论文部分内容阅读
中图分类号：C29文献标识码：A 文章编号：
企业一般将档案实体分为文书档案、科技档案、声像档案和专门档案。在这种分类体系下，将照片、录音、录像、奖杯等特殊介质档案称为声像档案。这种分类方法虽然在理论上存在划分标准不一，同一层级的内容相互交叉等不足，在实际的档案管理工作中因可操作性强，管理方便，在企业逐渐成为一种档案分类习惯。近几年，笔者所在企业在各类生产和经济活动中形成的声像档案越来越多，声像档案已成为企业档案的重要组成部分，成为档案管理工作的重要内容之一，怎样做好声像档案管理工作已成为摆在企业面前的一个重要课题。与此同时，上级档案主管部门对于声像档案的检查验收也越来越严格。为了更好地做好声像档案管理工作，发挥声像档案的作用，确保声像档案的完整、准确、系统、有效，为提升企业档案工作管理水平打下良好的基础，笔者所在企业积极探索声像档案管理工作的新方法，建立了适应企业自身管理方式的声像档案管理模式，下面就具体措施做一介绍。
强化制度建设，声像档案必须实行集中统一管理。
针对声像档案管理工作的现状，企业根据实际情况，制定落实相应的规章制度和管理办法。从立档部门与档案工作人员的责任落实抓起，明确声像档案的摄录、整理、归档、保管、利用等工作要求；明確声像档案归档范围，建立归档控制措施，防止分散、流失，杜绝归为己有；明确声像档案保存时效，对永久、长期保存的声像档案定期向档案部门移交，并对声像档案的日常保管、借阅、利用作出明确规定。同时，按照企业声像档案管理办法谁主管、谁归档的原则，建立声像档案目标考核制度，使声像档案管理得到足够重视而成为日常工作的自觉行动，从根本上改变目前重视文字档案，轻视声像档案的局面。企业对声像档案实行集中统一管理，维护声像档案的完整与安全，便于企业各项工作的利用，明确责任，严格管理，解决了声像档案由个人保存或随意处理造成流失的问题。
控制摄录源头，做好声像档案的收集工作。
声像档案的收集工作是档案管理工作的源头，声像档案的管理工作也必须从源头做起，确保声像档案各种要素齐全，特别是企业在生产经营活动中直接形成的，具有保存价值的以摄影影像为主要反映方式的专门载体。声像档案的收集主要由摄像人员具体负责，档案部门协助。采取以下方法和措施：方法一：通过正常移交收集声像档案。企业各部门按照程序和归档制度的有关规定，对声像资料进行整理，向档案部门移交归档，这是正常声像档案的收集形式。方法二：通过重点单位、重点科室收集声像档案。企业重点单位、重点科室产生的声像资料，档案部门应该明确具体的收集对象，定向、定内容的进行收集。方法三：通过重点人员直接收集声像档案。部分摄录人员不仅承担本部门的摄录任务，有时还被指派到其他单位摄录重大活动、重要会议、外事活动等，对保存在这部分人手中的属于归档范围的声像资料，档案部门抓住重点摄录人员，不失时机地做好收集和征集。
为保证声像档案所记录的信息齐全、完整，档案管理人员及时地记录所摄录的时间、地点、人物、事由、摄影、摄像者等相关要素，根据记录中的内容再通过计算机进行登记、整理相关要素，准确地反映出声像资料的内容，避免出现声像资料积压和信息含混不清的情况发生。为保证声像档案及时归档，及时解决收集过程中的各种具体问题，特别是对企业重大活动、重要会议、企业建设、外事活动等重要声像资料的收集，档案部门采取开会集中协调，面对面交流，电话沟通等多种方式与相关部门进行及时沟通协调，共同努力，确保声像资料收集完整、及时、准确、有效。
科学立卷归档，推进档案工作规范化、标准化。
企业声像档案产生的领域十分广泛，而且内容交叉的情况很多，我们根据声像档案管理的特点，按照企业的自身需要和管理要求，选择了声像档案单独立卷，分库保管的管理模式。采取分年度整理，把一组具有共同主题内容关系密切的若干份声像资料排列在一起，对每份声像资料编号，按介子类型+问题+案卷号组成案卷，集中编放的编制模式。按案卷编写文字说明，填写卷内目录，并利用一系列手段完善这一编制模式。如企业在重大活动中，一般会形成文字、照片、录像、录音、领导题词等档案，在立卷编号时，如果按介子类型分别立卷编号，就将这些档案之间的联系割裂开来，不便于展现整个活动的全貌，为了弥补这一分类方法的不足，在声像档案与其对应的纸质档案可作出参见号或指引卡，编制对应目录，便于查询和提供利用。采用介子类型+问题+案卷号组成案卷这种档案分类模式，使所形成的声像档案突出反映出档案的分类体系，既完整、又准确，存取更方便。为档案工作的规范化、标准化管理，奠定了坚实的工作基础，从而达到了为档案各项工作服务的目的。
