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摘要:针对我国档案学界关于文件中心是过渡性文件保管机构的认识,本文认为文件中心不具有过渡性,但具有中间性,具有过渡性的应该是文件中心保管的文件。我们往往将文件中心的中间性与文件中心文件的过渡性相混淆。实际上,文件中心的性质和文件中心保管对象的性质是有区别的。
关键词:文件中心;文件;过渡性;中间性
文件中心首先出现在“二战”期间的美国,战后,在欧美等国家流行起来。也正是有了文件中心的实践,国外档案学界受到启发,将文件划分为三个阶段,相应地称为“现行文件”、“半现行文件”和“非现行文件”,并在这一基础上,进而提出了文件生命周期理论,从而为文件中心的建立提供了理论依据。上世纪80年代,文件生命周期理论传入中国。在该理论的指导下,甘肃永靖县率先建立了我国的第一个文件中心。但不能不指出的是,我国档案学界对如何认识文件生命周期理论以及我国是否应当建立文件中心是有着极大的争议的。2000年12月10日,全国档案工作会议通过的《全国档案事业发展“十五”计划》在谈到机关档案工作的任务时,有一项内容就是“研究建立基层文件中心的实施方案,在北京、青岛、深圳等地开展相应的试点工作”。2002年9月,深圳市正式成立了文件中心。2003年7月,珠海市也成立文件中心。
我国已经建立了以文件中心命名的机构。笔者在《文件机构,还是档案机构一一文件中心思考之一》一文中,对文件中心究竟是文件机构还是档案机构做了分析,本文拟对文件中心的具体性质进行探讨。
1 文件中心具体性质表述举要
根据笔者所掌握的资料,我国档案学界对文件中心具体性质主要表述如下:
1979年,韩玉梅、黄坤坊在《外国的中间档案馆》一文中指出:“世界许多国家……先后建立了一些中间档案馆,或者说建立了一些过渡性的档案库。”“各个国家对中间档案馆的叫法各有不同,美国叫文件中心。”
1983年出版的由李凤楼、张恩庆、韩玉梅编著的《世界档案史简编》对联邦文件中心的解释是:
“是介于联邦政府机关和美国国家档案馆之间的一种过渡性档案机构。”
1984年,黄坤坊先生在《美国联邦政府的文件中心》一文中指出:“文件中心是介于政府机关和档案馆之间的一种中间性库房。”
1987年出版的由韩玉梅、张恩庆、黄坤坊编著的《外国档案管理概论》一书认为:“文件中心又名‘中间档案馆’,是介于政府机关和档案馆之间的一种中间性机构。”
1988年出版的由丁文进等编译的《档案术语词典》对文件中心的解释是:“通常是为半现行文件在最终处置之前进行廉价贮藏、维护和交流而专门设计建造的建筑物。也叫‘intermediate repository(中间档案库)’或‘limbo(过渡性库房)’。”
1988年出版的由吴宝康先生主编的《档案学概论》中认为:“从性质上说,文件中心是介于文件形成单位和档案馆之间的一种过渡性的文件保管机构。”
1994年出版的《档案学词典》将文件中心释为:“一种过渡性的文件保管机构。”
1994年出版的《中国大百科全书档案学分册》将文件中心释为:“一种过渡性的文件保管机构。”
2001年发布的《中华人民共和国档案行业标准档案工作基本术语》将文件中心界定为:“介于文件形成机构和档案馆之间的中间性或过渡性文件管理机构。”
2001年出版的由冯惠玲、张辑哲主编的《档案学概论》认为:“文件中心是……介于文件形成单位和地方综合性档案馆之间的一种过渡性档案管理机构。”
可见,我国档案学界认为,文件中心是过渡性的档案库、过渡性库房、过渡性文件保管机构、过渡性档案(管理)机构、中间档案库、中间性库房、中间性文件管理机构。总的来看,普遍认为,文件中心具有过渡性、中间性。
笔者认为,文件中心不具有过渡性,但具有中间性。
2 关于文件中心的过渡性
我们先来看一下“过渡”一词的含义。《现代汉语词典》对过渡的解释是:“事物由一个阶段或一种状态逐渐发展变化而转入另一个阶段或另一种状态。”文件中心保存的文件按照有关规定最终要进行销毁或移交到档案馆。文件中心的文件在完成移交后,文件中心这一机构依然存在着,并没有成为档案馆或别的什么机构,而且,文件中心与档案馆的这种文件交接关系是长期存在的,并不是一次性的。因此,得出文件中心为过渡性质的机构结论缺乏依据。如果简单地从文件中心的文件流向档案馆,档案馆是文件中心文件的归宿这一关系出发,从而得出文件中心是过渡性机构的认识是不符合实际的。
也许,有人会说,既然过渡是事物由一个阶段或一种状态逐渐发展变化而转入另一个阶段或另一种状态,那么,我们完全可以说,文件中心具有过渡性质。因为文件中心保管的是文件,而档案馆保管的是档案,文件中心的文件从半现行阶段到档案馆档案的永久保存阶段,这不是过渡又是什么呢?
