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摘 要：随着时代的发展和社会的进步，人们对生活的要求不断提高，而对于大多数人而言，在工作的时间居多，因此，办公室处在极为重要的位置。对于单位的日常管理而言，由于其综合性较强，加强对办公室的精细化管理不仅可以有效提高单位的形象和工作人员的素质，还可以增强管理质量，影响着整个管理流程，将精细化的管理理念应用到办公室接待工作中有着重要意义。
关键词：精细化管理；办公室接待工作；应用
中图分类号：F272 文献标识码：A 文章编号：1004-7344（2018）29-0016-02
1 引 言
随着我国社会的发展，我国企业发展受到了社会细致分工与职业化的全新理念的影响，因此，企业管理人员需要不断加强自己的管理素养，更好的管理好企业。在对办公室的管理中引入精细化管理，可以加强员工对工作的积极性，改变员工的工作态度，从而提升员工的工作效率。企业管理人员需要不断总结，并吸取工作经验，从而更好的对办公室进行精细化管理。
2 办公室工作精细化管理的必要性
办公室作为工作人员办公的场所，主要职能是为领导进行决策和为机关基层工作服务，因此，办公室的地位非常重要，有效发挥办公室的职能，可以在一定程度上保证办公室工作的顺利展开。办公室工作主要有以下几个特点：①工作任务繁重，事情复杂，办公室不仅承担着许多临时性、额外性和应急性的工作，平时日常工作的如接待安排、会议筹备、文稿起草和信息反馈等工作也都是在办公室进行，工作人员经常处于“上班先到、下班后走、白天做杂事、晚上做正事”的工作状态。②工作影响面广，责任大，办公室工作可以说是没有小事，每一件事情都需要认真对待，办公室工作的地位很特殊，如果工作把握不恰当，处理不合适，就有可能出现小事变大事，从而影响工作的正常进行，导致企业的形象和领导的威信受到影响。③办公室工作难度大，要求高，如果是政务方面的工作，工作人员需要花费大量的时间处理工作，导致工作不能及时完成，不能为领导分担工作。由于办公室工作存在以上特点，因此，需要不断加强办公室工作的精细化、科学化和规范化，保证办公室工作的有序进行。
3 办公室接待工作中存在的问题
3.1 欠缺服务意识与工作热情
服务意识在接待工作中尤为重要，也是接待工作的关键，一个接待人员的接待工作是否做到位，就看其工作时的服务意识，但就目前而言，很多接待人员对接待工作不重视，没有服务意识，只注重解决工作中突发状况；工作人员缺乏工作热情也会影响其接待工作，在接待时，工作态度粗放，没有创造性，只是为了工作而工作。
3.2 岗位职责不明确
在办公室虽然会区分不同的岗位，但是办公室岗位众多，很多时候岗位职责存在相互重叠的情况，各个岗位之间需要相互帮助，没有明确规定具体的岗位职责，有些岗位会出现职责悬空的情况，这就会导致员工出现相互推卸责任的情况，从而影响工作效率。另一方面，管理人员的管理工作没有做到位，导致办公室岗位职责划分不明确，员工沟通出现问题，也会影响员工工作，降低员工工作积极性。
3.3 沟通协调机制不完善
接待工作并不是仅仅依靠行政办公室的人员就能完成的，这项工作还需要与其他部门的紧密协调和配合。例如，接待人员需要与酒店联系住宿和餐饮服务，需要预定会议活动的场所，需要与来宾接洽了解来宾的具体需求，并及时将来宾需求反馈给接待方等等。这些沟通协调工作是确保接待工作顺利进行的重要保证。然而，目前有很多单位在接待過程中没能做好沟通协调工作，使得来宾的意见得不到及时的传达，需要办理的接待事项没有及时办妥，影响了接待的质量。
4 精细化管理在办公室接待工作中的应用策略
4.1 加强工作人员的精细化服务意识