严格保管制度，确保声像档案长期保管
声像档案的保存必须根据声像档案载体的化学性、物理性等特点创造条件，妥善保管，确保声像档案长期保存下去。声像档案保管主要做好以下几点：一是声像档案与纸质档案分库保管，使用音像磁带柜或密闭铁柜单独存放，入库前要进行安全检查，发现有被污染、破损的，要及时进行处理。二是声像档案库房要恒温、恒湿，远离光线、磁场，对录音、录像制品采取定期倒带检查、刻录光盘等保护措施。三是依托计算机系统进行保管。目前声像摄录工具都是数码产品，与计算机系统进行连接，在计算机上观看或保存。利用计算机保管还有不易丢失、操作、查阅方便等优点，代表了未来声像档案保管的方向。
五、加强队伍建设、提升档案管理人员的能力和素养。
在声像档案管理工作中，再完美的制度和方法必须要人来执行，人是档案管理工作最重要、最活跃的决定性因素，档案管理人员的工作能力和水平直接制约着声像档案管理工作的执行效果水平。因此，档案人员的职业能力和素养的提升就十分重要，企业采取派出去、请进来和组织培训相结合的方法，努力提升档案管理人员能力和素养。一方面，企业积极派档案管理人员参加相关声像内容的业务培训，提升专业知识，同时定期学习档案法律法规，不放松相关专业知识的掌握。另一方面，积极联系、组织档案管理人员到声像档案管理水平较高的其他企事业单位进行实地考察，学习他们的先进工作方法和经验，邀请档案工作方面的专家对档案管理人员进行有针对性的讲座。促使档案管理人员的工作能力和业务水平不断提升，确保了企业声像档案管理工作的效率、水平和质量，对声像档案管理工作效能的发挥有着无可替代的作用。
声像档案是一个企业档案的重要组成部分，以其特殊载体的形式，独特的风格反映出企业发展历程、重大事件，其作用及意义深远，对于声像档案管理工作要不断总结经验，探索出一条适合企业发展之路。
企业一般将档案实体分为文书档案、科技档案、声像档案和专门档案。在这种分类体系下，将照片、录音、录像、奖杯等特殊介质档案称为声像档案。这种分类方法虽然在理论上存在划分标准不一，同一层级的内容相互交叉等不足，在实际的档案管理工作中因可操作性强，管理方便，在企业逐渐成为一种档案分类习惯。近几年，笔者所在企业在各类生产和经济活动中形成的声像档案越来越多，声像档案已成为企业档案的重要组成部分，成为档案管理工作的重要内容之一，怎样做好声像档案管理工作已成为摆在企业面前的一个重要课题。与此同时，上级档案主管部门对于声像档案的检查验收也越来越严格。为了更好地做好声像档案管理工作，发挥声像档案的作用，确保声像档案的完整、准确、系统、有效，为提升企业档案工作管理水平打下良好的基础，笔者所在企业积极探索声像档案管理工作的新方法，建立了适应企业自身管理方式的声像档案管理模式，下面就具体措施做一介绍。
强化制度建设，声像档案必须实行集中统一管理。
针对声像档案管理工作的现状，企业根据实际情况，制定落实相应的规章制度和管理办法。从立档部门与档案工作人员的责任落实抓起，明确声像档案的摄录、整理、归档、保管、利用等工作要求；明確声像档案归档范围，建立归档控制措施，防止分散、流失，杜绝归为己有；明确声像档案保存时效，对永久、长期保存的声像档案定期向档案部门移交，并对声像档案的日常保管、借阅、利用作出明确规定。同时，按照企业声像档案管理办法谁主管、谁归档的原则，建立声像档案目标考核制度，使声像档案管理得到足够重视而成为日常工作的自觉行动，从根本上改变目前重视文字档案，轻视声像档案的局面。企业对声像档案实行集中统一管理，维护声像档案的完整与安全，便于企业各项工作的利用，明确责任，严格管理，解决了声像档案由个人保存或随意处理造成流失的问题。
控制摄录源头，做好声像档案的收集工作。