不可否认,文件中心的文件从半现行阶段到档案馆档案的永久保存阶段,的确可以用过渡性质来概括。尽管具有过渡性质的文件占的比例很低,以加拿大文件中心为例,只有3%～5%(另一种说法是5%～10%)的文件才需要进馆永久保存,而正是这些文件的移交才使得这些文件具有了过渡性质。但这只能说明文件中心的文件具有过渡性,而不是文件中心具有过渡性。文件中心是一种保管过渡性文件的机构,与文件中心是一种过渡性的文件保管机构,并不是一回事。
笔者推测,我们之所以认为文件中心是过渡性机构,可能与文件中心最初的形式是临时性库房有关,临时就是“暂时、过渡”的意思。问题是,现在的文件中心早就从临时性库房演变成正式的文件管理机构,我们还依然认为文件中心是过渡性机构,这显然是不恰当的。
3 关于文件中心的中间性
文件中心不具有过渡性,那么,我们为何会认为文件中心具有过渡性呢?原来,是我们将中间性与过渡性混为一谈了。
所谓“中间”,就是“在事物两端之间或两个事物之间的位置”。文件中心处在形成单位和档案馆之间,接收形成单位的不经常使用的文件,又要将具有永久保存价值的档案移交到档案馆。“它处于文件形成单位和档案馆的中间位置。”“文件中心扮演的正是连接文件从最初形成到最终归宿的一扇门户。它能够有效地保证文件的‘善始善终’。据此,美国档案界将它定性为一种中间性的文件保管和处置机构。”正是由于文件中心具有“中转站”的特点,所以,我们才认为文件中心具有中间性。
其实,中间性与过渡性是有区别的。我们知道,具有过渡性的并不是文件中心这一机构,而是文件中心这一机构保管的文件。文件中心保管的文件是暂时的,并不是永久性的,具有永久保存价值的文件按照规定最终要移交到档案馆。因此,认定文件中心具有过渡性,实际上是混淆了机构和机构保管对象的性质。
文件中心的文件处于文件形成单位和档案馆之间 的中间位置,能不能说文件中心的文件具有中间性呢?当然可以。我们认为,文件中心是文件的“中转站”,“中转站”中转的是其保管的对象。文件中心具有“中转站”的特点,与文件中心的文件具有过渡性、中间性是一致的。
当然,我国档案学界对文件中心的性质和文件中心保管对象的性质并没有严格加以区分,往往将过渡性与中间性等同起来。有人认为:“‘过渡’是一种处于中间的、暂时的、起中介作用的状态。那么,顾名思义,过渡性机构就是介于两种机构之间,起连接作用的一种暂时性、中间性机构。”档案学者何嘉荪和傅荣校认为:“建立文件中心,以对文件进行过渡性、中间性保管的做法,也被世界许多国家所仿效。如,英国1950年在海斯设立了一个文件中心——过渡性档案馆,以保存政府各部门的文件。”两位学者对文件中心的文件具有过渡性、中间性的认识是准确的,但还是认为文件中心具有过渡性质。
4 结语
文件中心具有中间性,不具有过渡性,文件中心的文件则具有过渡性、中间性。非终极性的保管机构,其保管对象都具有过渡性。就文件中心而言,其保管的文件具有过渡性,而形成单位的文件因要移交到文件中心,所以,过渡性只是文件中心文件的一般性质。文件中心的文件又具有中间性,这个中间性是文件中心的文件所特有的,因而,也就决定了文件中心这一机构具有中间性。因此,我们在界定文件中心这一概念时,既然概括为“介于文件形成单位和档案馆之间的文件保管机构”,就等于说文件中心具有中间性,再加上“中间性”似属多余。当然,更不应该简单地加上“过渡性”,因为具有过渡性的是文件中心的文件,并不是文件中心。联合国教科文组织关于文件中心的定义就值得称道:“文件中心是在档案行政管理机关管理之下的,对各个不同行政机构的半现行文件进行经济的保管和提供利用,并在这些文件被销毁或移交到档案馆之前进行系统处置的保管机构。”该定义中,就没有使用“过渡性”或“中间性”的字眼。我国《深圳经济特区档案与文件收集利用条例》第八条规定:“市、区政府设立的文件中心,是集中保管与提供利用同级机关、事业单位处理完毕的文件的机构。”这一定义,也没有出现“过渡性”或“中间性”的字眼,但并不影响我们对文件中心的性质做出正确理解。
如果我们非要强调文件中心与过渡性、中间性之间关系的话,也不是绝对不可以,建议最好表述为:文件中心是保管过渡性文件的中间性机构。
参考文献:
[1]王茂跃.文件机构,还是档案机构——文件中心思考之一[J].档案管理,2010(2).
