去的会议文件专卷)。根据国家档案局8号令的规定，本机关承办的国际性会议、大型展览会、博览会，形成的文件材料。其保管期限。既有永久的。又有30年和10年的。我们考虑到省直以下大多数机关，承办这种会议的机会，不能说没有，但不会太多。说不定几年遇不到一次。因此，这部分文件材料，正因为少而显得宝贵，所以作为永久保管。
出国出境审批单位，在整理档案时，应根据审批文件材料的形成特点，在同一年度中，采用分请示单位结合出国出境流向(国别、地区)和问题(如讲学、留学、进修、学术交流、洽谈贸易、工程承包等问题)的方法进行整理。根据国家外交部的规定，这部分文件材料作为短期保管。但是，我们认为出国出境人员登记(汇总)表应作为永久保管。因为通过登记表可以反映出我省出国出境人员的数量、流向和工作性质。能为今后我省加大对外交流合作提供决策依据。出国出境审批单位，在填写归档文件目录时，只填写某某省(市)政府的批复(批件)和直接向某某省(市)政府请示的单位的请示两份文件，如某政出科任字(某年)某号，某某省(市)政府关于某某大学某某赴某某国学术交流的批复(批件)：又如某教出字(某年)某号，某某省(市)教育厅(局)关于某某大学某某赴某某国学术交流的请示。
间接请示单位(某某大学)给省(市)教育厅(局)的请示及一系列审查文件材料，作为直接请示单位(省市教育厅局)文件的附件，不再填写归档文件目录。
出国出境人员派出单位，在整理档案时，应将申请和办理出国出境过程中形成的全套文件材料收集起来，按上级机关的批复和本机关的申请材料的顺序排列。这部分文件材料应作为永久保管。在填写归档文件目录时。某某政府和负责审批单位及主管部门的批复，本机关的请示及附件应逐件填写。这里需要说明的是，本机关出国出境人员参加国际学术会议提交的论文、访问报告、讲学、合作交流、进修、留学取得学位和研究成果论文及各类证书的影印件(原件由本人保管)，这部分材料。应作为永久保管。按分类的要求，归到相应的类别里。
外国来访人员对口接待单位，在整理档案时，其文件材料应按外国党政官员、社会知名人士、著名科学家、工程技术专家、访问学者、留学生等层次或批次先后顺序排列，保管期限应作为永久保管。但是我们在业务指导中发现，高校对这部分文件材料划分的保管期限。有的是永久，有的是长期。如本校各专业教学计划、教学大纲，作为永久保管，而本校的外国留学生的教学计划、大纲、安排，作为长期保管：本校出国进修、留学取得学位和研究成果论文及各类证书复印件，作为永久保管。而本校的外国留学生学位论文和学位证复印件，作为长期保管；外国党政官员、各界人士来校参观访问形成的文件材料，作为长期保管。高校划分上述文件材料的保管期限，依据是1994年原国家教委办公厅编的《高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范》，这本身没有什么不对。但我们认为，能接待外国留学生的高等学校并不多。为发展高等学校与外国的友好合作与交流，应将外国留学生在本校学习过程中形成的文件材料，作为永久保管(据媒体报道，越南现任国家总理阮晋勇‘曾在广西师范大学留过学)。尤其是外国党政官员来校访问考察、发表演讲形成的文件材料，我们认为不能作为长期保管应作为永久保管。如果不是名牌大学、重点大学，能安排外国政要去访问、去演讲吗?不像北大、清华接待外国政要来校访问、演讲的机会多一些，而对其他高校来说，能遇上一次这样的机会，其形成的接待文件材料能不作为永久保管吗?
(作者单位：河南省档案局)