加强工作人员的精细化服务意识主要表现在三个方面，分别是加强工作人员的服务理念、加强工作人员的责任感、提高工作人员的创新意识。加强工作人员的服务意识主要是因为服务理念已经成为保证办公室接待工作中非常重要的一个环节，在接待工作汇总，需要保证相关礼仪都做到了位，这样对提升企业形象非常有帮助。因此，接待人员需要对接待礼仪非常熟悉，通过相关的肢体语言和表情动作对企业表达敬意，另外，接待人员的心理素质和合作能力也很重要，保证接待人员处于一种舒适的状态，避免出现接待人员由于工作量大或者紧张而出现烦躁心理，影响接待工作。接待人员需要具备较强的服务意识，对接待工作保持认真的态度，这样才能提高接待工作质量。加强工作人员的责任感主要指的是由于接待工作量较大，接待工作内容比较细致，在精细化管理理念下，接待人员需要具备较强的责任感，全身心的投入到接待工作中，做好所有的事，保证接待工作的工作质量，减少工作失误率，从而提高工作质量。提高员工的创新意识主要是为了保证接待工作的有效实施。在工作中，每天接待的对象都在发生着变化，相应接待标准也不一样，需要接待人员灵活使用不同的接待方法，避免工作没有创新，过于呆板，另外，工作人员需要具备及时发现接待工作中出现欠缺的问题，对问题进行完善，对工作具有创新精神，保证接待工作的服务质量。
4.2 明确工作职责，加强沟通
一个工作如果没有明确的岗位职责，工作就会出现混乱，如果工作出现问题，工作人员就会出现相互推脱的情况，对办公室接待工作的质量和效率都会产生严重影响。因此，单位需要对每个岗位的工作都非常明确，将接待工作的具体细则落实到部门，部门再落实到个人身上，从而保证办公室工作可以正常有序的进行。在办公室进行工作时，工作人员之间需要经常进行沟通，相互之间应该多多理解和支持对方，通过相互合作，保证上级领导交代的任务可以有效完成。而作为上级领导，相互之间也要进行沟通，落实好接待工作的详细方案和信息，如果发现问题，可以及时进行修改，保证接待工作的有序稳定。
4.3 建立顺畅的沟通协调机制
办公室的工作人员需要与其他地方建立常态化的沟通协调机制，例如与酒店签订长期接待服务合同，建立长期合作的机制，并制定专人负责我方的接待协调工作，确保房间和餐饮服务都能够及时提供。再如，与会议承办机构间达成长期使用协议，确保在有需要时能够及时订到会议场馆。更为关键的是，接待方内部要建立及时有效的信息传达机制，确保在接待中的各种重要信息能够及时传递到相关部门，确保接待的顺利进行。
4.4 完善日常接待工作的精细化流程
办公室接待工作可能随时会发生变化，模式不固定，服务方式也会发生变化，这是与其他部门最不一样的地方，因此，需要对办公室接待流程进行完善：①接待人员需要根据接待工作的具体情况进行随机应变，出现问题及时解决；②在会议管理服务上需要接待人员根据相关规定摆放好会议所需物品，并对会议室的电脑、灯光和桌椅进行检查，保证会议室处于一个卫生舒适的环境，对会议室定期进行空气流通；③接待人员需要根据实际情况安排好接待者，并对接待的天气情况、地点和日程安排、住宿房间等进行详细记录；④接待人员需要保证接待时的气氛，为洽谈工作做好铺垫。
5 结束语
综上所述，接待工作作为办公室工作的重点，需要接待人员具备相应的责任意识，提高精益化管理，不断完善办公室工作。
参考文献
[1]唐晓波，邹美霞.浅析办公室接待和电话接听礼仪[J].办公室业务，2017（16）：108～109.
[2]高黎黎.浅谈如何加强企业办公室的接待水平[J].现代国企研究，2015（24）：43.
[3]马 彬.我谈办公室接待工作中的精细化管理[J].办公室业务，2013（11）：3+5.
[4]杨春惠.关于构建高校办公室接待工作新机制的思考[J].泉州师范学院学报，2011，29（01）：101～104.