[2]韩玉梅,黄坤坊.外国的中间档案馆[J].档案学通讯,1979(5).
[3]李风楼,张恩庆,韩玉梅.世界档案史简编[M].北京:档案出版社,1983:187.
[4]黄坤坊.美国联邦政府的文件中心[J].档案学通讯,1984(6).
[5]韩玉梅,张恩庆,黄坤坊编.外国档案管理概论[M].北京:档案出版社,1987:39.
[6]丁文进,何家荪,方新德,许士平.档案术语词典[M].北京:档案出版社,1988:84.
[7]吴宝康.档案学概论[M].北京:中国人民大学出版社,1988:298.
[8]吴宝康,冯子直.档案学词典[M].上海:上海辞书出版社,1994:28.
[9]中国大百科全书档案学分册[M].北京:中国大百科全书出版社,1994:327.
[10]中华人民共和国档案行业标准档案工作基本术语[J].中国档案,2001(2).
[11]冯惠玲,张辑哲.档案学概论[M].北京:中国人民大学出版社,2001:79.
[12][131现代汉语词典[M].北京:商务印书馆,2002:485,1628.
[14]韩玉梅.外国档案管理教程[M].北京:中国人民大学出版社,1995:53.
[15]黄霄羽.美国档案界对文件中心的全面认识[J].上海档案,2001(1).
[16]李珍.试论我国机关档案室的性质——我国机关档案室是否为过渡性机构[J].科技档案,2005(2).
[17]何嘉荪,傅荣校.文件运动规律研究——从新角度审视档案学基础理论[M].北京:中国档案出版社,1999:55.
[18]韩玉梅.外国档案管理教程[M].北京:中国人民大学出版社,1995:52-53
[19]深圳经济特区档案与文件收集利用条例[J].中国档案,2002(8).
关键词:文件中心;文件;过渡性;中间性
文件中心首先出现在“二战”期间的美国,战后,在欧美等国家流行起来。也正是有了文件中心的实践,国外档案学界受到启发,将文件划分为三个阶段,相应地称为“现行文件”、“半现行文件”和“非现行文件”,并在这一基础上,进而提出了文件生命周期理论,从而为文件中心的建立提供了理论依据。上世纪80年代,文件生命周期理论传入中国。在该理论的指导下,甘肃永靖县率先建立了我国的第一个文件中心。但不能不指出的是,我国档案学界对如何认识文件生命周期理论以及我国是否应当建立文件中心是有着极大的争议的。2000年12月10日,全国档案工作会议通过的《全国档案事业发展“十五”计划》在谈到机关档案工作的任务时,有一项内容就是“研究建立基层文件中心的实施方案,在北京、青岛、深圳等地开展相应的试点工作”。2002年9月,深圳市正式成立了文件中心。2003年7月,珠海市也成立文件中心。
我国已经建立了以文件中心命名的机构。笔者在《文件机构,还是档案机构一一文件中心思考之一》一文中,对文件中心究竟是文件机构还是档案机构做了分析,本文拟对文件中心的具体性质进行探讨。
1 文件中心具体性质表述举要
根据笔者所掌握的资料,我国档案学界对文件中心具体性质主要表述如下:
1979年,韩玉梅、黄坤坊在《外国的中间档案馆》一文中指出:“世界许多国家……先后建立了一些中间档案馆,或者说建立了一些过渡性的档案库。”“各个国家对中间档案馆的叫法各有不同,美国叫文件中心。”
1983年出版的由李凤楼、张恩庆、韩玉梅编著的《世界档案史简编》对联邦文件中心的解释是:
“是介于联邦政府机关和美国国家档案馆之间的一种过渡性档案机构。”
1984年,黄坤坊先生在《美国联邦政府的文件中心》一文中指出:“文件中心是介于政府机关和档案馆之间的一种中间性库房。”
1987年出版的由韩玉梅、张恩庆、黄坤坊编著的《外国档案管理概论》一书认为:“文件中心又名‘中间档案馆’,是介于政府机关和档案馆之间的一种中间性机构。”
1988年出版的由丁文进等编译的《档案术语词典》对文件中心的解释是:“通常是为半现行文件在最终处置之前进行廉价贮藏、维护和交流而专门设计建造的建筑物。也叫‘intermediate repository(中间档案库)’或‘limbo(过渡性库房)’。”
