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Simon Davis著 章燕华 摘译
发动变革的引擎30多年前，澳大利亚国家档案馆(下简称国家馆)首次接收移交进馆关于石油开发勘测中海底爆破的数量庞大的计算机文件。1991年，Steve Stuckey所著的《The good oil for Australia：petroleum data》记录了国家档案馆早期管理石油开发文件的经历。推动国家馆对电子文件长期保存问题对策的发展有两个因素，除了上述早期计算机文件管理经历之外，还与国家馆的机构文化——处理当代电子文件管理问题前瞻的眼光和务实的态度——关系密切。国家馆专注于制定能够反映未来政府文件管理发展趋势的战略。从20世纪50年代注重为政府机构人员提供文件管理培训。到60、70年代提供联邦文件系列系统以及过去30年对数字文件和文件管理实践前端管理可以看出，国家档案馆乐于接受创新。
20世纪70年代国家馆接收石油开发文件和其他机读文件。
20世纪80年代中期，开始鉴定计算机化的系统。到1988年，制定档案处置手册，包括电子文件鉴定指南，这个时期国家馆处理电子文件的方法还是基于传统思维，即移交后电子文件管理采取纸质文件管理方式。文件管理建议的口号就是“需要它!打印它!把它立卷归档!”(Need It!Print It!File It!)，国家馆还建议那些有适当纸质文件管理系统的机构将电子文件转换成纸质文件。
到了20世纪90年代早期，很显然对电子文件的纸质管理方法已经不再是长期保存的万全之策了。早期石油开发文件的利用面临着威胁，这种威胁不是由于计算机磁带载体物理退化而是缘于解码的计算机硬件和数据格式的过时。为此。1992年，国家馆开始了一项重大的研究项目：电子文件项目，项目的主要目标就是起草一套电子文件管理指南。1992年10月，在为期一天的文件管理团体会议上指南草案被提交。这次会议的论文集《Managing Electronic Records》标志着电子文件档案化管理路径的转折。
范式的转变：分布式保管
《Managing Electronic Records》表明了对“具有档案价值的电子文件需要由国家馆保管”这种预期的严重背离。指南草案中提出了与传统保管范式不同的电子文件分布式保管模式，同时在纽约州档案与文件管理署也采取了同样的做法。David Bearman和Margaret Hedstom在《Reinventing archives for electron-ic records：alternative service delivery options》一文中也记录了纽约州的部分工作。同时David Bearman在20世纪90年代早期几次访问澳大利亚并在这里找到了他档案思想的知音。Bearman与澳大利亚档案工作者惺惺相惜使得他们开展了富有成果的对话，Bearman参加了1993年的会议，这对AS4390中所述“八步走”方法论的制定意义重大。
1993至1994年，澳大利亚国家档案馆在世界上第一次提出了富有争议的电子文件分布式保管方法。在1994年11月Playing for Keeps会议中，Stephen Ellis和Steve Stuckey做了名为《Australian Archives’approach to preserving long-term access to the Commonwealth’s electronic records》的联合发言，第一次正式地提出了分布式保管。国家馆认为，需要一种新的电子文件管理方法，保存有价值的电子文件最好的方法就是保证澳大利亚政府机构高标准地管理其电子文件。电子文件一旦形成就应该被维护和保存在形成机构的现行系统中：而国家馆应当扮演标准的制定者和建议的给予者来保证电子文件得到良好管理。
20世纪90年代中后期，国家馆制定了一系列建议性文件用以帮助政府机构改善其文件管理，尤其关注电子文件的挑战。1995年5月颁发的《Managing Electronic Records：A Shared Responsibility》赋予了文件新的定义(从强调文件是信息载体转向信息本身)。该文件也阐明了机构和国家馆在电子文件分布式保管环境下的角色和作用。机构在它们的业务系统中实现文件管理功能，在系统中确认文件及其价值、处置具有有限行政价值的文件，同时确保对具有持久价值文件的获取。而档案馆则是通过提供关于文件保管系统开发或对具有档案性质的电子文件获取的政策指导、标准和建议，帮助确认元数据需求，以及加强合作来鉴定和处置电子文件发挥作用。国家馆仅在“技术和资源允许的条件下”扮演保管者的角色。
