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【摘 要】 文章根据实际工作情况,从石化企业基层单位管理的角度阐述固定资产管理现状,分析了引起账实不符的原因,并提出了管理对策。
【关键词】 固定资产;管理现状;对策
中图分类号: C93
石化企业是国有特大型企业,线长、点多、分布散,其固定资产数量大、类型复杂。资产和财务模块是中石化企业ERP上线之初首先运行的部分,实践表明大大提高了资产管理的工作效率,而且该模块是ERP其他模块运行的基础。资产是企业管理和运行的基础,加强资产管理,对于提升企业管理水平、建设节约型企业、防止贪污腐败等具有十分重要的意义。
1 资产管理现状
资产管理的基本目标就是做到账目清楚、账实相符、管理有序、有效利用。资产数据的准确性直接影响ERP进一步深化应用,SAP系统设备管理模块就是以资产、设备台帐管理为基础,它的准确性直接关系到设备维修效率和总体维护成本。
以石化某处级基层单位为例,该单位运行30余年,处、站队、班组三级管理,财务集中核算,财务部门负责资产价值管理,生产部门负责资产实物管理。共有在册资产841项,资产原值4.29亿元,净值1.21亿余元,账实相符率仅54%。基层站队普遍存在帐实不符、数据不准确、台帐不完整或无台帐、管理人员不落实或责任人不清等现象。
2 表现形式
在固定资产管理过程中,账、卡、物三者相符是最基本的原则。账实不符主要表现在以下三个方面:
2.1 有实无账
如:单位建造的办公楼,已使用多年,但该项工程因为是利用设备大修项目建造,会计无法进行资本化账务处理,导致账物脱节、资产存量不清。又如:虽然是投资项目产生的具有资产性质的实物,但是在资产转资过程中管理责任不清,建设项目组人员统计不准确,验收不到位,部分实物未能列入资产交付清单(如基建工程材料、摄像器材、空调、计算机、笔记本电脑等),这些资产未进行资产登记和财务处理。再如:上级部门匹配、无偿调入、接受捐赠、单位合并划入的固定资产不入账等等,导致有固定资产实物,但没有账目的现象发生。以上这些实物长期滞留账外或被借用,逃避了正常的监督检查。
2.2 有账无物
有账无物主要表现在对拆迁、报废、调出的资产未核销;人员调走或离退休不清退、不交接;单位分离划出资产不调账;有的单位房屋已出售给职工多年,但不去完善相关处置程序,不进行财务账核销,导致长期挂账。
2.3 账实不对应
一些单位的账面只反映固定资产总值,没有记载实物资产数量及其价值明细,特别是未按照计划批准项目进行施工、采购,没有按照《国有资产评估管理办法》规定对资产进行资本化操作,也不办理任何手续,使国有资产的保值乃至增值指标难以落实。由于财务会计资料无法真实地反映和有效控制固定资产的增减变化,久而久之,单位会计无法确认盘存资产数量的多与少、价值的增与减,从而失去了对实物的控制。
3 原因分析
引起固定资产管理账实不相符的原因很多,归纳起来主要有以下三点:
3.1 意识淡薄,机构不明确,内控制度不健全,责任不清
长期以来,一些部门、单位领导对固定资产管理观念滞后,“重资金、轻资产;重购置、轻管理”的现象较为严重,导致单位资产管理机构设置不合理、人员配备不完整、管理制度不健全、管理水平低下、资产管理混乱。出现了人人都在管理使用、人人都没有负责的局面。对固定资产从购置、领用、调剂、调拨到对外投资、出租、出借、出售和报废各环节,处理非常随意,也不履行任何手续,很多单位连最起码的物品领取和归还制度都没有,缺乏对固定资产实物形态的有效管理和监督。一些贵重财产被私人长期无偿占用,国有财产成了一些人的福利家产。
3.2 固定资产账目不健全,人员业务素质不够
很多基层单位固定资产台账和卡片不健全,甚至没有建立固定资产台账和固定资产卡片;资产管理从购建后的验收、登记到交付使用及资产处置各环节工作如何做不清楚,资产管理制度长期不能得到落实,人员业务素质不能满足固定资产管理工作的需要。
3.3 固定资产管理手段落后
