论文部分内容阅读
【摘 要】本文论述了高校大学生档案的定义及其组成，针对高校大学生档案管理上普遍存在的问题进行分析，提出相应建议，进一步推进高校学生档案管理方法和制度的形成。
【关键词】高校；学生档案；管理
对于每个学生来说，无论是入团入党、政审证明、毕业升学、出国留学、就业择业，还是以后的工作调动、职称评审、工资调整，以及办理离退休手续的等，几乎都需要档案材料作为重要依据，因为档案是机关工作的查考凭证，是生产建设的参考依据，是政治斗争的必要手段，是科学研究的可靠资料，是宣传教育的生动素材。所以说，档案将伴随每个人的一生并发挥着重要作用。
学生档案是每个人的第一份社会档案，是其人事档案的重要基础，是其人生档案的重要组成部分。在目前就业竞争激烈的情况下，高校学生档案作为毕业生的一项重要凭证，有着难以替代的作用。
1.高校学生档案的定义与组成
档案是国家机构、社会组织和个人在社会活动中直接形成的保存备查的文字、图像、声音以及其他形式的历史记录。高校学生档案是大学生在校期间学习、生活及各种社会实践的真实历史记录，是学生家庭社会关系、经济状况的主要原始材料，未来人事档案的重要组成部分，是大学生就业及今后各级组织选拔、任用、考核的重要依据，是每个学生由学校走向社会的重要人生履历。
教育部2008年8月20日颁发的《高校档案管理办法》明确高校学生档案主要包括：学生的高中档案、高考报考资料、高校入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等八部分材料。根据教育部1984年2月22日发布的《关于高中建立学生档案的暂行规定》（[84]教中字002号），学生的高中档案主要指其就读高中时的学籍材料，具体主要有学年评语表、考试（考查）成绩登记表、体质测试表、体育锻炼情况表、健康检查表、毕业生登记表、高中毕业生家庭情况调查表等。
学生高考报考资料主要指其高考报考登记表、高考体检表等，高校体检表主要指新生入学体检复查表和学生的年度体检表，高校学生的学籍档案指学生学业成绩总表、学生转专业、休学、停学、复学、转学等学籍变动材料，学生奖惩记录主要指学生评奖评优和获得各种奖励的评审登记表以及学生违纪处分文件，学生党团组织档案主要指学生的党籍材料与团籍材料等。
2.高校学生档案管理工作存在的问题
2.1档案管理人员素质不高，业务能力不足
作为一名合格的学生档案管理人员应具备一定的理论水平和政治素养，懂得党和国家关于档案管理方面的政策，懂得档案的基本理论原则和方法，具备一定的工作能力和文字表达能力。面对校园网络建设和信息社会的飞速发展，高校学生档案队伍中还需要一批现代化信息管理技术方面的人才。但目前高校学生档案管理人员的素质能达到上述要求的还为数不多，他们中有的是改行搞档案工作的，有的是其他工作人员兼职的，有的是刚毕业的大中专学生。甚至由于个别高校异化档案管理岗位，把档案管理岗位视作“练兵”岗位、“照顾”岗位、“下放”岗位、“关系”岗位或“难安排”岗位，从而使多数管理人员缺乏档案管理的基本理论与技能、现代化管理的技术与方法、档案管理的政策法规以及业务规范等全面的档案管理知识，进而为档案管理带来诸多困难。
2.2学生档案的收集整理不规范
目前学生档案的管理一般由学生管理部门进行统一管理，并将学生档案的整理交由院系来完成。由于学生管理部门和院系均没有配备专职人员，加上学校缺乏监督检查和业务指导，导致学生档案在收集整理过程没有走上标准化、规范化，出现这样或那样的错误，如文字材料纸张规格不一、书写不规范、用圆珠笔书写、出现错别字、学年度班主任鉴定千篇一律、材料缺失等等。
2.3学生档案的查阅、借阅等服务环节功能不完备
因档案的收集不及时，整理、服务环节跟不上，学生档案只成为“废纸”一堆，无人查阅，也无法查阅、借阅，不利于高校教师了解学生，对学生因材施教。
2.4大学生思想教育工作不足，缺少心理档案的建立
目前，在众多高校中只注重学生在专业知识领域的培养，而缺乏思想教育工作及关于心理健康的指导。在新生入学后没有进行心理测试，建立心理档案，并进行针对性指导。很多大学生面对家庭、学校及社会各方面的压力出现诸多心理问题，在处理感情、学习、交际等方面明显能力不足，严重影响了其自身素质的全面发展，甚至出现自残、自杀现象，而且呈现出每年递增的趋势，对其家庭、学校和社会造成了极大的损失，引起社会各界人士的普遍关注。