收稿日期：2018-8-6
作者简介：莫晓梅（1975-），政工师，本科，主要从事行政事务管理、会议会务接待、档案管理、制度标准建设、值班等工作。
关键词：精细化管理；办公室接待工作；应用
中图分类号：F272 文献标识码：A 文章编号：1004-7344（2018）29-0016-02
1 引 言
随着我国社会的发展，我国企业发展受到了社会细致分工与职业化的全新理念的影响，因此，企业管理人员需要不断加强自己的管理素养，更好的管理好企业。在对办公室的管理中引入精细化管理，可以加强员工对工作的积极性，改变员工的工作态度，从而提升员工的工作效率。企业管理人员需要不断总结，并吸取工作经验，从而更好的对办公室进行精细化管理。
2 办公室工作精细化管理的必要性
办公室作为工作人员办公的场所，主要职能是为领导进行决策和为机关基层工作服务，因此，办公室的地位非常重要，有效发挥办公室的职能，可以在一定程度上保证办公室工作的顺利展开。办公室工作主要有以下几个特点：①工作任务繁重，事情复杂，办公室不仅承担着许多临时性、额外性和应急性的工作，平时日常工作的如接待安排、会议筹备、文稿起草和信息反馈等工作也都是在办公室进行，工作人员经常处于“上班先到、下班后走、白天做杂事、晚上做正事”的工作状态。②工作影响面广，责任大，办公室工作可以说是没有小事，每一件事情都需要认真对待，办公室工作的地位很特殊，如果工作把握不恰当，处理不合适，就有可能出现小事变大事，从而影响工作的正常进行，导致企业的形象和领导的威信受到影响。③办公室工作难度大，要求高，如果是政务方面的工作，工作人员需要花费大量的时间处理工作，导致工作不能及时完成，不能为领导分担工作。由于办公室工作存在以上特点，因此，需要不断加强办公室工作的精细化、科学化和规范化，保证办公室工作的有序进行。
3 办公室接待工作中存在的问题
3.1 欠缺服务意识与工作热情
服务意识在接待工作中尤为重要，也是接待工作的关键，一个接待人员的接待工作是否做到位，就看其工作时的服务意识，但就目前而言，很多接待人员对接待工作不重视，没有服务意识，只注重解决工作中突发状况；工作人员缺乏工作热情也会影响其接待工作，在接待时，工作态度粗放，没有创造性，只是为了工作而工作。
3.2 岗位职责不明确
在办公室虽然会区分不同的岗位，但是办公室岗位众多，很多时候岗位职责存在相互重叠的情况，各个岗位之间需要相互帮助，没有明确规定具体的岗位职责，有些岗位会出现职责悬空的情况，这就会导致员工出现相互推卸责任的情况，从而影响工作效率。另一方面，管理人员的管理工作没有做到位，导致办公室岗位职责划分不明确，员工沟通出现问题，也会影响员工工作，降低员工工作积极性。
3.3 沟通协调机制不完善
接待工作并不是仅仅依靠行政办公室的人员就能完成的，这项工作还需要与其他部门的紧密协调和配合。例如，接待人员需要与酒店联系住宿和餐饮服务，需要预定会议活动的场所，需要与来宾接洽了解来宾的具体需求，并及时将来宾需求反馈给接待方等等。这些沟通协调工作是确保接待工作顺利进行的重要保证。然而，目前有很多单位在接待過程中没能做好沟通协调工作，使得来宾的意见得不到及时的传达，需要办理的接待事项没有及时办妥，影响了接待的质量。
4 精细化管理在办公室接待工作中的应用策略
4.1 加强工作人员的精细化服务意识