固定资产管理纷繁复杂。长期以来,很多单位的固定资产台账还停留在手工记录阶段,先进的条码技术由于帐实不对应太多,无法推广,管理手段十分落后,与会计账簿的核对困难,对实物资产的盘点非常繁琐,工作中难免出错,势必前清后乱,家底不清。
4 对策
固定资产管理是一项复杂的系统工程。它不仅是一项包括计划(预算)、购建、使用、处置等多个环节的管理工作,更需要建立有效的管理机制加强管理,在实际工作中,主要应从以下方面做好工作:
4.1 把国有资产管理列入单位工作目标任务,引入奖惩机制,强化固定资产管理意识
(1)拟定固定资产管理基础工作规范化考核奖惩办法,量化国有资产管理目标,并组织业务人员定期跟踪检查,严格考评。对达到规定标准的,确认为“国有资产管理工作规范化单位”,颁发证书;对违反规定,造成国有资产损失浪费的直接责任人,视情节轻重,分别予以经济或行政处罚,构成犯罪的,由司法机关依法追究其刑事责任,以增强国有资产管理的严肃性和权威性。
(2)签订国有资产管理责任书,将资产管理的各项指标逐一分解到基层单位、科室,量化到人。对因非自然因素,造成财产提前报废损坏或丢失者,视情节轻重,分别对有关人员给予批评教育、限期修复或负责赔偿,逐步形成由资产管理机构统一管,各部门具体管,基层科室人人管的管理网络。
4.2 建立管理机构,健全内控制度
一方面明确固定资产管理部门、财会部门和使用部门的职责权限,制定固定资产业务流程,确保办理固定资产业务的各环节相互分离、制约和监督。另一方面,明确固定资产的取得与验收、日常保管、处置与转移等环节的控制要求,在制度上做好协调。
(1)健全购置制度,实行源头控制。充分发挥预算、采购中心的职能作用。对单位需要购置的资产,纳入年度预算、编制购置计划,并抄送资产管理部门,按照规定程序进行采购。预算、采购中心与资产管理机构要加强协作,形成一套规范运作的程序,以加强源头管理。
(2)建立固定资产验收制度。由单位固定资产管理部门、使用部门和财会部门等参与固定资产验收,属于技术设备的还应当聘请有关业务单位技术人员验收。购置的固定资产在报销前,无论是何种经费开支和通过何种渠道进货,都必须办理验收、登记手续。验收合格、登记后,才能办理有关账务处理和领用手续。
(3)制定日常管理细则,分清责任。固定资产领用、借用、使用、保管、交接、调拨等日常管理各环节,要做到手续完整、责任明确、奖罚分明。对非因公损坏或丢失的,由责任人负责修理或赔偿;非因公使用或外单位借用的,一律收取租金。
(4)建立固定资产处置环节控制制度。明确固定资产处置范围、标准、程序、审批权限和责任,对重大固定资产的处置,实行集体审议联签。固定资产需要报损、报废时,由使用单位负责填制资产报损、报废报告单,并提供所需证明资料,经审批部门同意并签署意见后,申报单位凭批准的数量和金额调整或冲销有关科目。固定资产的转让,要按照有关规定进行评估,以评估价格作为资产出售的底价,向社会公开拍卖。
4.3 依托现代信息技术手段,实现固定资产的动态管理
(1) 通过资产清查,摸清家底,并在此基础上,构建固定资产管理信息平台,详细准确地记录每个固定资产从购入、使用到处置的卡片信息,赋予其唯一的识别条形码,对实物资产使用进行全程的跟踪管理,实现对资产从入口、使用到出口各个环节的动态管理,随时为资产的购建、调剂和处置决策提供信息服务,并在此平台上建立评价和监督体系。
(2) 进一步研究开发固定资产管理系统的多种数据接口,达到灵活地与财务核算软件进行链接,使财务账、固定资产台账与采集的实物信息能进行电算化比对,减少错误率,避免因两种账簿登记时间不同而引起存量不实,从真正意义上做到账、卡、物相符。
(3) 加大培训力度,提高人员业务素质。对管理层和资产管理人员进行针对性、适应性的短期培训,着重讲解国有资产的购置、领用、交还、报废审批等管理制度、流程规范与核算要求。
参考文献:
财政部,《企业会计准则(2006)》,经济科学出版社2006年2月第1版。
魏杰,《构建新的国有资产管理体制》,《时代财会》,2003年03期。