3.做好高校学生档案管理的建议
3.1统一认识，加强领导
学校领导、院系领导及广大教职工都要强化档案意识，自觉支持和做好学生档案工作。学校领导和院系要把学生档案工作纳入议事日程，把学生档案建设当作全校一项基础性的工作常抓不懈。同时加强管理，将学生档案管理工作纳入有关职能部门的目标管理，在布置、检查和总结学生管理。
工作的同时，布置、总结和检查学生档案工作; 另一方面，学校要认真落实档案管理所需的人员、经费、设备等问题，做到人员到位、经费到位、设备到位。
3.2提高档案管理人员的素质，切实树立为学生服务的意识
档案管理人员要具有与管理学生档案相适应的科学文化知识和基本理论知识，包括扎实的基础知识、丰富的专业知识和广博的各类相关知识等。要适应时代发展需求，不断提高学生档案管理能力，把静态管理与动态管理结合起来，把传统管理方式与现代化管理手段结合起来。档案管理人员要具有爱岗敬业、认真负责的态度，树立服务意识，不管是在服务态度、服务语言还是在服务方式上，都要做到使利用者满意，这是档案管理人员职业道德的基本要求。坚持以人为本的核心，建立适合大学生档案特点的竞争机制，积极推行档案人员职务聘任制，对高校学生档案管理人员也应该实行持证上岗，实行岗位培训，将人员素质与明确的目标和工作量化指标相联系，促使他们不断地学习、不断地提高自身素质。
3.3做好学生档案的查阅、借阅等服务环节
要严格制定查阅、借阅制度。借阅档案人员要遵守保密制度，不得私自复印、拍照，不得在材料上批注、打问号、划线、剪裁等。
3.4注重大学生心理健康教育，建立心理档案
大学生是国家培养的高层次专门人才，是国家经济建设和发展的强大后备军。目前高校对学生的教育越来越重视，对大学生素质和综合能力的要求越来越高。而相应的关于大学生心理健康方面及如何提高个人交际能力的指导却少之又少。因此，大学生教育要加强思想教育，开设相关心理健康及交际方面的选修课程；并在新生入学时就要进行心理测试，建立心理档案并对其进行跟踪调查。
由于学生档案有着丰富性、过渡性、周期性、保密性、频繁性、多样性等特点，所以要做好高校学生档案的管理工作，就需要内外结合、上下配合，更需要全社会的重视与全过程贯彻。
【关键词】高校；学生档案；管理
对于每个学生来说，无论是入团入党、政审证明、毕业升学、出国留学、就业择业，还是以后的工作调动、职称评审、工资调整，以及办理离退休手续的等，几乎都需要档案材料作为重要依据，因为档案是机关工作的查考凭证，是生产建设的参考依据，是政治斗争的必要手段，是科学研究的可靠资料，是宣传教育的生动素材。所以说，档案将伴随每个人的一生并发挥着重要作用。
学生档案是每个人的第一份社会档案，是其人事档案的重要基础，是其人生档案的重要组成部分。在目前就业竞争激烈的情况下，高校学生档案作为毕业生的一项重要凭证，有着难以替代的作用。
1.高校学生档案的定义与组成
档案是国家机构、社会组织和个人在社会活动中直接形成的保存备查的文字、图像、声音以及其他形式的历史记录。高校学生档案是大学生在校期间学习、生活及各种社会实践的真实历史记录，是学生家庭社会关系、经济状况的主要原始材料，未来人事档案的重要组成部分，是大学生就业及今后各级组织选拔、任用、考核的重要依据，是每个学生由学校走向社会的重要人生履历。
教育部2008年8月20日颁发的《高校档案管理办法》明确高校学生档案主要包括：学生的高中档案、高考报考资料、高校入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等八部分材料。根据教育部1984年2月22日发布的《关于高中建立学生档案的暂行规定》（[84]教中字002号），学生的高中档案主要指其就读高中时的学籍材料，具体主要有学年评语表、考试（考查）成绩登记表、体质测试表、体育锻炼情况表、健康检查表、毕业生登记表、高中毕业生家庭情况调查表等。
学生高考报考资料主要指其高考报考登记表、高考体检表等，高校体检表主要指新生入学体检复查表和学生的年度体检表，高校学生的学籍档案指学生学业成绩总表、学生转专业、休学、停学、复学、转学等学籍变动材料，学生奖惩记录主要指学生评奖评优和获得各种奖励的评审登记表以及学生违纪处分文件，学生党团组织档案主要指学生的党籍材料与团籍材料等。