加强工作人员的精细化服务意识主要表现在三个方面，分别是加强工作人员的服务理念、加强工作人员的责任感、提高工作人员的创新意识。加强工作人员的服务意识主要是因为服务理念已经成为保证办公室接待工作中非常重要的一个环节，在接待工作汇总，需要保证相关礼仪都做到了位，这样对提升企业形象非常有帮助。因此，接待人员需要对接待礼仪非常熟悉，通过相关的肢体语言和表情动作对企业表达敬意，另外，接待人员的心理素质和合作能力也很重要，保证接待人员处于一种舒适的状态，避免出现接待人员由于工作量大或者紧张而出现烦躁心理，影响接待工作。接待人员需要具备较强的服务意识，对接待工作保持认真的态度，这样才能提高接待工作质量。加强工作人员的责任感主要指的是由于接待工作量较大，接待工作内容比较细致，在精细化管理理念下，接待人员需要具备较强的责任感，全身心的投入到接待工作中，做好所有的事，保证接待工作的工作质量，减少工作失误率，从而提高工作质量。提高员工的创新意识主要是为了保证接待工作的有效实施。在工作中，每天接待的对象都在发生着变化，相应接待标准也不一样，需要接待人员灵活使用不同的接待方法，避免工作没有创新，过于呆板，另外，工作人员需要具备及时发现接待工作中出现欠缺的问题，对问题进行完善，对工作具有创新精神，保证接待工作的服务质量。
4.2 明确工作职责，加强沟通
一个工作如果没有明确的岗位职责，工作就会出现混乱，如果工作出现问题，工作人员就会出现相互推脱的情况，对办公室接待工作的质量和效率都会产生严重影响。因此，单位需要对每个岗位的工作都非常明确，将接待工作的具体细则落实到部门，部门再落实到个人身上，从而保证办公室工作可以正常有序的进行。在办公室进行工作时，工作人员之间需要经常进行沟通，相互之间应该多多理解和支持对方，通过相互合作，保证上级领导交代的任务可以有效完成。而作为上级领导，相互之间也要进行沟通，落实好接待工作的详细方案和信息，如果发现问题，可以及时进行修改，保证接待工作的有序稳定。
4.3 建立顺畅的沟通协调机制
办公室的工作人员需要与其他地方建立常态化的沟通协调机制，例如与酒店签订长期接待服务合同，建立长期合作的机制，并制定专人负责我方的接待协调工作，确保房间和餐饮服务都能够及时提供。再如，与会议承办机构间达成长期使用协议，确保在有需要时能够及时订到会议场馆。更为关键的是，接待方内部要建立及时有效的信息传达机制，确保在接待中的各种重要信息能够及时传递到相关部门，确保接待的顺利进行。
4.4 完善日常接待工作的精细化流程
办公室接待工作可能随时会发生变化，模式不固定，服务方式也会发生变化，这是与其他部门最不一样的地方，因此，需要对办公室接待流程进行完善：①接待人员需要根据接待工作的具体情况进行随机应变，出现问题及时解决；②在会议管理服务上需要接待人员根据相关规定摆放好会议所需物品，并对会议室的电脑、灯光和桌椅进行检查，保证会议室处于一个卫生舒适的环境，对会议室定期进行空气流通；③接待人员需要根据实际情况安排好接待者，并对接待的天气情况、地点和日程安排、住宿房间等进行详细记录；④接待人员需要保证接待时的气氛，为洽谈工作做好铺垫。
5 结束语
综上所述，接待工作作为办公室工作的重点，需要接待人员具备相应的责任意识，提高精益化管理，不断完善办公室工作。
参考文献
[1]唐晓波，邹美霞.浅析办公室接待和电话接听礼仪[J].办公室业务，2017（16）：108～109.
[2]高黎黎.浅谈如何加强企业办公室的接待水平[J].现代国企研究，2015（24）：43.
[3]马 彬.我谈办公室接待工作中的精细化管理[J].办公室业务，2013（11）：3+5.
[4]杨春惠.关于构建高校办公室接待工作新机制的思考[J].泉州师范学院学报，2011，29（01）：101～104.
收稿日期：2018-8-6
作者简介：莫晓梅（1975-），政工师，本科，主要从事行政事务管理、会议会务接待、档案管理、制度标准建设、值班等工作。