论文部分内容阅读
21世纪是信息时代,档案作为一项重要的信息资源,因其原始性、真实性和客观性而备受关注,社会各方面对档案信息的需求量日益增大,档案编研工作成为档案信息资源开发及整个档案工作开展得好与坏的标志。但是,目前高校档案编研工作还存在着一些问题,不能适应新时期高校发展的需求,需要进行客观的分析和认真解决。
一、高校档案编研工作的现状
档案工作的最终目的是为了提供利用,满足利用者需求。而档案编研工作是主动、系统、广泛地开展提供利用服务的一种高级形式。它不仅是保护档案原件、延长档案寿命的有效措施,更是开发档案信息资源的重要手段。近年来,随着教育事业的不断发展和高校人事制度改革的深入进行,高校对档案工作的重视程度不断增加,档案编研水平也在不断提高,但是编研成果还不能满足学校各项工作的需要,不能充分体现档案信息资源的真正价值。
1、馆(室)藏不丰富。档案编研工作的主要材料来源是馆(室)藏档案。但是,由于各高校的建设规模大小不一,办学历史长短不齐,办学理念和性质各有不同,因此,各高校档案馆(室)藏数量和结构也不尽相同,大多数高校文书、教学档案占馆(室)藏的绝大部分,科技档案缺乏,反映本校特色的档案缺乏,档案结构不合理,内容涵盖面窄,加之馆(室)藏档案信息的陈旧落后,在很大程度上制约了高校档案编研工作的深入开展。究其原因,主要是对档案工作重要性认识不够,收集措施不得力,收集方式单一,收集渠道不畅通所致。
2、人员配备不得力。由于传统观念的影响,不少高校认为档案工作无非是收集、整理、拿拿用用而已,有人能看门守摊就行了。因此,多数高校档案工作人员少,档案员往往身兼数职,难以投入较多的时间和精力去进行编研工作。加之档案人员的学历层次较高校整体水平低,难以拿出高质量的编研成果,档案的信息作用在高校的建设和发展过程中难以体现,因而也就越发得不到重视和支持,因此,档案编研工作也就越难做好。这种恶性循环不仅挫伤了档案人员的工作积极性,使档案编研水平难以在实践中不断提高,而且造成了档案工作队伍的不稳定。
3、编研成果价值低。由于受人员等因素的影响,多数高校档案馆(室)的工作重心在档案的收集、保管和提供利用上,作为档案管理重要一环的编研工作往往未被放到应有的位置,有时为了达标升级和迎接各类检查和评估,临时组织人员进行突击,无法根据需要进行有的放矢的选题,目光往往局限于诸如大事记、年鉴、文件资料汇编、组织沿革、会议简介等基础性编研选题上。编研工作只编不研,与学校的中心工作、热点工作联系不紧密,使得编研成果内容缺乏深度和特色,大多是一些原始材料的简单汇总和集合,信息含量低,周期长,针对性和实用性差,利用价值低,无法激起大家对编研成果的信心和热情。
二、新时期高校档案编研工作的发展要求和对策
档案编研工作是档案管理的重要环节,是档案深层利用的重要手段和体现。随着我国改革开放的不断深入,高等教育事业迅猛发展,档案工作在高校生存和发展过程中起着越来越重要的作用,档案编研工作显得尤为重要。针对以上问题,应做到以下几点:
1、丰富馆(室)藏,增加档案信息量。没有丰富的馆(室)藏做后盾,做好编研工作也就无从谈起。为此,高校档案要真正实行综合管理,建立并严格执行档案收集归档制度,把学校产生的文书、教学、科技、会计、基建、声像等各门类档案均纳入收集管理范围,不留任何死角,尤其注意电子档案材料的收集,同时注意通过各种渠道广征博采,如报纸、杂志、网络、各种会议、聚会以及其他活动搜集与本校有关的材料,使用于编研的材料更加生动、广泛和详实。