声像档案的收集工作是档案管理工作的源头，声像档案的管理工作也必须从源头做起，确保声像档案各种要素齐全，特别是企业在生产经营活动中直接形成的，具有保存价值的以摄影影像为主要反映方式的专门载体。声像档案的收集主要由摄像人员具体负责，档案部门协助。采取以下方法和措施：方法一：通过正常移交收集声像档案。企业各部门按照程序和归档制度的有关规定，对声像资料进行整理，向档案部门移交归档，这是正常声像档案的收集形式。方法二：通过重点单位、重点科室收集声像档案。企业重点单位、重点科室产生的声像资料，档案部门应该明确具体的收集对象，定向、定内容的进行收集。方法三：通过重点人员直接收集声像档案。部分摄录人员不仅承担本部门的摄录任务，有时还被指派到其他单位摄录重大活动、重要会议、外事活动等，对保存在这部分人手中的属于归档范围的声像资料，档案部门抓住重点摄录人员，不失时机地做好收集和征集。
为保证声像档案所记录的信息齐全、完整，档案管理人员及时地记录所摄录的时间、地点、人物、事由、摄影、摄像者等相关要素，根据记录中的内容再通过计算机进行登记、整理相关要素，准确地反映出声像资料的内容，避免出现声像资料积压和信息含混不清的情况发生。为保证声像档案及时归档，及时解决收集过程中的各种具体问题，特别是对企业重大活动、重要会议、企业建设、外事活动等重要声像资料的收集，档案部门采取开会集中协调，面对面交流，电话沟通等多种方式与相关部门进行及时沟通协调，共同努力，确保声像资料收集完整、及时、准确、有效。
科学立卷归档，推进档案工作规范化、标准化。
企业声像档案产生的领域十分广泛，而且内容交叉的情况很多，我们根据声像档案管理的特点，按照企业的自身需要和管理要求，选择了声像档案单独立卷，分库保管的管理模式。采取分年度整理，把一组具有共同主题内容关系密切的若干份声像资料排列在一起，对每份声像资料编号，按介子类型+问题+案卷号组成案卷，集中编放的编制模式。按案卷编写文字说明，填写卷内目录，并利用一系列手段完善这一编制模式。如企业在重大活动中，一般会形成文字、照片、录像、录音、领导题词等档案，在立卷编号时，如果按介子类型分别立卷编号，就将这些档案之间的联系割裂开来，不便于展现整个活动的全貌，为了弥补这一分类方法的不足，在声像档案与其对应的纸质档案可作出参见号或指引卡，编制对应目录，便于查询和提供利用。采用介子类型+问题+案卷号组成案卷这种档案分类模式，使所形成的声像档案突出反映出档案的分类体系，既完整、又准确，存取更方便。为档案工作的规范化、标准化管理，奠定了坚实的工作基础，从而达到了为档案各项工作服务的目的。
严格保管制度，确保声像档案长期保管
声像档案的保存必须根据声像档案载体的化学性、物理性等特点创造条件，妥善保管，确保声像档案长期保存下去。声像档案保管主要做好以下几点：一是声像档案与纸质档案分库保管，使用音像磁带柜或密闭铁柜单独存放，入库前要进行安全检查，发现有被污染、破损的，要及时进行处理。二是声像档案库房要恒温、恒湿，远离光线、磁场，对录音、录像制品采取定期倒带检查、刻录光盘等保护措施。三是依托计算机系统进行保管。目前声像摄录工具都是数码产品，与计算机系统进行连接，在计算机上观看或保存。利用计算机保管还有不易丢失、操作、查阅方便等优点，代表了未来声像档案保管的方向。
五、加强队伍建设、提升档案管理人员的能力和素养。
在声像档案管理工作中，再完美的制度和方法必须要人来执行，人是档案管理工作最重要、最活跃的决定性因素，档案管理人员的工作能力和水平直接制约着声像档案管理工作的执行效果水平。因此，档案人员的职业能力和素养的提升就十分重要，企业采取派出去、请进来和组织培训相结合的方法，努力提升档案管理人员能力和素养。一方面，企业积极派档案管理人员参加相关声像内容的业务培训，提升专业知识，同时定期学习档案法律法规，不放松相关专业知识的掌握。另一方面，积极联系、组织档案管理人员到声像档案管理水平较高的其他企事业单位进行实地考察，学习他们的先进工作方法和经验，邀请档案工作方面的专家对档案管理人员进行有针对性的讲座。促使档案管理人员的工作能力和业务水平不断提升，确保了企业声像档案管理工作的效率、水平和质量，对声像档案管理工作效能的发挥有着无可替代的作用。
声像档案是一个企业档案的重要组成部分，以其特殊载体的形式，独特的风格反映出企业发展历程、重大事件，其作用及意义深远，对于声像档案管理工作要不断总结经验，探索出一条适合企业发展之路。