科技档案管理初探

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  摘要:中共中央总书记、国家主席、中央军委主席习近平最近在中国科学院第十七次院士大会、中国工程院第十二次院士大会上的重要讲话指出:“自主创新是我们攀登世界科技高峰的必由之路.”这就为我国科技发展指明了道路与方向.这是对全国广大科技人员极大鼓励和鞭策.
  关键词:科技 档案 管理
  科技档案管理是科技管理工作中一项不可缺少的内容.积累和储存科技档案资料,加强科技檔案管理,是一项基础建设,是发展国家科技事业的必要手段.
  科技档案是科研人员在科技活动中直接形成的,具有保存价值的文字材料、计算材料、实验数据、图纸图表、照片、录音录像等各种形式和载体的综合.
  科技档案的内容极其丰富,按其形成过程来分,大致有以下内容:
  1、研究准备阶段:包括开题报告、科研任务书、课题研究方案;
  2、研究试验阶段:包括实验记录、实验报告、阶段实验总结、实验样品、标本、音像记录、计算公式和数据、图纸、图表等;
  3、总结鉴定验收阶段:包括研究总结、技术报告、成果技术鉴定报告等;
  4、成果奖励申报阶段:包括成果申报材料、奖励证书等;
  5、成果推广应用阶段:包括推广应用方案、技术转让合同、用户反馈意见等.
  科技档案管理应遵循以下基本原则:
  1、集中统一管理是科技档案管理基本原则的核心.他的要求是:建立统一的档案管理机构;建立统一的科技档案管理制度;建立统一的档案保管中心.
  2、维护科技档案的完整、准确、真实、系统、安全是科技档案管理的基本要求.所有档案材料必须是真实的原始记录,文件手稿,必须有设计人员、实验操作人员、检查验收人员、各级负责人员、领导人员的亲笔签字或盖章,正式文件必须盖有相关单位的公章.
  3、实现科技档案的有效利用是科技档案管理工作的根本目的.科技档案管理不是看堆守摊,不是把科技档案变成毫无用处的一堆废纸.关键是要把死材料管活,使其成为总结经验,制定计划,解决矛盾,处理纠纷的有效依据.
  特别是要为科技工作者提供准确的情报资源.科学技术的发展本身就是一个由简单到复杂,由初级到高级的连续不断的发展过程.一项科研课题所取得的成果,对于从他延伸、扩展、派生出来的新课题,就是新课题研究的基础和起点.新课题的研究,不仅可以继承和发展原课题研究取得的理论成果和技术成果;而且原课题研究中一些失败的经验教训,也可以供新课题研究的借鉴和参考,避免再走弯路,重蹈覆辙.这些经验教训就记载在科技档案之中.由此可见,科技档案管理是科技管理工作中不可或缺的一项重要内容.科技档案管理工作的不断发展和完善,对进一步促进我国科学技术的进步,以科技创新带动社会生产力的发展和国力的强盛都有着积极的作用.
  然而,令人遗憾的是,我国在科技档案管理工作中,还存在着许多不尽人意之处,其主要表现是:
  1、归档资料不全,不能反映课题研究的全貌.究其原因,主要是没有严格贯彻执行国家有关科技档案管理的法规,没有按相关规程收集应归档的全部材料;有些科研人员,或为了自己查找利用方便;或害怕别人利用自己的科研成果赶上或超过自己;或担心档案管理部门管理不当造成资料丢失,因而只上缴次要资料以应付,而拒绝交出主要资料.
  2、档案管理部门对收集到的资料在分类、编目、装订、立卷、归档等方面不规范,管理混乱,只在上级档案管理部门检查时突击应付一下,因而科研人员查索利用时极不方便.
  3、资金不足,库房简陋,设备不合要求,缺乏防火、防潮、防腐、防虫、防鼠、防盗等安全措施.
  4、停留在只管纸质档案,看堆守摊的落后状态,缺乏电脑等信息化管理手段.
  5、档案管理人员素质不适应科技档案管理工作的需要,许多人不仅未接受过档案管理的专业培训,而且缺乏科技档案管理所必须的现代科技知识和电脑操作技能,因而只能胜任资料保管员角色,工作缺乏前瞻性.
  6、上述问题归结到一点,其根本原因是有些领导干部只重视科研项目和成果的管理,而忽视科技档案的管理和应用.在财力、物力、人力等方面对科技档案管理工作支持不够,过问不多,指导不力.
  加强科技档案管理,要做到以下几点:
  1、科研院所的领导干部更新观点,开阔视野,加强对科技档案管理工作的支持和领导.领导干部在以主要精力抓好科研项目、进度、成果和经济效益的同时,要分出一部分精力,经常关心和过问科技档案管理工作,了解他们的工作状况,遇到什么困难和问题,对他们的工作成绩给以肯定和鼓舞,切实为他们解决资金、库房、设备等方面遇到的困难,帮他们协调与相关部门的关系,建立健全档案管理制度.
  2、科技档案管理的加强,关键在于人力的加强,人力的加强关键又在人的素质的提高.科技档案管理人员的知识结构应该既具有理工科毕业的基础,又有档案管理的专业知识的复合型人才.因此在引进人才时,就应该引进具有理工科大学毕业的学历的人才,然后再送他们到相关院校学习档案管理的专业知识.切不可满足于只要有人看堆顶岗就行.
  3、与时俱进,逐步实现科技档案管理的信息.随着科学技术的进步,整个世界都进入了信息化时代.纸质档案当然是重要的珍贵的历史记录,具有极重要的历史价值.但是他又有其不容否认的局限性,如不易长期保存,易腐朽损坏,查阅不便等等.而信息技术就有其公认的优越性,大量的文献资料都可以储存于小小的磁盘、光盘、U盘之中,易保存、可复制,使用方便.如果将其与互联网联网,人们就可以坐在电脑前点击查阅,省时省力省去了旅途劳顿.因此,科技档案管理部门要跟上时代的步伐.购买信息化管理所必需的计算机、扫描仪、光盘刻录机、互联网设备等器材.档案管理人员应努力学习尽快掌握信息化管理所必要的技能,以适应工作的需要.
  我们的科技档案管理工作者一定会在党的十八大精神的指引下,奋发努力,将科技档案管理工作推向一个新的阶段,服务科技事业,服务社会,为建设创新型社会做出自己应有的贡献.
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