《Managing Electronic Records》是从高层次阐释电子文件管理问题，而作为其配套成果，《Keeping Electronic Records》则为计算机系统的用户和管理者就如何管理和保存作为机构业务活动证据的电子文件提供了实际的指导。
国内外的合作与领先
整个20世纪90年代，国家馆积极参与澳大利亚文件管理团体的合作性活动。1995年末，国家馆帮助制定了澳大利亚档案馆理事会声明。该声明强调了文件保管系统对电子文件管理的重要性，国家馆工作人员参与了世界上第一个文件管理标准AS4390(1996)的制定，该标准已成为2001年颁布的国际文件管理标准IS015489的基础。1997年以来，国家馆形成的许多建议性成果都是基于AS4390(后来是ISO15489)。
国家馆还积极投身于国际论坛，参与制定和促进电子文件问题的解决。1992年国家馆工作人员成为ICA电子文件委员会成员。20世纪90年代末，国家馆与加拿大国家档案馆、美国档案与文件管理署、英国公共文件管理署(国家档案馆)形成“G4”组织，调研公共部门电子文件管理改进的实践项目，
在这段时期，国家馆在支持政府信息技术办公室(OGIT)的信息和文件管理共享系统套件中发挥主导作用。国家馆领导制定的澳大利亚政府定位服务(AGLS)元数据标准标志着国家馆与OGIT合作的高潮。目前所有澳大利亚政府都已经采用了AGLS作为著录网络资源的标准。《AGLS Manual for Users，version 1.0》于1998年颁布，国家馆随即在促进AGES使用和维护中成为领导机构，至此国家馆关于电子文件的问题开始受到信息技术相关领域的注意。1999至2000年，AGLS修订，内阁批准的政府在线战略要求澳大利亚政府公共网站资源著录使用AGLS元数据。为了帮助机构执行上述规定，国家馆成立了AGLS培训项目并建立元数据一致性制度。2002年， AGLS元数据标准成为新的澳大利亚标准，即AGLSMetadata Element Set(AS5044，2002)。
迈入e-permanence
20世纪90年代后期，国家馆开始了雄心勃勃的研究和发展项目，以世界上首次全国档案机构培训运动——1998年国家馆将政府服务部门所有档案人员开展了为期一年的现代文件管理专业发展项目——为序幕。培训提供的标准和建议都是基于一个原则：文件管理最佳实践就是与业务系统无缝整合。2000年3月的e-permanence营销运动和投入使用将此次运动推向了高潮。e-permanence包含了能够用于指导机构建立最佳实践的文件管理环境的全方位建议的成果。
《DIRKS：A Strategic Approach to ManagingBusiness Information》，也就是DIRSK手册，一直是e-permanence的基石。它是根据AS4390(后来的ISO15489)为设计和实施文件管理系统提供具体的指导。DIRSK在全世界范围内得到广泛的使用。
照亮黑暗的数字时代
2000年e-permanence的启用，为国家馆提供了重新审视其电子文件保管政策的机会。
2000年国家馆颁布的《Custody Policy for Com-monwealth Records》向人们传达了一个重要信息：国家馆原则上将承担起对所有具有档案价值的电子文件的保管责任，不管其形式如何。
2000年末，国家馆开展了数字保存项目。项目第一阶段工作就是对电子文件形成概念性认识：电子文件是证据信息而不是一种实体形式，具有长久的档案价值。工作的成果就是在2002的数字保存绿皮书《An Approach to the Preservation of DigitalRecords》中提到的“essential performance model”。在该绿皮书出版后，国家馆开始着手制定实现长期保存远景的操作工具。Xena就是成果之一，它是一种规格化、呈现、转换数字文件的应用软件。
一方面新的数字保存项目正在进行之中，另一方面机构文件管理实践也在稳步推进。2001年，国家馆在澳大利亚政府范围对评估文件管理实践改进效果的态度展开了调查。2002年，国家馆在对部分机构文件管理审计中得到了澳大利亚国家审计署的支持，同时也获得了公共服务委员会的支持，该委员会在它的服务状况报告中强调了文件管理事项，
