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5W1H （why, what, who, when, where, how）法则是人们完整地了解和研究一项事物的提问法则。本文拟用5W1H的法则比较中美档案利用理论，反思中国档案利用理论的实践效果。
一、用5W1H法则比较中美档案利用理论
（一）why——为什么要进行档案利用工作？
美国的档案利用理论强调的是如何保证档案的可用，以便尽可能保障公民信息权利的实现。“档案文件的利用是确认事件和进行行政的最终体现……推动这些资料的利用是档案界的基本目标。这个义务依靠一种奉献给一个民主社会强盛和安乐的信息的信念，以及一种将过去奉献给更美好未来的信念。”[1] 相似论述大量散见于学者们的论著中。美国档案理论界把档案利用工作的价值提到了极为重要的位置。
在中国，吴宝康先生在1959年4月在人民大学举行的第七次科学讨论会中发表的《论当前档案工作方针的正确性》一文，首次提出了档案的保管和社会的利用是档案工作的基本矛盾，利用是中心，利用是目的等观点。随后，中国档案学者也大量运用了矛盾论来讨论档案利用问题。理论界认为强调档案利用工作就是要解决保存与利用的矛盾。随着民主意识增强，中国学者逐渐认识到开展档案利用工作并不仅为了与基础工作平衡矛盾，而是为了利用者需求，它与保证公民信息权、知情权紧密相关。至此，中美档案界在why问题上从理论上达成了基本共识。
美国在why法则中体现出的思想是：更好地实现公民的信息自由权，暗含着“档案利用工作是为满足利用者需求，实现档案人权”。中国的思想较为朴素：档案利用工作是档案工作的目的，这一思想是由档案工作者总结出来的，暗含着“档案工作的成效是由利用工作成效体现的，档案利用工作是档案部门的事。”“以人为本”的档案利用思想并未深入人心。
（二）what and when——应当提供哪些档案给利用者？档案在什么时候提供利用？
各国都有对档案开放与限制的规定，时间限制又是重要标准，所以将这两个“W”放在一处讨论。中美两国实行的都是有限制的利用原则，但开放的广度和深度有区别。下面试作比较。
一是密级限制。美国信息自由法规定机密资料不能公开。在对档案开放的限制中，中美档案密级都划分成了三个等级：秘密、机密和绝密。不同密级采取不同的管理措施，最大限度地提供利用档案。保密期满，即应进行解密。解密后的文件按照公开文件进行管理，向社会各界开放。但这在中国并未在实践得到很好的实施。大量已到解密期的档案并未对公民开放。2004年和2006年我国外交部解密了一批档案，带来了较好的社会反响，但从总体上看，档案开放量还远远不够。
二是版权限制。美国在档案利用中对版权的限制是很严格的。美国1976年的版权法修正案中，政府及公共机构形成的档案文件被视作社会的公共财产。其他人在不拥有版权的情况下，可以“正当使用”或复制档案文件，但要有限制[2]。中国档案版权保护的根据主要适用著作权法和其他法规性文件，科技类档案还适用专利法等法律。档案的著作权归属和期限与美国基本一致，但实施的力度还不大。
三是时间限制。美国在 1972年将政府机构形成的机密公务档案文件的封闭期从 50年降到30 年，1978年对形成期满20年的机密文件进行解密检查，如期满20年仍不能开放，到30年期满时就自动解密，必须开放。但涉及国家安全、个人隐私的文件开放期从长控制，各档案馆可供开放的档案往往在90%以上。在中国，档案法规定档案自形成之日起满30年向社会开放，但这一规定在实践中并没有得到很好的实行。
美国在what and when法则中体现出的思想是：档案的开放利用是有限制的，但只要限期一到，就应当向全民开放。中国在这一法则中体现出的思想基本与美国一致，但实践上并不尽如人意，中国比美国迟开放十年，范围也不够广泛。
（三）who——哪些人可以利用档案？