2.提高档案人员素质。各高校领导首先要转变传统观念,把档案人员的配备看作是做好档案工作的保证。高校有着丰富的人才资源,如何充分发挥这种人才优势,把那些素质高、能力强的业务骨干充实到档案编研人员队伍,领导是关键。其次要注重档案员的业务教育和培训,给他们提供学历进修、业务培训、外出参观学习的机会,使他们开阔眼界,提高业务水平。能否将现成的档案文献转化成高质量的编研成果,与档案编研人员自身的素质有着密切的关系。档案编研人员要具备:一是良好的职业道德,热爱档案事业及编研工作,有奉献精神和创新精神;二是较高的文化素养,掌握档案管理学、历史、情报学、古汉语、哲学、计算机管理等相关知识;三是精通档案编纂业务,有一定的研究能力和文字功底,要眼疾手快,善于捕捉信息;四是具备良好的协调能力和人际关系,便于编研材料和需求信息的收集。此外,学校要通过建立稳固的档案管理网络,利用兼职档案员为编研提供选题和素材,协同做好档案编研工作。
3.提高档案编研质量。开发档案信息资源,做好高校档案编研工作的最终目的,就是为学校各项工作提供优质高效的服务。因此,编研选题要与本校教学、科研和管理等中心工作紧密结合,对实际工作具有指导作用和参考价值。首先,档案馆(室)要发挥直接由校长领导或挂靠学校办公室的优势,树立超前意识,及时了解和掌握本校发展动态,紧紧围绕学校中心工作,突出重点、热点、难点以及重要活动、重大会议,在这些工作和活动开始启动之前就系统、完整地收集相关档案材料,迅速及时地提供小而精的编研成果,这样才能体现档案作为一种信息资源的重要作用和价值。其次,要以档案的需求为基准进行选题。利用需求是档案编研工作的出发点,没有需求也就没有编研的必要。因此,档案编研人员要统计日常档案利用率,选择那些利用频繁的档案来确定选题。档案编研成果只有满足了现实需求,才能体现出其价值。此外,还要注意档案编研成果的多样性,丰富编研成果的种类和形式,尤其是电子形式的编研成果。编研成果要通过宣传、印发和网络等形式及时提供利用,以加快信息的传播和更新速度。
一、高校档案编研工作的现状
档案工作的最终目的是为了提供利用,满足利用者需求。而档案编研工作是主动、系统、广泛地开展提供利用服务的一种高级形式。它不仅是保护档案原件、延长档案寿命的有效措施,更是开发档案信息资源的重要手段。近年来,随着教育事业的不断发展和高校人事制度改革的深入进行,高校对档案工作的重视程度不断增加,档案编研水平也在不断提高,但是编研成果还不能满足学校各项工作的需要,不能充分体现档案信息资源的真正价值。
1、馆(室)藏不丰富。档案编研工作的主要材料来源是馆(室)藏档案。但是,由于各高校的建设规模大小不一,办学历史长短不齐,办学理念和性质各有不同,因此,各高校档案馆(室)藏数量和结构也不尽相同,大多数高校文书、教学档案占馆(室)藏的绝大部分,科技档案缺乏,反映本校特色的档案缺乏,档案结构不合理,内容涵盖面窄,加之馆(室)藏档案信息的陈旧落后,在很大程度上制约了高校档案编研工作的深入开展。究其原因,主要是对档案工作重要性认识不够,收集措施不得力,收集方式单一,收集渠道不畅通所致。
2、人员配备不得力。由于传统观念的影响,不少高校认为档案工作无非是收集、整理、拿拿用用而已,有人能看门守摊就行了。因此,多数高校档案工作人员少,档案员往往身兼数职,难以投入较多的时间和精力去进行编研工作。加之档案人员的学历层次较高校整体水平低,难以拿出高质量的编研成果,档案的信息作用在高校的建设和发展过程中难以体现,因而也就越发得不到重视和支持,因此,档案编研工作也就越难做好。这种恶性循环不仅挫伤了档案人员的工作积极性,使档案编研水平难以在实践中不断提高,而且造成了档案工作队伍的不稳定。