国家馆在设置标准和制定指南方面不遗余力。2004年颁布的Digital Recordkeeping：Guidelines forCreating，Managing and Preserving Digital Records，从涉及面来说，是Keeping Electronic Records的继任者。它们将DIRKS方法置于更广的文件和管理框架之中，并且为保存自己文件的机构提供了关于数字保存策略的最新信息。国家馆还发行了它的配套文件Digital Recordkeeping Self-Assessment Checklist以帮助机构评估它们的文件管理绩效。
从如何实施AS4390和ISO15489最佳实践全面的建议到开发数字保存随手可用的软件，国家馆关于电子文件开展的务实工作使得其他档案机构在开展它们自己的电子文件项目时纷纷将目光转向国家馆。国家馆的许多成果在澳大利亚和世界范围内被引用。国家馆和维多利亚州公共文件办公室的VERS在数字保存方法上的大体相似，这表明在制定政府档案馆参与公共电子文件管理的最佳方法上它们日益达成专业共识。
2003年，国家馆倡议澳大利亚档案机构正式联合以巩固和进一步推动出现的具有澳大利亚特色的数字文件管理方法。Digital Recordkeeping Initia-tive(DRI)就是联合的产物，参与机构包括所有澳大利亚政府档案馆和新西兰国家档案馆，2004年形成了《Making，Keeping and Using Digital Records》。在DRI中国家馆与其他机构分享30多年电子文件管理经验并且合作以开发下一代档案工具。
本文摘自Simon Davis，Looking Back to the Fu-ture：30 years of Keeping Electronic Records in theNational Archives of Aflstralia，available at http：//ourhistory.naa.gov.au/libraryflooking_back to future.html(2007-4-11)。
(作者单位：中国人民大学信息资源管理学院)
发动变革的引擎30多年前，澳大利亚国家档案馆(下简称国家馆)首次接收移交进馆关于石油开发勘测中海底爆破的数量庞大的计算机文件。1991年，Steve Stuckey所著的《The good oil for Australia：petroleum data》记录了国家档案馆早期管理石油开发文件的经历。推动国家馆对电子文件长期保存问题对策的发展有两个因素，除了上述早期计算机文件管理经历之外，还与国家馆的机构文化——处理当代电子文件管理问题前瞻的眼光和务实的态度——关系密切。国家馆专注于制定能够反映未来政府文件管理发展趋势的战略。从20世纪50年代注重为政府机构人员提供文件管理培训。到60、70年代提供联邦文件系列系统以及过去30年对数字文件和文件管理实践前端管理可以看出，国家档案馆乐于接受创新。
20世纪70年代国家馆接收石油开发文件和其他机读文件。
20世纪80年代中期，开始鉴定计算机化的系统。到1988年，制定档案处置手册，包括电子文件鉴定指南，这个时期国家馆处理电子文件的方法还是基于传统思维，即移交后电子文件管理采取纸质文件管理方式。文件管理建议的口号就是“需要它!打印它!把它立卷归档!”(Need It!Print It!File It!)，国家馆还建议那些有适当纸质文件管理系统的机构将电子文件转换成纸质文件。
到了20世纪90年代早期，很显然对电子文件的纸质管理方法已经不再是长期保存的万全之策了。早期石油开发文件的利用面临着威胁，这种威胁不是由于计算机磁带载体物理退化而是缘于解码的计算机硬件和数据格式的过时。为此。1992年，国家馆开始了一项重大的研究项目：电子文件项目，项目的主要目标就是起草一套电子文件管理指南。1992年10月，在为期一天的文件管理团体会议上指南草案被提交。这次会议的论文集《Managing Electronic Records》标志着电子文件档案化管理路径的转折。
范式的转变：分布式保管