首先看两国的档案利用者政策。在美国，凡年满16周岁（包括外国人），只要持有身份证，就可利用已开放的档案。联邦政府档案馆等非盈利性的档案机构不收费，外国利用者享有同样的权利。美国在who法则体现的是年龄限制。我国档案法第19条规定：中华人民共和国公民和组织持有合法证明，可以利用已经开放的档案。这些规定都是在中美两国各自的档案利用理论的指导下做出的。两国对档案利用者都没有做过多的限制。美国对年龄的限制也只是考虑到年龄小的公民的档案利用能力，并不是对权利限制。
其次看两国的利用者类型。美国理论界通常将利用者分为学术利用者、实际利用者和普遍利用者。国内的利用理论也基本沿用了这种分类作研究。除此之外，也有其他分类方法，如从利用者的需求状况分为现实利用者和实际利用者，从利用者的需求时间分为长期利用者、短期利用者和随机利用者[3]，但是从不同利用者的特点作深入研究的不多。
（四）where and how——档案应当在什么地方提供利用？如何提供利用？
在现代信息革命浪潮中，利用档案的地点有了变化，而且可以有不同形式的利用方式。由于网络的普及，中美两国的档案利用地点都已走出传统档案馆，向互联网转移。美国数字档案馆的建设走在中国前面，中国起步晚，但发展比较快。在where 和 how法则中，两国都体现出了充分运用现代信息技术进行远程网络服务的思想，人类档案遗产超越时空，以最快的速度让利用者足不出户就能浏览到尽可能丰富的网上档案资源。
可见，中国在where和how法则中与美国利用理论差距并不大，但中国的档案部门能为利用者提供的服务仍然是很有限的，形式也没有美国灵活。中国的传统利用方式主要有借阅、制发复制本、展览、制发档案证明、参考咨询等，形式较为单一；现代利用方式增加了网络检索与利用，但由于观念、档案数字化、数据的安全性等问题，档案的网上利用实施起来障碍重重。相比之下，美国档案利用形式灵活。美国档案部门十分注重与社会交流，发挥档案馆文化、教育功能，利用档案资料编写教材，有重大活动、节日时常举办专题展览、学术研讨会，利用馆藏出版明信片、老照片影集，用户十分广泛。
二、中国档案利用理论反思
（一）档案利用理论的本土化探索问题
王恩汉先生说，中国档案学有她自身的特色，我们需要把握的正是中国档案学独具特色的理论与认识，因为这些理论与认识源于中国的文化与实践。也只有如此，我们才能真正理解中国的档案学，才能向国外学习，才谈得上档案学的发展与进步[4]。中国的政治文化背景与美国不同。档案利用理论是否也应当结合中国的政治文化背景，做本土化探索？学者们除了档案利用理论本身的研究，是否还应当研究中国社会相关因素？除了借鉴欧美的档案利用理论的成果，是否应当多探讨一些中国自己的利用现实？中国有没有自身的档案利用优势？在探讨why时，既然中国人的权利义务意识还比较淡薄，是否可以加强这方面的研究？把中国人应当有的信息权意识挖掘出来，以促进利用需求的产生，使利用档案的愿望成为公民的自觉要求。从这个角度讲，中国档案学人任重道远。
在what and when问题上，档案的开放与限制是核心。理论上把握原则是重要的，但原则不能代替细则，中国还缺少细化的可操作性强的条款。如果能开放档案目录通过各种途径公之于众，听取公民意见，及时更新，那么，对档案开放和限制的研究才会有生命力。
在对who的解答中，对国内利用者的研究就显得相当重要。例如，中国利用者的分类不一定非要与美国一样分为学术利用者、实际利用者和普遍利用者。根据中国国情，或许可以按组织的性质分为政府机关利用者，企事业单位、社团利用者，个人利用者；或许也可以按行业分类、按利用者利用的频率分类等等。不同利用者有什么利用特点？采取的利用策略可以有哪些不同？