2.高校学生档案管理工作存在的问题
2.1档案管理人员素质不高，业务能力不足
作为一名合格的学生档案管理人员应具备一定的理论水平和政治素养，懂得党和国家关于档案管理方面的政策，懂得档案的基本理论原则和方法，具备一定的工作能力和文字表达能力。面对校园网络建设和信息社会的飞速发展，高校学生档案队伍中还需要一批现代化信息管理技术方面的人才。但目前高校学生档案管理人员的素质能达到上述要求的还为数不多，他们中有的是改行搞档案工作的，有的是其他工作人员兼职的，有的是刚毕业的大中专学生。甚至由于个别高校异化档案管理岗位，把档案管理岗位视作“练兵”岗位、“照顾”岗位、“下放”岗位、“关系”岗位或“难安排”岗位，从而使多数管理人员缺乏档案管理的基本理论与技能、现代化管理的技术与方法、档案管理的政策法规以及业务规范等全面的档案管理知识，进而为档案管理带来诸多困难。
2.2学生档案的收集整理不规范
目前学生档案的管理一般由学生管理部门进行统一管理，并将学生档案的整理交由院系来完成。由于学生管理部门和院系均没有配备专职人员，加上学校缺乏监督检查和业务指导，导致学生档案在收集整理过程没有走上标准化、规范化，出现这样或那样的错误，如文字材料纸张规格不一、书写不规范、用圆珠笔书写、出现错别字、学年度班主任鉴定千篇一律、材料缺失等等。
2.3学生档案的查阅、借阅等服务环节功能不完备
因档案的收集不及时，整理、服务环节跟不上，学生档案只成为“废纸”一堆，无人查阅，也无法查阅、借阅，不利于高校教师了解学生，对学生因材施教。
2.4大学生思想教育工作不足，缺少心理档案的建立
目前，在众多高校中只注重学生在专业知识领域的培养，而缺乏思想教育工作及关于心理健康的指导。在新生入学后没有进行心理测试，建立心理档案，并进行针对性指导。很多大学生面对家庭、学校及社会各方面的压力出现诸多心理问题，在处理感情、学习、交际等方面明显能力不足，严重影响了其自身素质的全面发展，甚至出现自残、自杀现象，而且呈现出每年递增的趋势，对其家庭、学校和社会造成了极大的损失，引起社会各界人士的普遍关注。
3.做好高校学生档案管理的建议
3.1统一认识，加强领导
学校领导、院系领导及广大教职工都要强化档案意识，自觉支持和做好学生档案工作。学校领导和院系要把学生档案工作纳入议事日程，把学生档案建设当作全校一项基础性的工作常抓不懈。同时加强管理，将学生档案管理工作纳入有关职能部门的目标管理，在布置、检查和总结学生管理。
工作的同时，布置、总结和检查学生档案工作; 另一方面，学校要认真落实档案管理所需的人员、经费、设备等问题，做到人员到位、经费到位、设备到位。
3.2提高档案管理人员的素质，切实树立为学生服务的意识
档案管理人员要具有与管理学生档案相适应的科学文化知识和基本理论知识，包括扎实的基础知识、丰富的专业知识和广博的各类相关知识等。要适应时代发展需求，不断提高学生档案管理能力，把静态管理与动态管理结合起来，把传统管理方式与现代化管理手段结合起来。档案管理人员要具有爱岗敬业、认真负责的态度，树立服务意识，不管是在服务态度、服务语言还是在服务方式上，都要做到使利用者满意，这是档案管理人员职业道德的基本要求。坚持以人为本的核心，建立适合大学生档案特点的竞争机制，积极推行档案人员职务聘任制，对高校学生档案管理人员也应该实行持证上岗，实行岗位培训，将人员素质与明确的目标和工作量化指标相联系，促使他们不断地学习、不断地提高自身素质。
3.3做好学生档案的查阅、借阅等服务环节
要严格制定查阅、借阅制度。借阅档案人员要遵守保密制度，不得私自复印、拍照，不得在材料上批注、打问号、划线、剪裁等。
3.4注重大学生心理健康教育，建立心理档案
大学生是国家培养的高层次专门人才，是国家经济建设和发展的强大后备军。目前高校对学生的教育越来越重视，对大学生素质和综合能力的要求越来越高。而相应的关于大学生心理健康方面及如何提高个人交际能力的指导却少之又少。因此，大学生教育要加强思想教育，开设相关心理健康及交际方面的选修课程；并在新生入学时就要进行心理测试，建立心理档案并对其进行跟踪调查。
由于学生档案有着丰富性、过渡性、周期性、保密性、频繁性、多样性等特点，所以要做好高校学生档案的管理工作，就需要内外结合、上下配合，更需要全社会的重视与全过程贯彻。