张宏,崔松,《我国国有工业企业不良资产形成的监管原因分析》北方经贸,2006年04期。
【关键词】 固定资产;管理现状;对策
中图分类号: C93
石化企业是国有特大型企业,线长、点多、分布散,其固定资产数量大、类型复杂。资产和财务模块是中石化企业ERP上线之初首先运行的部分,实践表明大大提高了资产管理的工作效率,而且该模块是ERP其他模块运行的基础。资产是企业管理和运行的基础,加强资产管理,对于提升企业管理水平、建设节约型企业、防止贪污腐败等具有十分重要的意义。
1 资产管理现状
资产管理的基本目标就是做到账目清楚、账实相符、管理有序、有效利用。资产数据的准确性直接影响ERP进一步深化应用,SAP系统设备管理模块就是以资产、设备台帐管理为基础,它的准确性直接关系到设备维修效率和总体维护成本。
以石化某处级基层单位为例,该单位运行30余年,处、站队、班组三级管理,财务集中核算,财务部门负责资产价值管理,生产部门负责资产实物管理。共有在册资产841项,资产原值4.29亿元,净值1.21亿余元,账实相符率仅54%。基层站队普遍存在帐实不符、数据不准确、台帐不完整或无台帐、管理人员不落实或责任人不清等现象。
2 表现形式
在固定资产管理过程中,账、卡、物三者相符是最基本的原则。账实不符主要表现在以下三个方面:
2.1 有实无账
如:单位建造的办公楼,已使用多年,但该项工程因为是利用设备大修项目建造,会计无法进行资本化账务处理,导致账物脱节、资产存量不清。又如:虽然是投资项目产生的具有资产性质的实物,但是在资产转资过程中管理责任不清,建设项目组人员统计不准确,验收不到位,部分实物未能列入资产交付清单(如基建工程材料、摄像器材、空调、计算机、笔记本电脑等),这些资产未进行资产登记和财务处理。再如:上级部门匹配、无偿调入、接受捐赠、单位合并划入的固定资产不入账等等,导致有固定资产实物,但没有账目的现象发生。以上这些实物长期滞留账外或被借用,逃避了正常的监督检查。
2.2 有账无物
有账无物主要表现在对拆迁、报废、调出的资产未核销;人员调走或离退休不清退、不交接;单位分离划出资产不调账;有的单位房屋已出售给职工多年,但不去完善相关处置程序,不进行财务账核销,导致长期挂账。
2.3 账实不对应
一些单位的账面只反映固定资产总值,没有记载实物资产数量及其价值明细,特别是未按照计划批准项目进行施工、采购,没有按照《国有资产评估管理办法》规定对资产进行资本化操作,也不办理任何手续,使国有资产的保值乃至增值指标难以落实。由于财务会计资料无法真实地反映和有效控制固定资产的增减变化,久而久之,单位会计无法确认盘存资产数量的多与少、价值的增与减,从而失去了对实物的控制。
3 原因分析
引起固定资产管理账实不相符的原因很多,归纳起来主要有以下三点:
3.1 意识淡薄,机构不明确,内控制度不健全,责任不清
长期以来,一些部门、单位领导对固定资产管理观念滞后,“重资金、轻资产;重购置、轻管理”的现象较为严重,导致单位资产管理机构设置不合理、人员配备不完整、管理制度不健全、管理水平低下、资产管理混乱。出现了人人都在管理使用、人人都没有负责的局面。对固定资产从购置、领用、调剂、调拨到对外投资、出租、出借、出售和报废各环节,处理非常随意,也不履行任何手续,很多单位连最起码的物品领取和归还制度都没有,缺乏对固定资产实物形态的有效管理和监督。一些贵重财产被私人长期无偿占用,国有财产成了一些人的福利家产。
3.2 固定资产账目不健全,人员业务素质不够
很多基层单位固定资产台账和卡片不健全,甚至没有建立固定资产台账和固定资产卡片;资产管理从购建后的验收、登记到交付使用及资产处置各环节工作如何做不清楚,资产管理制度长期不能得到落实,人员业务素质不能满足固定资产管理工作的需要。
3.3 固定资产管理手段落后
固定资产管理纷繁复杂。长期以来,很多单位的固定资产台账还停留在手工记录阶段,先进的条码技术由于帐实不对应太多,无法推广,管理手段十分落后,与会计账簿的核对困难,对实物资产的盘点非常繁琐,工作中难免出错,势必前清后乱,家底不清。