在回答where and how时，是不是应当照顾到中国农村人口众多的情况？中国计算机普及率远远低于美国的情况？远程网上档案利用平台当然方便，但它是不是可以惠及每一个人呢？所以，在紧跟美国先进技术脚步的同时，是不是也要在传统的利用地点与方式上做一些研究？保证每个公民的“档案人权”？例如，县级档案馆在档案利用服务中有多大作为？这些都值得深思。又如：档案馆的自我宣传问题，美国档案馆可以在闹市区打出广告，可以在由档案工作者制作的照片上打出档案馆的名称。中国是否也应运用人们喜闻乐见的宣传形式？实际上，中国缺乏的并不是让档案走出深闺的点子，而是乐于将档案奉献于民众的愿望和热情。对档案界来说，怕的不是不能为，而是不肯为。
（二）中国的档案理论界与实践界的对话问题
理论是灰色的，实践之树则是常青的。在西方，从事档案学研究的学者绝大多部分是档案部门实际工作人员，他们都接受过良好的正规高等教育，具有较强的科学研究能力，长期的档案工作经历又使他们拥有丰富的实践经验。美国档案学家谢伦伯格拥有硕士学位，1935年进入美国国家档案馆工作，1954年赴澳大利亚、新西兰讲学，1962年退休后在几所大学讲授档案学。[5]而在中国，档案理论界与实践界的对话不够已经是不争的事实。实践界认为理论界的论述艰涩难懂，根本不了解实际情况；理论界则认为实践界的一些做法顽固保守。如何使这两者真正对话，实现理论联系实际，实际工作促进理论发展呢？这是一个具有中国特色的问题（美国实用主义思想盛行，其利用理论的推行往往较为顺利）。因此，中国一方面要加强实践界的理论学习，另一方面要加强理论界的实践参与，二者才能可能真正对话。
注 释：
1、Society of American Archivists：《Task Force on Goals and Priorities. Planning for the Archival Profession》《Society of American Archivists》，1986。
2、刘鸿浩，张关雄：《中美两国档案文件利用开放工作之比较》，《档案时空》1997年第3期。
3、刘国能，王湘中，孙钢：《档案利用学》，档案出版社，1996年。
4、王恩汉：《从实事求是到中国特色——再谈档案学研究的继承与发展》，《档案与建设》2002年第11期。
5、徐拥军：《西方档案学对中国档案学的借鉴意义》，《档案学通讯》2005年第2期。
作者单位：武汉大学信息管理学院
一、用5W1H法则比较中美档案利用理论
（一）why——为什么要进行档案利用工作？
美国的档案利用理论强调的是如何保证档案的可用，以便尽可能保障公民信息权利的实现。“档案文件的利用是确认事件和进行行政的最终体现……推动这些资料的利用是档案界的基本目标。这个义务依靠一种奉献给一个民主社会强盛和安乐的信息的信念，以及一种将过去奉献给更美好未来的信念。”[1] 相似论述大量散见于学者们的论著中。美国档案理论界把档案利用工作的价值提到了极为重要的位置。
在中国，吴宝康先生在1959年4月在人民大学举行的第七次科学讨论会中发表的《论当前档案工作方针的正确性》一文，首次提出了档案的保管和社会的利用是档案工作的基本矛盾，利用是中心，利用是目的等观点。随后，中国档案学者也大量运用了矛盾论来讨论档案利用问题。理论界认为强调档案利用工作就是要解决保存与利用的矛盾。随着民主意识增强，中国学者逐渐认识到开展档案利用工作并不仅为了与基础工作平衡矛盾，而是为了利用者需求，它与保证公民信息权、知情权紧密相关。至此，中美档案界在why问题上从理论上达成了基本共识。
美国在why法则中体现出的思想是：更好地实现公民的信息自由权，暗含着“档案利用工作是为满足利用者需求，实现档案人权”。中国的思想较为朴素：档案利用工作是档案工作的目的，这一思想是由档案工作者总结出来的，暗含着“档案工作的成效是由利用工作成效体现的，档案利用工作是档案部门的事。”“以人为本”的档案利用思想并未深入人心。
（二）what and when——应当提供哪些档案给利用者？档案在什么时候提供利用？
各国都有对档案开放与限制的规定，时间限制又是重要标准，所以将这两个“W”放在一处讨论。中美两国实行的都是有限制的利用原则，但开放的广度和深度有区别。下面试作比较。