1988年出版的由吴宝康先生主编的《档案学概论》中认为:“从性质上说,文件中心是介于文件形成单位和档案馆之间的一种过渡性的文件保管机构。”
1994年出版的《档案学词典》将文件中心释为:“一种过渡性的文件保管机构。”
1994年出版的《中国大百科全书档案学分册》将文件中心释为:“一种过渡性的文件保管机构。”
2001年发布的《中华人民共和国档案行业标准档案工作基本术语》将文件中心界定为:“介于文件形成机构和档案馆之间的中间性或过渡性文件管理机构。”
2001年出版的由冯惠玲、张辑哲主编的《档案学概论》认为:“文件中心是……介于文件形成单位和地方综合性档案馆之间的一种过渡性档案管理机构。”
可见,我国档案学界认为,文件中心是过渡性的档案库、过渡性库房、过渡性文件保管机构、过渡性档案(管理)机构、中间档案库、中间性库房、中间性文件管理机构。总的来看,普遍认为,文件中心具有过渡性、中间性。
笔者认为,文件中心不具有过渡性,但具有中间性。
2 关于文件中心的过渡性
我们先来看一下“过渡”一词的含义。《现代汉语词典》对过渡的解释是:“事物由一个阶段或一种状态逐渐发展变化而转入另一个阶段或另一种状态。”文件中心保存的文件按照有关规定最终要进行销毁或移交到档案馆。文件中心的文件在完成移交后,文件中心这一机构依然存在着,并没有成为档案馆或别的什么机构,而且,文件中心与档案馆的这种文件交接关系是长期存在的,并不是一次性的。因此,得出文件中心为过渡性质的机构结论缺乏依据。如果简单地从文件中心的文件流向档案馆,档案馆是文件中心文件的归宿这一关系出发,从而得出文件中心是过渡性机构的认识是不符合实际的。
也许,有人会说,既然过渡是事物由一个阶段或一种状态逐渐发展变化而转入另一个阶段或另一种状态,那么,我们完全可以说,文件中心具有过渡性质。因为文件中心保管的是文件,而档案馆保管的是档案,文件中心的文件从半现行阶段到档案馆档案的永久保存阶段,这不是过渡又是什么呢?
不可否认,文件中心的文件从半现行阶段到档案馆档案的永久保存阶段,的确可以用过渡性质来概括。尽管具有过渡性质的文件占的比例很低,以加拿大文件中心为例,只有3%～5%(另一种说法是5%～10%)的文件才需要进馆永久保存,而正是这些文件的移交才使得这些文件具有了过渡性质。但这只能说明文件中心的文件具有过渡性,而不是文件中心具有过渡性。文件中心是一种保管过渡性文件的机构,与文件中心是一种过渡性的文件保管机构,并不是一回事。
笔者推测,我们之所以认为文件中心是过渡性机构,可能与文件中心最初的形式是临时性库房有关,临时就是“暂时、过渡”的意思。问题是,现在的文件中心早就从临时性库房演变成正式的文件管理机构,我们还依然认为文件中心是过渡性机构,这显然是不恰当的。
3 关于文件中心的中间性
文件中心不具有过渡性,那么,我们为何会认为文件中心具有过渡性呢?原来,是我们将中间性与过渡性混为一谈了。
所谓“中间”,就是“在事物两端之间或两个事物之间的位置”。文件中心处在形成单位和档案馆之间,接收形成单位的不经常使用的文件,又要将具有永久保存价值的档案移交到档案馆。“它处于文件形成单位和档案馆的中间位置。”“文件中心扮演的正是连接文件从最初形成到最终归宿的一扇门户。它能够有效地保证文件的‘善始善终’。据此,美国档案界将它定性为一种中间性的文件保管和处置机构。”正是由于文件中心具有“中转站”的特点,所以,我们才认为文件中心具有中间性。
其实,中间性与过渡性是有区别的。我们知道,具有过渡性的并不是文件中心这一机构,而是文件中心这一机构保管的文件。文件中心保管的文件是暂时的,并不是永久性的,具有永久保存价值的文件按照规定最终要移交到档案馆。因此,认定文件中心具有过渡性,实际上是混淆了机构和机构保管对象的性质。
文件中心的文件处于文件形成单位和档案馆之间 的中间位置,能不能说文件中心的文件具有中间性呢?当然可以。我们认为,文件中心是文件的“中转站”,“中转站”中转的是其保管的对象。文件中心具有“中转站”的特点,与文件中心的文件具有过渡性、中间性是一致的。