3、编研成果价值低。由于受人员等因素的影响,多数高校档案馆(室)的工作重心在档案的收集、保管和提供利用上,作为档案管理重要一环的编研工作往往未被放到应有的位置,有时为了达标升级和迎接各类检查和评估,临时组织人员进行突击,无法根据需要进行有的放矢的选题,目光往往局限于诸如大事记、年鉴、文件资料汇编、组织沿革、会议简介等基础性编研选题上。编研工作只编不研,与学校的中心工作、热点工作联系不紧密,使得编研成果内容缺乏深度和特色,大多是一些原始材料的简单汇总和集合,信息含量低,周期长,针对性和实用性差,利用价值低,无法激起大家对编研成果的信心和热情。
二、新时期高校档案编研工作的发展要求和对策
档案编研工作是档案管理的重要环节,是档案深层利用的重要手段和体现。随着我国改革开放的不断深入,高等教育事业迅猛发展,档案工作在高校生存和发展过程中起着越来越重要的作用,档案编研工作显得尤为重要。针对以上问题,应做到以下几点:
1、丰富馆(室)藏,增加档案信息量。没有丰富的馆(室)藏做后盾,做好编研工作也就无从谈起。为此,高校档案要真正实行综合管理,建立并严格执行档案收集归档制度,把学校产生的文书、教学、科技、会计、基建、声像等各门类档案均纳入收集管理范围,不留任何死角,尤其注意电子档案材料的收集,同时注意通过各种渠道广征博采,如报纸、杂志、网络、各种会议、聚会以及其他活动搜集与本校有关的材料,使用于编研的材料更加生动、广泛和详实。
2.提高档案人员素质。各高校领导首先要转变传统观念,把档案人员的配备看作是做好档案工作的保证。高校有着丰富的人才资源,如何充分发挥这种人才优势,把那些素质高、能力强的业务骨干充实到档案编研人员队伍,领导是关键。其次要注重档案员的业务教育和培训,给他们提供学历进修、业务培训、外出参观学习的机会,使他们开阔眼界,提高业务水平。能否将现成的档案文献转化成高质量的编研成果,与档案编研人员自身的素质有着密切的关系。档案编研人员要具备:一是良好的职业道德,热爱档案事业及编研工作,有奉献精神和创新精神;二是较高的文化素养,掌握档案管理学、历史、情报学、古汉语、哲学、计算机管理等相关知识;三是精通档案编纂业务,有一定的研究能力和文字功底,要眼疾手快,善于捕捉信息;四是具备良好的协调能力和人际关系,便于编研材料和需求信息的收集。此外,学校要通过建立稳固的档案管理网络,利用兼职档案员为编研提供选题和素材,协同做好档案编研工作。
3.提高档案编研质量。开发档案信息资源,做好高校档案编研工作的最终目的,就是为学校各项工作提供优质高效的服务。因此,编研选题要与本校教学、科研和管理等中心工作紧密结合,对实际工作具有指导作用和参考价值。首先,档案馆(室)要发挥直接由校长领导或挂靠学校办公室的优势,树立超前意识,及时了解和掌握本校发展动态,紧紧围绕学校中心工作,突出重点、热点、难点以及重要活动、重大会议,在这些工作和活动开始启动之前就系统、完整地收集相关档案材料,迅速及时地提供小而精的编研成果,这样才能体现档案作为一种信息资源的重要作用和价值。其次,要以档案的需求为基准进行选题。利用需求是档案编研工作的出发点,没有需求也就没有编研的必要。因此,档案编研人员要统计日常档案利用率,选择那些利用频繁的档案来确定选题。档案编研成果只有满足了现实需求,才能体现出其价值。此外,还要注意档案编研成果的多样性,丰富编研成果的种类和形式,尤其是电子形式的编研成果。编研成果要通过宣传、印发和网络等形式及时提供利用,以加快信息的传播和更新速度。