一是密级限制。美国信息自由法规定机密资料不能公开。在对档案开放的限制中，中美档案密级都划分成了三个等级：秘密、机密和绝密。不同密级采取不同的管理措施，最大限度地提供利用档案。保密期满，即应进行解密。解密后的文件按照公开文件进行管理，向社会各界开放。但这在中国并未在实践得到很好的实施。大量已到解密期的档案并未对公民开放。2004年和2006年我国外交部解密了一批档案，带来了较好的社会反响，但从总体上看，档案开放量还远远不够。
二是版权限制。美国在档案利用中对版权的限制是很严格的。美国1976年的版权法修正案中，政府及公共机构形成的档案文件被视作社会的公共财产。其他人在不拥有版权的情况下，可以“正当使用”或复制档案文件，但要有限制[2]。中国档案版权保护的根据主要适用著作权法和其他法规性文件，科技类档案还适用专利法等法律。档案的著作权归属和期限与美国基本一致，但实施的力度还不大。
三是时间限制。美国在 1972年将政府机构形成的机密公务档案文件的封闭期从 50年降到30 年，1978年对形成期满20年的机密文件进行解密检查，如期满20年仍不能开放，到30年期满时就自动解密，必须开放。但涉及国家安全、个人隐私的文件开放期从长控制，各档案馆可供开放的档案往往在90%以上。在中国，档案法规定档案自形成之日起满30年向社会开放，但这一规定在实践中并没有得到很好的实行。
美国在what and when法则中体现出的思想是：档案的开放利用是有限制的，但只要限期一到，就应当向全民开放。中国在这一法则中体现出的思想基本与美国一致，但实践上并不尽如人意，中国比美国迟开放十年，范围也不够广泛。
（三）who——哪些人可以利用档案？
首先看两国的档案利用者政策。在美国，凡年满16周岁（包括外国人），只要持有身份证，就可利用已开放的档案。联邦政府档案馆等非盈利性的档案机构不收费，外国利用者享有同样的权利。美国在who法则体现的是年龄限制。我国档案法第19条规定：中华人民共和国公民和组织持有合法证明，可以利用已经开放的档案。这些规定都是在中美两国各自的档案利用理论的指导下做出的。两国对档案利用者都没有做过多的限制。美国对年龄的限制也只是考虑到年龄小的公民的档案利用能力，并不是对权利限制。
其次看两国的利用者类型。美国理论界通常将利用者分为学术利用者、实际利用者和普遍利用者。国内的利用理论也基本沿用了这种分类作研究。除此之外，也有其他分类方法，如从利用者的需求状况分为现实利用者和实际利用者，从利用者的需求时间分为长期利用者、短期利用者和随机利用者[3]，但是从不同利用者的特点作深入研究的不多。
（四）where and how——档案应当在什么地方提供利用？如何提供利用？
在现代信息革命浪潮中，利用档案的地点有了变化，而且可以有不同形式的利用方式。由于网络的普及，中美两国的档案利用地点都已走出传统档案馆，向互联网转移。美国数字档案馆的建设走在中国前面，中国起步晚，但发展比较快。在where 和 how法则中，两国都体现出了充分运用现代信息技术进行远程网络服务的思想，人类档案遗产超越时空，以最快的速度让利用者足不出户就能浏览到尽可能丰富的网上档案资源。
可见，中国在where和how法则中与美国利用理论差距并不大，但中国的档案部门能为利用者提供的服务仍然是很有限的，形式也没有美国灵活。中国的传统利用方式主要有借阅、制发复制本、展览、制发档案证明、参考咨询等，形式较为单一；现代利用方式增加了网络检索与利用，但由于观念、档案数字化、数据的安全性等问题，档案的网上利用实施起来障碍重重。相比之下，美国档案利用形式灵活。美国档案部门十分注重与社会交流，发挥档案馆文化、教育功能，利用档案资料编写教材，有重大活动、节日时常举办专题展览、学术研讨会，利用馆藏出版明信片、老照片影集，用户十分广泛。
二、中国档案利用理论反思
（一）档案利用理论的本土化探索问题