当然,我国档案学界对文件中心的性质和文件中心保管对象的性质并没有严格加以区分,往往将过渡性与中间性等同起来。有人认为:“‘过渡’是一种处于中间的、暂时的、起中介作用的状态。那么,顾名思义,过渡性机构就是介于两种机构之间,起连接作用的一种暂时性、中间性机构。”档案学者何嘉荪和傅荣校认为:“建立文件中心,以对文件进行过渡性、中间性保管的做法,也被世界许多国家所仿效。如,英国1950年在海斯设立了一个文件中心——过渡性档案馆,以保存政府各部门的文件。”两位学者对文件中心的文件具有过渡性、中间性的认识是准确的,但还是认为文件中心具有过渡性质。
4 结语
文件中心具有中间性,不具有过渡性,文件中心的文件则具有过渡性、中间性。非终极性的保管机构,其保管对象都具有过渡性。就文件中心而言,其保管的文件具有过渡性,而形成单位的文件因要移交到文件中心,所以,过渡性只是文件中心文件的一般性质。文件中心的文件又具有中间性,这个中间性是文件中心的文件所特有的,因而,也就决定了文件中心这一机构具有中间性。因此,我们在界定文件中心这一概念时,既然概括为“介于文件形成单位和档案馆之间的文件保管机构”,就等于说文件中心具有中间性,再加上“中间性”似属多余。当然,更不应该简单地加上“过渡性”,因为具有过渡性的是文件中心的文件,并不是文件中心。联合国教科文组织关于文件中心的定义就值得称道:“文件中心是在档案行政管理机关管理之下的,对各个不同行政机构的半现行文件进行经济的保管和提供利用,并在这些文件被销毁或移交到档案馆之前进行系统处置的保管机构。”该定义中,就没有使用“过渡性”或“中间性”的字眼。我国《深圳经济特区档案与文件收集利用条例》第八条规定:“市、区政府设立的文件中心,是集中保管与提供利用同级机关、事业单位处理完毕的文件的机构。”这一定义,也没有出现“过渡性”或“中间性”的字眼,但并不影响我们对文件中心的性质做出正确理解。
如果我们非要强调文件中心与过渡性、中间性之间关系的话,也不是绝对不可以,建议最好表述为:文件中心是保管过渡性文件的中间性机构。
参考文献:
[1]王茂跃.文件机构,还是档案机构——文件中心思考之一[J].档案管理,2010(2).
[2]韩玉梅,黄坤坊.外国的中间档案馆[J].档案学通讯,1979(5).
[3]李风楼,张恩庆,韩玉梅.世界档案史简编[M].北京:档案出版社,1983:187.
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[5]韩玉梅,张恩庆,黄坤坊编.外国档案管理概论[M].北京:档案出版社,1987:39.
[6]丁文进,何家荪,方新德,许士平.档案术语词典[M].北京:档案出版社,1988:84.
[7]吴宝康.档案学概论[M].北京:中国人民大学出版社,1988:298.
[8]吴宝康,冯子直.档案学词典[M].上海:上海辞书出版社,1994:28.
[9]中国大百科全书档案学分册[M].北京:中国大百科全书出版社,1994:327.
[10]中华人民共和国档案行业标准档案工作基本术语[J].中国档案,2001(2).
[11]冯惠玲,张辑哲.档案学概论[M].北京:中国人民大学出版社,2001:79.
[12][131现代汉语词典[M].北京:商务印书馆,2002:485,1628.
[14]韩玉梅.外国档案管理教程[M].北京:中国人民大学出版社,1995:53.
[15]黄霄羽.美国档案界对文件中心的全面认识[J].上海档案,2001(1).
[16]李珍.试论我国机关档案室的性质——我国机关档案室是否为过渡性机构[J].科技档案,2005(2).
[17]何嘉荪,傅荣校.文件运动规律研究——从新角度审视档案学基础理论[M].北京:中国档案出版社,1999:55.
[18]韩玉梅.外国档案管理教程[M].北京:中国人民大学出版社,1995:52-53
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