《Managing Electronic Records》表明了对“具有档案价值的电子文件需要由国家馆保管”这种预期的严重背离。指南草案中提出了与传统保管范式不同的电子文件分布式保管模式，同时在纽约州档案与文件管理署也采取了同样的做法。David Bearman和Margaret Hedstom在《Reinventing archives for electron-ic records：alternative service delivery options》一文中也记录了纽约州的部分工作。同时David Bearman在20世纪90年代早期几次访问澳大利亚并在这里找到了他档案思想的知音。Bearman与澳大利亚档案工作者惺惺相惜使得他们开展了富有成果的对话，Bearman参加了1993年的会议，这对AS4390中所述“八步走”方法论的制定意义重大。
1993至1994年，澳大利亚国家档案馆在世界上第一次提出了富有争议的电子文件分布式保管方法。在1994年11月Playing for Keeps会议中，Stephen Ellis和Steve Stuckey做了名为《Australian Archives’approach to preserving long-term access to the Commonwealth’s electronic records》的联合发言，第一次正式地提出了分布式保管。国家馆认为，需要一种新的电子文件管理方法，保存有价值的电子文件最好的方法就是保证澳大利亚政府机构高标准地管理其电子文件。电子文件一旦形成就应该被维护和保存在形成机构的现行系统中：而国家馆应当扮演标准的制定者和建议的给予者来保证电子文件得到良好管理。
20世纪90年代中后期，国家馆制定了一系列建议性文件用以帮助政府机构改善其文件管理，尤其关注电子文件的挑战。1995年5月颁发的《Managing Electronic Records：A Shared Responsibility》赋予了文件新的定义(从强调文件是信息载体转向信息本身)。该文件也阐明了机构和国家馆在电子文件分布式保管环境下的角色和作用。机构在它们的业务系统中实现文件管理功能，在系统中确认文件及其价值、处置具有有限行政价值的文件，同时确保对具有持久价值文件的获取。而档案馆则是通过提供关于文件保管系统开发或对具有档案性质的电子文件获取的政策指导、标准和建议，帮助确认元数据需求，以及加强合作来鉴定和处置电子文件发挥作用。国家馆仅在“技术和资源允许的条件下”扮演保管者的角色。
《Managing Electronic Records》是从高层次阐释电子文件管理问题，而作为其配套成果，《Keeping Electronic Records》则为计算机系统的用户和管理者就如何管理和保存作为机构业务活动证据的电子文件提供了实际的指导。
国内外的合作与领先
整个20世纪90年代，国家馆积极参与澳大利亚文件管理团体的合作性活动。1995年末，国家馆帮助制定了澳大利亚档案馆理事会声明。该声明强调了文件保管系统对电子文件管理的重要性，国家馆工作人员参与了世界上第一个文件管理标准AS4390(1996)的制定，该标准已成为2001年颁布的国际文件管理标准IS015489的基础。1997年以来，国家馆形成的许多建议性成果都是基于AS4390(后来是ISO15489)。
国家馆还积极投身于国际论坛，参与制定和促进电子文件问题的解决。1992年国家馆工作人员成为ICA电子文件委员会成员。20世纪90年代末，国家馆与加拿大国家档案馆、美国档案与文件管理署、英国公共文件管理署(国家档案馆)形成“G4”组织，调研公共部门电子文件管理改进的实践项目，
在这段时期，国家馆在支持政府信息技术办公室(OGIT)的信息和文件管理共享系统套件中发挥主导作用。国家馆领导制定的澳大利亚政府定位服务(AGLS)元数据标准标志着国家馆与OGIT合作的高潮。目前所有澳大利亚政府都已经采用了AGLS作为著录网络资源的标准。《AGLS Manual for Users，version 1.0》于1998年颁布，国家馆随即在促进AGES使用和维护中成为领导机构，至此国家馆关于电子文件的问题开始受到信息技术相关领域的注意。1999至2000年，AGLS修订，内阁批准的政府在线战略要求澳大利亚政府公共网站资源著录使用AGLS元数据。为了帮助机构执行上述规定，国家馆成立了AGLS培训项目并建立元数据一致性制度。2002年， AGLS元数据标准成为新的澳大利亚标准，即AGLSMetadata Element Set(AS5044，2002)。