王恩汉先生说，中国档案学有她自身的特色，我们需要把握的正是中国档案学独具特色的理论与认识，因为这些理论与认识源于中国的文化与实践。也只有如此，我们才能真正理解中国的档案学，才能向国外学习，才谈得上档案学的发展与进步[4]。中国的政治文化背景与美国不同。档案利用理论是否也应当结合中国的政治文化背景，做本土化探索？学者们除了档案利用理论本身的研究，是否还应当研究中国社会相关因素？除了借鉴欧美的档案利用理论的成果，是否应当多探讨一些中国自己的利用现实？中国有没有自身的档案利用优势？在探讨why时，既然中国人的权利义务意识还比较淡薄，是否可以加强这方面的研究？把中国人应当有的信息权意识挖掘出来，以促进利用需求的产生，使利用档案的愿望成为公民的自觉要求。从这个角度讲，中国档案学人任重道远。
在what and when问题上，档案的开放与限制是核心。理论上把握原则是重要的，但原则不能代替细则，中国还缺少细化的可操作性强的条款。如果能开放档案目录通过各种途径公之于众，听取公民意见，及时更新，那么，对档案开放和限制的研究才会有生命力。
在对who的解答中，对国内利用者的研究就显得相当重要。例如，中国利用者的分类不一定非要与美国一样分为学术利用者、实际利用者和普遍利用者。根据中国国情，或许可以按组织的性质分为政府机关利用者，企事业单位、社团利用者，个人利用者；或许也可以按行业分类、按利用者利用的频率分类等等。不同利用者有什么利用特点？采取的利用策略可以有哪些不同？
在回答where and how时，是不是应当照顾到中国农村人口众多的情况？中国计算机普及率远远低于美国的情况？远程网上档案利用平台当然方便，但它是不是可以惠及每一个人呢？所以，在紧跟美国先进技术脚步的同时，是不是也要在传统的利用地点与方式上做一些研究？保证每个公民的“档案人权”？例如，县级档案馆在档案利用服务中有多大作为？这些都值得深思。又如：档案馆的自我宣传问题，美国档案馆可以在闹市区打出广告，可以在由档案工作者制作的照片上打出档案馆的名称。中国是否也应运用人们喜闻乐见的宣传形式？实际上，中国缺乏的并不是让档案走出深闺的点子，而是乐于将档案奉献于民众的愿望和热情。对档案界来说，怕的不是不能为，而是不肯为。
（二）中国的档案理论界与实践界的对话问题
理论是灰色的，实践之树则是常青的。在西方，从事档案学研究的学者绝大多部分是档案部门实际工作人员，他们都接受过良好的正规高等教育，具有较强的科学研究能力，长期的档案工作经历又使他们拥有丰富的实践经验。美国档案学家谢伦伯格拥有硕士学位，1935年进入美国国家档案馆工作，1954年赴澳大利亚、新西兰讲学，1962年退休后在几所大学讲授档案学。[5]而在中国，档案理论界与实践界的对话不够已经是不争的事实。实践界认为理论界的论述艰涩难懂，根本不了解实际情况；理论界则认为实践界的一些做法顽固保守。如何使这两者真正对话，实现理论联系实际，实际工作促进理论发展呢？这是一个具有中国特色的问题（美国实用主义思想盛行，其利用理论的推行往往较为顺利）。因此，中国一方面要加强实践界的理论学习，另一方面要加强理论界的实践参与，二者才能可能真正对话。
注 释：
1、Society of American Archivists：《Task Force on Goals and Priorities. Planning for the Archival Profession》《Society of American Archivists》，1986。
2、刘鸿浩，张关雄：《中美两国档案文件利用开放工作之比较》，《档案时空》1997年第3期。
3、刘国能，王湘中，孙钢：《档案利用学》，档案出版社，1996年。
4、王恩汉：《从实事求是到中国特色——再谈档案学研究的继承与发展》，《档案与建设》2002年第11期。
5、徐拥军：《西方档案学对中国档案学的借鉴意义》，《档案学通讯》2005年第2期。
作者单位：武汉大学信息管理学院