4 对策
固定资产管理是一项复杂的系统工程。它不仅是一项包括计划(预算)、购建、使用、处置等多个环节的管理工作,更需要建立有效的管理机制加强管理,在实际工作中,主要应从以下方面做好工作:
4.1 把国有资产管理列入单位工作目标任务,引入奖惩机制,强化固定资产管理意识
(1)拟定固定资产管理基础工作规范化考核奖惩办法,量化国有资产管理目标,并组织业务人员定期跟踪检查,严格考评。对达到规定标准的,确认为“国有资产管理工作规范化单位”,颁发证书;对违反规定,造成国有资产损失浪费的直接责任人,视情节轻重,分别予以经济或行政处罚,构成犯罪的,由司法机关依法追究其刑事责任,以增强国有资产管理的严肃性和权威性。
(2)签订国有资产管理责任书,将资产管理的各项指标逐一分解到基层单位、科室,量化到人。对因非自然因素,造成财产提前报废损坏或丢失者,视情节轻重,分别对有关人员给予批评教育、限期修复或负责赔偿,逐步形成由资产管理机构统一管,各部门具体管,基层科室人人管的管理网络。
4.2 建立管理机构,健全内控制度
一方面明确固定资产管理部门、财会部门和使用部门的职责权限,制定固定资产业务流程,确保办理固定资产业务的各环节相互分离、制约和监督。另一方面,明确固定资产的取得与验收、日常保管、处置与转移等环节的控制要求,在制度上做好协调。
(1)健全购置制度,实行源头控制。充分发挥预算、采购中心的职能作用。对单位需要购置的资产,纳入年度预算、编制购置计划,并抄送资产管理部门,按照规定程序进行采购。预算、采购中心与资产管理机构要加强协作,形成一套规范运作的程序,以加强源头管理。
(2)建立固定资产验收制度。由单位固定资产管理部门、使用部门和财会部门等参与固定资产验收,属于技术设备的还应当聘请有关业务单位技术人员验收。购置的固定资产在报销前,无论是何种经费开支和通过何种渠道进货,都必须办理验收、登记手续。验收合格、登记后,才能办理有关账务处理和领用手续。
(3)制定日常管理细则,分清责任。固定资产领用、借用、使用、保管、交接、调拨等日常管理各环节,要做到手续完整、责任明确、奖罚分明。对非因公损坏或丢失的,由责任人负责修理或赔偿;非因公使用或外单位借用的,一律收取租金。
(4)建立固定资产处置环节控制制度。明确固定资产处置范围、标准、程序、审批权限和责任,对重大固定资产的处置,实行集体审议联签。固定资产需要报损、报废时,由使用单位负责填制资产报损、报废报告单,并提供所需证明资料,经审批部门同意并签署意见后,申报单位凭批准的数量和金额调整或冲销有关科目。固定资产的转让,要按照有关规定进行评估,以评估价格作为资产出售的底价,向社会公开拍卖。
4.3 依托现代信息技术手段,实现固定资产的动态管理
(1) 通过资产清查,摸清家底,并在此基础上,构建固定资产管理信息平台,详细准确地记录每个固定资产从购入、使用到处置的卡片信息,赋予其唯一的识别条形码,对实物资产使用进行全程的跟踪管理,实现对资产从入口、使用到出口各个环节的动态管理,随时为资产的购建、调剂和处置决策提供信息服务,并在此平台上建立评价和监督体系。
(2) 进一步研究开发固定资产管理系统的多种数据接口,达到灵活地与财务核算软件进行链接,使财务账、固定资产台账与采集的实物信息能进行电算化比对,减少错误率,避免因两种账簿登记时间不同而引起存量不实,从真正意义上做到账、卡、物相符。
(3) 加大培训力度,提高人员业务素质。对管理层和资产管理人员进行针对性、适应性的短期培训,着重讲解国有资产的购置、领用、交还、报废审批等管理制度、流程规范与核算要求。
参考文献:
财政部,《企业会计准则(2006)》,经济科学出版社2006年2月第1版。
魏杰,《构建新的国有资产管理体制》,《时代财会》,2003年03期。
张宏,崔松,《我国国有工业企业不良资产形成的监管原因分析》北方经贸,2006年04期。