迈入e-permanence
20世纪90年代后期，国家馆开始了雄心勃勃的研究和发展项目，以世界上首次全国档案机构培训运动——1998年国家馆将政府服务部门所有档案人员开展了为期一年的现代文件管理专业发展项目——为序幕。培训提供的标准和建议都是基于一个原则：文件管理最佳实践就是与业务系统无缝整合。2000年3月的e-permanence营销运动和投入使用将此次运动推向了高潮。e-permanence包含了能够用于指导机构建立最佳实践的文件管理环境的全方位建议的成果。
《DIRKS：A Strategic Approach to ManagingBusiness Information》，也就是DIRSK手册，一直是e-permanence的基石。它是根据AS4390(后来的ISO15489)为设计和实施文件管理系统提供具体的指导。DIRSK在全世界范围内得到广泛的使用。
照亮黑暗的数字时代
2000年e-permanence的启用，为国家馆提供了重新审视其电子文件保管政策的机会。
2000年国家馆颁布的《Custody Policy for Com-monwealth Records》向人们传达了一个重要信息：国家馆原则上将承担起对所有具有档案价值的电子文件的保管责任，不管其形式如何。
2000年末，国家馆开展了数字保存项目。项目第一阶段工作就是对电子文件形成概念性认识：电子文件是证据信息而不是一种实体形式，具有长久的档案价值。工作的成果就是在2002的数字保存绿皮书《An Approach to the Preservation of DigitalRecords》中提到的“essential performance model”。在该绿皮书出版后，国家馆开始着手制定实现长期保存远景的操作工具。Xena就是成果之一，它是一种规格化、呈现、转换数字文件的应用软件。
一方面新的数字保存项目正在进行之中，另一方面机构文件管理实践也在稳步推进。2001年，国家馆在澳大利亚政府范围对评估文件管理实践改进效果的态度展开了调查。2002年，国家馆在对部分机构文件管理审计中得到了澳大利亚国家审计署的支持，同时也获得了公共服务委员会的支持，该委员会在它的服务状况报告中强调了文件管理事项，
国家馆在设置标准和制定指南方面不遗余力。2004年颁布的Digital Recordkeeping：Guidelines forCreating，Managing and Preserving Digital Records，从涉及面来说，是Keeping Electronic Records的继任者。它们将DIRKS方法置于更广的文件和管理框架之中，并且为保存自己文件的机构提供了关于数字保存策略的最新信息。国家馆还发行了它的配套文件Digital Recordkeeping Self-Assessment Checklist以帮助机构评估它们的文件管理绩效。
从如何实施AS4390和ISO15489最佳实践全面的建议到开发数字保存随手可用的软件，国家馆关于电子文件开展的务实工作使得其他档案机构在开展它们自己的电子文件项目时纷纷将目光转向国家馆。国家馆的许多成果在澳大利亚和世界范围内被引用。国家馆和维多利亚州公共文件办公室的VERS在数字保存方法上的大体相似，这表明在制定政府档案馆参与公共电子文件管理的最佳方法上它们日益达成专业共识。
2003年，国家馆倡议澳大利亚档案机构正式联合以巩固和进一步推动出现的具有澳大利亚特色的数字文件管理方法。Digital Recordkeeping Initia-tive(DRI)就是联合的产物，参与机构包括所有澳大利亚政府档案馆和新西兰国家档案馆，2004年形成了《Making，Keeping and Using Digital Records》。在DRI中国家馆与其他机构分享30多年电子文件管理经验并且合作以开发下一代档案工具。
本文摘自Simon Davis，Looking Back to the Fu-ture：30 years of Keeping Electronic Records in theNational Archives of Aflstralia，available at http：//ourhistory.naa.gov.au/libraryflooking_back to future.html(2007-4-11)。
(作者单位：中国人民大学信息资源管理学院)